Иэрпи система что это
Что такое ERP-система простыми словами: расшифровка понятия, примеры и классификация программы для управления предприятия
Предлагаем рассмотреть, что это такое простыми словами – ERP (ЕРП) системы (с примерами). Они предназначены для планирования ресурсов, ускорения процессов, которые ведутся в бизнесе. С его помощью можно снизить негативное влияние человеческого фактора и оптимизировать функционирование компании, внутри которой много отделов, подразделений и сотрудников. Некоторые организации понимают, что им требуется все систематизировать. Чтобы понять, нужно ли это вашей фирме, стоит разобраться, что это и как этим пользоваться.
Сущность и структура ERP
Аббревиатура ERP — это enterprise resource planning дословно переводится, как планирование ресурсов. В теории подобная программа становится своеобразной стратегией предприятия, внутри которой будет учитываться управление определенными направлениями:
Если говорить о практической стороне подобного устройства, то это система, которая гарантирует подходящее ПО. Такое, чтобы автоматизировать одну или несколько сторон работы организации. Причем оптимизируются не только перечисленные выше блоки, но и многие другие процессы. Все результаты вносятся в общую базу данных, где будут храниться несколько лет.
Как узнать, что пришло время ERP
Сейчас активно развиваются все сферы бизнеса, поэтому почти каждое движущееся вперед предприятие быстро сталкивается с необходимостью внедрить информационные системы, которые помогут оптимизировать какую-то часть работы фирмы. Это требуется, чтобы оставаться конкурентоспособной организацией и сокращать ресурсы, которые используются в производстве.
Вот несколько признаков, которые сигнализируют о том, что пора меняться:
Чтобы уменьшить вероятные риски и оставаться уверенным в том, что внедрение необходимо, стоит провести более тщательный анализ компании и того, что изменится с ее введением.
CRM и ERP: чем отличаются и что выбрать для бизнеса
Когда бизнес начинает расти, управлять им с помощью таблиц в Excel становится сложно — появляется много рутинных операций, данные теряются. Возникает необходимость в умной программе, которая помогает контролировать показатели, автоматизировать продажи и найм, прогнозировать выручку и решать другие управленческие и стратегические задачи.
Но выбрать такую программу тоже непросто. В процессе поиска нужного продукта на нас обрушивается множество терминов и непонятных статей-инструкций. Чтобы было проще во всем разобраться, мы подготовили гид по функционалу CRM и ERP, объяснили, какую систему лучше внедрять, сравнили функции и возможности сервисов, чтобы вы могли принять правильное решение.
Что такое CRM
CRM (Customer Relationship Management) — это система управления отношениями с клиентами. Задача CRM — автоматизировать рутинные процессы. Как правило, такие системы используют в отделах продаж, где сделка требует нескольких контактов с клиентами. Есть и другие отраслевые решения, например, автоматизация массового найма персонала, CRM для таксопарков, отелей, фитнес-индустрии.
Вот несколько примеров функций и особенностей CRM, которые могут помочь бизнесу.
Систематизация данных о клиентах
В базе CRM хранятся карточки клиентов — в них есть персональные данные покупателя, информация о сделках, документы, письма, запись разговоров, его заявки, счета и платежи. Все, что связано с конкретным клиентом, записывается и структурируется в CRM.
Помощь и напоминания сотрудникам
В CRM вы настраиваете сценарий продаж, принятый в вашем бизнесе — так называемую воронку продаж. Например, когда на сайт поступает заявка, менеджеру нужно созвониться с клиентом, затем отправить коммерческое предложение, снова перезвонить и согласовать поставки, оформить акт и счет, отправить их клиенту. CRM будет контролировать процесс при каждой продаже и напоминать менеджеру, когда и какое действие ему нужно совершить.
Автоматизация
CRM помогает экономить время на рутинных задачах. Руководителю не нужно постоянно ставить однотипные задачи менеджерам — это сделает сама система. Еще сервис сам будет рассылать смс-сообщения, отслеживать платежи, отправлять сгенерированное коммерческое предложение в нужное время. Главное — все хорошо настроить.
Генерация документов
Вы можете внести в CRM шаблоны, а затем система для каждой сделки в нужный момент будет формировать договоры, дополнительные соглашения, акты, счета и другие документы. Плюс CRM сама поставит в документ подпись менеджера, который занимается конкретной сделкой.
Мотивация сотрудников
В CRM вы ставите менеджерам не только задачи, но и общие цели и KPI. Например, можно поставить план продаж для отдельного сотрудника и команды в целом, а затем в режиме реального времени отслеживать, как он выполняется. Менеджеры смогут видеть продажи коллег и общий рейтинг отдела — это здоровая конкуренция, которая мотивирует продавать быстрее и больше.
