Гостиница документы для бухгалтерии что входит
Как отчитаться подотчетнику при бронировании гостиницы через Интернет, на booking.com
При возвращении из командировки сотрудник коммерческой организации представил чек ККТ за проживание в гостинице, оплаченный через Интернет, и документ о бронировании. Счет за проживание в гостинице выдан не был, так как проживание было заказано через сайт www.booking.com.
Достаточно ли данных документов для подтверждения расходов с точки зрения обязанности работодателя по возмещению расходов сотруднику (не налоговый учет)? Является ли обязательным реквизитом путевого листа расшифровка подписи водителя (полностью имя, отчество, фамилия)?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Возмещение сотруднику расходов на проживание в гостинице осуществляется на основании представленных им документов, подтверждающих факт оплаты гостиничных услуг и факт проживания работника в период нахождения в командировке в данной гостинице.
В рассматриваемом случае факт оплаты гостиничных услуг документально подтвержден кассовым чеком. В качестве документа, подтверждающего факт проживания сотрудника в гостинице, данный кассовый чек может выступать в том случае, если в него включены все сведения, которые в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг должен содержать договор на оказание гостиничных услуг.
При наличии в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, приказ по организации) норм возмещения командированным работникам расходов по найму жилья во время командировки организация обязана возместить работнику расходы по найму жилья в пределах установленных норм даже в том случае, если документы на стоимость проживания отсутствуют.
Обоснование вывода:
Конкретный перечень документов, подтверждающих факт несения расходов по найму жилого помещения, на законодательном уровне не установлен. По сути, это могут быть любые документы, из которых следует, что в период командировки сотрудник действительно проживал в гостинице (или ином жилом помещении) и данное проживание было оплачено.
1. Подтверждение факта оплаты услуг проживания
Кассовый чек, как прямо следует из Закона N 54-ФЗ, является первичным учетным документом и подтверждает факт расчетов (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ). При этом кассовый чек или бланк строгой отчетности, направленный покупателю (клиенту) в электронной форме на предоставленные покупателем до момента расчета абонентский номер либо адрес электронной почты, приравнивается к кассовому чеку или бланку строгой отчетности, отпечатанному контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе (п. 4 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).
Таким образом, в рассматриваемом случае факт оплаты гостиничных услуг документально подтвержден (кассовым чеком).
2. Подтверждение факта проживания
Положениями п. 3 Правил предоставления гостиничных услуг установлено, что под бронированием понимается предварительный заказ мест и (или) номеров в гостинице заказчиком (потребителем). При этом потребитель (заказчик) вправе аннулировать заявку. Порядок и форма отказа от бронирования устанавливаются исполнителем (организацией или ИП, предоставляющими потребителю гостиничные услуги) (п. 17 Правил предоставления гостиничных услуг).
Таким образом, наличие документа «Подтверждение бронирования», свидетельствует лишь о факте бронирования места в гостиницы через платформу Booking.com, но не о факте проживания человека в данной гостинице. Данный документ потребитель получает в электронном виде сразу после того, как забронирует номер с помощью сайта www.booking.com, однако в дальнейшем он может отменить данное бронирование или просто не заехать в гостиницу.
Поэтому такой документ, как «Подтверждение бронирования», не может рассматриваться в качестве документа, подтверждающего факт проживания сотрудника в гостинице.
На территории РФ гостиничные услуги оказываются в соответствии с договором об оказании гостиничных услуг. Данный договор заключается при предъявлении потребителем документа, удостоверяющего его личность (п. 19 Правил предоставления гостиничных услуг), подписывается двумя сторонами (потребителем и исполнителем гостиничных услуг) (п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг).
Пунктом 7 Положения о командировках установлено, что при проживании в гостинице фактический срок пребывания работника в командировке подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг.
В соответствии с п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг договор на оказание гостиничных услуг должен содержать следующие сведения:
б) сведения о заказчике (потребителе);
в) сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
г) цену номера (места в номере);
д) период проживания в гостинице;
е) иные необходимые сведения (по усмотрению исполнителя).
При этом в вопросе о форме договора надлежит руководствоваться положениями ст. 434 ГК РФ (в их взаимосвязи с нормами ст. 432 ГК РФ), в частности, исходить из того, что письменная форма договора (п. 2 ст. 434 ГК РФ) считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 438 ГК РФ. Согласно этой норме совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.) считается акцептом, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не указано в оферте.
