деловая переписка зачем нужна

Деловая переписка

Успех компании во многом зависит от умелого ведения переговоров и деловой переписки. Даже если руководитель умеет правильно выстраивать беседу, вести переговоры, а деловая переписка у него сухая и блеклая, то в этом случае имидж его компании может сильно пострадать.

Зачем нужна деловая переписка

Неправильная деловая переписка может стать причиной прекращения отношений с компанией. И неважно, речь идет об электронном или бумажном варианте.

Кроме того, что организации должны уметь вести грамотную, продуманную переписку, сотрудники компании также должны соблюдать деловой стиль общения. В деловом общении не используется разговорная лексика. Все сотрудники должны знать особенности рабочей переписки, чтобы держать на высоком уровне имидж компании.

Отличия деловых писем от других

«Почти все важные дела люди совершают путем переписки, следовательно, одного умения говорить недостаточно.»
Люк де Вовенарг

Виды деловых писем

Различаются по тематике обращения:

Различаются по функциям:

Различаются по количеству получателей:

По способу отправления:

Секреты правильного оформления

Оформление письма по всем правилам говорит об уважении к адресату, поэтому нужно учесть следующие аспекты:

Используйте простой, понятный заголовок. Так получатель сразу поймет, о чем пойдет речь, а вы получите быстрый ответ.

Текст

Текст документа делится на 3 составляющие: введение, содержание, заключение. Во вступлении нужно указать цель письма, в основной части представить содержание, описание, а в заключении подвести итоги, которые выражают предложение, претензию, просьбу или другое.

Стилистика

Любое письмо от организации пишется в строгом официальном стиле. Не допускается выражение эмоций. В тексте недопустимы опечатки, зачеркивания и дописки.

Оформление бланка

Нумерация

Если письмо написано на нескольких страницах, то нумерация начинается со второй. Номера ставятся вверху страницы посередине и прописываются арабскими цифрами без точек.

Абзацы

Для легкого восприятия изложенного материала, текст лучше разделить на абзацы. Так письмо становится легким для восприятия. Получатель сразу сможет изучить цель корреспонденции, обращаясь после к введению и заключению. Основную часть письма также делите на абзацы.

Реквизиты

Электронные деловые письма

Используйте броскую тему письма с названием вашей компании;

Сохраняйте цепочку сообщений. Открыв почту, вы или получатель сразу сможете увидеть всю переписку. Вам не придется вспоминать, о чем шла речь и на каком этапе закончилась ваша переписка;

В сообщение не добавляйте сложных фоновое оформление. Если у адресата простой компьютер, то ваше электронное письмо либо отобразиться не полностью, либо вообще не откроется;

Стиль электронного документа такой же, как и при обычной деловой переписке. Не добавляйте смайлики и гиф-изображения;

В какие сроки нужно ответить на письмо

Как уже было сказано выше, есть письма (запрос, предложение, рекламация, просьба), которые требуют своевременного ответа.

Если получен запрос, уведомите адресанта в течение 3 дней о том, что вы его получили. Окончательный ответ можно дать в течение месяца;

Если вами получено письмо-соболезнование, ответьте на него в течение 10 дней;

Поздравительное письмо следует отправить в течение недели с момента, как вы узнали о важной дате;

Как правильно написать деловое письмо поэтапно

Разберем по пунктам:

Как закончить деловое письмо

После вступления и грамотного изложения сути письма в содержании встает вопрос, как правильно его закончить. Важно подвести конкретный, простой итог, ограничиваясь при этом простыми фразами.

Таким образом, мы объяснили важность составления деловых писем. Если оно оформлено по всем правилам, то это охарактеризует вашу компанию с положительной стороны.

Соблюдение этикета в деловой переписке показывает уважительное отношение вашей компании к другим организациям. Поэтому, изучайте подробно статью и составляйте ваши письма правильно.

Источник

Деловая профессиональная переписка: основы и правила

В условиях современного мира деловой контакт нередко берет свое начало с деловой переписки – письменной формы делового взаимодействия, которая включает любой вид корреспонденции (письмо, сообщение и т. д.), которая направляется любым официальным лицом от его имени и в силу занимаемой им должности.

Важным аспектом является соблюдение определенных норм этикета. В противном случае, установившиеся связи могут оборваться, а клиент или деловой партнер будут потеряны. Грамотно оформленная деловая переписка способствует максимально благоприятному впечатлению о вас или компании.