Аналитика и отчеты
В CRM можно выстроить практически любую отчетность, причем сотрудникам на нее не нужно тратить время. Исключены и манипуляции с цифрами — отчет делает сама система, а не человек. Вы можете изучить общую статистику по всем сотрудникам, результативность конкретного человека, количество сделок на разных этапах продаж. Вы также можете разобраться, какие источники заявок приносят больше заключенных сделок, куда стоит направить рекламный бюджет.
Допустим, у вас небольшая компания по продаже строительных материалов. Работаете и на оптовом, и на розничном рынке, а еще активно расширяетесь и нанимаете менеджеров.
Сначала вы вели дела в Excel, но затем табличек стало слишком много, данные начали теряться, и финансовое планирование постепенно превратилось в хаос. Вы перешили на CRM.
Сначала настроили воронку продаж, отдельно для опта и для розницы. Теперь менеджеры не сидят в десятках мессенджеров и не берут заявки из почты — все собирается в одном месте и распределяется по сотрудникам.
Клиенты довольны. Менеджеры не забывают им звонить, потому что CRM напоминает о ближайших задачах. Менеджеры тоже довольны — им не нужно каждый раз тратить время на подготовку и отправку коммерческих предложений, а затем на согласование документов с юристами. У них появилось больше времени на продажи, теперь они больше зарабатывают.
Вы тоже довольны. За два месяца работы с CRM удалось найти узкие места в воронке продаж и подкорректировать бизнес-процессы. Теперь каждая заявка обрабатывается быстрее, повторных продаж тоже стало больше, потому что CRM напоминает и об этом.
Еще вы в режиме реального времени видите, как выполняется план продаж, кто из сотрудников его перевыполняет, а у кого показатели отстают. Еще вы стали принимать больше стратегических решений. CRM анализирует всю информацию о продажах, вы понимаете, какие направления стоит развивать, а какие лучше притормозить. Больше верных решений — больше прибыли.
Что такое ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) — это система управления и планирования ресурсов, программа, в которой хранится вся информация о бизнес-процессах и заказах компании, она синхронизирует деятельность разных подразделений. Основная цель ERP — это сбор и структурирование информации, а также автоматизация процессов.
ERP — это совокупность разных программных модулей, в которых могут работать сотрудники. Например, специалист по продажам вносит в базу заказ, а все остальные получают информацию о нем и план действий: на производстве понимают, что и когда нужно сделать, на складе без привлечения специалиста проверяется нужное количество ресурсов, а отдел закупок получает данные о ресурсах, которые нужно дозаказать. Кроме этого, вся информация о заказе сразу доступна бухгалтерии — специалисты могут сразу подготовить и сгенерировать нужную документацию.
ERP — это серьезное программное обеспечение, как правило, оно требует дорогостоящего внедрения и отладки.
Отличие ERP от CRM
Сравнивать CRM и ERP не совсем корректно: первая — это система автоматизации и контроля продаж, а вторая — система управления ресурсами, бизнес-процессами в организации.
В CRM вы начинаете работу на этапе заявки и постепенно доводите человека до стадии сделки и повторных продаж. ERP начинает работать на этапе сделки — когда нужно выполнить полученный заказ, отгрузить продукцию, проанализировать финансовое состояние компании. Хотя, разумеется, какой-то четкой классификации нет — разработчики CRM порой встраивают в свою программу элементы ERP, а в ERP-системах CRM часто являются одним из блоков, которыми можно пользоваться.
CRM — это система управления клиентами. ERP — система управления процессами в бизнесе, в которую может входить в том числе и CRM.
Что выбрать — CRM или ERP
Универсального ответа нет, все зависит от специфики бизнес-процессов, размера организации и ваших задач.
ERP пригодится, если ваша компания сосредоточена на повышении эффективности производственных отделов и логистики, если вам нужно сократить производственные издержки, сроки исполнения заказов и увеличить объем выпускаемой продукции.
ERP внедряют в компаниях, где нужно постоянно контролировать загруженность производства, наличие сырья и контрактов на его поставку. Как правило, такие системы есть на заводах, в строительных организациях, на пищевом производстве.
CRM нужна, если вы планируете активно развивать отдел продаж, если именно продажи играют в вашей организации весомую роль. Система нужна для анализа эффективности, автоматизации и систематизации процессов.
Увеличьте прибыль с помощью интуитивно понятной CRM для управления продажами.