Иными словами, при уплате соответствующей суммы письменная форма договора считается соблюденной (письмо Роспотребнадзора от 11.01.2016 N 01/37-16-29 «О разъяснении отдельных положений Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации»).
Следовательно, документы, подтверждающие оплату за проживание в гостинице (кассовый чек либо БСО), отвечающие требованиям Закона N 54-ФЗ, могли бы рассматриваться не только в качестве документов, подтверждающих факт оплаты гостиничных услуг, но и в качестве документов, подтверждающих факт проживания.
В то же время согласно п. 4 ст. 421 ГК РФ условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами (ст. 422 ГК РФ). Как определено п. 1 ст. 422 ГК РФ, договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами (императивным нормам), действующим в момент его заключения.
Правилами предоставления гостиничных услуг предусмотрено наличие в договоре определенных реквизитов, Положение о командировках, как было сказано выше, в качестве документа, подтверждающего заключение договора на оказание гостиничных услуг, называет любой документ, содержащий сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг.
В связи с этим мы полагаем, что в документ, используемый в качестве договора, должны быть включены сведения, указанные в п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг, то есть такие специфические сведения, как перечисленные в п.п. «в»-«д», а именно сведения о предоставляемом номере (месте в номере); цену номера (места в номере); период проживания в гостинице.
Из п. 7 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ следует, что кассовый чек и БСО, помимо обязательных реквизитов, установленных для них этим законом, могут содержать любые иные дополнительные реквизиты, с учетом особенностей сферы деятельности, в которой осуществляются расчеты (смотрите также письмо ФНС России от 19.02.2019 N ЕД-4-20/2826).
Соответственно, на наш взгляд, документы, подтверждающие факт оплаты (чек ККМ или БСО), могут рассматриваться в качестве документа, подтверждающего факт проживания в гостинице, только в случае, если в него включены все сведения, перечисленные в п.п. «в»-«д» п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг. В этом случае письменная форма договора будет соблюденной и кассовый чек (БСО) будет выполнять одновременно роль договора и роль документа об оплате.
Если указанных в п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг реквизитов в кассовом чеке, приложенном сотрудником к авансовому отчету, не содержится, на наш взгляд, говорить о документальном подтверждении факта проживания в гостинице не приходится.
Вместе с тем, по нашему мнению, подтвердить косвенно факт проживания работника в командировке могут проездные документы, приказ о направлении в командировку и т.п.
Как было сказано выше, в силу ст. 168 ТК РФ и принимая во внимание п.п. 11 и 14 Положения о командировках, работодатель обязан возместить расходы работника по найму жилого помещения независимо от наличия или отсутствия подтверждающих документов, установив порядок и размеры такого возмещения коллективным договором или локальным нормативным актом (апелляционное определение СК по гражданским делам Пермского краевого суда от 04.02.2015 N 33-323/2015). Таким образом, при наличии в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, приказ по организации) положений о нормах возмещения командированным работникам расходов по найму жилья во время командировки организация обязана возместить работнику расходы по найму жилья в пределах установленных норм даже в том случае, если документы на стоимость проживания отсутствуют.
Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Вопрос: Организация имеет бизнес-счет, к нему выпущена банковская карта на имя секретаря организации. Секретарь бронирует гостиницы (как в России, так и за рубежом), в том числе на сайте Booking.com, и покупает авиа- и железнодорожные билеты. Средства в оплату проживания и проезда списываются с бизнес-счета организации. Организация получает электронные билеты. Авансовые отчеты и документы, подтверждающие командировочные расходы, представляются. Каковы риски организации при совершении таких операций? Какие подтверждающие проживание документы необходимо иметь для включения расходов в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2019 г.)
— Вопрос: Сотрудник автономного учреждения согласно приказу направлен в загранкомандировку. Бронирование гостиницы (на территории иностранного государства) с полной оплатой стоимости проживания было произведено при помощи специализированного интернет-сайта (Booking.сom). Оплата данных услуг произведена с личной банковской карты командированного сотрудника. Можно ли учесть данные затраты для целей налогообложения прибыли? Необходимо ли начислить НДФЛ на выплаты сотруднику? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2019 г.)
