Что будет если не закрыть кассовую смену в течении 24 часов
Как сформировать отчет о закрытии кассы и получить чек?
Что такое отчет об открытии и закрытии смены онлайн-кассы?
Отчеты об открытии и закрытии сессии представляют собой фискальные документы, которые печатаются с помощью онлайн-кассы. Они, как и чеки, передаются ОФД. Когда продавец приступает к выполнению своих обязанностей, он получает в распоряжение чековую ленту, ключи от кассового ящика и денежные средства, которые в нем содержатся (разменные денежные средства). Это необходимо для бесперебойной работы аппарата. Торговля стартует с открытия смены на онлайн-кассе. Время открытия сессии должно быть зафиксировано в фискальном документе.
Обратите внимание! Требования к отчету об открытии сессии такие же, как и к любому другому фискальному чеку. Он самостоятельно отправляется ОФД. Содержит в себе идентификатор онлайн-кассы, а также сведения о том, какой именно сотрудник приступил к выполнению своих обязанностей.
Сумма выдаваемых разменных денег не фиксируется в онлайн-кассе, но отображается в других учетных документах. Например, кассовой книге или расходных/приходных ордерах.
Чек закрытия сессии также является обязательным фискальным документом. Он обязан распечататься не позже чем через 24 часа с момента открытия сессии. Если этого не сделать, терминал автоматически заблокируется. Нельзя будет выдать чек потребителю.
Документ о закрытии сессии содержит в себе информацию о количестве напечатанных за день чеков, кол-ве документов, которые не были переданы ОФД, и личные данные ответственного кассира. После закрытия сессии кассир может отключить кассу и сдать наличные деньги сотруднику, ответственному за инкассацию. Вместе с деньгами сдается и все остальное имущество, нужное для работы с оборудованием.
Нужно ли закрывать смену на онлайн-кассе при круглосуточной работе?
График работы заведений отличается, и некоторые из них работают круглосуточно. Несмотря на то что устройство работает в режиме non-stop, чек закрытия смены онлайн-кассы формировать все равно нужно. Так поступают все заправки и круглосуточные заведения.
В этом случае завершение сессии происходит вместе с техническим перерывом и/или заменой кассира. Торговля прекращается в течение 5—10 минут, после чего снова возобновляется. Это не является проблемой, т. к. по закону смена ограничивается только по продолжительности. Вы можете открыть и закрыть несколько смен за один день или затронуть пару дней одной сменой.
Какая польза от закрытия сессии?
Z-отчет — основа для управления магазином. В нем содержатся все первичные цифры для построения бухучета и ведения аналитики. Его прикладное значение состоит в обнулении суточных результатов по покупкам при передаче данных в контролирующие органы. Для разных специалистов он имеет свою ценность:
Отчет о закрытии упрощает ведение отчетности, но не требует ни финансовых, ни временных издержек со стороны кассира и руководства. Не нужно переносить данные в отдельную систему или дополнять отчет новыми сведениями. Современные онлайн-кассы выдают полноценный Z-отчет по нажатии пары кнопок.
Обратите внимание! Когда отчет о закрытии смены составлен, любые операции с деньгами из кассы (кроме инкассации) запрещаются. Нельзя, например, осуществить возврат средств, даже если клиент вернулся с товаром, который только что купил.
Формы отчетов о закрытии смены
Бывает несколько форм и видов отчетов. Некоторые из них необязательны, но помогают бизнесу в решении внутренних задач. Рассмотрим подробнее:
К обязательным формам z-отчета относятся только нулевой и базовый документы о закрытии сессии. Их нужно формировать каждый день. Остальные необязательны и зависят от внутренней политики бизнеса. Они не нужны контролирующим органам.
Как кассиру завершить сессию на онлайн-кассе?