Владение магией букв актуально для каждого человека. Допустим, при поиске новой работы: составлению и отправлению резюме, тестовых заданий, сопроводительных писем, дополнительных данных о себе, согласования времени встречи.

Интересно, что правила деловой переписки, существующие сегодня, сложились около 150 лет назад в Англии.

Виды деловых писем

Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением. Это поможет не выглядеть глупо в глазах важного оппонента.

По структуре оформления различают:

Сюда относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания. Все, что сотрудник использует в ходе своей профессиональной деятельности.

Важная разновидность письма. Благодаря ей подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.

Правила делового письма

То, каким образом позволяют себе изъясняться блоггеры – не ваш вариант. Нет оправдания ошибкам и опечаткам. Нельзя утешать себя сложностями с изучением языка еще с детских лет. Необходимо быть максимально требовательным к себе. В противном случае, это составляет неблагоприятную картину о вашей личности и образованности.

Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере.

Оформление делового письма

Необходимо особое внимание к деталям при оформлении и ведении переписки. Также это говорит об уважении к оппоненту, позволяет сэкономить время, которое может быть потрачено на переделывание материала.

Не стоит пренебрегать такими аспектами:

Если это первое сообщение, заголовок может быть ярким. Однако если общение с оппонентом уже существует, тему письма следует обозначить коротко и лаконично. Это основы общения. Они помогают отыскать сообщение через время, чтобы перечитать, будет легко и отправителю и получателю.

В отправленном сообщении могут содержаться вопросы, на которые вы должны дать ответ. Имеет смысл отвечать на них, цитируя каждый в отдельности. При отправлении письма с несколькими пересылками стоит использовать нумерацию и разбивку текста на абзацы. Так собеседнику будет понятно, на какой вопрос вы даете ответ.

Чрезмерное количество цепочек цитирования создает ощущение хаоса в сообщениях. Однако если есть необходимость вернуться к ранее отправленным сообщениям или напомнить собеседнику о чем-то, это стоит сделать. В частности, если дело касается бюджета, пакета услуг, времени.

При составлении письма необходимо кратко комментировать все прикрепленные вами или собеседником документы. Так получателю будет сразу ясно, какое содержимое файлов его ожидает.

Деловая переписка допускает наличие подписи. Ее можно сделать автоматической, тогда она будет присутствовать в каждом отправленном письме. Как составить информативную подпись? Используйте имя и фамилию, актуальную на данный момент должность, рабочие контакты и логотип компании.

Например: «С уважением, Иван Иванов, менеджер ваших проектов, номер телефона или любые другие мессенджеры». Или «Best regards, Ivan Ivanov … ».

Также подпись может быть броской и креативной, свидетельствуя об особой связи с компанией или делом. Например, сотрудники сети книжной индустрии могут использовать фразу «Сейчас я читаю…», вставляя название актуальных новинок. Но такие вещи лучше согласовать с начальством.

Правила деловой переписки подразумевают отображение почтового адреса. Лучше если он будет сугубо рабочим. Там может отображаться название компании, должность, имя или фамилия, но никак не год рождения или игривые прозвища/слова. Лучше продумать правильное название адреса на много лет, если планируете оставить его даже при смене деятельности или должности.

В ведении документации чаще всего используют шрифт Times New Roman размера 12 для таблиц или 14 для текста. 1,5-2 интервала. Это негласные основы.

Стиль делового общения

Деловая переписка подразумевает тонкое балансирование на грани. Приятельское общение тут неуместно, но и подчеркнуто суровое не подходит.

Уменьшительно-ласкательные слова, сленговые выражения будут неуместны.

Осторожное использование смайликов или отказ от них. Первый контакт не допускает их наличие в принципе. В дальнейшем скобочки могут присутствовать, но исключительно положительные, в умеренном количестве. Милости и юмор недопустимы в данном стиле общения. Недопустима такая форма, если вы находитесь в подчинении у собеседника.

Правила ведения деловой переписки подразумевают уважительное отношение к собеседнику, внимание и интерес к его персоне. Это повышает интерес оппонента к вам, увеличивает шанс на его снисходительность. Желательно знать заранее, как зовут человека, к которому вы обращаетесь, а также его предпочтения по обращению.

Корректным является отправление ответа на сообщение в течение нескольких рабочих дней. Иначе это считается неуважением. Если письмо было отправлено перед выходными или отпуском, на него можно не отвечать, если оно несрочное. В ином случае необходимо предупредить собеседника о временном отсутствии вашего ответа или кратко отписаться по поводу содержимого письма.