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Отчетные документы за проживание в гостинице: как подтвердить расходы
Что относится к отчетным документам
Каждый работник, отправленный в командировку на несколько дней, имеет право претендовать на возмещение своих затрат на жилье (ст. 168 ТК РФ). Отчетные документы для командировочных официально подтверждают приезд и отъезд работника в место пребывания во время поездки. Если работник остановился в гостинице, то он может предоставить в бухгалтерию для возмещения:
Отчетные документы за проживание в квартире посуточно будут такими:
Если работник будет проживать в служебной квартире, то оплату за нее производит непосредственно работодатель в безналичной форме.
Оплата проживания в командировке в бюджетной организации, как и в коммерческом учреждении, осуществляется на основании предоставленных командировочным сотрудником бланков строгой отчетности. Всю документацию впоследствии будет проверять налоговая, а значит, все расходные регистры должны быть официальными, с живыми подписями и печатями и корректно заполненными. Сотруднику бюджетного учреждения также важно помнить про лимит суммы, свыше которой он не может заплатить в сутки за жилье. Такой лимит устанавливается непосредственно руководством бюджетной организации и закрепляется в коллективном договоре и положении о командировках.
Какие документы должны дать в гостинице и когда
Оплата гостиницы в командировке может производиться работником за счет своих средств, которые ему потом возместят на рабочем месте, либо за счет предварительно выделенных денег на командировочные расходы (ПП РФ № 749 от 13.10.2008). Согласно ПП РФ № 1085 от 09.10.2015, все гостиничные услуги в обязательном порядке подтверждаются чеком или иным бланком строгой отчетности, следовательно, отель обязан предоставить счет или иной регистр, демонстрирующий факт проживания работника в командировке.
Таким образом, при выписке, то есть по завершении пребывания в отеле, сотрудник должен получить отчетную документацию, отражающую факт его проживания в установленный период времени. Если принимающая сторона осуществляет контрольно-кассовый расчет, то она предоставляет счет за гостиничные услуги. При этом в чек могут быть включены и дополнительные услуги (пп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если отель не использует ККТ, он может предложить командировочному самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (ваучеры, квитанции, гостиничные чеки), подтверждающие фактические расходы работника (Письмо Минфина РФ № 03-07-11/9440 от 25.02.2015).
Когда надо отчитаться работодателю
Оплата проживания в гостинице в командировке регулируется не только действующим законодательством, но и внутренними нормативами. Руководитель должен закрепить порядок направления в командировку, сдачи отчетности и возмещения расходов за поездку в коллективном договоре, положении о командировках и иными правовыми актами.
Служащий формирует и предоставляет работодателю авансовый отчет в течение трех дней по возвращении из командировки. В составе авансового отчета должен быть и счет (чек) от отеля. Бухгалтер примет бланк только в том случае, если он будет корректно заполнен. По общему правилу, в такие отчетные бланки должны быть включены следующие сведения:
Не допускается предоставление отчета, распечатанного из обычного документа без специальной верификации автоматизированных систем.
Что делать, если нет отчетных документов
Если по каким-то причинам работник не предоставил отчетные документы, то предприятие может сделать запрос в отель. Принимающая сторона, в свою очередь, должна выслать справку, в которой подтвердит, что сотрудник, находясь в командировке, проживал у них в определенный период времени. Такая документация хоть и вызывает зачастую вопросы у налоговой инспекции, все-таки является косвенным подтверждением расходов и может выступать основанием для взаиморасчетов (п. 1 ст. 252 НК РФ).
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Гостиница: нюансы учета
Гостиничный бизнес с каждым днем «набирает обороты». И недалек тот день, когда в каждом населенном пункте нашей страны будет хотя бы один отель. Отметим, что у бухгалтера гостиницы нередко возникает масса неоднозначных ситуаций в учете.
Деятельность гостиниц регулируют правила предоставления гостиничных услуг, утвержденные постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490. Любой отель предназначен, прежде всего, для проживания. Однако постояльцам могут быть предложены и дополнительные услуги. Например, химчистка, питание в ресторане или даже услуги салонов красоты, трансфер. Разберемся, как отразить в учете некоторые моменты комплексного сервиса.
Действуем по разрешению
Перечень лицензируемых видов деятельности представлен в статье 17 Закона от 8 августа 2001 г. № 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» (далее – Закон). Непосредственно на оказание услуг по проживанию лицензия не требуется. Однако на некоторые дополнительные услуги гостиницам необходимо получить разрешение. Например, на транспортные или медицинские.
