Готов к обеспечению в 1с что это
Заказы покупателей в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2. Пошаговая инструкция
Заказы покупателей в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 используются для планирования процесса продажи товаров нашим клиентам.
Сами заказы располагаются в разделе «Продажи». По команде «Заказы клиентов» мы переходим в журнал соответствующих заказов. В верхней части данного журнала приведены команды быстрого отбора. Например, это текущее состояние заказа, срок выполнения заказа, а также ответственный менеджер. Создать заказ можно непосредственно из данного журнала.
Настраивается механизм использования заказов в разделе «Нормативно-справочная информация и администрирование». В настройке разделов «Продажи», в группе «Оптовые продажи» есть флаги, которые отвечают за соответствующие опции. Например, основной флаг – это «Заказы клиентов». Установка данного флага позволяет активировать использование в программе 1С Управление торговлей 11 заказов клиентов.
Также для управления заказами используется еще несколько опций, а именно – «не закрывать частично отгруженные заказы и заявки», «не закрывать частично оплаченные заказы и заявки». Если данные флаги установлены, то менеджер не сможет закрыть соответствующие заказы до выполнения указанного условия.
Флаг «причины отмены заказов клиентов» позволяет активировать в программе 1С Управление торговлей справочник «Причины отмены заказов клиентов». И при установке соответствующего флага в заказах клиентов необходимо будет указывать причину, по которой происходит отмена данного заказа.
Открыв соответствующую команду, у меня есть команда «создать заказ». Воспользовавшись данной командой, программа 1С Управление торговлей 11 на основании уже введенной на предыдущих этапах по нашей сделке информации формирует заказ клиента.
Вся основная информация у нас уже заполнена. Давайте посмотрим. Поля «клиент», «контрагент» и «соглашение» являются обязательными. Конфигурация 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 не позволит сохранить и провести документ без указания данной информации. Также у нас уже заполнены: вид операции «реализация»; организация, от имени которой будет происходить продажа товара; склад, с которого планируется продажа.
По гиперссылке «Оплата» мы открываем правила оплаты. Сейчас они у нас не заполнены. Можно воспользоваться командой «Заполнить по соглашению», и основании соглашения с клиентом будет заполнена соответствующая информация. В нашем случае, это – «аванс (до обеспечения)» и «предоплата (до отгрузки)». Перенесем данную информацию в наш заказ покупателя.
Перейдем на основную вкладку «Товары» и посмотрим, какая информация у нас здесь отражена. На основании оформленного на предыдущем этапе нашей сделки коммерческого предложения, утвержденного и согласованного, у нас заполнилась табличная часть, в которой мы видим перечень нашей номенклатуры, количество, цены, автоматические скидки (ручные скидки здесь не применялись) и сумму (ставку НДС).
В самой последней правой колонке как раз устанавливаются флаги «отменено», и необходимо будет указать «по причине». Если мы ставим такой флаг, необходимо будет из списка заранее введенных причин указать причину, по которой отменяется соответствующая позиция. Данная строка подсвечивается серым цветом, что обозначает отмену данной позиции.
Также в заказе покупателя есть два важных поля, влияющих на поведение программы 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2, а именно – «статус заказа». У нас сейчас доступны 3 статуса:
Также возможно установить приоритеты, что является дополнительной аналитикой при работе с заказами клиентов. И основное поле, на которое стоит обращать внимание, это – «действия». В данном случае у нас по всем позициям заполнено действие «к обеспечению». Можно воспользоваться соответствующим помощником, в котором мы устанавливаем флаги. Например, доступные действия:
У нас есть еще один помощник – «Состояние обеспечения заказа». Перейдя к нему, мы можем увидеть, какие номенклатурные позиции у нас находятся в документе, что зарезервировано, что находится в обеспечении, какие действия возможно совершить (например, товар у нас есть на складе, его можно зарезервировать, и также, какой склад используется в данном случае).
На вкладке «Товары» необходимо заполнить предполагаемую дату отгрузки. В данном случае у нас установлен флаг «отгружать одной датой». Если мы его снимем, то предполагаемая дата отгрузки будет указываться в каждой строке нашего товара. Установим сегодняшнюю дату, и такой заказ в состоянии «к выполнению» можно провести и закрыть.
Программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 говорит, что не удалось провести заказ. Разберемся с причинами отказа. В данном случае произошел контроль программы 1С Управление торговлей над заказами клиента, а именно – программе не понравилось то, что мы пытаемся поставить товар «к обеспечению», хотя у нас по данному заказу первая позиция оплаты «аванс (до обеспечения»). То есть, пока по данному заказу не поступит соответствующий аванс, товарные позиции «наш товар» не направляются в работу, и мы их не можем зарезервировать и не можем разместить их «к обеспечению» нашему поставщику. Поэтому по всем строкам я устанавливаю действие «не обеспечивать», и уже такой заказ пытаюсь повторно провести.
Программа 1С Управление торговлей 11 переводит нас на следующий этап по нашей сделке, а именно – «подтвердить обязательства по сделке».
Таким образом, в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 осуществляется работа с заказами клиентов как в рамках управления сделками, так и вне рамок управления сделками.
Обеспечение заказа клиента через заказ поставщику и закупку товаров
Нередко возникает ситуация, когда оптовый клиент заказывает у организации товар, но этого товара нет в наличии. На этот случай в программе 1С предусмотрена возможность обеспечения заказа клиента. Обеспечение может выполняться при помощи различных операций, таких как: закупка у поставщика (с предварительным заказом), перемещение нужного товара с другого склада, сборка из комплектующих. Сейчас мы рассмотрим первый вариант – оформление заказа поставщику на основе потребности клиента, с последующей закупкой товаров. О других способах обеспечения заказов будет рассказано в следующих статьях.
Клиент ИП Алхимов заказал в организации ООО «Стройснаб» товары – холодильники «Х-67891 Стинол 205» (20 шт.) и «Х-67890 Стинол» (30 шт.) Этих товаров в нужном количестве не имелось на складе. По потребности клиента были сформированы заказы поставщику «Ассоль», по ним были закуплены товары и затем проданы заказавшему их клиенту. Складская ордерная схема не применялась, оплата пока не производилась.
Посмотрим на наглядном примере, как эти операции следует отразить в 1С. (Выполним его в стандартной демонстрационной базе «1С:Управление торговлей» ред. 11.3 с использованием данных, содержащихся в демо-базе при поставке, а также номенклатуры, закупка которой рассматривалась в прошлых статьях этой серии).
Содержание:
Заказ клиента
Для оформления заказа клиента перейдем в список заказов.
Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов
Создадим новый заказ и занесем необходимые сведения. Подробнее о том, как заполнять этот документ, рассказывалось в статье заказ клиента и продажа товаров по заказу. Чтобы было возможно дальнейшее обеспечение заказа, для каждого товара указываем действие (вариант) – «К обеспечению».
Обратите внимание, что товар «Х-67891 Стинол 205» на складе отсутствует, в то время как «Х-67890 Стинол» в наличии, но доступно лишь 19 шт., а клиент заказывает 30.
Если оптовая цена на товар не была заведена в программу, цену продажи можно указать вручную в заказе клиента.
Информация. Чтобы ручное занесение цены в документ было доступным, необходимо выбрать вид цены – «Произвольная».
Проведем и закроем заказ клиента. Его текущее состояние – «Готов к обеспечению».
Формирование заказа поставщику по потребностям
Для оформления заказа на закупку недостающего товара перейдем в журнал заказов поставщикам.
Закупки – Закупки – Заказы поставщикам
По кнопке «Создать» выберем вариант «По потребностям».
Открылся помощник «Формирование заказов по потребностям». С его помощью программа проанализирует заявленные потребности клиентов, наличие товаров на складе и ожидаемые поставки, после чего сформирует заказы поставщикам. Действия помощника выполняются в несколько шагов.
Шаг 1. Отбор потребностей
Здесь можно задать отбор по таким параметрам как склад, назначение, направление деятельности, сегмент номенклатуры, номенклатурная позиция, марка, категория, а также по параметрам способа обеспечения – подразделение и источник. Для нашего примера указываем только склад (на котором не применяется ордерная схема).
Переходим к следующему шагу по кнопке «Далее».
Шаг 2. Настройка способов обеспечения
В рамках этой статьи мы не будем касаться данной настройки, более подробная информация ждет Вас в следующих материалах. В примере оставляем эти реквизиты без изменения. Дата поставки заполняется автоматически на основании заказа клиента. Если этого не произошло, можно поставить дату вручную.
