если не закрыли кассовую смену в конце дня что делать
Как сформировать отчет о закрытии кассы и получить чек?
Как кассиру завершить сессию на онлайн-кассе?
Механизм закрытия сессии разнится в зависимости от модели кассового аппарата. Базовый принцип у них похож, но лучше прочитать инструкцию. Вот ориентировочный список действий при автоматической подготовке Z-отчета:
Если напечатать документ о закрытии смены простым способом не получается, нужно печатать вручную. Для этого кассиру достаточно выбрать нужный отчет из списка «Кассовые отчеты», заполнить и распечатать его. После выполнения этой команды касса будет закрыта.
Обратите внимание! Если на кассовом аппарате появилась возможность открыть новую рабочую сессию, вы все сделали правильно.
Рассмотрим формирование отчета о закрытии смены на примере онлайн-кассы «АТОЛ Sigma»:
При ведении бизнеса на «АТОЛ 91Ф», например, тот же процесс выглядел бы немного по-другому. Для закрытия нужно было бы зайти в режим администратора, выбрать раздел «Отчеты», нажать на пункт «Х-отчет». Далее нажать на «Закрытие смены» и «Ввод». При правильных манипуляциях на экране высвечивается сообщение о том, что смена будет завершена.
Что делать, если кассир забыл закрыть смену на онлайн-кассе?
Если документ о завершении сессии формируется через 24 часа или позже (с момента ее открытия), работа онлайн-кассы блокируется. Это происходит из-за особенности фискальных накопителей. Если смена вышла за рамки предусмотренной продолжительности, формируемые кассовые чеки не смогут содержать в себе нужных фискальных признаков.
Конечно, от человеческого фактора никуда не деться, и в работе самого ответственного сотрудника встречаются ошибки. Он может элементарно забыть о закрытии сессии или не разобраться с новым оборудованием. К счастью, сам функционал онлайн-кассы препятствует нарушению дисциплины. При входе в режим блокировки оборудование может только сформировать фискальный документ о закрытии смены. Никаких других действий не предусмотрено. Просто закройте сессию, как это описано в разделе выше.
Есть ли штрафы за неправильное закрытие?
Если забыли закрыть смену на онлайн-кассе вечером, ничего страшного не произошло. Если смена не была закрыта за 24 часа, но никакой коммерческой деятельности после этого не велось (товары не продавались, услуги не оказывались), налоговая не сочтет это серьезным нарушением. Проблемы начнутся в том случае, если кассир продолжил торговлю без выдачи чеков или выдавал чеки, несмотря на неполноту информации в них.
Обратите внимание! Для организаций такое нарушение кассовой дисциплины выльется в штраф размером от 5 до 10 тыс. рублей, а индивидуальные предприниматели заплатят от 1.5 до 2 тыс. рублей. Вы можете снизить сумму штрафа, если докажете контролирующим органам непреднамеренность этих действий. Они должны быть вызваны чрезвычайной ситуацией, а не злым умыслом.
Уменьшить размеры штрафа можно только в том случае, если организация и ИП заблаговременно обратились в налоговую и доложили о совершенной ошибке.
Что делать, если после закрытия смены на онлайн-кассе обнаружилась ошибка?
Чек коррекции формируется для ранее проведенных расчетов. Вы можете сформировать его за любую дату и за любое время. Неважно, произошла ошибка в рамках текущей кассовой смены или предыдущей. Если работник обнаружил, например, неучтенную выручку, нужно пробить чек коррекции с признаком расчета «приход» в ходе следующей рабочей сессии. Важно только указать правильную дату.
Сессия не закрывается: что делать?
Если онлайн-касса выдает ошибку при закрытии сессии, вы столкнулись с ошибкой аппаратного или программного характера. Проверьте правильность своих действий в инструкции, а потом свяжитесь с сервисом технического обслуживания. Назовите им код ошибки и выполните их инструкции.
Может ли кассовая работа превышать 24 часа?