Отдельный вопрос – лицензирование деятельности ресторана. Согласно Закону, ведение такой деятельности не требует лицензии. Но ресторан фактически торгует алкогольной и спиртосодержащей продукцией. Значит, лицензия потребуется (ст. 18 Закона от 22 ноября 1995 г. № 171-ФЗ).
Учет крыши над головой
Основное предназначение гостиницы – предоставление клиентам номеров для проживания. Деньги, которые поступают от постояльцев в счет оплаты за проживание, формируют в бухучете отеля доходы от обычной деятельности (п. 5 ПБУ 9/99). В учетной политике гостиницы может быть предусмотрено, что услуга по проживанию считается оказанной ежедневно. Тогда отражение выручки в бухучете тоже должно производиться ежедневно. Если же услуга считается оказанной в момент выезда гостя, то отражение выручки производится соответственно в этот момент. В налоговом учете плата за проживание считается выручкой от реализации (ст. 249 НК РФ).
Помимо проживания, гостиницы предоставляют и такую услугу как бронирование номеров. Бронирование номеров в отеле должно происходить на основании заявки. Ее форма утверждена приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121.
С 2006 года расширен перечень видов деятельности, в отношении которых может уплачиваться ЕНВД. Теперь к ним относятся и услуги по временному размещению и проживанию (подп. 12 п. 2 ст. 346.26 НК РФ). Однако возможность перейти на «вмененку» есть далеко не у всех отелей. Дело в том, что законодатели установили ограничение. Платить единый налог могут только гостиницы с общей площадью спальных помещений не более 500 кв. метров. Что касается бронирования, то, по мнению Минфина, оно является дополнительной услугой, оказываемой в гостинице (письмо от 4 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/148). А значит, есть риск того, что плату за бронь контролеры признают выручкой от дополнительной деятельности, облагаемой общими налогами.
Сегодня сложно представить отель, не имеющий собственного ресторана. Ведь его наличие это не столько требование моды, сколько забота о престиже и поддержании репутации. Основные требования, предъявляемые к ресторанам, определены в постановлении Правительства Российской Федерации от 15 августа 1997 г. № 1036 «Об утверждении Правил оказания услуг общественного питания».
Сотрудники. Обратите внимание, работники ресторана должны проходить обязательные медицинские осмотры (ст. 213 ТК РФ). Такие медосмотры осуществляются за счет работодателя. На время их прохождения за работниками сохраняется средний заработок по месту работы (ст. 185 ТК РФ).
В бухучете гостиницы затраты на медосмотр учитывают в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). В налоговом учете такие затраты отражают в составе прочих расходов (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такого мнения придерживается и Минфин (письмо от 7 ноября 2005 г. № 03-03-04/1/340). А траты на оплату неотработанного времени, связанного с прохождением медосмостров включают в расходы на оплату труда (подп. 7 п. 1 ст. 255 НК РФ).
Доходы и расходы. Выручку от оказания услуг общественного питания гостиница по своему выбору может учитывать либо в составе доходов от обычных видов деятельности, либо включать ее в прочие доходы. Такое право предоставлено ей пунктом 4 ПБУ 9/99. Важно только прописать выбранный порядок в учетной политике. Многие предпочитают отражать доходы ресторана в составе «Прочих доходов». Поскольку это позволяет оценить рентабельность как основной деятельности (предоставление номеров для проживания), так и дополнительных услуг.
В отношении ресторана бухгалтер гостиницы может выбрать, каким образом он будет отражать в учете затраты, связанные с производством продукции. При этом он имеет возможность учитывать на счете 20 «Основное производство» только стоимость израсходованного сырья, а остальные затраты отражать на счете 44 «Расходы на продажу». Другой способ: отражать все затраты, связанные с производством продукции, на счете 20 «Основное производство». Используемый вариант необходимо закрепить в учетной политике.
Спецрежим. Если специально оборудованная площадь зала ресторана не превышает установленного для «вмененки» лимита 150 кв. метров, гостиница может платить ЕНВД и в отношении ресторана. Естественно, когда спецрежим в отношении такой деятельности введен региональными властями (346.26 НК РФ). Под специально оборудованными понимаются только те помещения, в которых обслуживаются посетители. В их число не входят производственные, административно-бытовые и подсобные помещения, места раздачи и подогрева готовой продукции и место кассира (письмо Минфина России от 2 мая 2006 г. № 03-11-04/3/229).