Механизм закрытия сессии разнится в зависимости от модели кассового аппарата. Базовый принцип у них похож, но лучше прочитать инструкцию. Вот ориентировочный список действий при автоматической подготовке Z-отчета:
Если напечатать документ о закрытии смены простым способом не получается, нужно печатать вручную. Для этого кассиру достаточно выбрать нужный отчет из списка «Кассовые отчеты», заполнить и распечатать его. После выполнения этой команды касса будет закрыта.
Обратите внимание! Если на кассовом аппарате появилась возможность открыть новую рабочую сессию, вы все сделали правильно.
Рассмотрим формирование отчета о закрытии смены на примере онлайн-кассы «АТОЛ Sigma»:
При ведении бизнеса на «АТОЛ 91Ф», например, тот же процесс выглядел бы немного по-другому. Для закрытия нужно было бы зайти в режим администратора, выбрать раздел «Отчеты», нажать на пункт «Х-отчет». Далее нажать на «Закрытие смены» и «Ввод». При правильных манипуляциях на экране высвечивается сообщение о том, что смена будет завершена.
Что делать, если кассир забыл закрыть смену на онлайн-кассе?
Если документ о завершении сессии формируется через 24 часа или позже (с момента ее открытия), работа онлайн-кассы блокируется. Это происходит из-за особенности фискальных накопителей. Если смена вышла за рамки предусмотренной продолжительности, формируемые кассовые чеки не смогут содержать в себе нужных фискальных признаков.
Конечно, от человеческого фактора никуда не деться, и в работе самого ответственного сотрудника встречаются ошибки. Он может элементарно забыть о закрытии сессии или не разобраться с новым оборудованием. К счастью, сам функционал онлайн-кассы препятствует нарушению дисциплины. При входе в режим блокировки оборудование может только сформировать фискальный документ о закрытии смены. Никаких других действий не предусмотрено. Просто закройте сессию, как это описано в разделе выше.
Есть ли штрафы за неправильное закрытие?
Если забыли закрыть смену на онлайн-кассе вечером, ничего страшного не произошло. Если смена не была закрыта за 24 часа, но никакой коммерческой деятельности после этого не велось (товары не продавались, услуги не оказывались), налоговая не сочтет это серьезным нарушением. Проблемы начнутся в том случае, если кассир продолжил торговлю без выдачи чеков или выдавал чеки, несмотря на неполноту информации в них.
Обратите внимание! Для организаций такое нарушение кассовой дисциплины выльется в штраф размером от 5 до 10 тыс. рублей, а индивидуальные предприниматели заплатят от 1.5 до 2 тыс. рублей. Вы можете снизить сумму штрафа, если докажете контролирующим органам непреднамеренность этих действий. Они должны быть вызваны чрезвычайной ситуацией, а не злым умыслом.
Уменьшить размеры штрафа можно только в том случае, если организация и ИП заблаговременно обратились в налоговую и доложили о совершенной ошибке.
Что делать, если после закрытия смены на онлайн-кассе обнаружилась ошибка?
Чек коррекции формируется для ранее проведенных расчетов. Вы можете сформировать его за любую дату и за любое время. Неважно, произошла ошибка в рамках текущей кассовой смены или предыдущей. Если работник обнаружил, например, неучтенную выручку, нужно пробить чек коррекции с признаком расчета «приход» в ходе следующей рабочей сессии. Важно только указать правильную дату.
Сессия не закрывается: что делать?
Если онлайн-касса выдает ошибку при закрытии сессии, вы столкнулись с ошибкой аппаратного или программного характера. Проверьте правильность своих действий в инструкции, а потом свяжитесь с сервисом технического обслуживания. Назовите им код ошибки и выполните их инструкции.
Может ли кассовая работа превышать 24 часа?
Согласно нормам федерального законодательства, торговля с использованием кассовой техники делится на временные диапазоны — кассовые смены. Их продолжительность определяется возможностями финансового накопителя — устройства, которое записывает и передает информацию ОФД. Непрерывный срок работы ФН не может выходить за пределы астрономических суток. Это значит, что отчет о закрытии смены на онлайн-кассе обязан распечататься спустя 24 часа с момента ее открытия.