Согласно нормам федерального законодательства, торговля с использованием кассовой техники делится на временные диапазоны — кассовые смены. Их продолжительность определяется возможностями финансового накопителя — устройства, которое записывает и передает информацию ОФД. Непрерывный срок работы ФН не может выходить за пределы астрономических суток. Это значит, что отчет о закрытии смены на онлайн-кассе обязан распечататься спустя 24 часа с момента ее открытия.
Конечно, речь идет исключительно о временном промежутке. Это означает, что вы можете открыть смену, допустим, в среду вечером, а закрыть ее уже в четверг утром. Важна не дата открытия и закрытия смены на онлайн-кассе, а продолжительность открытия смены. Никаких других ограничений для продолжительности смены законом не предусмотрено.
Автоматическое закрытие смены на онлайн-кассе: панацея от забывчивости сотрудников
Если ваши сотрудники часто забывают закрывать смену, можно купить, создать или настроить дополнительное программное обеспечение. Оно будет отправлять напоминания или автоматически закрывать сессию, если ее продолжительность доходит до 24 часов.
Такое приложение разработано для касс «Эвотор». С его помощью можно самостоятельно установить желаемое время закрытия смены на онлайн-кассе. Чековый принтер автоматически распечатает отчет, данные будут отправлены оператору, чтобы кассовая смена на Эвотор не превышала 24 часа. Единственное условие для работы этого и похожих приложений — наличие ленты в принтере чеков. Если бумаги нет, отчет не распечатывается, смена останется открытой.
Подведем итоги: что нужно знать кассиру?
Сессия может быть открыта всего одни астрономические сутки — 24 часа. Если пропустить этот момент, функционал онлайн-кассы урезается. Выдавать чеки, которые соответствуют закону 54-ФЗ, станет невозможно. Большинство онлайн-касс блокируют возможность выдачи чека, чтобы избежать проблем с кассовой дисциплиной и уберечь руководителя от штрафов.
Кроме прикладной функции, отчет о закрытии смены упрощает ведение бухгалтерского учета, помогает сопоставлять кол-во денег в ящике с кассовыми данными и дает необходимую информацию контролирующим органам.
На разных моделях процесс закрытия сессии может отличаться. Как правило, достаточно зайти в раздел «Текущая смена» или «Закрытие кассы». На некоторых моделях нужно переходить в «Кассовые отчеты» и готовить отчет о закрытии сессии вручную.
Если кассир просто забудет завершить сессию, налоговая не сочтет это грубым нарушением. Никаких штрафов за это не предусмотрено. Штрафы предусмотрены только за выдачу чеков при истощении ресурса фискального накопителя. Такое нарушение дисциплины обернется штрафом до 10 тыс. рублей для юрлиц и до 2 тыс. рублей для индивидуальных предпринимателей.
Если ваши работники часто забывают завершить смену, можно воспользоваться дополнительным программным обеспечением. Оно работает в форме напоминаний или автоматически завершает сессию при достижении определенного времени работы.
Теперь вы знаете, нужно ли закрывать смену на онлайн-кассе. Пользуйтесь этими инструкциями и объясните принцип работы автоматических расчетов своим кассирам. Следите за публикациями, чтобы узнавать больше полезного об онлайн-кассах.
Остались вопросы по формированию отчета о закрытии онлайн кассы?
Напишите нашим специалистам и они помогут решить возникшие трудности!
Закрытие онлайн-кассы: что нужно знать кассиру
Онлайн-кассы в режиме реального времени проводят обмен информацией с Федеральной Налоговой Службой. Иными словами, любые сведения, которые оказываются на фискальном накопителе, автоматически доступны представителям налоговой службы. Напоминаем, что на накопитель поступают данные не только по выбиваемым чекам и проводимым по кассе операциям, но и о закрытии смены.
Благодаря Z отчету, завершающему смену, в кассовую книгу предприятия вносятся записи за день и формируются приходные кассовые ордера.
Для справки: именно этот отчет указывает на то, что в скором времени понадобится провести замену фискального накопителя (когда объем свободной памяти составляет 1%) и перерегистрировать технику.