Чем еще гостей порадовать
Помимо ресторана в гостиницах оказывают и такие услуги, как стирка, глажка, прокат автомобилей. Все эти услуги отнесены к бытовым, согласно Общероссийскому классификатору услуг населению ОК 002-93 (утвержден постановлением Госстандарта России от 28 июня 1993 г. № 163). И по решению местных властей такая деятельность может быть переведена на уплату ЕНВД (письмо Минфина России от 25 ноября 2004 г. № 03-06-05-04/60).
Спорным здесь является налогообложение саун. Такие услуги не поименованы в перечне бытовых услуг. Однако сауна является одним из видов специализированных бань, что дает право применять «вмененку» и в отношении нее. Вопросы могут возникнуть и касательно услуг соляриев. Налоговики считают, что для уплаты ЕНВД, услуги солярия должны предоставляться в банях или саунах (письмо ФНС России от 2 июня 2005 г. № 22-2-14/993@).
Сегодня во многих отелях распространено предоставление клиентам услуг мини-бара в каждом номере. Отметим, что оказание таких услуг в жилищно-гостиничном комплексе не попадает под ЕНВД. Ведь деятельность по предоставлению услуг мини-бара нельзя отнести к розничной торговле. Такого мнения придерживаются и сотрудники Минфина в письме от 14 июля 2006 г. № 03-11-04/3/346.
Касса нужна не всегда
При расчетах с постояльцами пробивать чек по кассе не обязательно. Ведь, оказывая услуги населению, можно принимать «наличку» без применения ККТ, но при условии, что клиентам выдаются бланки строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). В отношении гостиниц подтверждают это и финансисты (письмо Минфина от 15 июня 2006 г. № 03-05-01-04/164). Отели вправе использовать формы документов строгой отчетности, утвержденные приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Согласно этому приказу, получая наличные деньги от граждан в уплату за проживание, надо использовать БСО по форме № 3-Г «Счет». Возвращая деньги гостю, досрочно выезжающему из гостиницы, администратор заполняет «Квитанцию на возврат денег« (форма № 8-Г).
Однако если наряду с гостиничными услугами осуществляется зрелищно-развлекательная деятельность (например, в гостинице проводятся дискотеки), то, по мнению Минфина, ККТ применяться должна, так как для данного вида деятельности бланк строгой отчетности не предусмотрен (письмо от 20 октября 2005 г. № 03-01-20/5-201). Обязательно применение кассы и в ресторане, поскольку для услуг общепита бланки строгой отчетности не предусмотрены.
Вы замечали, как представительно выглядят метрдотели? Сегодня для поддержания имиджа работники многих гостиниц носят форменную одежду. Но дело не только в презентабельности: ведь, согласно системе классификации гостиниц, для определенных категорий отелей наличие формы просто обязательно (приказ Федерального агентства по туризму от 21 июля 2005 г. № 86). В частности, это требование непреложно для гостиниц категории «две звезды» и более.
В бухучете форму независимо от стоимости и срока службы следует учитывать в составе материальных запасов (п. 50 приказа Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Для этого целесообразно предусмотреть в учетной политике отдельные субсчета к счету 10 «Материалы» (например, субсчет 10.12 «Форменная одежда на складе» и субсчет 10.13 «Форменная одежда в эксплуатации»). Поскольку нормы списания установлены только для спецодежды, то нормы выдачи форменной одежды гостиница может разработать самостоятельно, утвердив их приказом руководителя.
Объявление отеля о том, что он не несет ответственность за пропажу вещей постояльцев, юридической силы не имеет (п. 4 ст. 925 ГК РФ).
Обратите внимание, старые бланки строгой отчетности, которые действовали до утверждения форм в соответствии с Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 31 марта 2005 г. № 171 (далее – Постановление № 171), и используются по сегодняшний день, можно применять только до 1 января 2007 года (п. 2 Постановления № 171). А с 1 января 2007 года при наличных денежных расчетах без применения ККТ надо будет использовать формы бланков, утвержденные с учетом требований Постановления № 171.
С. Ярошенко, аудитор
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование