Что будет если в трудовой липовая запись
Ошибки оформления трудовых книжек и их последствия
Пока трудовые книжки так и не отменили, этот документ является основным свидетельством трудовой деятельности и трудового стажа работника. Однако с ведением, учётом и хранением таких документов по-прежнему возникают проблемы, а большинство ошибок при ведении кадровой документации связано именно с порядком заполнения трудовых книжек. Халатное отношение к трудовым книжкам может иметь негативные последствия как для работника, так и для работодателя.
Нормативная база
Хорошие новости: от многих проблем и вопросов может избавить чёткое представление о правилах работы с трудовыми книжками. Основные нормативные акты, которые помогут в этом:
1. Трудовой кодекс РФ;
2. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»);
3. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;
4. Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 года №117н «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»).
Есть также ряд актов, в которых освещаются специфические вопросы оформления трудовых книжек для различных профессий или категорий граждан, например, Постановление Минтруда РФ от 11 июня 1992 года №21Г «О порядке пересмотра записей в трудовых книжках о причинах увольнения работников с предприятий военно-промышленного комплекса», Письмо Роструда от 15 июня 2005 года №908-6-1 «Об оформлении трудовой книжки для иностранного работника».
Виды ошибок
▪ При первичном оформлении трудовых книжек
Важно помнить, что по действующему законодательству работодатель – физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на всех работников, а работодатель – физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
Частой ошибкой при оформлении трудовой книжки является невнесение в неё сведений об образовании работника, а также ошибки в написании его имени и отчества. Это связано с игнорированием работодателями требования о внесении соответствующих сведений в трудовую книжку на основании надлежащим образом оформленных документов, в том числе документов, удостоверяющих личность работника, и документов об образовании. Недопустимо внесение каких-либо сведений со слов работника.
▪ В процессе ведения трудовых книжек
Наибольшее количество ошибок допускается при внесении сведений о работе, и прежде всего записи о трудовой функции, порученной работнику в соответствии с трудовым договором. В записи о приёме на работу должны указываться следующие сведения:
– дата приёма на работу;
– наименование структурного подразделения, в которое принят работник (если такое условие содержится в трудовом договоре);
– наименование должности, специальности, профессии, при наличии – с указанием квалификации.
Чаще всего в трудовых книжках отсутствует полное и сокращённое наименование организации перед внесением записи о приёме работника, а в записях встречаются сокращения каких-либо слов.
При внесении в трудовую книжку работника ошибочной записи исправление её возможно только в порядке, установленном Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках». Такое исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. В разделе трудовой книжки, содержащем сведения о работе, зачёркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путём признания их недействительными и внесения правильных записей.
Оформляя перевод работника на другую должность, работодатель зачастую вносит в трудовую книжку соответствующую запись и при этом заверяет её подписью руководителя и печатью организации. Это является нарушением порядка ведения трудовых книжек, поскольку подпись руководителя и печать организации должны быть внесены в трудовую книжку работника только после записи об увольнении работника. Фактически такая запись не является записью в трудовой книжке, и признать её недействительной нельзя, а значит, исправить запись также не представляется возможным.
▪ При оформлении дубликата и вкладыша трудовой книжки
Дубликат – это надлежащим образом оформленный документ, соответствующий по содержанию оригиналу трудовой книжки, за исключением совершённых в ней ранее неверных записей, а также записей, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих документированных сведений.
Вкладыш – составная часть трудовой книжки, вшиваемая в неё в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Вкладыш оформляется и ведётся в том же порядке, что и трудовая книжка.
Основными ошибками, допускаемыми при оформлении дубликата трудовой книжки, являются:
– перенос в дубликат ошибочных записей (записей, признанных недействительными);
– перенос в дубликат записей на основании ненадлежащих документов;
– перенос в дубликат записей не в полном объёме;
– отсутствие отметки (отметок) об оформлении дубликата.
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, поэтому «новый» работодатель, столкнувшийся с просьбой о выдаче дубликата при оформлении на работу, выдавать его работнику не должен.