Постоянно спрашивать о чем-то, просить подтверждения покажет вас в не лучшем свете. Если требуется подтверждение от собеседника, можно ему напомнить о необходимости ответа через трое суток. Если дело срочное, лучше это упомянуть изначально в вашем первом сообщении.

Этикет деловой переписки часто допускает обращение к оппоненту так, как делает это он. Это повышает возможность взаимопонимания, общения на одном уровне. Следите за тем, какие термины, стиль общения, обращения использует ваш собеседник.

Если общение происходит около или во время официальных праздников, стоит поздравить собеседника. Таковы правила деловой переписки. Также полезно знать, когда у оппонента день рождения.

Элементарной вежливостью будут слова благодарности в ответ на поздравление, приглашение, объяснение.

Учитывая все вышеперечисленные особенности, наладить контакт с собеседником и составить благоприятное мнение о себе не составит труда.

Важность правил делового письма

По сути, любое отправленное письмо – визитная карточка, отображение выбранной нами деловой позиции. Чтобы она выглядела достойно, вселяла уважение и доверие, а переговорам сопутствовал комфорт и эффективность решения задач, знание правил хорошего тона и их постоянное соблюдение – непоколебимый залог успеха.

Касательно любой переписки, в интернете или в письмах, действуют такие же строгие нормы, как и при общении по телефону, личных переговорах. Принципы, на которых построено взаимодействие:

Деловая переписка необходима, так как:

Можно сэкономить множество свободного времени, если внедрить общие правила ведения деловой переписки. Это поможет избежать вышеизложенных проблем.

Источник

Как написать деловое письмо: виды, правила оформления, стиль и образцы деловых писем

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах.

Сегодня вы узнаете:

Содержание

Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.

Зачем нужна деловая переписка

Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.

Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.

Отличия деловых писем от других

Основные отличия состоят в следующем:

Виды деловых писем

Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.

Письма, отвечать на которые не нужно.

Письма, на которые нужен ответ.

Некоммерческие письма.

Письма коммерческой направленности.

Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.

Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:

По адресатам.

Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:

Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.

Секреты правильного оформления

Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.

Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.

Стилистика.

Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.

Требования к изложению информации.

Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:

Бланк.

Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.

Далее, рассмотрим основные требования:

Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.

Нумерация.

Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.

Деление на части.

Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.

Наличие исправлений.

Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.

Используемые реквизиты.

Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:

Деловое письмо после проведенной встречи

Вы провели деловую встречу, наметилась некая перспектива для вашего бизнеса. Как отразить это в письме, обсудим дальше.

Электронные деловые письма

Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Все-таки 21 век на дворе.

Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации.

Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много.

Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется.

Не используйте смайлики, когда пишете деловое письмо в электронном виде. Технологии – это отлично, но при написании соблюдайте деловой язык.

В какие сроки нужно ответить на письмо

Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:

Как написать деловое письмо: простым языком о сложном

Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.

1 этап. Указываем адресата.

В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Если адресатом является организация, указываем ее юридический адрес.

2 этап. Обращение.

Размещаем его посередине бланка. Оно осуществляется в уважительной форме, без сокращений и помарок.

Пример: Уважаемая (имя, отчество)! Также обращение к адресату может осуществлять с указанием его должности. Но когда вы обращаетесь к человеку по имени, это снижает психологическое напряжение, указывает на то, что деловые отношения стабильные и установившиеся.

3 этап. Изложение цели.

Объясните цель письма, его суть и главные мысли. Эта часть является основной. Пишите о том, что хотите сказать, какова причина обращения. Но не забывайте про официальную и нейтральную стилистику.

4 этап. Внесение предложений, рекомендаций.

Практически любое деловое письмо подразумевает, что адресат на него отреагирует. Этого не требуют в основном только письма информационного характера. Поэтому не просто описывайте проблему, но и предлагайте, как ее можно решить.

Если вы обращаетесь с жалобой, просите принятия определенных мер, если же предлагаете сотрудничать, расскажите, какие варианты есть.

Говоря проще, тот, кто получит письмо, должен видеть что от него не просто чего-то хотят, но и понять, как это может быть осуществлено.

Как закончить деловое письмо

Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.

В конце письма подведите итог всего того, о чем говорили ранее. Но растягивать выводы на 10 предложений не стоит, все-таки в деловых письмах ценится краткость и лаконичность. Лучше ограничьтесь простыми фразами.