CRM поможет, если в бизнес-процессах есть проблемы.
CRM подходит тем, кто занимается малым бизнесом, специализируется на сделках, которые предполагают хотя бы один прямой контакт с клиентом. Она полезна и тем, кто продает с помощью звонков, писем и встреч с клиентами. Не лишней CRM будет и для компаний, специализирующихся на оптовой торговле, розничных продажах с чеками на приличные суммы или долгим циклом сделки. Это могут быть компании из сферы e-commerce, FMCG, а также автодилеры, фирмы, предлагающие финансовые и страховые услуги, продавцы спецоборудования, HoReCa и прочий бизнес, где нужно предлагать товары и услуги, отслеживать работу сотрудников и контролировать продажи.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Что такое ERP система
Многие компании по мере роста бизнеса приходят к пониманию, что им требуется какая-то ERP-система. Если в малом бизнесе удается обойтись без этого инструмента, то средний бизнес с каждым днем активнее пользуется подобными средствами. Но чтобы выбрать ERP-систему, и даже для того, чтобы понимать, требуется ли в бизнесе этот продукт и какие преимущества принесет его использование, важно правильно понимать, что это такое.
В своих статьях я часто занимаюсь описанием различных понятий. Как известно, чтобы продать какую-либо услугу, покупатель должен понимать, что это такое и почему ему эта услуга необходима. При этом очень важно договориться о терминах, только в этом случае результат будет соответствовать ожиданиям клиента. При этом термин ERP является одним из самых сложных и спорных.
Описание ERP системы
ERP – термин маркетинговый. Чтобы понять, о чем идет речь, а также изучить историю происхождения этого сокращения, можно обратиться к Википедии:
ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) — организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности[1][2]. ERP-система — конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP. Википедия
Это определение абсолютно верное, но относительно сложное для восприятия, особенно, если человек незнаком с такими понятиями, как «балансировка ресурсов» или «модель данных». При этом важно понимать, что термин ERP является, прежде всего, маркетинговым, и не имеет под собой какой-то глубокой методической базы. А потому я предлагаю такое определение:
ERP – это, прежде всего, информационная система, которая позволяет хранить и обрабатывать большинство критически важных для работы компании данных.
Что такое критически важные данные? И почему я говорю «большинство»? Дело в том, что некоторые ERP-системы имеют модуль «Производство», при этом он является отдельным программным продуктом, который не подключен по умолчанию к другим системам и блокам. Другие пытаются совмещать в себе все возможные процессы, необходимые для работы компании. Можно ли считать разные виды ERP полезными? Естественно, ниже я остановлюсь на этом вопросе подробнее. А сейчас вернемся к терминам.
Из чего состоит ERP система
Все ERM-системы, независимо от того, кто их разработчик, объединяет общая архитектура, которую можно описать следующим образом:
1. Ядро. Программная среда, в которой будет производиться работа, для которой можно писать какие-то надстройки и компоненты.
2. Базовый функционал. Перечень справочников и функций, без которых не может работать ни одна компания. Это справочник пользователей с правами доступа, справочник клиентов, справочник товаров/услуг и т.д. Этот функционал встроен в платформу, в отличие от модулей он не может отключаться.
1. Модули внутреннего использования. Этот уровень – подключаемые модули, которые используются сотрудниками компании. Это управление складом, производство, бухгалтерия, CRM и пр. Модули можно подключать, отключать, настраивать силами специалистов по внедрению. В стандартный набор обычно входят — MRP, HR, CRM, Управление снабжением и закупками.
2. Модули работы с внешними пользователями. Этот слой содержит в себе модули, необходимые для взаимодействия с внешними пользователями, потенциальными и реальными клиентами компании, партнерами, пользователями продукции, поставщиками и покупателями. Это может быть интернет-магазин, личные кабинеты для поставщиков и покупателей на корпоративном сайте и тому подобные решения. Некоторые ERP-системы содержат в себе готовые CMS-системы для создания интернет-магазина или корпоративного сайта с нуля, другие предлагают только отдельные инструменты «надстройки» к сайту и/или клиентские приложения (для мобильных и планшетов).
3. Коннекторы — готовые решения для связи со сторонними приложениями. Чаще всего используют API из ядра платформы. Позволяют интегрировать телефонию, настроить обмен данными с сайтом или любыми программными продуктами и системами. Коннекторы предназначены только для обмена данными и обычно используются для обмена данными с EDI,
CMS, CAD, BI, OLAP и др. То есть с теми системами которые не входят в EPR, но используются в компании.