Совет. Чтобы при формировании заказов по потребностям дата поставки ставилась автоматически, необходимо, чтобы график, указанный в качестве графика работы предприятия (см. НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие), был заполнен на текущий год.
Шаг 3. Поддержание запаса
Здесь отображаются товары, для которых указаны настройки поддержания запаса на складах (минимальный и максимальный запас), при этом программа автоматически рассчитывает рекомендуемое к заказу количество. Если таких товаров нет, программа пропускает этот шаг.
Шаг 4. Обеспечение заказов к отгрузке
В таблице выводятся заказанные клиентом товары и количество, которое предлагается закупить (графа «К заказу»). Последнее рассчитано программой на основании заказа клиента, наличия товаров на складе и ожидаемых поступлений. (Для просмотра сведений о складе и текущем наличии товара используйте горизонтальную полосу прокрутки). Мы видим, что по первому товару «Х-67890 Стинол» количество к заказу меньше требуемого, ведь на складе уже есть 19 штук.
Важно. При формировании заказов по потребностям учитываются не только имеющиеся товары, но и те, которые должны поступить по ранее оформленным заказам. В этом случае предлагаемое к заказу количество будет уменьшено на соответствующую величину.
В графе «Источник обеспечения» указывается поставщик. Поскольку товар «Х-67890 Стинол» мы уже закупали, программа автоматически указала поставщика – «Ассоль». Во второй строке источник не был заполнен, выберем вручную того же поставщика «Ассоль».
Важно. Если при формировании заказов по потребностям не выбрать источник обеспечения (поставщика), программа создаст заказ, в котором не будет указан поставщик. Такой документ не может быть проведен, потребуется ручное занесение поставщика в заказ.
В нижней части формы отображаются предлагаемые к оформлению заказы поставщикам. Если для всех товаров выбран один поставщик, система создает один заказ. Если же поставщики разные, то будет создано, соответственно, несколько заказов.
Шаг 5. Уточнение сформированных заказов
Программа сформировала заказ (или заказы) на основании имеющихся данных, заказ отображен в строке таблицы. При наличии всех необходимых сведений заказ будет не только создан, но и проведен. Если же какие-то параметры не заполнены, система лишь запишет документ и уведомит пользователя о том, что еще нужно указать.
В нашем примере в заказе поставщику не заполнены цены. Нужно открыть заказ и поставить цены вручную. Откроем заказ из этой же формы и на вкладке «Товары» занесем цены. Кроме того, на вкладке «Дополнительно» изменим валюту заказа с долларов на рубли.
Важно. Если отсутствуют иные настройки, в автоматически сформированном заказе программа указывает валюту управленческого учета.
Не забывайте, что для оформления закупки по заказу он должен иметь статус «Подтвержден». Выбираем этот статус и проводим заказ.
После завершения оформления заказов можно закрыть помощник.
Закупка товаров по заказу
Заказ поставщику оформлен, теперь нужно отразить в программе поступление товаров по этому заказу. Ранее в статье заказ клиента и продажа товаров по заказу мы рассматривали два способа создания и заполнения документа поступления: ввод на основании заказа и страница «Накладные к оформлению». Воспользуемся еще одним способом.
Откроем журнал документов закупки.
Закупки – Закупки – Документы закупки (все)
По кнопке «Создать» создадим «Поступление товаров и услуг» с видом «Закупка у поставщика». В документе выберем поставщика, затем поставим флаг «Поступление по заказу». Программа задаст вопрос о перезаполнении остатками товаров, не поступивших по заказам. Отвечаем положительно, после чего на вкладке «Основное» появляется ссылка на заказ поставщику, а на вкладке «Товары» – позиции из этого заказа.
Информация. Если по данному поставщику существует несколько невыполненных заказов, то документ поступления после установки флага «Поступление по заказу» будет заполнен непоступившими товарами из всех этих заказов. На вкладке «Основное» появится ссылка также на несколько заказов.
Проведем и закроем документ поступления товаров.
Продажа товаров по заказу клиента
Недостающие товары закуплены, заказ клиента обеспечен. Оформим реализацию по этому заказу.
Чтобы отгрузка по заказу клиента стала возможной, необходимо, чтобы в заказе для продаваемого товара было выбрано действие «Отгрузить». Откроем наш заказ клиента и укажем «Отгрузить» для полного количества каждого товара, затем проведем документ.