Далее, приведем несколько конструкций для построения заключительной части письма.

В основу концовки поставим 2 показателя: она должна быть максимально вежливой и корректной. Варианты, как ее построить, существуют разные.

Приведем несколько примеров:

Как попрощаться с адресатом.

Несмотря на то что переписка официальная, попрощаться можно по-разному.

Приведем несколько вариантов:

Ставим подпись правильно.

Когда подписываете письмо, указывайте свою должность, имя и фамилию. Если сомневаетесь в уместности фразы типа: «Искренне Ваш» – просто не используйте ее.

Можете в подписи указать ваши контакты, дополнительный телефон или электронный адрес, таким образом вы демонстрируете получателю, что готовы с ним общаться и сотрудничать.

В следующей части нашей статьи хотелось бы поговорить о деловых письмах на английском языке.

Деловые письма на английском языке

Регламентированной формы составления таких писем нет. Все будет зависеть от того, каковая цель письма и кто его адресат. Приведем здесь краткие рекомендации для составления.

Дата написания.

Если пишем в США, то в указании даты на первое место ставим месяц, затем число и только потом год. Если в Великобританию – дата проставляется как в РФ. При этом месяц пишите буквами, избежите путаницы.

Реквизиты получателя.

Указание адреса.

Порядок противоположный принятому в РФ: офис, номер дома, название улицы, индекс, название штата (если пишем в США), название графства и название страны (если пишем в Великобританию).

Как обратиться к получателю.

После обращения ставим запятую (если пишем в Великобританию) или двоеточие (если в США). Восклицательный знак ставить не принято.

Тематика.

Обязательно указывайте тематику письма, также как и в РФ.

Основной текст.

Разделяйте его на абзацы. Либо каждое предложения пишите с новой строки.

Как попрощаться.

Например, вот так: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly» – Благодарю Вас, преданный Вам…, хотя можно и менее официально.

Оформление подписи.

Подпись ставим под абзацем с прощанием, указываем свою фамилию и имя, название компании и должность.

Оформление приложений.

Если прилагаете какие-то документы, указывайте это в конце письма: «Enc.» и перечисляйте приложения.

Что писать с заглавной буквы.

Перед тем как закончить разговор, приведем образцы деловых писем на русском и английском языках.

Образцы деловых писем на русском и английском языках

Заключение

Подводя итоги, хочется сказать, что деловое письмо – это инструмент для общения в любой сфере деятельности. Если оно составлено правильно, это, безусловно, представит вашу компанию с положительной стороны.

С другой стороны, написанное неряшливо, с ошибками письмо способно на корню уничтожить самый перспективный бизнес. Пишите письма правильно, а мы постарались рассказать, как это сделать.

Источник

Основы ведения письменного общения в бизнесе

Деловая переписка как вид бизнес-общения внедряется давно, однако появление информационных технологий стало дополнительным стимулом для развития этого жанра письменной речи.

Под коммуникацией в бизнесе понимается не только общение с партнерами или контрагентами, но и отправка сообщений внутри компании, а также направление обращений в государственные органы.

Особенности деловой переписки, основы и принципы

Как жанр речи деловая переписка имеет специфические особенности и принципы. Соблюдая основы, автор письма однозначно передает идеи и мысли, следует правилам этикета и демонстрирует себя с наилучшей стороны.

Преимущества

В сравнении с личным общением или встречей корреспонденция имеет ряд преимуществ:

Классификация писем

В зависимости от целей письма и особенностей ситуации общения принято разделять письма на категории. Документоведы могут по-разному классифицировать письма, строгих критериев нет.

По функционалу

Выделяется 3 группы писем по функциональному признаку: требующие ответа и нет и сами письма-ответы. Первым содержат вопросы, обращения, предложения или просьбы.

Вторая группа — это отправления, цель которых — вынести предупреждение, сделать напоминание и приглашение.

В третью группу входят письма-ответы, в которых будет отсылка к первоначальному запросу.

По структуре

По структурному признаку выделяют письма регламентированные и не регламентированные. Первые имеют стандартную для выбранного вида письма структуру, к ним применяются требования к бумаге или виду бланка, часто для таких документов существуют образец.

Письма из второй группы составлены в свободной форме при соблюдении общих правил этикета.

