Интегрированная система менеджмента что это такое
Интегрированная система менеджмента что это такое
Информация о мерах, принимаемых Ростест-Москва по предупреждению распространения коронавирусной инфекции
Интегрированные системы менеджмента,
или ДВА в ОДНОМ. А то и ТРИ!
Интегрированная система менеджмента (ИСМ) – часть системы общего менеджмента организации, отвечающая требованиям двух или более международных стандартов на системы менеджмента.
Интегрированная система менеджмента:
один плюс один – больше, чем два!
Преимущества Интегрированной системы менеджмента в сравнении с использованием нескольких самостоятельных, параллельно действующих систем менеджмента, очевидны. Начнем с того, что интегрированная система менеджмента объединяет в себе возможности (все лучшее и необходимое!) каждой из интегрируемых систем менеджмента. И это тот случай, когда вслед за Аристотелем можно повторить: один плюс один больше, чем два.
Если же говорить в современных терминах, то при интегрировании возможностей разных систем менеджмента срабатывает синергетический эффект, выражающийся в том, что результат от согласованных действий всегда выше, чем арифметическая сумма отдельно достигнутых результатов.Есть от интеграции и чисто прагматический резон: создание, вместо нескольких, одной Интегрированной системы менеджмента и последующее ее обслуживание (внедрение, документирование, развитие) менее трудоемко и менее затратно.
Организационно-методическим фундаментом Интегрированных систем менеджмента служат МС ИСО серии 9000. Не только потому, чтостандарты ИСО серии 9000 вводились первыми. Их «исключительность» предопределена тем, что сформулированные в них базовые понятия и принципы, в наибольшей степени отвечают понятиям и принципам общего менеджмента.
Убить трех зайцев
Зачем предприятия используют интегрированную систему менеджмента
Зачем предприятия используют интегрированную систему менеджмента
Многие компании, которым необходимо иметь сразу несколько сертификатов, используют интегрированную систему менеджмента (ИСМ). Она позволяет внедрить от двух и более стандартов единовременно, уменьшить документооборот, убрать все «ненужное» и снизить финансовые затраты. О преимуществах и трудностях интегрированной системы рассказал генеральный директор ООО «Афипский НПЗ» Сергей Кращук.
Содержание
Почему ИСМ
Для российских предприятий, ориентированных на зарубежные рынки (а Афипский НПЗ отправляет свою продукцию только на экспорт), принципиальное значение приобретает сертификация систем качества на соответствие международным стандартам. Интеграция трех систем (качество, экология, профессиональное здоровье и безопасность) — главная предпосылка для устойчивого развития. Интегрированная система менеджмента — это часть системы общего менеджмента организации, отвечающая требованиям двух или более стандартов (в данном случае отвечающая требованиям трех стандартов ИСО), а именно ИСО 9001-2015 (качество), ИСО 14001:2015 (экология) и OHSAS 18001:2007 (профессиональное здоровье и безопасность).
Работа по внедрению ИСМ на Афипском НПЗ началась более 10 лет назад. Были единовременно внедрены сразу три стандарта: ИСО 9001, ИСО 14001 и OHSAS 18000 и пройден сертификационный аудит. Интеграция этих трех систем менеджмента позволяет достичь оптимального баланса между текущими финансовыми, производственными, социальными, экологическими и другими показателями. Это и стало толчком для внедрения на предприятии ИСМ.
У нас единая политика для этих трех направлений (качество, экология и охрана труда), которая соответствует требованиям этих стандартов. На предприятии за качество отвечает заместитель генерального директора по производству и технологии, за безопасность труда — заместитель генерального директора по промышленной безопасности и охране окружающей среды, а за экологию — главный эколог. За всю интегрированную систему на предприятии отвечает отдел по ИСМ, который координирует всю работу по системе, готовит подразделения к внешним аудитам, оказывает помощь в разработке документов.
В связи с тем, что предприятие является опасным производственным объектом, для него обязательны стандарты ИСО 14001 и ИСО 45001 (пока действует OHSAS 18000), но было принято решение внедрить еще и систему качества. Ее наличие поможет продемонстрировать заинтересованным сторонам, зарубежным партнерам то, что продукция действительно качественная и соответствует требованиям не только местных, но и международных документов. Поэтому на Афипском НПЗ внедрены и функционируют три системы.