Оформление вкладыша чревато следующими ошибками:
– неполное заполнение сведений на титульном листе;
– отсутствие отметки об оформлении вкладыша в трудовой книжке;
– ненадлежащее удостоверение сведений, внесённых во вкладыш при оформлении.
Не связанной с оформлением, но очень распространённой ошибкой работодателей является отказ в своевременной выдаче работнику его трудовой книжки.
Возможные риски
Для работника все проблемы с неправильно оформленными трудовыми книжками можно свести к двум:
– проблемы при дальнейшем трудоустройстве, связанные с некорректной формулировкой причин об увольнении (а это в том числе финансовые потери из-за невозможности своевременно приступить к новой работе), невозможность подтвердить свою работу на конкретной должности;
– невозможность впоследствии доказать свой трудовой стаж (особенно учитывая периодические сбои в информационной системе Пенсионного фонда РФ) при оформлении пенсии. Практика знает случаи отказа ПФР гражданам в назначении пенсии даже на основании того, что сведения в трудовой книжке не соответствуют паспортным данным, а значит, трудовая книжка выдана другому гражданину. Это возможно, если Ф.И.О., указанные в трудовой книжке, в точности не соответствуют паспортным данным (классический случай: в имени Наталия буква «и» заменена на «ь»). Чтобы доказать своё право на пенсию, работнику потребуется представить многочисленные справки из архивов, а зачастую единственным выходом будет восстановление своих прав через суд.
Для работодателя и лиц, ответственных за ведение трудовых книжек, их халатность может обернуться административной и материальной ответственностью:
– по ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечёт наложение административного штрафа, который для юридических лиц сейчас составляет от 30 000 до 50 000 рублей, или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
– в случае неоправданной задержки выдачи трудовой книжки при увольнении (в том числе по причине несвоевременно исправленных ошибок в её записях) по ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им за период незаконного лишения возможности трудиться заработок.
Нюанс: при выдаче новой трудовой книжки работнику организация взимает с работника стоимость трудовой книжки (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Однако из этого правила есть 3 исключения, когда плату брать запрещено, это:
– неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша к ней;
– порча трудовой книжки не по вине работника;
– массовая утрата трудовых книжек работодателем в чрезвычайных ситуациях.
Какова ответственность за подделку трудовой книжки
Подделка трудовой книжки относится к серьезным правонарушениям. Ее целями становятся: получение пенсии за счет указания большего стажа, поступление на более престижную работу, сокрытие неприятных фактов, которые могут лишить человека возможности занимать определенную должность. Ответственность за подлог несут как работники, так и работодатели, в обязанности которых входит проверка всех документов при трудоустройстве специалистов.
Выявление подделки может повлечь за собой не просто увольнение по статье ТК РФ, но даже штраф и в крайних случаях — тюремное заключение.
Ответственность за фальсификацию трудовой книжки
Ответственность за подделку ТК устанавливается ст. 327 УК РФ. Законом предусмотрены административные и уголовные меры пресечения за такие деяния. Работодатель, допустивший зачисление в штат сотрудника по недостоверным документом, карается штрафами. Уголовная ответственность по ст. 327 УК РФ наступает при доказательстве фактов изготовления, сбыта, использования подделок, чтобы получить личную выгоду.
В зависимости от целей, которые преследовал правонарушитель, ответственность может наступать и по другим статьям УК РФ:
Ответственность работодателя
Работодатель, принявший в штат сотрудника с недостоверным документом, всегда привлекается к ответственности.
Не имеет значения, сделал он это сознательно или по халатной невнимательности. Закон требует, чтобы любая организация проверяла документы сотрудников перед заключением с ними трудовых договоров.
Степень вины работодателя учитывается при выборе административных или уголовных мер пресечения. Если он халатно отнесся к проверке документов, за это нарушение полагается штраф от 1 000 до 2 000 рублей. Выдача заведомо поддельного удостоверения или создание подложных записей грозит более суровым наказанием, вплоть до тюремного заключения.