Еще одна задача Z отчета – донесение информации о том, что фискальная документация не поступила в ОФД (грозит штрафом).
Важно! Современные онлайн-кассы чаще всего настроены так, что с формированием Z отчета производится выемка всех наличных. Дополнительные процедуры оформления изъятия не проводятся.
Любые чеки и отчеты должны оказываться в распоряжении ФНС РФ своевременно: за этим осуществляется строгий контроль.
Закрытие смены на онлайн-кассе
Завершая смену по окончанию рабочего дня, кассир-оператор или другое ответственное лицо предприятия должен выполнить соответствующую операцию на онлайн-кассе. Согласно ст. 4.3 п. 2 российского закона «О контрольно-кассовой технике», кассовая смена не может иметь длительность свыше 24 часов. Таким образом, закрывать смену требуется минимум один раз в календарные сутки.
Процесс закрытия смены в конце рабочего дня четко прописывается в руководстве по использованию конкретной кассы. В необходимом порядке действий могут быть некоторые различия. В целом, выполнить нужно следующие операции:
В случае с кнопочными устройствами процесс закрытия будет иным. Потребуется указать, в том числе, пароль администратора.
Случается, что на смарт-технике автоматическая печать отчета не проводится. Чаще всего, сбой вызывает беспрерывное продолжительное применение терминала или ошибка софта. В таких ситуациях отказываться от закрытия смены нельзя. Напечатать документ нужно вручную: посетите подраздел «Кассовые отчеты», ищите в списке нужный вариант.
Всегда ли нужно закрывать смену на онлайн-кассе?
Предположим, что на кассе высвечивается сообщение об ошибке или предприятие работает в нестандартном режиме, например, ночью. Необходимо ли закрывать смену в таких случаях? Если вы не хотите нарушать нормы действующего законодательства РФ, ответ положительный.
Ни график работы организации, ни «частные» случаи неисправности кассовой техники, не могут являться весомой причиной для отказа от закрытия смены. Минимум один раз в сутки смену необходимо завершать.
Зачем нужен отчет о закрытии смены на кассе?
Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе содержит сведения о сумме выполненных возвратов, способах оплаты (безнал, наличный расчет), сумме полной выручке за смену, числе чеков, не ушедших ОФД, количеству напечатанных чеков, данные по смене.
Z отчет формируется на любой современной ККТ быстро и автоматически. Для нормальной работы онлайн-касс достаточно тех сведений, которые передаются им на протяжении рабочей смены. Проще говоря, для формирования последнего отчета дополнительную информацию оборудованию предоставлять вам не требуется.
Отчет о закрытии смены на кассе необходим разным специалистам по разным же причинам. Например:
Прикладное назначение документа – обнулять итоги деятельности предприятия, передавать информацию для контроля налоговикам.
Напоминаем! При обнулении кассы выдачу денег из нее производить запрещено. Такие рабочие процедуры, включая возврат прихода, можно осуществлять лишь с помощью центральной кассы по решению руководителя и бухгалтера.
Что делать, если работник не завершил смену на онлайн-кассе?
Строгое требование закрывать рабочую смену минимум один раз в 24 часа связано с особенностями устройства фискального накопителя. При превышении смены, у создаваемых на ККТ чеков не будет фискальных признаков.
Если работник забыл завершить смену онлайн-кассы или, например, по неопытности не смог выполнить процедуру правильно, допустил ошибку, потерял время, ККТ не направит чеки оператору фискальных данных. Т.к. на таких чеках уже нет фискальных реквизитов. Если сказать кратко, то по стороны закона речь идет о прямом нарушении кассовой дисциплины.
Функциональные возможности онлайн-кассы по прошествии 24 часов и не закрытии рабочей смены жестко ограничиваются режимом блокировки. Доступная возможность будет одна – формирование отчета о закрытии.
«Разблокировать» онлайн-кассу можно, устранив причину блокировки. Необходимо:
Отметим, что если при несвоевременном закрытии смены чеки на онлайн-кассе не пробивались, то крупным нарушением это не считается.