Объединение стандартов в ИСМ дает оптимизацию документации и позволяет не плодить большого количества бумажек. Для каждой системы требуется определенный набор документов, а все эти стандарты в принципе имеют похожие требования. кроме того, по отдельности внедрять эти стандарты очень затратно. Сертификационный аудит единой системы стоит в три раза меньше.
Прозрачность
В стандартах ИСО содержатся требования к документам, которые у нас обязательно должны быть. А насчет остальных — предприятие решает само, насколько они нужны. У нас много дополнительных стандартов и инструкций, потому что персоналу с ними легче работать. Все они вводятся в действие приказом. Основной наш документ — это Руководство по системе, в котором описаны все три направления. Если новый человек пришел на работу, ему не дашь сразу все 33 стандарта— для начала достаточно прочитать Руководство. У него уже появится представление о системе, работе и продукте. В Руководстве 42 страницы, информация изложена кратко и по существу, много ссылок на другие документы, повторов нигде нет.
Основными документами также можно назвать политику компании и цели, которые разрабатываются каждый год. Они охватывают все: экологию, охрану труда, логистику и другие направления. Для каждой цели мы делаем программу мероприятий, в которой прописываем конкретные действия и сроки их выполнения.
На предприятии есть общий портал и папка, где собраны все стандарты, отчеты по аудитам, документы по охране труда. Все, у кого есть компьютер, подключенный к сети, имеют доступ к этой папке.
Все документы по системе доступны для всех сотрудников. Ежегодно составляется отчет по анализу интегрированной системы менеджмента со стороны руководства, который также является обязательным требованием системы. В нем содержится вся годовая работа по системе: анализ целей, программ, итоги функционирования процессов, а также рисков по этим процессам. Помимо этого, он включает мероприятия по улучшению функционирования системы на будущий год. Данный отчет подписывается на итоговом совещании, на котором присутствуют все руководители подразделений, после чего он размещается на сервере предприятия в общей папке и доступен для ознакомления всем сотрудникам предприятия.
Координация в ИСМ
Ошибочно думать, что один человек управляет системой, это, прежде всего, люди, которые работают на предприятии: от высшего руководства до обычного сотрудника, которые делают большой вклад в деятельность системы.
Бытует мнение, что при внедрении ИСМ увеличивается кольцо согласований и подписей. На предприятии раньше была такая ситуация, когда документы на согласование в течение длительного времени лежали у некоторых руководителей, потому что они считали, что план производства важнее подписать, чем, например, стандарты. Два года назад была установлена программа 1С, через которую процесс согласования занимает считанные часы, проблема полностью ушла. Теперь процесс согласования и утверждения документов значительно ускорился.
Ради покупателя
В настоящее время все чаще ходят разговоры о том, что сертификаты ИСО можно купить — то есть их внедряют формально. Мы выбирали орган по сертификации, который имеет аккредитацию в Швейцарии, — SGS Vostok Limited. Это надежная компания, у которой можно заработать сертификат лишь реальным трудом.
Орган по сертификации имеет огромное значение для наших партнеров. Все нефтяные компании — «Лукойл», «Газпром», «Роснефть» — сертифицированы организациями, которые имеют международную аккредитацию. Самый первый сертификационный аудит мы проходили в Bureau Veritas, а потом перешли в SGS. Они одного уровня, но SGS проводит дополнительные лабораторные исследования, и мы выбрали единого поставщика услуг — так удобнее.
ИСМ работает эффективно: в прошлом году был ресертификационный аудит, мы прошли его без единого несоответствия. Как у такого большого предприятия нет ни одного несоответствия? Легко — потому что система работающая, она зрелая. Внедрение любой системы направлено на то, чтобы был доволен заказчик, конечный потребитель. Он у нас удовлетворен, нет ни одной рекламации, это самый важный показатель.
Что главнее?
Вопрос приоритетов — он философский. Для меня приоритетны все направления, для главного эколога — ИСО 14000, для службы охраны труда — OHSAS 18000, для лаборатории — качество. Я думаю, в нашем случае без одной системы не существовало бы другой. Конечно, больше всего взаимодействуют между собой экология и охрана труда, но качество — основополагающее.