Конечно, речь идет исключительно о временном промежутке. Это означает, что вы можете открыть смену, допустим, в среду вечером, а закрыть ее уже в четверг утром. Важна не дата открытия и закрытия смены на онлайн-кассе, а продолжительность открытия смены. Никаких других ограничений для продолжительности смены законом не предусмотрено.
Автоматическое закрытие смены на онлайн-кассе: панацея от забывчивости сотрудников
Если ваши сотрудники часто забывают закрывать смену, можно купить, создать или настроить дополнительное программное обеспечение. Оно будет отправлять напоминания или автоматически закрывать сессию, если ее продолжительность доходит до 24 часов.
Такое приложение разработано для касс «Эвотор». С его помощью можно самостоятельно установить желаемое время закрытия смены на онлайн-кассе. Чековый принтер автоматически распечатает отчет, данные будут отправлены оператору, чтобы кассовая смена на Эвотор не превышала 24 часа. Единственное условие для работы этого и похожих приложений — наличие ленты в принтере чеков. Если бумаги нет, отчет не распечатывается, смена останется открытой.
Подведем итоги: что нужно знать кассиру?
Сессия может быть открыта всего одни астрономические сутки — 24 часа. Если пропустить этот момент, функционал онлайн-кассы урезается. Выдавать чеки, которые соответствуют закону 54-ФЗ, станет невозможно. Большинство онлайн-касс блокируют возможность выдачи чека, чтобы избежать проблем с кассовой дисциплиной и уберечь руководителя от штрафов.
Кроме прикладной функции, отчет о закрытии смены упрощает ведение бухгалтерского учета, помогает сопоставлять кол-во денег в ящике с кассовыми данными и дает необходимую информацию контролирующим органам.
На разных моделях процесс закрытия сессии может отличаться. Как правило, достаточно зайти в раздел «Текущая смена» или «Закрытие кассы». На некоторых моделях нужно переходить в «Кассовые отчеты» и готовить отчет о закрытии сессии вручную.
Если кассир просто забудет завершить сессию, налоговая не сочтет это грубым нарушением. Никаких штрафов за это не предусмотрено. Штрафы предусмотрены только за выдачу чеков при истощении ресурса фискального накопителя. Такое нарушение дисциплины обернется штрафом до 10 тыс. рублей для юрлиц и до 2 тыс. рублей для индивидуальных предпринимателей.
Если ваши работники часто забывают завершить смену, можно воспользоваться дополнительным программным обеспечением. Оно работает в форме напоминаний или автоматически завершает сессию при достижении определенного времени работы.
Теперь вы знаете, нужно ли закрывать смену на онлайн-кассе. Пользуйтесь этими инструкциями и объясните принцип работы автоматических расчетов своим кассирам. Следите за публикациями, чтобы узнавать больше полезного об онлайн-кассах.
Остались вопросы по формированию отчета о закрытии онлайн кассы?
Напишите нашим специалистам и они помогут решить возникшие трудности!
Открытие и закрытие смены на онлайн-кассе
Чтобы онлайн-касса начала печатать чеки, нужно сформировать отчет об открытии смены. А через 24 часа смену следует закрыть, сформировав отчет о закрытии. В статье разберемся, как работать с кассой по всем правилам, чтобы избежать штрафов.
Когда открывать и закрывать смену
Открыть и закрыть смену на онлайн кассе можно, сформировав специальные отчеты — об открытии и закрытии смены соответственно. Первый формируется до начала расчетов. Второй — когда расчеты по ККТ закончены. После его формирования работать нельзя до открытия следующей смены. Оба отчета налоговая служба получает через оператора фискальных данных.
Есть одно важное ограничение — смена на онлайн-кассе не может длиться дольше 24 часов. При этом открыть смену можно в один календарный день, а закрыть на следующий — это не нарушение.
Если продолжительность смены превысит 24 часа, касса перестанет формировать чеки. Некоторые аппараты продолжают печать, но чеки из них не передаются в налоговую и не имеют фискального признака — такое ограничение заложено в фискальном накопителе. Чтобы снять блокировку, просто закройте смену и откройте новую.
