Инвойс и проформа в чем разница

Чем инвойс отличается от проформы

Корректное оформление сопроводительной документации грузов при внешнеторговой деятельности во многом определяет безопасность и оперативность их перемещения. Одним из ключевых документов для международных операций является инвойс. Правильность его заполнения гарантирует оперативное прохождение таможенного контроля. Также в документообороте присутствует проформа-инвойс. Чем эти бумаги отличаются между собой и в каких случаях оформляется каждый из них, расскажут специалисты компании «Калипсо».

Почему эти понятия путают и почему важно разобраться

Отличия проформы-инвойса и инвойса на первый взгляд незначительны. Именно поэтому эти два документа часто путают. Они похожи по содержанию, однако имеют разный юридический вес. Проформа представляет собой предварительный расчет, который согласовывают между собой контрагенты. После обобщения всех нюансов на основе этого документа создается коммерческий инвойс. Он представляет собой платежный счет, который выписывает экспортер импортеру.

Важно знать! Контрагенты, ведущие свою деятельность только на территории России, не применяют инвойс. Внутри страны аналогом данного документа выступает счет на оплату.

Инвойс: задачи, особенности, содержание

Инвойс – обязательная составляющая ВЭД. Его оформлением занимается продавец с последующей передачей покупателю. При отсутствии этой бумаги транспортная компания может отказать в перевозке.

Строгого регламента оформления документа не существует, однако присутствует договоренность участников ВЭД в использовании формуляра-образца в рамках международной торговли. Такой документ разработан и рекомендован Европейской экономической комиссией ООН.

В него вносят следующие сведения:

Дополнительно указывают условия поставки согласно Инкотермс 2010. Каждый документ получает индивидуальный номер с датой и временем его оформления. Грузоотправитель делает пометку, которая подтверждает достоверность предоставленной информации. Документ заверяется печатью организации и подписью ответственного лица.

Важно знать! Многих клиентов интересует вопрос: должен ли содержать инвойс подпись покупателя. Поскольку в официальных рекомендациях нет подобного требования, в российском законодательстве принято решение о его избыточности.

Проформа: цели, особенности, содержание

Проформа является как бы репетицией коммерческого инвойса: она содержит предварительные сведения о товаре. Документ может составляться на груз, который оплачен частично или предусматривает безвозмездную пересылку.

Проформа актуальна для любого вида транспорта и может предоставляться таможенным органам в качестве подтверждения заявленной стоимости товара. Согласно действующим нормам, проформа-инвойс заполняется на 2 языках: английском и русском.

Документ содержит следующие сведения:

По опыту специалистов, чем полнее информация о товаре, его характеристиках и стоимости, тем выше вероятность беспроблемного таможенного оформления.

Важно знать! В проформе присутствует информация о цене и общей сумме товара, однако данные сведения не являются основанием для финансового расчета.

Оформление проформы актуально в следующих случаях:

Ротация документа выполняется при таможенной очистке: один экземпляр поступает сотруднику СВХ, второй остается у таможенного представителя.

Важно знать! Дополнительно в проформу могут быть засчитаны расходы на транспортный сервис. Такая опция позволяет не включать их в стоимость договора.

Отличия документов: что важно знать

Что такое проформа инвойс, мы рассмотрели раньше. Ниже представлен список ключевых отличий документа от коммерческого инвойса.

Образцы заполнения документов на русском и на английском

В описании товаров следует придерживаться максимальной подробности. Поскольку Женевские рекомендации не имеют точных инструкций, участники ВЭД придерживаются следующих пунктов:

Правила описания товаров

При заполнении инвойса необходимо выполнять детальное описание товара. Нельзя написать просто: женские футболки. Необходимо уточнить: состав материала, размер, цвет, торговую марку. Если у вас есть вопросы по заполнению инвойса, их можно задать юристам компании «Калипсо». Мы готовы помочь в правильном оформлении документации.

Также существуют товары с особыми требованиями, где необходимо дополнительно расписать характеристики.

Выводы

Проформа-инвойс и инвойс – документы, которые используют для эффективного ведения ВЭД. Комплексную помощь в их оформлении окажут юристы компании «Калипсо».

Источник

Проформа и инвойс: чем отличается и как заполнять?

Внешнеэкономическая торговля и международные грузоперевозки сопряжены с определенными требованиями, в том числе в отношении заполнения некоторых узкоспециализированных документов, например, инвойса-фактуры и проформы инвойса.

Если разъяснить смысл определений простыми словами, инвойс (invoice) – это счет, который выставляет продавец покупателю на оплату определенного товара. Это один из ключевых документов таможенного оформления. Именно он подтверждает прописанную в контракте стоимость товаров, подлежащих декларированию. Иногда коммерческий инвойс играет роль накладной к товарам, дает информацию о их происхождении.

Invoice, который выставляет продавец, говорит об обязательстве покупателя произвести оплату товара на условиях, прописанных в договоре купли-продажи. Это не относится к случаям покупки на условиях предоплаты.

Что такое проформа-инвойс?

Проформа-инвойс (proforma invoice) – это документ, отображающий предварительные сведения о перевозимом по международному контракту товаре. Здесь может указываться количество единиц, цена. Инвойс-проформа – это основание для выписки счета или коммерческого инвойса.

В таком документе возникает необходимость, если товар перевозят через границу на условиях предоплаты или в качестве гуманитарной помощи – безвозмездно. Это значит, что proforma invoice может быть выписан на уже отгруженную, но пока не реализованную продукцию, а также наоборот.