Когда у предприятия уже есть система менеджмента качества, ему намного проще разработать остальные системы, потому что она является базовой. В ней и политика, и процессы. Процессный подход и PDCA хорошо работают именно в системе менеджмента качества. И эта система объемнее, она включает в себя и инфраструктуру, и взаимодействие с потребителями, и, допустим, жизненный цикл продукции — начиная от поставки сырья, производства и заканчивая логистикой, продажей потребителю. Я бы даже сказал, что экологический менеджмент и охрану труда намного проще внедрить и сертифицировать, нежели качество. Поэтому на многих предприятиях нефтегазовой отрасли интегрирована система, состоящая только из экологии и охраны труда.
Как проходят аудиты?
Ежегодно на предприятие приезжают ведущие аудиторы органа по сертификации — для того, чтобы удостовериться, что система функционирует, и подтвердить действие выданных сертификатов. Аудит проводится в соответствии с программой, которую составляет ведущий аудитор, программа охватывает все пункты стандартов, но вот подразделения не все, так как аудиты носят прежде всего выборочный характер.
В данном аудите принимают участие не только подразделения, но и высшее руководство. Аудит проводится в формате интервью (чаще всего именно с руководителем подразделения), но также проверяются документы, записи: это и стандарты, и положения о подразделениях, и должностные инструкции, и все документы, относящиеся к деятельности подразделения. Так как аудиты третьей стороны мы проходим не один год, у нас были и несоответствия, которые носили некритический характер. Их не надо бояться, так как на закрытие данных несоответствий дается 90 дней, а статус выполнения действий по выданному несоответствию проверяется только на следующем надзорном или сертификационном аудите.
Совместимость инструментов и подходов
Все инструменты хорошо совмещаемы, так как все стандарты основаны на процессном подходе и на цикле Деминга. Эти методы работают и в экологии, и в качестве, и в охране труда.
Если говорить о трудностях, то это, наверное, какие-то статистические методы. Сейчас сложности есть в работе с рисками, с их определением и мероприятиями по предотвращению. Потому что до выхода новых стандартов риски были определены только по охране труда. А сейчас в новых версиях появился риск-менеджмент, по нему часто возникают вопросы.
Приведу пример. Есть основополагающий процесс — стратегическое развитие. Какие могут быть риски? Главный — приостановка деятельности предприятия. И здесь важно различать риски и риск-факторы. Риски — это возможность возникновения какого-то опасного события, а риск-факторы — это те действия, которые могут способствовать возникновению события. Их часто путают, люди считают, что риск — это нарушение требований законодательства в области охраны труда или, допустим, смена политики управляющей компании. Но на самом деле это — риск-факторы. А риск конкретный — это опасная ситуация, которая может привести к глобальным последствиям, таким как приостановка действия предприятия, а это уже крупные финансовые потери.
В текущем году, когда приезжали аудиторы, были вопросы по рискам, мы проводили мероприятия по улучшению. Работа с рисками нам еще предстоит: в следующем году мы будем переходить на ИСО 45001, там тоже будут изменения, связанные с рисками.
О сопротивляемости сотрудников, трансформации риск-ориентированного подхода в Афипском НПЗ и направлении внутренних аудиторов читайте в следующем материале.
ЧТО ТАКОЕ ИНТЕГРИРОВАННАЯ СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА (ИСМ)?
Интегрированная система менеджмента (ИСМ) представляет собой совокупность двух и более систем менеджмента, функционирующих как единое целое.
За последние годы многие организации все чаще внедряют несколько ИСМ, с целью активного развития и повышения уровня конкурентоспособности.
Наиболее распространенными составляющими ИСМ организации являются система менеджмента качества по ГОСТ Р ИСО 9001, система экологического менеджмента по ГОСТ Р ИСО 14001, система управления охраной труда по ГОСТ 12.0.230-2007 (OHSAS 18001), а также другие системы менеджмента.
Для чего необходима интегрированная система менеджмента?
Для многих российских организаций, которые стремятся на равных конкурировать с западными компаниями, существенное значение приобретает сертификация на соответствие стандартам, признанным не только в России, но и за рубежом.
Интегрированная система менеджмента обеспечивает согласованность и структурирует действия внутри организации.
Интегрирование систем менеджмента, которые отвечают требованиям одновременно нескольких международных стандартов, является перспективой для стабильного развития организации или предприятия.