Описанная выше структура характерна для ERP с логической точки зрения. У некоторых систем нет ярко выраженной модульности, они все уже встроены в программу, но использовать их можно отдельно друг от друга по мере необходимости. Другие называют отключаемые модули подсистемами. А часть ERP-систем выделяют все модули действительно в отдельные продукты. И предлагают купить ядро, а к нему – перечень модулей на выбор. С возможностью в будущем покупать и добавлять возможности по мере необходимости.
Преимущества модульной структуры ERP
Важным преимуществом ERP систем является возможность подключать и применять любой из модулей (внутренний или внешний) в сжатые сроки. Причем, возможности, которые таким образом подключаются к ERP, добавляются в систему абсолютно «бесшовно». В этом заключается важное отличие ERP от интеграции нескольких программных продуктов между собой или от системы, которая выросла из специализированной за счет многочисленных доработок и надстроек силами собственных или приглашенных IT-специалистов.
Нередко я слышу от клиентов фразу «мы разработали свою ERP-систему». На самом деле в этом случае применяется не ERP, а некое подобие, разросшееся из какой-то специализированной системы. Например, начали работать в CRM, потом дописали к ней модуль для работы склада, настроили обмен данными с бухгалтерскими программами и т.д. Или начали с учетной системы и сайта, и также – проводили интеграцию, дописывали модули, все это каким-то образом «стыковали» друг с другом.
Все это не является ERP системой. Основное отличие ERP от любых подобных программ заключается в том, что ERP изначально создается в виде конструктора из платформы и модулей, которые можно подключать по мере необходимости. Здесь уже предусмотрены самые разные возможности.
ERP – это продукт, который изначально создан, с одной стороны, для масштабируемости, а с другой – для обеспечения максимума возможностей.
В ERP системе очень четко разделены границы модулей. И отключение любого из них (кроме некоторых базовых справочников и возможностей) никак не повлияет на работу оставшихся. В самописных системах, которые разрастаются из специализированных, как правило подобная архитектура не предусмотрена. И если вы отключите возможности, например, бухгалтерии, скорей всего, программа перестанет работать или будет работать не корректно. Потребуется вмешательство программиста и значительные доработки. Подобные программные продукты, как правило, используют общие документы и компоненты в них тесно переплетены между собой. Архитектура ERP – по-настоящему модульная. И это очень важно понимать.
Т.е. если вы выбираете ERP-систему, вы получаете единую систему для автоматизации различных подразделений вашей компании плюс широкий перечень возможностей для развития. Вам очень долго не потребуется менять программный продукт, достаточно будет вызвать специалистов, которые помогут подобрать и подключить готовые модульные решения. А их существует огромное количество для самых разных сфер бизнеса и особенностей работы.
Для чего используется ERP система?
Внедрение любой ERP-системы позволяет получить определенные преимущества и особенности. О том, кому и зачем необходимо внедрение ERP, давайте разберемся подробнее.
Принцип единой базы данных: контроль, управление, точность и оперативность
Для понимания этого принципа давайте представим компанию до и после внедрения ERP. Допустим, организация имеет собственное производство. Вероятнее всего, учет на производстве ведется в таблицах Excel либо в специализированной программе. Складской учет работает в собственной учетной системе, бухгалтерия – в бухгалтерском программном обеспечении. Передача данных от подразделения к подразделению производится в виде бумажных документов, а иногда даже в устной форме, после чего вручную вносится в нужную систему учета.
Такой подход очень сильно зависит от человеческого фактора, в итоге, сведения поступают с задержками, часто – значительными. Нередки искажения и ошибки, а в некоторых случаях какие-то данные вообще не поступают в систему по причине человеческого фактора, что приводит к сбоям в работе, необходимости в регулярных сверках и т.д. Более того, любая ошибка и последующее исправление может привести к значительным убыткам. Например, ошибка в коде или размерах при передаче данных из проектировочного отдела на производство оканчивается очень печально, так как производится в итоге совсем не то, что было заказано и спроектировано. Возникают простои, списания брака или избыток товаров на складе, срыв сроков по договору с клиентом и т.д.
В случае внедрения ERP системы создается единая база данных, в которую собирается вся информация, используемая разными подразделениями. В этом случае процент ошибок значительно снижается, так как данные вносятся в систему один раз специалистом, после чего считываются автоматически всеми подразделениями в необходимом для работы формате и кодировке.
Кроме того, скорость передачи данных при применении единой базы становится мгновенной. Т.е. сразу после того, как проектировщики или специалисты по продажам внесли в базу заказ, его видят в проектном отделе или на производстве. Также и отметка об оплате появляется на заказе сразу после того, как бухгалтерия получила сведения из банка. Снижается число ошибок, связанных с человеческим фактором, а те, которые все же возникают, устраняются значительно быстрее.