По тематике

Классификация деловых писем по тематическому признаку обширная. Прежде всего это коммерческие письма: запросы, предложения, рекламации, подтверждения.

Вторую группу составляют письма личного характера: благодарственные, гарантийные, просьбы, соболезнования, напоминания, приглашения, поздравления.

По виду адресата

По признаку адресата письма классифицируются на внутренние и внешние. Первые отправляются внутри организации коллегам, руководству или подчиненным. Адресат вторых — сторонняя компания, государственный орган или частное лицо.

По композиции

По композиционному признаку принято разделять письма на те, которые затрагивают только один аспект, и те, что посвящены сразу нескольким.

По содержанию

Деление писем по содержанию на категории близко к классификации по тематике. Можно выделить 2 большие группы: письма официальные (претензии, запросы, рекламации и прочие) и личные деловые (например, приглашения и благодарности).

Главные отличия от обычной корреспонденции

Поскольку общение в бизнесе является официальным, оно имеет строгие требования и может в некоторых случаях быть публичным, что существенно отличается от обычной корреспонденции — переписки с друзьями или родственниками.

Стиль написания

В официальной речи не допускается использование как разговорного стиля, так и научного или богатого средствами выразительности художественного.

Стиль делового общения должен быть нейтральным.

Для разного рода деловых посланий он может колебаться от более официального к личному, важно при этом соблюдать баланс.

Официальная лексика

Просторечная или сленговая лексика в профессиональной корреспонденции заменяется на официальную. Вместо выражений «привет», «пока», «до встречи» используются «здравствуйте», «с уважением», «благодарим».

Деловая лексика нейтрально окрашена. Не приветствуется употребление уменьшительно-ласкательных форм или жаргонизмов.

Соблюдение субординации

Важным моментом в деловой коммуникации является соблюдение субординации. Поскольку такие письма часто адресованы коллегам, руководству или вышестоящей организации, в них, в отличие от обычной корреспонденции, должны присутствовать соответствующие обороты речи и выражения, показывающие отношение автора к адресату. Например: «Дорогие коллеги!».

Актуальность информации

Деловая корреспонденция всегда относится к текущему моменту времени. Она может содержать отсылки к более раннему периоду, но в таких письмах важно передавать только актуальную информацию, чтобы не тратить время адресата и не отвлекать его от главной темы.

Оформление на фирменном бланке

Одно из отличий делового общения от обычной дружеской корреспонденции — это возможность оформления письма на фирменном бланке.

Такой документ показывает престиж организации, он содержит некоторую информацию о ней и позволяет получателю по внешнему виду бланка определить автора.

В некоторых случаях, как, например, при обращении в посольства, фирменный бланк является обязательным.

Язык деловой переписки в бизнесе

Строгий нейтральный язык делового сообщения помогает с первых строк настроиться на официальный тон и сосредоточиться на главном. В ходе развития бизнес-коммуникаций деловой язык приобрел свои черты.

Единообразие оборотов и частые повторы

Для того чтобы текст был максимально понятен, используются единообразные обороты. Это позволяет не задерживаться на вводных словах и фразах.

Например, часто встречаются обороты типа «В ответ на ваш запрос сообщаем…». Такие фразы — характерный признак делового стиля. Частые повторы позволяют избежать разночтений и недопониманий.

В отличие от художественной литературы, где чем интереснее речевые фигуры, тем лучше, в деловой коммуникации понятия должны быть выражены четко, чаще одними и теми же словами на протяжении всего письма.

Нейтральность изложения

Нейтральность изложения — еще один признак официального общения. Эмоционально окрашенный текст неприемлем в бизнес-корреспонденции. Даже претензии и поздравления носят нейтральный характер. Это особенно важно, когда информация преподносится от лица компании, а не отдельных работников.

Смысловая точность

В бизнес-переписке могут обсуждаться существенные вопросы, от решения которых зависит развитие компании и ее партнеров, процветание сотрудников, успех и прибыль.

В связи с этим все понятия в послании обязаны быть ясными, адресат не должен сомневаться, правильно ли он понял то, что ему передали. Неточность приводит к трате времени на дополнительные выяснения и уточнения. А в бизнесе время стоит дорого.

Отбор данных и фактического материала

Для делового стиля характерен тщательный отбор данных и фактического материала. Признаком дурного тона будет включение недостоверных сведений или информации, не относящейся к предмету письма. Качество материала важно для построения конструктивных отношений в бизнесе.