Важно отметить, что сертификация интегрированной системы менеджмента объединяет в себе преимущества каждой из входящих в ИСМ систем менеджмента. Интегрированная система менеджмента (ИСМ) наиболее оптимально позволяет выполнить требования по повышению уровня экологии, безопасности, качества и пр.
Введение
В последнее время вопрос внедрения интегрированных систем менеджмента (ИСМ) становится все более актуальным для российских компаний, которые сталкиваются с серьезной конкуренцией со стороны западных и некоторых отечественных, подтвердивших сертификатами свои достижения в области управления качеством, экологией и профессиональной безопасностью.
Не вызывает сомнений, что внедрение группы стандартов как интегрированной системы более экономично и эффективно по сравнению независимым внедрением нескольких стандартов на системы менеджмента. Однако, несмотря на актуальность проблемы и эффективность внедрения ИСМ, в литературе встречается крайне мало рекомендаций по этому вопросу.
В настоящей статье будет дано описание особенностей и преимуществ интегрированных систем менеджмента, а также рассмотрена задача разработки ИСМ на основе международных стандартов ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 и OHSAS 18001:1999.
Модель интегрированной системы менеджмента, кратко описанная в рамках настоящей статьи, может применяться на предприятиях практически любых отраслей и форм собственности. Это обусловлено, в первую очередь, межотраслевым характером стандартов, требования которых интегрированы.
Что такое ИСМ?
Под интегрированной системой менеджмента (ИСМ) следует понимать часть системы общего менеджмента, отвечающую требованиям двух или более международных стандартов и функционирующую как единое целое. Очевидно, что ИСМ не следует отождествлять с системой общего менеджмента организации, объединяющей все аспекты деятельности организации, поскольку ИСМ не затрагивает вопросы финансового, инвестиционного менеджмента, менеджмента ценных бумаг и т.д.
О тождественности понятий «интегрированная система менеджмента» и «система общего менеджмента» можно будет говорить лишь после того, как будут разработаны стандарты на все области, охватываемые общим менеджментом организации. Исходя из этого, логично предположить, что создание ИСМ будет происходить до тех пор, пока не будут стандартизированы все области общего менеджмента, что может оказаться неопределенно длительным процессом. Далее будут рассмотрены преимущества ИСМ.
Что дает ИСМ?
Как построить ИСМ?
Построение интегрированной системы менеджмента, что называется «с нуля», должно строиться на принципах, установленных в международных стандартах менеджмента. При этом в качестве базовых должны приниматься принципы менеджмента качества, в первую очередь, такие как процессный подход, системный подход, лидерство руководителя, вовлечение работников и постоянное улучшение. Реализация именно этих принципов позволяет наилучшим образом обеспечить интегрирование положений стандартов на отдельные системы в единый комплекс.
Принципы процессного и системного подхода могут быть реализованы путем построения целостной модели процессов ИСМ согласно требованиям выбранной группы стандартов. Модель строится с использованием методологии IDEF0, которая позволяет с достаточной степенью детализации описать требования ИСМ, и в то же время оставляет возможность для дальнейшей декомпозиции. Это обстоятельство обеспечивает возможность адаптации универсальной модели ИСМ практически в любой организации. Помимо этого, методология IDEF0 принята Госстандартом России в руководящем документе «РД IDEF0-2000 Методология функционального моделирования» /1/. Документ описывает семантику нотации IDEF0, правила и методику структурированного графического описания процессов и является правовой базой для применения этой методологии в России.
Модель ИСМ
Общая глубина декомпозиции модели достигает 5 уровней, однако регламент настоящей статьи не позволяет привести модель полностью, а также дать развернутый комментарий к каждому из представленных процессов.
Интегрирование систем менеджмента (качества, экологии, безопасности и социальной ответственности, безопасности продуктов питания и др. ), отвечающих требованиям международных стандартов, следует рассматривать как предпосылку для устойчивого развития организации.
ИСМ не следует отождествлять с системой общего менеджмента организации, объединяющей все аспекты деятельности организации. Понятие «интегрированная система менеджмента» носит ограниченный характер, хотя и является более комплексным, чем понятие о каждой из тех отдельных систем менеджмента (система менеджмента качества, система экологического менеджмента и др.), которые объединены в ИСМ. Даже при внедрении в организации всех действующих в настоящее время международных стандартов менеджмента интегрированная система менеджмента не будет тождественна системе общего менеджмента организации, т.к. область ее распространения пока еще не включает финансовый менеджмент, менеджмент персонала, инновационный менеджмент, менеджмент рисков, менеджмент ценных бумаг и др.