Но если смена продлилась более 24 часов, и по кассе проводились торговые операции (выбивались чеки), компания-нарушитель столкнется с ответственностью. В такой ситуации рекомендуется:
При своевременном уведомлении ведомства можно надеяться на смягчение санкций. При условии, что нарушение кассовой дисциплины будет оправдано. В качестве веских причин выступают следующие обстоятельства:
Отлично, если обстоятельство будет подтверждено документально – письмами, справками и т.д.
По каким причинам чаще всего возникают проблемы с закрытием онлайн-касс?
Несвоевременное закрытие онлайн-кассы не всегда связано с невнимательностью сотрудника фирмы. Распространенные причины возникновения проблем с ККТ:
Если сотрудник понимает, по какой причине онлайн-касса не работает, он может попробовать устранить ее самостоятельно. Во всех иных ситуациях необходимо незамедлительно обращаться к руководству.
Что грозит предприятию, если не завершена смена онлайн-ККТ?
Ответственность за не закрытие рабочей смены онлайн-кассы наступает по административной статье. Сумма денежного штрафа зависит от того, «кем является» нарушитель:
Снизать сумму штрафа или «отделаться» предупреждением можно в соответствии с действующим законодательством. Это возможно, если вам удастся убедить представителей налоговой службы в том, что нарушение было допущено без злого умысла, в силу обязательств непреодолимой силы.
Еще раз напомним о необходимости самостоятельного обращения в Федеральную Налоговую Службу. Вам нужно рассказать об инциденте, превышении продолжительности смены как можно раньше. Если сведения уже поступят от оператора фискальных данных, надеяться на «поблажки» со стороны ФНС не стоит. Сотрудники налоговой прямо укажут вам на то, что у вас не возникло желания вовремя проинформировать их.
Для справки! Даже при наличии доказательств того, что нарушение было допущено непреднамеренно, штраф будет наложен. Но сумма окажется минимально возможной (1,5 тысячи рублей для индивидуальных бизнесменов, 5 тысяч рублей для предприятий).
Рассчитывать на вынесение предупреждения можно при условии, что прежде подобные нарушения не допускались ни разу, и что закрыть смену своевременно сотрудники фирмы не могли никаким образом.
Ситуация из практики: забыли завершать смену на ККТ. Позиция налоговой службы
Несвоевременное закрытие онлайн кассы – не редкость. Нарушения выявляются, чаще всего, в ходе проводимых налоговиками проверок. Случается, что руководители организаций даже не знают о нарушениях. Кассир, допустивший ошибку, успешно скрывает ее на какое-то время.
Как правило, не закрытие смены связано с невнимательностью и забывчивостью кассиров и ответственных лиц. Намеренно кассовая смена продлевается достаточно редко.
Узнаем о том, какова позиция сотрудников Федеральной Налоговой Службы в этом вопросе.
Итак, на официальном портале ФНС РФ имеется разъяснение по данному поводу. Бизнесмен имеет розничный магазин, в котором в течение пары суток смена онлайн-кассы не открывалась и не завершалась из-за полного отсутствия продаж. Нарушением в таком случае отсутствие факта закрытия рабочей смены ККТ не является. Индивидуальному предпринимателю не грозят никакие штрафы (важно, чтобы в течение рабочих суток чеки не пробивались).
Другой пример. В разъяснении N03-01-15\28066 от 05.05.2017 года определяется, что в законе РФ нет минимальной длительности открытия рабочей смены и конкретного времени ее завершения. Отсюда следует:
Длительность смены кассы не имеет отношения к рабочему графику предприятия, срокам проведения продаж и другим факторам. Важна лишь длительность реальной работы ККТ в рамках одной рабочей смены организации.
Как поступать при незакрытой смене на онлайн-кассе
Как поступать при незакрытой смене на онлайн-кассе
Если кассир забыл это сделать, и смена длится уже более 24 часов, то нельзя начинать печатать чеки, иначе за этим последуют санкции со стороны ФНС. Максимальная продолжительность смены не должна превышать данного значения согласно 54-ФЗ, ст.4.3, п2.