Убедительность

Убедительность — особенность бизнес-коммуникации. Любое деловое сообщение — это не праздный, а насыщенный информацией и смыслом текст. Автор всегда ставит перед собой цели, для достижения которых ему нужно решить ряд задач, в т. ч. привлечь адресата на свою сторону.

Независимо от темы письма, убедительность всегда будет на одном из первых мест.

Это относится и к запросам, и к претензиям, и особенно к коммерческим предложениям. Для убеждения читателя автор прибегает к аргументации.

Употребление конструкций в родительном и творительном падежах

Для придания сообщению делового и нейтрального тона широко используются конструкции в родительном и творительном падежах. Например: «увеличению продаж будет способствовать…», «данным решением можно добиться…».

Использование простых распространенных предложений

Для простоты восприятия в деловом письменном общении в основном используют простые предложения, а для точности и убедительности добавляют определения и обстоятельства, что делает простое предложение распространенным.

Такой текст ясен для понимания и при этом содержит достаточное количество уточняющей информации.

Как пример подойдет такое предложение: «Благодаря своевременно принятым маркетинговым решениям нам удалось вывести разработанный в этом году продукт на рынок раньше запланированного срока».

Специальные термины

Наличие терминов характеризует официальный стиль. В зависимости от рода бизнеса могут использоваться разные понятия, но особенно часто термины относятся к экономике и финансам.

Например, в коммерческом предложении обязательно будут использованы понятия рентабельности, окупаемости и пр. Автору, однако, необходимо быть уверенным, что получатель письма без проблем поймет все использованные термины.

Развитие канцеляризмов

В официальной переписке часто присутствуют канцеляризмы — особые обороты и штампы стиля деловых бумаг. Как бы скучно ни выглядели в речи такие приемы, без них не обходится практически ни одно официальное письмо.

При написании ответа, скорее всего, автор использует оборот «На ваш запрос сообщаем…». Канцеляризмы могут присутствовать в готовых шаблонах писем, особенно в шапке и в заключительной части.

Низкая степень экспрессии

Общение в бизнесе не подразумевает излишней эмоциональности и выразительности, отсюда и отсутствие этого в рабочей переписке. Экспрессия свойственна другим стилям и жанрам, деловое же письмо скорее будет сдержанным и строгим.

Логические и смысловые связки

Поскольку основной целью деловой корреспонденции является донесение информации так, чтобы она была правильно воспринята, такие письма должны быть хорошо структурированы и логичны.

Для этого используются слова-связки, такие как «вследствие», «далее», «первое», «второе», «в заключение» и т.д. Они помогают автору направить внимание читателя, создать логический каркас письма.

Речевой этикет

Основа культуры делового общения — это соблюдение правил речевого этикета, оно обязательно для всех видов деловых писем. Это делается не только для того, чтобы текст легко читался, но и для создания хорошего впечатления о компании и поддержания ее имиджа. Речевой этикет важен, как правила поведения при личном общении.

Местоимения

Для придания уважительного тона к адресату обращаются на «вы», обращение на «ты» недопустимо. Чрезмерное использование различных местоимений нежелательно в деловых посланиях, это снижает общий официальный тон письма. Такие слова, как «они», «он», «она» лучше заменять на имена или должности.

Глаголы

В официальном общении активно используются глаголы в страдательном залоге. Так, например, скорее будет написано «вопрос обсуждался», а не «мы обсуждали». Это придает деловой тон речи, делает ее более нейтральной.

Вводные слова

Вводные слова в изобилии присутствуют в официальном тексте. При кажущейся избыточности и неинформативности они могут добавить дружественности, показать доброжелательное отношение автора.

Нормы и правила ведения деловой переписки

Поскольку корреспонденция — это особый жанр письменной речи, призванный избегать недопонимания, в таком общении нужно соблюдать правила и нормы.

Краткое изложение информации

Участники бизнеса ценят время и стараются его эффективно использовать. Краткое изложение информации помогает сэкономить время читателя, что производит на последнего благоприятное впечатление.

Проверка на орфографию и пунктуацию перед отправкой

Письмо с орфографическими и пунктуационными ошибками выглядит непрофессионально. Оно в прямом смысле портит репутацию отправителя. Современные офисные программы позволяют проверять текст перед отправкой.

Обязательный ответ при получении, оперативность

Бизнес — это эффективное использование времени, о чем нужно помнить при общении. Хотя правила хорошего тона позволяют отвечать на письмо в течение 2 дней, лучшее впечатление производит как можно более быстрый ответ.