Реализация любой из стратегий развития предприятия, будь то наращивание объемов выпуска продукции, пользующейся спросом, или расширение географии продаж, или развитие сети мобильных филиалов на внутреннем и зарубежном рынках, невозможна без определения круга потребителей, планирования выпускаемой продукции и разработки применяемой технологии. Таким образом, главной задачей при создании интегрированной системы менеджмента предприятия является установление взаимосвязи между руководством и персоналом предприятия в рамках реализации стратегических целей предприятия
Интеграцию планируемых финансовых показателей роста предприятия и системы менеджмента качества (СМК), ориентированной на потребителя, через организацию соответствующих бизнес-процессов и подготовку персонала можно представить в виде «цепочки прибыльности» предприятия (рис Сбалансированная система показателей (ССП).
Сбалансированная система показателей
Интеграция финансового менеджмента и менеджмента качества на основе ССП и СМК осуществляется через уточнение политики и целей в области качества, направленных на обеспечение стратегических финансовых показателей, установленных в рамках ССП.
Универсальность методологии и требований стандарта ISO 9001 позволяют без особых трудностей на основе соответствующей его требованиям СМК привести ИСМ предприятия в соответствие с требованиями стандартов ISO 14001, OHSAS 18001, SA 8000 и ISO 27000. Как указано в, этому способствует близость структуры и состава объектов стандартизации этих документов. Следует отметить полную идентичность элементов и требований стандартов ISO 14001 и OHSAS 18001, с разницей лишь в их применении.
Интегрированная система менеджмента
Интегрированная система менеджмента представляет собой несколько систем управления, объединенных в единую структуру. Поскольку ИСМ не имеет никакого отношения к проблемам инвестиционного или финансового управления, ее не стоит путать со структурой менеджмента организации.
Цели разработки и внедрения
Интегрированная система менеджмента дает возможность обеспечить эффективное и согласованное взаимодействие всех бизнес-процессов, проходящих на предприятии. Внедрение и сертификация сразу нескольких стандартов в рамках ИСМ оказывается гораздо дешевле по сравнению с использованием отдельных стандартов ИСО. С помощью него:
Наиболее востребованные стандарты ИСО
Наиболее востребованными стандартами, которые входят в интегрированную систему менеджмента, являются OHSAS 18001, ISO 14001 и ИСО 9001.
Стандарт ИСО 9001 необходим для обеспечения эффективного функционирования системы качества на предприятия. Данный стандарт позволяет контролировать все процессы, проходящие на предприятии, помогая отслеживать возможные риски, предотвращать брак, финансовые потери. Кроме того, внедрение данного стандарта дает возможность рационально использовать имеющиеся ресурсы, правильно вести политику компании в отношении партнеров и клиентов, адекватно реагировать на вызовы современного рынка.
Стандарт ИСО 14001 помогает минимизировать негативные факторы, способные причинить ущерб природной среде. Внедрение на предприятии системы экологического менеджмента позволит руководству не допустить загрязнение экосистемы, избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов и улучшить свою репутацию в глазах потребителей и партнеров.
Стандарт OHSAS 18001 разработан с целью снижения производственного травматизма и предотвращения профессиональных заболеваний. Внедрение этого стандарта позволяет руководству предприятия не только позаботиться о безопасности своих сотрудников, но и поспособствует снижению расходов из-за компенсаций и штрафов в связи с производственными инцидентами.
Принципы систем менеджмента
ИСМ во многом базируется на семи основных принципах. К ним относятся:
Преимущества
К числу преимуществ внедрения ИСМ можно отнести:
С помощью ИСМ компания может решить ряд серьёзных проблем, которые могут возникнуть при последовательном внедрении тех или иных стандартов. Интегрированная система менеджмента исключает возможность дублирования должностных обязанностей сотрудников разных подразделений. Кроме того, она упорядочивает взаимосвязи между ними. Также ИСМ дает возможность целостного восприятия единой системы управления для качественного планирования и контроля.