Время смены отсчитывается с момента отчета об ее открытии и до формирования отчета о закрытии.
После составления отчета о завершении рабочего дня итоги за день обнуляются, а данные о проведенных операциях за данный временной отрезок уходят в ОФД.
Если смена не закрыта
Такие случаи бывают, и поводом для них является человеческий фактор. Обычная забывчивость, следствием которой является нарушения кассовой дисциплины, выраженная в превышении установленной длительности смены. А это приводит к блокировке фискального накопителя. То есть, онлайн-касса просто перестает выдавать на чеки фискальную отчетность. Отправка данных в ОФД также прекращается.
Блокируются практически все функции онлайн-кассы, оставляя только возможность формирования отчета о закрытии смены.
Как поступать в таком случае
Если произошла блокировка, то уже сама логика, судя по данной выше информации, подсказывает единственно верное решение – необходимо закрыть смену, устранив тем самым причину блокировки и используя единственную оставшуюся функцию. При этом формируются х- и z-отчеты (о закрытии смены).
Как закрыть смену
Ответственность за нарушение
Современное оборудование позволяет ФНС в режиме реального времени узнавать о случившемся нарушении. То есть, сразу же по формированию отчета о закрытии смены онлайн-касса отсылает его в ОФД, откуда он уходит в налоговую службу. В отчете содержится информация о времени закрытия предыдущей смены и открытия новой.
Таким образом, фиксируется нарушение правил использования ККТ. За это предусмотрено наказание в виде штрафных санкций либо предупреждения – согласно КоАП, ст. 14.5, п.4.
Если новые чеки при незакрытой смене не выбивались, то нарушение не является серьезным. В противном случае основания для наложения штрафа являются существенными. Размер штрафа в таком случае колеблется в пределах:
Однако, если будут предоставлены разъяснения насчет того, что нарушение случилось не по вине ответственного лица, а вследствие чрезвычайной ситуации, то штрафа можно будет избежать – ФНС обойдется предупреждением. Можно также уменьшить размер штрафа, написав ходатайство.
Обязательным в таком случае является добровольное сообщение в ФНС о произошедшей ситуации. Лучше, если это случится до того, как в налоговой обнаружат данное нарушение.
Забыли закрыть смену на ККТ
Закрытие смены на онлайн-кассе
В конце рабочего дня смена на онлайн-кассе должна быть закрыта. Это требование действующего законодательства. Пункт 2 статьи 4.3 закона «О ККТ» говорит о том, что кассовая смена не должна продолжаться более 24 часов. Из этой нормы прямо следует, что закрытие смены — прямая обязанность владельца онлайн-кассы или его работника.
Чтобы произвести процедуру, потребуется воспользоваться инструкциями производителя конкретного аппарата.
Всегда ли нужно закрывать смену на онлайн-кассе?
На практике часто компании и предприниматели работают в нестандартных режимах, в том числе ночью. Нужно ли закрывать смену на онлайн-кассе, если касса открыта в один день, а закрывается на следующий? Ответ однозначный — нужно. Закон не делает различий для разных режимов работы.
Логика законодателя едина для всех случаев — смена должна длиться не более 24 часов. Поэтому привязка к календарным суткам не влияет на алгоритм действий кассира. Смена может быть открыта в один день, а закрыта в другой, если ее длительность не превышает установленные сроки.
Одно из бытовых названий отчёта – “вечерний”, что не влияет на возможность сформировать его утром, если кассовая смена подходит к концу в это время.
Что делать, если кассир не закрыл смену на онлайн-кассе
На практике нередко встречаются случаи, когда кассир не успевает или забывает закрыть смену на онлайн-кассе. Разберемся, что делать в такой ситуации, чтобы избежать ответственности.
Несвоевременное закрытие смены — это нарушение кассовой дисциплины. О нем обязательно узнает налоговая служба (сообщение поступит от оператора фискальных данных в автоматическом режиме).
Проблема в том, что кассовый функционал без своевременного закрытия смены крайне ограничен. На чеках не проставляются фискальные реквизиты, не происходит их отправка ОФД и, как следствие, налоговым органам.