Документ «Реализация товаров и услуг» можно создать на основании заказа (для этого в заказе следует нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать нужный вид документа):
Кроме того, реализацию по заказу можно оформить через страницу «Накладные к оформлению»:
Продажи – Оптовые продажи – Документы продажи (все), ссылка «К оформлению: Накладные»
Созданный документ реализации будет автоматически заполнен на основании заказа. Проведем его. Заказ клиента выполнен.
Таким образом, мы рассмотрели заказ клиента на отсутствующий товар, формирование заказа поставщику на основе потребностей, закупку нужного товара и его продажу клиенту.
Закрытие заказов
Часто у пользователей возникает проблема с закрытием заказов клиента в 1C Управление торговлей 11. Давайте в этой статье разберемся как же это работает. И ответим на вопросы:
Важным здесь являются флажки Не закрывать частично отгруженные заказы и заявки и Не закрывать частично оплаченные заказы и заявки. Если прочитать внимательное содержание флажков и описание под ними, то складывается впечатление, что если эти флажки не указаны, то заказы будут закрывается не контролируя ни оплаты, ни отгрузки. А на самом деле все совсем не так. Толи я смысл не очень понимаю, толи описание в 1С УТ11 не соответствует действительности. Ну давайте разбираться со всем этим.
Сначала флажки ставить не будет и посмотрим, как работает закрытие заказов.
Создадим заказ клиента. После проведения заказ примет состояние Готов к отгрузки.
Обратите внимание, что Текущее состояние может быть и выделено красным цветом. Это происходит тогда, когда срок выполнения ниже текущей даты. Таким образом 1С Управление торговлей информирует пользователя о просроченных заказах.
Ну а теперь посмотрим, какие вобще есть состояния у Заказов клиента?
Теперь рассмотрим принцип смены состояния заказов (закрытия заказов технически). Тут надо обратить внимание, что Статус заказа клиента и Состояние заказа клиента это не одно и тоже. Статус документа мы можем поменять вручную, а состояние меняется только программно алгоритмами 1С. Состояние заказов хранится в отдельном регистре и меняется не только при проведении самого Заказа клиента, но и других документов Реализации и документов оплат. Такая сложная схема с отдельным регистром состояний потребовалась, как раз для того, чтобы состояние заказа могло меняться не только проведение заказа, но и последующих документов.
Вот так выглядит регистр Состояние заказов клиентов. Открыть его можно только через Все функции.
Давайте рассмотрим, частичное выполнение заказа. Тут возможно 2 ситуации: заказ оплачен не полностью, заказ отгружен не полностью.
Рассмотрим не полную отгрузку заказа.
Создадим реализацию, в которой не будет кресел и будет меньшее количество стульев.
А оплату создадим на полную сумму. Заказ получит статус Готов к отгрузки.
Чтобы заказ закрылся, нужно просто создать реализацию на оставшееся количество. Но что делать, если больше не будет реализации, например клиент отказался от части товара? В током случае нужно отменить строки в заказе в ручную или автоматически по команде Отменить непоставленные строки.
Строки товара которых не было в реализации будут отменены полностью, а строки где реализовано не все количество будут разбиты на две строки.
После этого заказ будет закрыт. С ситуацией частичной реализации по заказу проблем, как правило не возникает, достаточно просто будет отменить строки в заказе и заказ закроется. Более сложная ситуация возникает с частичной оплатой.
Помимо каких-то нештатных ситуаций связанных с недоплатами, штрафами и каким-то договоренностями по оплате, которые невозможно учесть в 1С. Может возникнуть ситуация, когда оплата отличается от суммы заказа буквально на одну копейку. Закроется-ли заказ в такой ситуации? Давайте проверим.
Откорректируем оплату заказа указав сумму меньше суммы заказа всего на одну копейку.
Заказ, как и следовало ожидать не закрылся.
И тут уже все намного сложнее. Если поменять сумму в заказе, то он перейдет в статус Готов к отгрузки. Это из за того, что реализация и заказ стали различаться по сумме. По этому, чтобы окончательно закрыть заказ потребуется также перезаполнить строки в документе реализация по заказу. Для этого в табличной части документа реализации есть специальная команда Заполнить по заказам. И только после этого заказ закроется.