Порядок внедрения
Для того чтобы внедрить ИСМ на предприятии, клиенту необходимо обратиться в центр по сертификации с заявкой. В ходе общения с консультантом будет определен порядок проведения работ, включающий:
Для чего нужен сертификат?
Сертификат ИСМ служит документальным подтверждением того, что на предприятии функционирует интегрированная система менеджмента, а это значит, деятельность этой организации является эффективной и прозрачной.
Для клиентов, партнеров и инвесторов информация о том, что ваша компания прошла сертификацию, оказывается весьма значимой, что способствует укреплению позиций вашего предприятия на рынке.
Порядок сертификации
После того как выбранные заявителем стандарты были внедрены на предприятии, можно приступить к следующему этапу – сертификации ИСМ. Сертификат выдается на основании акта аудиторов, осуществлявших проверку функционирования ИСМ в организации заказчика.
Специалисты сертификационного центра проведут все предусмотренные исследования. Результаты своей проверки они внесут в ак. На основании этого акта клиенту выдается сертификат ИСМ.
Обратитесь к экспертам центра «Севтест» за консультацией. Связаться с нами можно по телефону и с помощью электронной формы на сайте.
7 подводных камней при внедрении интегрированной системы менеджмента
Все чаще компании внедряют не один, а несколько стандартов на системы менеджмента. Это может быть комбинация из ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, ISO 22000 и т.д. Причем хорошей практикой является интеграция различных стандартов в единую систему менеджмента. Но не всегда интегрирование проходит успешно. О том, на что обратить внимание при создании интегрированной системы менеджмента, поговорим в этом статье.
Что значит «интегрированная» система менеджмента?
Интегрированная система менеджмента, согласно емкому определению рабочей группы по интегрированному менеджменту Королевского института качества CQI, – это система управления, объединяющая в себе две и более области деятельности организации, которые могли бы управляться посредством разных систем менеджмента в соответствии с разными стандартами. Какие это могут быть области? Например, качество, охрана труда, экология, пищевая безопасность, информационная безопасность, энергоэффективность и т.п.
Зачем интегрировать?
Идея общей системы основана на том, что в стандартах много дублирующих друг друга или близких положений, с которыми нет смысла работать по отдельности. Следующие факторы могут стать источниками экономии:
Причем в интеграции систем скрывается потенциал не только экономии издержек, но и повышения эффективности. Целое – больше суммы его частей, гласит знаменитая аксиома Аристотеля. И это именно так в отношении ИСМ. Предприятие – единый организм, и интегрированная система позволяет управлять им комплексно.
Например, появляется такой новый фактор, как пандемия. С точки зрения менеджмента качества, возникают риски потери поставщиков, остановки производства, невыполнения требований потребителя. С точки зрения охраны труда необходимо учесть риск заболевания сотрудников. По части экологии появляются новые отходы, которые могут потребовать специального обращения (емкости от дезинфицирующих растворов, маски, перчатки и т.п.). Рассматривая с разных сторон этот фактор, мы выявляем разные аспекты. Но управлять ими мы можем одним документом, в одном приказе определив мероприятия по снижению всех выявленных рисков и заведомо устраняя возможные противоречия.
Не так все просто…
Казалось бы, достоинства интеграции очевидны. Тем не менее, проекты по интеграции порой проходят болезненно для организаций и далеко не всегда приводят к успеху.
Не даром возникли такие серьезные многостраничные документы, как:
В них детально описываются особенности интегрированных систем, исходя из положительного и отрицательного опыта, накопленного компаниями из самых разных отраслей.
Мы не собираемся пересказывать эти документы, а лишь поделимся наблюдениями тех подводных камней, которые встречаются на практике.
Наблюдение 1. Сложности с распределением ответственности
Один из непростых вопросов при интеграции – распределение ответственности, особенно, если в компании уже существуют независимые друг от друга отделы качества, экологии, охраны труда. Предстоит решить, кто и за что впредь будет отвечать в рамках ИСМ?
Здесь есть два нюанса. Во-первых, редко можно найти универсального специалиста, разбирающегося и в экологии, и в охране труда, и в качестве. Во-вторых, есть вероятность, что каждый будет тянуть одеяло на себя, и нездоровая конкуренция вряд ли принесет пользу бизнесу.