Это также повышает вероятность программных ошибок в работе аппарата.
Не будет серьезным нарушением, если без закрытия смены больше не пробивать чеки. Если же чеки продолжают выдаваться, последуют серьезные административные санкции (за нарушение кассовой дисциплины).
Итак, если смена на онлайн-ККТ не была закрыта своевременно, порядок действий следующий:
Если вы уже успели выдать чеки:
В этом случае можно рассчитывать на смягчение наказания за нарушение кассовой дисциплины, если контролеры сочтут доводы убедительными. Аргументом будут считаться обстоятельства, полностью исключающие злоумышленный характер действий: какие-либо чрезвычайные ситуации, аварии и т.д. Хорошим дополнением послужат подтверждающие эти обстоятельства справки и письма.
Подскажем, как сформировать отчет о закрытии смены на вашей кассе.
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут. Телефон: 8 (8412) 251-544, 8 (8412) 254-544
Что грозит компании, если не закрыта смена онлайн-кассы
Законом предусмотрена ответственность за нарушение порядка использования ККТ и за нарушение кассовой дисциплины. В частности, такая ответственность наступает, если смена онлайн-кассы не была своевременно закрыта.
В этом случае на организацию может быть наложен штраф до десяти тысяч рублей, а на индивидуального предпринимателя, допустившего нарушение — до трех тысяч рублей.
При этом важно помнить, что закон предусматривает возможности для смягчения наказания.
Для этого потребуется в кратчайшие сроки обратиться в ИФНС и представить доказательства того, что нарушение было допущено по причине объективных обстоятельств.
Если ФНС убедится в отсутствии злого умысла со стороны бизнесмена, штраф может быть снижен до минимального значения (пять тысяч рублей для организации и полторы тысячи для ИП).
Ситуация из практики: забыли закрыть смену на онлайн-кассе. Позиция ФНС
Подобные ситуации возникают регулярно. Об этом свидетельствуют и информационные письма ФНС о проведенных проверках, и судебная практика.
На практике ситуация, когда кассир забывает закрыть смену на онлайн-кассе, возникает из-за невнимательности. Случаи специального продления кассовой смены в меньшинстве.
Обратимся к важным разъяснениям налоговиков на эту тему.
На официальном сайте ведомства есть разъяснение по следующей ситуации. ИП владеет небольшим розничным магазином, в котором на протяжении недели не происходило продаж, а смена ККТ была открыта и не закрывалась. ИФНС не усматривает в этом нарушение законодательства и не привлекает ИП к ответственности, так как чеки по прошествии 24 часов работы кассы не выбивались.
Обратная ситуация. В письме от 5 мая 2017 года N 03-01-15\28066 контролёры указывают, что закон не определяет минимальной продолжительности открытия смены и точного времени ее закрытия:
Резюмируя разъяснения, можно отметить, что смена онлайн-ККТ не привязана к режиму работы организации, периоду осуществления продаж и иным факторам. Значение имеет только максимальный лимит работы кассы в пределах одной смены.
Если вчерашняя смена была открыта вчера, а закрыта в час ночи, то каким числом приходовать деньги в кассу?
Отвечает Екатерина Белоусова, эксперт в области автоматизированного контроля и учета выручки.
Официальных разъяснений по данному вопросу нет. В данном случае более правильно выручку оприходовать днем открытия смены. Поскольку рабочий день кассира до 18 часов и именно после окончания рабочего дня он должен был закрыть смену и сдать выручку в бухгалтерию.
Отчет о закрытии рабочей смены должен быть сформирован не позднее 24 часов после ее начала. Если прошло больше 24 часов после открытия смены, кассовый чек пробить не получится. Если отчет пробили позже, то могут оштрафовать за нарушение порядка применения ККТ.
От штрафа или наказания за первое нарушение освободят, если добровольно:– заявите в инспекцию о нарушении;– подадите сведения и документы о нем, которых в ИФНС не было;– выполните правило, которое нарушили, до постановления по этому делу (примечание к ст.