Применение цитирования

В целях убедительности и достоверности в деловой корреспонденции используется цитирование. Это может быть как повторение фраз из предыдущего письма, так и включение фрагментов законодательных актов.

Комментарии к приложенным документам

В тексте содержатся комментарии к приложенным документам, если они есть. Это делается в целях все той же экономии времени адресата, чтобы ему не приходилось самому разбираться с приложениями.

Ссылки

Ссылки облегчают чтение документа, особенно если он объемный. Кроме того, письмо, содержащее ссылки, выглядит более достоверно. При использовании сторонних источников на них обязательно ссылаться.

Интервал и шрифт

Для лучшей читаемости письма абзацы должны быть разделены дополнительным пространством, оптимальный междустрочный интервал — полуторный. Гарнитура используется Times New Roman, размер шрифта — 14 для текста и 12 для таблиц.

Приветствие по имени и отчеству

В российской традиции делового общения допускается единственно верный формат приветствия — по имени и отчеству. Обычно не используется фамилия, как в английском языке.

Принято на первое место ставить имя, затем отчество: «Иван Петрович», «Надежда Николаевна». Можно встретить обращение «господин» или «госпожа».

Отсутствие назойливости

В любом виде общения назойливость крайне неприятна, а в бизнесе тем более. Уговаривать и упрашивать, повторять несколько раз одну и ту же просьбу — признак непрофессиональности автора или его неуважительного отношения к адресату.

Благодарность

Не лишним будет и отблагодарить читателя письма за уделенное внимание или за ответ на предыдущее обращение. Это правило — норма вежливости.

Отзеркаливание стиля собеседника

В деловой письменной коммуникации допустимо некоторое отзеркаливание стиля собеседника, если там нет явных ошибок. Такой психологический прием позволяет настроиться на одну волну с читателем, добиться доверительных отношений.

Особенности оформления электронного письма: требования

Современные интернет-технологии позволяют вести электронный документооборот. С точки зрения правил оформления он мало отличается от привычного бумажного.

Адрес

Если у организации есть шаблон фирменного бланка, то адрес отправителя уже внесен в документ. Адрес получателя электронного письма указывается при отправлении в специальном поле, нет необходимости дублировать его в самом тексте.

Тема письменного обращения

В почтовых программах и приложениях есть специальное поле для внесения темы письма. Она должна быть краткой и передавать в нескольких словах смысл всего текста.

Приветствие

Традиционно приветствие нейтрально по стилю. Не стоит стремиться к оригинальности. «Здравствуйте» или «Добрый день» прекрасно подойдет.

Обращение

В нашей стране к адресату обращаются по имени и отчеству, добавляя слова уважения. Если сообщение адресовано коллективу, то обращение ставится во множественном числе. Размещается по центру.

Первое предложение — суть письма

В первом предложении обозначается главная мысль, тогда читатель сразу сможет оценить, стоит ли читать дальше. Первое предложение привлекает внимание, оно — основа коммуникации. В нем кратко обозначаются тезисы, которые будут раскрыты в следующих абзацах.

Содержание и объем текста

Содержание относится к заявленной теме. Текст разбивают на абзацы в соответствии с тезисами. Оптимальным объемом считается письмо, чтение которого не занимает более нескольких минут.

Подпись автора

В электронной почте подпись настраивается и добавляется автоматически в конце письма. Здесь помещают и контактные данные, чаще телефон, и короткий дополнительный текст типа «С уважением» или что-то творческое в зависимости от ситуации.

Оформление письма на бумажном носителе: стандарты

Для оформления документации существует стандарт ИСО, однако в разных странах правила и нормы отличаются. В России в 2019 г. принят новый ГОСТ по документообороту.

Контактная информация о получателе

Контакты и адрес получателя указывают в правом верхнем углу. Сначала пишут название организации или данные человека, затем почтовый адрес.

Дата ставится слева сверху. Формат ее должен содержать число, месяц и год. Далее часто следует номер исходящего письма.

Приветственное обращение

Приветствие располагается в центре листа и, как и в электронном варианте, содержит имя и отчество получателя. Длинные вводные обращения не приветствуются, потому что выглядят нарочито и не несут смысловой нагрузки.

Основная часть, содержание

Основной текст помещается под обращением, выравнивается по ширине. Объем — не чрезмерный, дополнительную информацию выносят в приложения, ссылки на которые должны быть в основной части.