Анализируя движения становится ясно, что если закрыть заказ (каким-либо образом, то не произойдет закрытие регистра Расчеты с клиентами. Этого 1С УТ11 допустить конечно не может.
Отвлеклись вернемся к нашим проблемам.
Ну вот мы рассмотрели оба случая при которых заказ не будет закрыт автоматически.
Не закрывать частично отгруженные заказы и заявки и Не закрывать частично оплаченные заказы я заявки
А теперь рассмотрим, что нам даст установка этих флажков.
Вернемся к нашему заказу, удалим документ оплаты и документ реализации. Установим флажок в настройках Не закрывать частично отгруженные заказы и заявки.
Далее создадим оплату на всю сумму заказа и частичную реализацию. После установки флажка Не закрывать частично отгруженные заказы и заявки в заказе появится статус Зарыт. Но при попытке установить данный статус и провести заказ получим ошибку.
Проведем такой же эксперимент и с частичной оплатой.
И снова получим ошибку о невозможности закрыть частично оплаченный заказ.
Так что же дает нам установка данных флажков?
А дает нам всего на всего отмену автоматического закрытия заказов. Т.е. теперь, чтобы закрыть заказ, необходимо пользователю вручную поставить статус Закрыт. Это может потребоваться для большего контроля заказов со стороны менеджеров, например. А все механизмы контролирующие закрытие заказов по прежнему продолжают работать.
В этой статье я не рассматривал движений заказов по регистрам и других деталей, т.к. все это я подробно расписал цикле статей посвящённых резервированию товаров на складах, ну или можно почитать конкретно про создание заказов, статусы и движения по регистрам.
До встречи и не забудьте подписаться на новые статьи. Они обязательно будут.
КОНТРОЛЬ И АНАЛИЗ СОСТОЯНИЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПО ЗАКАЗАМ КЛИЕНТОВ УТ 11
В программе реализована возможность контроля и анализа состояния обеспечения по заказу клиента и возможность автоматического расчета и корректировки даты отгрузки по заказу.
Контроль состояния обеспечения при оформлении заказа клиенту
Контроль состояния обеспечения можно провести при оформлении заказа клиенту. Состояние обеспечения можно посмотреть и в непроведенном документе. В документе должен быть заполнен список товаров, по которым необходимо посмотреть состояние обеспечения, и указан склад в шапке документа или склады в табличной части, по которым необходимо посмотреть информацию о наличии товаров. Для просмотра состояния обеспечения следует нажать на кнопку Состояние обеспечения в командной панели табличной части документа.
Будет показана информация о состоянии обеспечения товаров, указанных в табличной части документа.
Для каждого товара будет показано состояние его обеспечения: полностью в наличии, частично в наличии, нет в наличии. Предусмотрена возможность установки различных вариантов отбора по состоянию обеспечения. В графах таблицы показывается следующая информация по каждому товару.
Для каждой строки можно получить расшифровку того, по каким заказам клиентов уже зарезервирован данный товар. Для каждого заказа клиента будет показано, как зарезервирован товар: из текущего остатка на складе или в планируемых поступлениях по заказам поставщиков.
Предусмотрено два варианта расчета даты отгрузки.
Для расчета дат отгрузки необходимо установить для товаров отметку выделения. Можно отметить не все товары, а только часть товаров и произвести расчет даты отгрузки только по отмеченным товарам.
С помощью кнопки Перенести изменения в документ информация о рассчитанных датах отгрузки переносится в документ. Для того чтобы оформить отгрузку по заказу в документе следует установить статус К отгрузке. Отгрузка товаров может производиться частями в соответствии с установленными в документе датами отгрузки.
Контроль состояния обеспечения по заказам
Менеджер может проконтролировать состояние обеспечения по своим заказам с помощью обработки Состояние обеспечения по заказам (раздел Запасы и закупки).
С помощью этого отчета менеджер может получить полную и достоверную информацию по заказу: сколько товара доступно к отгрузке ( Доступно к отгрузке), какой товар уже заказан у поставщика ( Ожидается поступление), когда может поступить оставшийся товар в соответствии с учетом транспортных ограничений ( Не обеспечено). Красным цветом помечаются те товары, по которым просрочена дата отгрузки, и товар не может быть отгружен к указанному сроку (например, поставщик не поставил товар к указанному сроку). Менеджер может установить отбор по конкретному складу и/или по конкретной позиции номенклатуры.