Чтобы снизить риски, можно сразу сообщить в налоговую о несвоевременном закрытии и направить чек коррекции. Главное, сделать это раньше, чем нарушение обнаружит ФНС.
Как открыть смену на кассе
Перед началом смены следует подготовиться: получить деньги для размена, взять чековую и контрольные ленты, ключи от кассы (если требуется). Затем перед началом расчетов автоматически или в ручном режиме формируется отчет об открытии смены.
Подготовка к работе
Перед началом работы кассиры-операционисты получают монеты и купюры для размена у старшего кассира или в кассе организации. На сумму выданных денег формируется расходный кассовый ордер (РКО), а в кассовой книге делается расходная запись.
Дополнительно кассиру следует получить все необходимое для работы: ключи от кассы и денежного ящика, чековую ленту, чистящие средства и прочее. Перед началом продаж следует проверить, что всех расходных материалов достаточно.
Некоторые кассы требуют у сотрудников проходить авторизацию по логину и паролю или специальной пластиковой карте.
Отчет об открытии смены
Перед тем, как принимать оплату от покупателя, нужно сформировать отчет об открытии смены. Это разрешено сделать хоть утром, хоть поздней ночью, главное до начала расчетов. Отчет может формироваться двумя способами:
Касса зафиксирует начало работы и передаст данные об открытии в ФНС. Владелец бизнеса тоже сможет контролировать, когда кассир приступает к своим обязанностям.
Если все в порядке, от оператора фискальных данных (ОФД) поступит подтверждение приема. После этого можно начинать работу.
Как закрыть смену на кассе
Когда рабочий день подходит к концу и клиентов уже не ждут, смену на кассе закрывают. Для начала формируют отчет о закрытии, а затем сдают выручку и разменные деньги.
Перед закрытием смены проверьте X-отчет. Он поможет узнать, соответствует ли сумма выручки в фискальном документе фактической.
Отчет о закрытии смены
Раньше отчет о закрытии смены называли z-отчетом, суть у документа такая же. У него три основные функции:
В отчете о закрытии представлены все базовые данные об организации, кассире, формате фискальных данных, номере смены и т. д. Но есть и особенности: отчет показывает количество переданных за смену фискальных документов, в том числе чеков, и отдельно сообщает, были ли документы, которые не удалось передать из-за сбоев. Еще в нем можно увидеть сумму и виды операций.
Отчет о закрытии подскажет, что пора менять фискальный накопитель. Если его память заполнится на 99 % или до конца срока действия останется меньше 30 дней — появится соответствующая отметка.
Сдача наличных и оформление документов
Когда продажи прекращаются, кассир пересчитывает наличные в кассе и передает их главному кассиру или в кассу организации.
На поступившие деньги оформляется приходный кассовый ордер (ПКО). В кассовую книгу также следует внести приходные записи.
Работайте с онлайн-кассой в Контур.Бухгалтерии: здесь можно вести учет, оформлять расчеты с сотрудниками и сдавать отчетность через интернет, а еще принимать данные о продажах с касс Контура. Всем новым пользователям доступно 14 дней бесплатной работы в сервисе.
Рабочий день не закончен – можно закрыть кассу?
Вечером поступлений в кассу не ожидалось, смену закрыли. Является ли это нарушением? Когда должна оканчиваться кассовая смена?
Что такое кассовая смена?
Кассовая смена – это период, который начинается с момента формирования отчета об открытии ККТ и заканчивается отчетом о завершении рабочего дня. После этого оператору фискальных данных (ОФД) отправляются сведения о продажах за рабочие сутки.
Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ не устанавливает ограничений на продолжительность смены меньше 24 часов. Также в Законе нет требований о закрытии смены в точно указанное время.
Сделаем вывод. Кассовая смена не привязана ни к календарным суткам, ни к продолжительности рабочего дня организации или кассира. Единственное ограничение – одна кассовая смена не может длиться более 24 часов. Открыть кассовую смену можно в один календарный день, а закрыть в другой. Другой вопрос – целесообразна ли такая операция. Это решается уже самим пользователем кассы.
Как происходит открытие и закрытие смены
Перед тем как начать продажу и формировать кассовый чек, нужно открыть кассовую смену. При открытии кассовой смены и пробитии чека создается новый документ, в котором фиксируются основные данные.
При закрытии смены формируется отчет за кассовую смену по оформленным чекам.
Так как минимальная продолжительность кассовой смены законодательством не регулируется, можно открывать и закрывать рабочую смену несколько раз в течение рабочего дня.
Например, если пользователь знает, что в текущий день кассовых расчетов не будет, он может и не открывать рабочую смену. Или открыть кассовую смену, при необходимости, в середине рабочего дня.
При уверенности, что расчеты на сегодняшний день закончены, можно закрыть кассовую смену раньше окончания рабочего дня. При возникшей необходимости расчета можно открыть смену, произвести расчет, закрыть кассовую смену.
А можно пробить чек на следующий день?
Будет ли являться нарушением пробитие кассового чека на следующий день, если денежные средства поступили на расчетный счет после окончания рабочего дня?
При расчетах в безналичном порядке (п. 5.3 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ), исключающих возможность непосредственного взаимодействия с покупателем (клиентом), пользователи обязаны обеспечить передачу покупателю (клиенту) кассового чека (БСО) одним из следующих способов:
в электронной форме на абонентский номер или адрес электронной почты, предоставленные покупателем (клиентом) пользователю;
на бумажном носителе вместе с товаром в случае расчетов за товар без направления покупателю такого кассового чека (БСО) в электронной форме;
на бумажном носителе при первом непосредственном взаимодействии клиента с пользователем или уполномоченным им лицом в случае расчетов за работы и услуги без направления клиенту такого кассового чека (БСО) в электронной форме.
В таких случаях кассовый чек (БСО) должен быть сформирован не позднее рабочего дня, следующего за днем осуществления расчета, но не позднее момента передачи товара (п. 5.4 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).
Только при таком основании организация может применить ККТ на следующий рабочий день, когда денежные средства поступили на расчетный счет после окончания рабочего дня.
Не больше 24 часов!
Если продолжительность кассовой смены превысит 24 часа, фискальный накопитель будет заблокирован. Он перестанет проставлять фискальный реквизит на чеках и отправлять их оператору фискальных данных (ОФД). В режиме блокировки аппарат сможет только сформировать отчет о закрытии кассы.
Этим и надо срочно воспользоваться. Чтобы выйти из состояния блокировки, нужно закрыть смену, сформировав отчет о закрытии кассы.
Потом уже можно открывать новую смену и продолжать работу на кассе в обычном режиме.
Как накажут за нарушение кассовой дисциплины
Закрытие смены после истечения 24 часов является нарушением правил применения ККТ. Согласно п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ административная ответственность за подобные действия такая:
Для того, чтобы «отделаться» предупреждением или минимальным штрафом, можно представить в ИФНС доводы о непреднамеренном нарушении или написать ходатайство. По налоговому законодательству, руководитель организации или предприниматель должен самостоятельно сообщить в налоговую инспекцию о произошедшем нарушении. И чем скорее, тем лучше.
Всегда есть, что обсудить. Решаем проблемы вместе. Присоединяйтесь к группе ВК Бухгалтерия.ру
НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
Надежная альтернатива дорогим СПС
Документы с комментариями экспертов. Выходит более 24 лет, помогает бухгалтерам разбираться в новых документах по учету.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Как поступать при незакрытой смене на онлайн-кассе
Как поступать при незакрытой смене на онлайн-кассе
Если кассир забыл это сделать, и смена длится уже более 24 часов, то нельзя начинать печатать чеки, иначе за этим последуют санкции со стороны ФНС. Максимальная продолжительность смены не должна превышать данного значения согласно 54-ФЗ, ст.4.3, п2.
Время смены отсчитывается с момента отчета об ее открытии и до формирования отчета о закрытии.
После составления отчета о завершении рабочего дня итоги за день обнуляются, а данные о проведенных операциях за данный временной отрезок уходят в ОФД.
Если смена не закрыта
Такие случаи бывают, и поводом для них является человеческий фактор. Обычная забывчивость, следствием которой является нарушения кассовой дисциплины, выраженная в превышении установленной длительности смены. А это приводит к блокировке фискального накопителя. То есть, онлайн-касса просто перестает выдавать на чеки фискальную отчетность. Отправка данных в ОФД также прекращается.
Блокируются практически все функции онлайн-кассы, оставляя только возможность формирования отчета о закрытии смены.
Как поступать в таком случае
Если произошла блокировка, то уже сама логика, судя по данной выше информации, подсказывает единственно верное решение – необходимо закрыть смену, устранив тем самым причину блокировки и используя единственную оставшуюся функцию. При этом формируются х- и z-отчеты (о закрытии смены).
Как закрыть смену
Ответственность за нарушение
Современное оборудование позволяет ФНС в режиме реального времени узнавать о случившемся нарушении. То есть, сразу же по формированию отчета о закрытии смены онлайн-касса отсылает его в ОФД, откуда он уходит в налоговую службу. В отчете содержится информация о времени закрытия предыдущей смены и открытия новой.
Таким образом, фиксируется нарушение правил использования ККТ. За это предусмотрено наказание в виде штрафных санкций либо предупреждения – согласно КоАП, ст. 14.5, п.4.
Если новые чеки при незакрытой смене не выбивались, то нарушение не является серьезным. В противном случае основания для наложения штрафа являются существенными. Размер штрафа в таком случае колеблется в пределах:
Однако, если будут предоставлены разъяснения насчет того, что нарушение случилось не по вине ответственного лица, а вследствие чрезвычайной ситуации, то штрафа можно будет избежать – ФНС обойдется предупреждением. Можно также уменьшить размер штрафа, написав ходатайство.
Обязательным в таком случае является добровольное сообщение в ФНС о произошедшей ситуации. Лучше, если это случится до того, как в налоговой обнаружат данное нарушение.
Фискальный накопитель заблокирован. Что делать?
Если фискальный накопитель заблокирован, касса перестаёт передавать чеки оператору фискальных данных. Использование такой кассы – грубое нарушение законодательства.
Давайте разберёмся, какие бывают самые частые причины блокировки фискального накопителя (ФН) и как это можно исправить.
30 дней бездействия
Фискальный накопитель, не передающий в течение 30 дней данные оператору фискальных данных (ОФД), блокируется автоматически. Причин для этого может быть несколько.
— Отсутствует интернет. Проверьте подключение кассы к интернету. Как только появится устойчивая связь, ФН передаст все данные в ОФД и разблокируется автоматически.
— Отсутствует связь с ОФД. Проверьте срок действия текущего договора или позвоните в службу поддержки оператора.
Не закрыли смену
По закону смена на кассе не может длиться более 24 часов. Если через сутки не был сформирован отчёт о закрытии смены, фискальный накопитель автоматически блокируется. Чаще всего такие ошибки случаются из-за невнимательности. Но, к счастью, это поправимо. Нужно просто закрыть смену на кассе и фискальный накопитель снова будет передавать данные.
Закончилась память устройства или срок действия
Современные кассы умеют предупреждать об этих двух событиях заранее. Но, если вы не обратили внимания на сообщения «память ФН заполнена» или «срок действия фискального накопителя истекает через 10 дней», придётся остановить торговлю на этой кассе и экстренно менять накопитель на новый.
ФН не исправен
Как и любое техническое устройство, фискальный накопитель может сломаться. Как правило, гарантия производителя даётся на год со дня ввода накопителя в эксплуатацию. Если гарантийный срок ещё не закончился, стоит связаться с компанией-производителем ФН.