Ответственность работника
Фальсификация ТК для трудоустройства относится к правонарушениям с предоставлением заведомо ложной информации. Выявив такой факт, работодатель вправе отказать человеку в трудоустройстве. Если он уже зачислен в штат, уволить его можно по ст. 81 ТК РФ. Только для этого нужно дождаться решения суда, который должен установить виновность работника.
Кстати говоря! В судебной практике рассматриваются любые случаи фальсификации, включая удаление записи про увольнение по статье, указание большего стажа для устройства на определенную должность и полностью недостоверную ТК, в которой подложны все записи, вкладыши и печать.
Если появляются доказательства совершения правонарушения, работника не только лишают работы, он также несет административную или уголовную ответственность. Если человек просто пользовался подложной ТК, ему могут выписать штраф на сумму до 80 000 рублей, но ч. 3 ст. 327 УК РФ также допускает назначение до 2 лет принудительных работ. Логика законодателей следующая: хотя работник сам не создавал подделку, на ее основании он трудился либо получал пособия, то есть материальную выгоду.
Если доказывается, что сотрудник непричастен к оформлению подделки и все записи соответствуют действительности, он может оставаться на своей должности. Для этого работодатель должен оформить ему новую трудовую книжку. Согласно ст. 65 ТК РФ, в таком случае работник должен собрать документы о деятельности у своих предыдущих работодателей и написать заявление с указанием того, что бланк имеющегося документа — неустановленной формы.
Как отличить подделку
Трудовая книжка – документ государственного образца с определенными параметрами. Поэтому выявить подделку можно по:
Серия и номер
Это самый надежный способ проверки подлинности документа. Серия каждой трудовой книжки строго соответствует нормативу и году выпуска.
Характеристики номерных знаков книжек старого образца (1977 г.):
Несколько отличаются характеристики номерных знаков у книжек нового образца (2003 г.):
Важно! Идентификаторы присваиваются документам по годам издания. Это значит, что книжки одного образца печатались в разное время. Можно сравнить несколько документов между собой: номерные знаки должны различаться в соответствии с хронологией.
Форма
В России утверждена следующая форма трудовой книжки:
Водяные знаки
Страницы пронумерованы, поэтому легко выявить, все ли они присутствуют в документе. Также должны иметься водяные знаки для защиты от подделок. В старых книжках на заключительных страницах должны просматриваться неоднородные линии. В новых защита более замысловатая: на просвет можно увидеть двухцветный знак, а на листах имеется разновидность сетки.
Типография
В конце книжки на нижней строке указано название отпечатавшей ее типографии. На документах старого образца значится «Гознак 1974», на современных – «МПФ Гознака 2003».
Подделка записи в трудовой
При проверке документа некоторые записи могут показаться недостоверными. Доказательствами являются:
Запись подделана самим работником
Заподозрив недостоверность записи в трудовой, работодатель вправе подать заявление в органы правопорядка. Нередко соискатели самостоятельно приписывают себе больший стаж, стремясь получить престижную работу. Если это выяснится после трудоустройства, будет доказана вина сотрудника, его уволят по ст. 81 ТК РФ. Также он будет привлечен к ответственности за совершенный подлог.
Важно! Увольнение без исследования обстоятельств подлога незаконно. Пострадавший сотрудник сможет оспорить действия работодателя в суде и восстановиться в должности.
Работник ничего не знал о поддельной записи
Иногда руководители вносят подложные записи в ТК. Например, забывают про печать или ставят ее неаккуратно – так, что она смазывается. Либо вносят записи в произвольной форме, игнорируя установленные инструкции. Если доказан факт того, что сотрудника ввели в заблуждение, его нельзя уволить по статье. Ответственность за подделку с сотрудника снимается. Работодатель должен завести ему новую трудовую книжку либо запросить ее дубликат.