Заключительная вежливая фраза

Заключительная фраза содержит слова «С уважением» и т.п. Однако присутствие такой фразы опционально.

Запись о наличии прикрепленных документов

Если послание содержит прикрепленные документы, об этом делают запись и указывают объем приложения (количество листов).

Подпись

Подпись в бумажной корреспонденции ставится от руки, с расшифровкой и указанием должности автора.

Реквизиты отправителя

Блок с реквизитами отправителя чаще всего помещается в верхнем левом углу, но может находиться и в конце письма. Здесь указывается почтовый адрес с индексом и наименование организации, если письмо не от частного лица.

Аббревиатуры в деловом письменном общении

Желательно использовать только общепринятые аббревиатуры, которые понятны широкому кругу людей. Часто при первом использовании сокращение расшифровывается в скобках.

Частые ошибки

Знание распространенных недочетов при составлении делового письма позволяет избегать их и повышает качество ведения делового документооборота.

Вода в тексте

Лишняя, ненужная информация — частая ошибка. Если удаление какой-то фразы из текста не нарушает его связности и не лишает смысла, то такую информацию можно без ущерба убрать.

Не выдержан официальный стиль

Спутанность в стиле создает неприятное впечатление от письма. Если выдержан нейтральный официальный стиль, то цель общения будет достигнута.

Слишком длинные и слишком короткие предложения

Чрезмерно длинные предложения затрудняют чтение, а слишком короткие делают текст бедным и скучным.

Неправильное форматирование

Неправильное форматирование, отличающееся от общепринятого, затрудняет чтение. В электронном сообщении могут возникнуть проблемы с отображением текста на экране. Избежать этого получится, если работать в популярных программах и браузерах.

Использование строчной буквы в начале предложения

Строчные буквы в начале предложения — недочет, показывающий неграмотность или небрежность автора. Перед отправкой принято проверять орфографию и пунктуацию. Некоторые текстовые редакторы исправляют ошибки автоматически.

Ультиматумы

Использование ультимативных предложений допустимо только в крайних случаях, в некоторых видах претензий. Чтобы не испортить деловую репутацию, избегают резких выражений.

Разные символы, смайлики

Смайлики и другие символы не имеют отношения к деловому общению, они уместны в дружеском чате.

Советы по работе с корреспонденцией

Многолетнее ведение сначала бумажного, а затем электронного документооборота привело к появлению правил эффективной работы с корреспонденцией.

Прочтение всех входящих писем

Для развития бизнес-коммуникаций следует читать все входящие письма, даже если имя отправителя незнакомое. Это правило поможет не пропустить важное сообщение и позволит показать интерес к партнерам.

Проверка почты несколько раз в день

Не стоит проверять почту каждые 5 минут, достаточно делать это 2-3 раза в день. Например, утром, в начале рабочего дня, после обеденного перерыва и за час до ухода домой.

Не рекомендуется набор текста на посторонних гаджетах

Это правило поможет обезопасить данные и не потерять важную информацию. Оптимально использовать один гаджет для рабочей переписки.

Классификация и сортировка

Отсортированные по папкам рабочие письма экономят время на поиск нужного и позволяют быстро просмотреть цепочку по какому-либо вопросу. Релевантные названия папок упрощают и структурируют работу с корреспонденцией.

Отрицательные стороны

Деловая переписка в сравнении с телефонным разговором или личной встречей имеет ряд недостатков. В письме трудно передать интонацию и отследить реакцию собеседника.

Одноплановость

Правила написания делового письма не позволяют разнообразить стиль текста, что делает такие послания сухими и скучными.

Временные и финансовые затраты на подготовку сообщений

Писать всегда дольше, чем говорить при личной встрече или по телефону. Некоторым людям трудно сосредоточиться во время составления письма, и этот процесс отнимает у них много времени. К перечисленным недостаткам добавляются еще финансовые затраты на фирменные бланки, конверты, гаджеты и интернет.

Ожидание ответа

Еще один недостаток — это ожидание ответа, который иногда приходит через несколько дней или даже месяцев.

Деловая переписка прочно вошла в жизнь, и сегодня трудно представить без нее бизнес-процессы в организации. Несмотря на все временные и финансовые затраты, необходимость соблюдать правила и нормы, коммуникация посредством деловых писем является мощным инструментом развития бизнеса.

Источник