А потому ERP система необходима компаниям, для которых скорость и точность передачи данных между подразделениями является критическим фактором.
Гибкость в работе компании с учетом изменений рынка
Если компания нацелена на максимальное соответствие постоянно меняющимся условиям рынка и потребностям клиентов, ей просто необходимо оперативный обмен данными между подразделениями и оперативность принятия управленческих решений.
Небольшая компания в случае поступления нетипичных заказов или изменения объемов закупки тех или иных товаров, конечно, может обойтись и без ERP-системы. Когда все сотрудники работают в одном небольшом офисе, всегда можно скоординировать действия между собой, а заказ сформировать на основе данных из заказов даже в Excel-таблицах.
В условиях среднего бизнеса, где имеются несколько подразделений, филиалов, возможно, свое производство, единая база данных и оперативный обмен данными в условиях меняющихся потребностей покупателей становятся критичны. Важно, чтобы вся информация собиралась в сжатые сроки, производились своевременные закупки, а также вносились оперативные изменения в план производства и поставок. Здесь без единой системы с общей базой данных не обойтись.
Сложные бизнес-процессы: интеграция уже не помогает
Еще один случай, когда без ERP-системы не обойтись, это компании, в которых по мере роста и развития появляются сложные процессы, требующие значительных объемов обмена данными. На определенном этапе интеграция между несколькими программными системами становится сложной, громоздкой и нерентабельной. ERP система становится решением этой проблемы.
Что получает бизнес от внедрения ERP
ERP — это, прежде всего, возможность объединить все бизнес-процессы в одной мощной и удобной системе, а потому преимущества решения можно перечислять долго. Ниже я выделил только некоторые, которые я считаю наиболее значимыми:
Что важно знать при выборе ERP системы
Один из первых вопросов, которые возникают при выборе любого программного обеспечения – это выбор между Saas или Stand-Alone, т.е. оплачивать доступ к системе, расположенной в «облаках» или покупать «коробочное решение». Подробно об этом выборе я рассказывал в статье Что такое CRM-системы и как их правильно выбирать?
В случае ERP-систем существует точно такой же выбор, как и при внедрении CRM-систем. Вы также можете обратить внимание на SAAS-решения или купить и внедрить “коробку”. Но есть один нюанс, который очень важно учитывать. Дело в том, что ERP — система сама по себе крупная, включающая большое число возможностей. Фактически, в ней объединяются все данные о работе компании. И в случае применения “облака” будет крайне сложно сменить сервис, если в этом возникнет необходимость. В отличие от CRM-систем, которые очень популярны как раз в варианте SAAS, массив данных в ERP объемен и громоздок, и в случае перехода с одного программного продукта на другой, возникает вопрос, что с ними делать.
А потому имеет смысл ориентироваться на покупку программного продукта «в коробке» и последующую его установку на собственных или арендованных серверах. Итак, на что нужно в первую очередь обращать внимание:
Недостатки ERP-систем
Недостатки этого типа программных продуктов являются следствием их преимуществ. Единая база данных и единая система порождают значительное количество связей, высокую сложность самой системы и высокие требования к аппаратной (серверной) части. А потому для организации работы ERP-системы необходимо мощное оборудование, что влечет за собой соответствующие затраты.
Еще одна проблема, которая очень часто возникает при внедрении ERP системы, это обеспечение безопасности данных. Так как в системе работают все подразделения и сотрудники компании, то и права доступа необходимо настроить для каждого свои. И если при использовании отдельных специализированных программ обычно требуется создать несколько уровней доступа (рядовой сотрудник, начальник подразделения, руководитель), то система прав доступа в ERP получается сложной. Здесь нужно настроить и доступ к модулям для разных подразделений, и внутри каждого отдела настроить иерархию. Столь сложная настройка часто приводит к ошибкам и требует дополнительного времени на тестирование и отладку.
Кроме того, применение единой системы с единой базой данных при всех своих преимуществах также содержит в себе определенную проблему. Если по той или иной причине перестает работать ERP-система (отключается электричество или возникают другие проблемы на сервере), останавливается работа всей компании. А потому необходимо особо внимательно отнестись к обеспечению надежности работы серверной части и своевременному техническому обслуживанию.
Также ERP-системе присущи недостатки, которые характерны для всех сложных систем, а именно — высокий уровень вхождения и, соответственно, высокий уровень затрат на внедрение.