Вопросы-ответы об электронной трудовой книжке
Автор: Звягинцева М. С., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
В Письме от 05.03.2020 № В-6181-19/10665-20 специалисты ПФР разъяснили специфику ведения кадрового учета в отношении совместителей. В частности, они напомнили, что бумажная трудовая книжка совместителя хранится у основного работодателя, соответственно, необходимые записи в нее вносятся только основным работодателем, в том числе сведения о трудовой деятельности с других мест работы.
Таким образом, в отношении совместителей:
графа 4 табличной части формы СЗВ-ТД «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» должна содержать указание на совместительство;
отметка в строках «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» и «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» не делается.
Кроме того, в письме дана ссылка на сайт ПФР, в частности на специально созданный раздел «Электронная трудовая книжка» (www.pfrf.ru/etk). Вопросы и ответы на них с этого ресурса разместим ниже.
Можно ли вести трудовую книжку в бумажном формате, как раньше?
Да, можно. Для этого необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В таком случае трудовая книжка будет вестись и в старом, и в новом формате одновременно. Работодатель продолжит вести трудовую книжку на бумаге и в том случае, если работник не подаст заявление до конца 2020 года.
Все ли работники могут сохранить прежний формат трудовой книжки?
Все, у кого трудовая книжка уже есть или появится до конца 2020 года, смогут сохранить ее в традиционном формате. Если человек устраивается на свою первую работу в 2021 году или позже, данные о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
Что делать с бумажной трудовой после перехода на электронную? Выбрасывать?
Если лицо выбирает электронный вариант трудовой книжки, это не значит, что бумажная трудовая перестает использоваться и теряет свою значимость. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируются только сведения начиная с 2020 года.
Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?
Сведения из электронной трудовой книжки можно получить через личный кабинет на сайте ПФР и на портале «Госуслуги».
Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить и в бумажном виде, подав заявку:
работодателю (по последнему месту работы);
в территориальном органе ПФР;
в многофункциональном центре (МФЦ).
В течение какого периода работодателю необходимо представлять сведения в Пенсионный фонд?
В случаях приема на работу или увольнения сведения должны представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения.
Сведения о других кадровых изменениях, например о переводе сотрудника на новую должность или выборе работником формы трудовой книжки, передаются не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Чем защищены базы данных ПФР? Есть ли гарантии, что данные будут защищены?
Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.
Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?
Аналогично другой отчетности в ПФР.
Какая еще информация, в отличие от бумажной версии, будет содержаться в электронной трудовой книжке?
По составу данных обе книжки почти идентичны.
Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?
Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том, и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.
При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?
Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные будут фиксироваться в ней.
Что будет в случае сбоя или утечки данных?
Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем ПФР. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация из лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
В каком отчетном периоде работодателю необходимо отразить кадровое событие, если оно наступило в одном отчетном периоде, а приказ о кадровом изменении вышел в другом?
Работодателю при представлении в органы ПФР формы СЗВ-ТД необходимо отразить данное кадровое мероприятие в отчетном периоде, когда наступило событие.
Следует ли квалифицировать как кадровое мероприятие, подлежащее отражению в форме СЗВ-ТД, перевод работника на другую должность на время отсутствия основного работника (например, на время отпуска по уходу за ребенком)? Является ли такое перемещение переводом на другую постоянную работу?
Не представляется, это не постоянная работа.
В случае, когда работник первоначально подал письменное заявление о выборе бумажной трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ), а через некоторое время подал письменное заявление о выборе электронной трудовой книжки, надо ли отменять предыдущее заявление?
Нет, отменять не надо. На лицевом счете застрахованного лица будут учтены оба поданных заявления.
На зарегистрированное лицо в 2020 году представлены сведения по форме СЗВ-ТД в связи с переводом, а сведения о его последнем кадровом мероприятии на 01.01.2020 не представлены. Как правильно представить сведения о трудовой деятельности на названную дату и надо ли при этом отменять сведения о переводе?
Отменять представленные сведения о переводе не надо. Необходимо подать форму СЗВ-ТД только с записью о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020.
Как указывать наименование должности, если работник является льготником, например, должности «газосварщик»: как она поименована в штатном расписании или по Списку льготных профессий?
