если в журнале регистрации приказов пропущены номера что делать
В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера
См. более свежую публикацию по этой теме – «Исправляем ошибку в журнале путевых листов»
П ожалуй, наиболее распространенными случаями недочетов в ходе регистрации документов являются пропуски в нумерации. Возникают они обычно из-за «резервирования» номеров. Каждый, кто ведет журналы учета входящих / исходящих документов или приказов, наверняка сталкивался с «резервистами», которые упрашивали оставить для них строчку с обещаниями, что совсем скоро они принесут этот документ на подпись. Если на такие просьбы поддаваться, то в конце года в журнале может остаться несколько пустых строчек из-за так и не выполнивших свои обещания «попрошаек». Бороться с этим достаточно сложно.
Регистрировать документы в принципе могут:
Так вот, если журналы регистрации ведет человек (в бумажном или электронном виде), то в конце года можно столкнуться с проблемой пропущенных номеров и не только из-за неисполненных обещаний исполнителей (когда в журнале появляется пустая строка), но и из-за обычной невнимательности (когда такая строка не появляется). При выявлении проблемы:
Обратите внимание: если вы столкнулись с ситуацией ошибочного издания документа, например, приказа, то надо:
В подобной ситуации у нас пустых номеров не появится! Первоначальный приказ останется зарегистрированным под своим первоначальным номером (просто позже он будет признан утратившим силу).
Если в журнале зарегистрирован документ так, что у него кроме номера и даты заполнен заголовок, а может еще что-то (но самого документа в папке нет), то повышается вероятность того, что он все-таки был издан, но позже утрачен. В этом случае стоит провести служебное расследование сразу, как только проблема была обнаружена. Его результаты оформляются актом (утвержденной формы на этот случай нет), который можно назвать:
Закрываем регистрационный журнал
Кроме журнальной формы возможна регистрация с помощью регистрационных карточек документов (РКД). Стоит отметить, что большинство программ автоматизации документооборота строятся именно на карточном учете: реквизиты документа заносятся в отдельные экранные карточки и попадают в базу данных, из которой формируется журнал. При закрытии года многие СЭД просто блокируют возможность дальнейших изменений и «накопленное за год богатство» в виде журнала в файле неизменного формата позволяют записать на внешний носитель. Одновременно обнуляются счетчики порядковых номеров документов внутри большинства регистрируемых документопотоков, чтобы с нового года начать отсчет заново.
Если велся бумажный журнал регистрации, то просто оформляем в нем запись по итогам года. Она подписывается руководителем делопроизводственной службы и заверяется печатью.
Перед ее оформлением как раз и проверяют правильность ведения регистрационного журнала. Пропущенные номера лучше отразить в примечании в соответствующей строке и в записи по итогам года (отмечено цифрой 1 в Примерах 1 и 2).
Архивно-техническая обработка дела
Закрытие журналов регистрации документов вручную обычно производят в конце последнего рабочего дня уходящего года либо в первый рабочий день следующего года. В СЭД это может производиться автоматически по заранее настроенному алгоритму 1 января каждого года. А архивно-техническую обработку дел, закрытых в делопроизводстве, производят не ранее, чем через 1 год, и не позднее, чем через 3 года после их закрытия.
Полному оформлению подлежат дела со сроком хранения «свыше 10 лет», «постоянно», а также по личному составу. Остальные подлежат частичному оформлению, которое не подразумевает:
Итак, если дело, в котором есть пропущенные регистрационные номера документов, все-таки подлежит полной архивно-технической обработке, то наличие пропущенного регистрационного номера лучше отразить:
Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:
Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:
При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера). Регистрировать их необходимо в разных журналах. Например, в журнале регистрации приказов по личному составу и журнале регистрации приказов по отпускам.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы ведете эти журналы и нумеруете приказы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Что значит присвоить номер приказу
Присвоить номер приказу — значит:
Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:
Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.
Как присвоить номер приказу
Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.
Расшифровка номера приказа следующая:
В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).
Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.
Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.
ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.
К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.
Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).
Итоги
Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.
Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».