Нет единственно правильного решения в этой ситуации, многое зависит от конкретных людей и контекста. Практика показывает, что достичь консенсуса помогает создание кросс-функциональных команд по разработке ИСМ, где голос каждого имеет вес.
Почему? Наталья Алиева приводит в пример слова генерального директора одной крупной российской производственной компании, в которой она проводила серию тренингов. В ходе совещания, на котором обсуждалось, кто возьмет на себя общее руководство интегрированной системой менеджмента, его позиция прозвучала так: «Конечно, я! Кто кроме меня может отвечать за систему управления бизнесом?».
Наблюдение 2. Неправильная последовательность действий
Одновременное внедрение требований нескольких стандартов в организации может снизить ее затраты. Источник экономии понятен – избежать повторяющихся действий. Однако порой разумнее может быть сначала внедрить одну систему менеджмента, а затем уже на нее добавлять модули других стандартов.
Работа сразу с несколькими стандартами без должного опыта и лидерства может привести к плачевным последствиям. Будут созданы процессы интегрированной системы, но из-за допущенных ошибок, механизм не заработает.
При этом достаточно много и удачных примеров интеграции нескольких систем менеджмента на этапе внедрения. Здесь факторами успеха будет грамотная подготовительная работа, должное внимание обучению и вовлечению персонала, а также профессионализм лидеров.
Наблюдение 3. Неуважение к специфике стандартов
Еще 10 лет назад интегрировать системы было гораздо сложнее, ведь каждый стандарт был составлен по-своему. Разделы и требования стандартов в области качества, экологии, охраны труда, пищевой безопасности и т.п. не стыковались между собой, каждая система жила по своим правилам.
Однако неверно полагать, что теперь все стало одинаково, и можно полностью унифицировать все процессы.
Действительно, в разделах 4, 5, 6, 7, 9 и 10 тексты всех стандартов очень похожи, и реализацию большой части требований из этих разделов вполне можно объединять. Однако в каждом стандарте есть и специфичные требования, связанные с назначением стандарта, которые, в основном, заключены в разделе 8 «Функционирование».
Кроме того, интегрировать можно не только стандарты, разработанные ISO, и тогда различий и в структуре, и в самой сути будет существенно больше. Например, в пищевой отрасли стандарты BRC или IFS.
При этом следует внимательно относиться к тем требованиям, которыми каждый стандарт отличается от других, т.е. не выплеснуть с водой ребенка.
Наблюдение 4. Игнорирование рисков для бизнеса
Все стандарты ISO на системы менеджмента говорят о риск-ориентированном мышлении. И в каждом стандарте идет речь о рисках, которые мешают достигать запланированных результатов организации, о рисках для бизнеса. Подход к управлению этими «системными» рисками может быть единым в рамках ИСМ.
Распространенная ошибка: специфические риски берутся в расчет, проводится их идентификация, оценка, разрабатываются меры управления. Но при этом забывают о рисках для бизнеса, не придают им значения, хотя они присутствуют во всех системах.
Наблюдение 5. Проблемы с коммуникацией
Это применимо к любой системе менеджмента, но к интегрированной в особенности. Здесь крайне важно доносить информацию персоналу (и письменно, и устно) «понятным» языком. Созданные в рамках ИСМ документы будут читать очень разные специалисты. Придется менять привычки и поведение людей, которые складывались годами, и без понимания, зачем это нужно, что и как нужно делать по-другому, паззл не сложится.
Технические термины должны «переводиться» на обычный язык, который будет понятен любому сотруднику. Убедиться в том, что формулировки ясны широкой аудитории, поможет вовлечение людей разного уровня, разной квалификации и с разным опытом для проверки создаваемой документации, аудио- и видеосообщений. Важно хорошо структурировать информацию, чтобы минимизировать риск недопонимания.
При этом нужно выработать единый стиль коммуникации вне зависимости от того, в отношении какой тематики идет «месседж». Экологи, специалисты по охране труда, качественники должны владеть искусством донесения информации до пользователя в равной степени.
Важная роль отводится в коммуникации топ-менеджменту. От того, как первое лицо в компании транслирует цели интеграции, зависит успех всего проекта. Зачем это компании? Как это поможет бизнесу стать устойчивее?