Согласно штатному расписанию. Но необходимо учитывать, что если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками или соответствующими положениями профессиональных стандартов или реестров соответствующих должностей.
Если сотрудник награждается министерством, как теперь эта информация будет доступна его следующим работодателям? На данный момент внесение таких сведений в форму СЗВ-ТД не предусмотрено.
Сотрудник может самостоятельно представить сведения о наградах по месту требования.
На основании чего исчислять стаж для расчета выплат по больничному листу, доплат за стаж работы, а также в иных случаях, когда необходимы сведения о стаже за периоды до 01.01.2020?
Работник предъявляет работодателю трудовую книжку (за периоды до 01.01.2020) и одну из форм СТД-Р или СТД-ПФР (за периоды начиная с 01.01.2020).
В случае если работник не представил при поступлении на работу соответствующие документы и при наступлении страхового случая, общий трудовой стаж определяется из фактически осуществленной трудовой деятельности.
Следует ли страхователям сдавать сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД на сотрудников, работающих по договорам гражданско-правового характера?
Может ли подписывать форму СЗВ-ТД руководитель кадровой службы предприятия, если это право будет ему делегировано соответствующим распорядительным документом по предприятию?
Пунктом 1.11 Постановления Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» предусмотрена подпись руководителя или доверенного лица.
Может ли работник подать заявление, согласно которому он отказывается от продолжения ведения трудовой книжки, а спустя какое-то время написать заявление, что отказывается от ЭТК и хочет продолжить вести трудовую книжку?
Если работник подал заявление в пользу ЭТК, то ему выдается на руки трудовая книжка с соответствующей записью. Возобновление ведения бумажной трудовой книжки законодательством не предусмотрено.
Если в течение 2020 года на зарегистрированных лиц были представлены сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, в том числе с первичным наполнением и затем прошло переименование организации, может ли данное событие явиться основанием для представления форм СЗВ-ТД на это же зарегистрированное лицо?
Да. Постановлением Правления ПФР № 730п предусмотрено мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».
Требуется ли представление сведений о трудовой деятельности работника по форме СЗВ-ТД в случае реорганизации страхователя?
Требуется, с указанием кадрового мероприятия «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».
Если между двумя записями о переводе (в 2018 году) и увольнении работника (в январе 2020 года) в 2019 году произведена реорганизация юридического лица, отражаются ли две последние записи, «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» (2019 год) и «УВОЛЬНЕНИЕ» (январь 2020 года), или же нужно сделать три записи: «ПЕРЕВОД» (2018 год), «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» (2019 год), «УВОЛЬНЕНИЕ» (январь 2020 года)?
Необходимо показать мероприятия «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ». Если отразить записи «ПЕРЕВОД», «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», «УВОЛЬНЕНИЕ», то это не будет ошибкой.
Какое мероприятие следует проводить при изменении на– именования отдела или должности, без изменения трудовой функции работника: «ПЕРЕВОД» или «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ»?
Представляется форма СЗВ-ТД с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД».
При расчете стажа работников, работающих в районах Крайнего Севера, сверяется запись в трудовой книжке, где стоит данная отметка. Сейчас эти сведения не будут зафиксированы в отчете по форме СЗВ-ТД. Как работодателю определить стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях для расчета размера северной надбавки?
Работодатель вправе внести сведения о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях как в трудовую книжку, так и в сведения о трудовой деятельности.
За отчетный период страхователь представил формы СЗВ-ТД в отношении 42 зарегистрированных лиц и выявил, что в отношении 5 зарегистрированных лиц сведения о трудовой деятельности не представлены. Каков порядок представления формы СЗВ-ТД на указанных лиц? Представлять ли формы СЗВ-ТД в отношении 47 зарегистрированных лиц?
Если в отношении 42 зарегистрированных лиц сведения сданы без ошибок и приняты ПФР, страхователю необходимо представить СЗВ-ТД за данный отчетный период в отношении оставшихся 5 зарегистрированных лиц.