Обязательно нужно разъяснять персоналу взаимосвязь различных элементов ИСМ. Например, если в производстве произошел перерасход сырья из-за большого количества брака (сфера качества), это может привести к увеличению количества отходов (экологический аспект). Неисправное оборудование может привести к невыполнению плана (сфера качества), и одновременно это создает угрозу для здоровья сотрудников в связи с аварийной ситуацией (сфера охраны труда), а также могут появиться дополнительные отходы при остановке и последующем запуске оборудования (экологический аспект). Понимая эти взаимосвязи, люди могут управлять рисками комплексно.
Наблюдение 6. Отсутствие связи между ИСМ и KPI
Если на бумаге фигурируют интегрированные цели по качеству, охране труда и экологии, а в реальности оценка результатов работы людей ограничивается финансовыми критериями, ИСМ обречена.
Требования ИСМ должны отражаться в KPI сотрудников и бизнеса в целом. Так, рабочий на производстве должен понимать, что его оценивают не только по объему выработки, но и исходя из того, выполнял ли он свои задачи безопасно, согласно установленным экологическим нормативам и т.п. Аналогичное понимание должно быть у каждого сотрудника компании, вне зависимости от его уровня в иерархии.
Если работник считает, что показатель «Ноль несчастных случаев» — это показатель отдела охраны труда, а «Минимум брака» — это показатель отдела ОТК, значит, интеграция оставляет желать лучшего.
На самом деле, каждый процесс делает свой вклад в достижение этих целей. Процесс результативен, когда выполнены все KPI в рамках ИСМ: удовлетворение требований потребителей, отсутствие несчастных случаев, отсутствие инцидентов в области пищевой безопасности и т.д. И в системе целеполагания это должно быть четко прописано.
Иначе получится, как в старой доброй миниатюре: «здесь играем, здесь не играем, здесь рыбу заворачивали». Сейчас буду делать свой план небезопасно, а когда придет инженер по охране труда, буду делать безопасно (ведь это ему нужно, а не мне).
Наблюдение 7. Разлад с ИТ
Если в компании для разных процессов используются различные программные продукты, не совместимые между собой, это может создать существенную помеху для интеграции систем менеджмента. Если данные необходимо вносить параллельно в разные базы, а аналитику приходится выгружать из нескольких разных дашбордов и сводить ее воедино «на коленке», процесс интеграции будет буксовать. Поэтому важно на самом раннем этапе в проект интеграции вовлекать ИТ-специалистов.
ИТ-система должна облегчать интеграцию, предоставляя инструментарий для постановки целей, планирования действий, ведения записей на всем протяжении процессов, мониторинга и анализа деятельности.
Обилие информации в рамках ИСМ может создавать сложности для персонала и менеджмента при поиске нужных документов и принятии решений. Поэтому создание «дружелюбной» к пользователю системы, в которой есть логика, становится настоящим вызовом.
При этом в любой системе менеджмента есть чувствительная информация, утечка которой может нанести серьезный ущерб бизнесу. В условиях интегрированной системы, особенно, когда используются мобильные устройства для доступа к информации, следует продумать условия доступа, шифрование, зоны ответственности и т.п.
Предупрежден – значит, вооружен
Являются ли перечисленные подводные камни препятствием на пути внедрения ИСМ? Вовсе нет, при условии, что вы вовремя принимаете их в расчет и готовите адекватные контрмеры. Опыт компаний, чьи интегрированные системы менеджмента были успешно сертифицированы по двум и более международным стандартам, наглядное тому подтверждение.
ПОНРАВИЛАСЬ ЭТА СТАТЬЯ? ИНТЕРЕСУЮТ СТАНДАРТЫ ISO И СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА? ПОДПИШИТЕСЬ НА НАШУ РАССЫЛКУ И РЕГУЛЯРНО ПОЛУЧАЙТЕ ПОЛЕЗНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОБ ИЗМЕНЕНИЯХ В СТАНДАРТАХ, РАЗЪЯСНЕНИЯ ОТ АУДИТОРОВ SGS И ПРИМЕРЫ ЛУЧШИХ ПРАКТИК.
О КОМПАНИИ SGS
Группа SGS является мировым лидером в области независимой экспертизы, контроля, испытаний и сертификации. Основанная в 1878 году, сегодня SGS признана эталоном качества и деловой этики. В состав SGS входят свыше 2 600 офисов и лабораторий по всему миру, в которых работает 89 000 сотрудников.