Информация, прописанная в проформе, может измениться после согласования условий сделки. Прописанная в инвойсе-проформе сумма не обязывает покупателя произвести выплату, она нужна только импортеру. Получить оплату на базе этого документа продавец (поставщик) не может.

Инвойс и проформа – в чем разница документов?

Как видим, термины «инвойс» и «проформа» имеют много общего, поэтому даже специалисты нередко отождествляют эти понятия и считают их идентичными. Документы действительно похожи, однако, каждый из них имеет особенности:

Таким образом, после уточнения всех сведений при отгрузке товара оформляется инвойс, который и выступает окончательным товаросопроводительным документом.

Заполнение коммерческого инвойса

Строгого регламента оформления документа нет, однако, за время международной коммерческой деятельности сформировались определенные требования к заполнению инвойса:

Дополнительно в документе необходимо указать условия поставки товара в соответствии с Инкотермс 2010. Каждый отдельный инвойс носит персональный номер, с датой и точным временем его оформления. Документ должно содержать пометку от грузоотправителя, которая бы подтверждала правдивость внесенной информации.

После окончания заполнения инвойса важно проверить, чтобы бумага содержала следующие важные сведения:

При заполнении документа очень многие интересуются, должен ли инвойс содержать подпись заказчика. В официальных рекомендациях не предъявляется такое требование, поэтому законодательство страны приняло решение о его избыточности.

Образец инвойса для экспорта

Наглядный образец заполнения инвойса вы можете посмотреть ниже. Если вы сомневаетесь, что сможете самостоятельно оформите аналогичный примеру коммерческий инвойс, советуем вам обратиться к профессионалам, которые исключат ошибки в оформлении документов и помогут быстро пройти таможенный пункт России.

Опись товара – что она включает?

Опись товара содержит сведения о конкретном товаре в отдельности. Если поставляется несколько аналогичных единиц, необходимо внести их как один, но с упоминанием количества. Обязательно вносятся серийные номера. Одинаковые позиции с различными серийными номерами указывают в одной позиции, а графа «серийные номера» заполняется простым перечислением. Аналогичным образом поступают с идентичными товарами и разными серийными номерами – данные проставляют по порядку в графе «серийные номера».

Информация о товаре на экспорт, которая прописывается в коммерческом инвойсе, должна включать ключевые сведения:

Выше приведена обязательная информация, которая должна содержаться в инвойсе, однако, поставщик может предоставить и дополнительные данные. Сведения о количестве товаров, их цена и назначение вносится на основании договора поставки без корректировок.

Специфические товары

К описаниям определенных товарных групп предъявлены особые требования. Кроме общих сведений, о которых речь шла ранее, в инвойсе должны содержаться дополнительные данные. Для удобства восприятия информации они приведены в таблице ниже:

— стоимость элементов изделия (корпус, натуральные камни (если они есть), гальванические и подвижные составляющие конструкции)

— полное описание товара, чтобы отнести его к определенной группе химических средств

— запись о том, что вся «химия» в партии не нуждается в контроле, в соответствии с нормами TSCA

— формулировка Unsolicited gift

— состав ткани с указанием процентов содержания

— вид изделия (вязь, ткан)

— предназначение – для мужчин, женщин или детей

— образцы с пометками MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE

Образцы биологического происхождения

— происхождение – животное или человеческое

— назначение – для эксперимента, изучения, теста;

— способ для транспортировки – замороженный, сухой лед и др.

— срок хранения биологического образца

— к коммерческому инвойсу прикрепляют копию разрешения на вывоз/ ввоз товара и номер документа

Проверка документа

Ошибки, опечатки и любая некорректная информация в коммерческом инвойсе – это прямое основание начать повторную проверку таможенной стоимости товара. Если сотрудник таможни выявит противоречия в коммерческом документе, особенно если они связаны с заниженным, по сравнению с ИТС уровнем таможенной стоимости, таможня отправит декларанту запрос на передачу дополнительной документации, которые позволят таможенной службе убедиться в достоверности приведенной ранее информации.

Минимизировать риск корректировки таможенной стоимости можно при проведении предварительного анализа документации по внешнеторговой деятельности. Дополнительно снизить риск доначисления таможенной стоимости позволят следующие меры:

Участникам внешнеэкономической сделки необходимо тщательно проработать документ – проверить коммерческий инвойс на предмет несоответствия требованиям таможенного законодательства и валютного контроля.

Частые ошибки при оформлении коммерческого инвойса

В числе наиболее частых ошибок, которые совершают при оформлении таможенного документа:

Перед отправкой товарной партии советуем проверить документ на отсутствие подобных ошибок и недочетов. Если счет-фактура инвойс будет оформлена неправильно, это чревато задержкой товара на таможне.

Оформление инвойса на экспорт

Вне зависимости от того, какой метод транспортировки был использован в рамках конкретной внешнеэкономической сделки, все грузовые поставки должны пройти процедуру таможенного оформления. Чтобы быстро пройти российскую таможню и не задержать поставку товара, лучше доверить все нюансы процесса специалистам, которые хорошо знакомы с особенностями данной процедуры.

Специалисты TOP-Logistics подготовят инвойс и прочую таможенную документацию в течение нескольких часов. Благодаря этому проверка предоставленных бумаг у представителя таможни займет 1-2 часа, в некоторых случаях таможню удается пройти за несколько минут.

Источник

Инвойс

Если работаете с иностранными контрагентами, рано или поздно столкнетесь с инвойсом. В статье расскажем, что это за документ и как с ним работать.

Что такое инвойс (сommercial invoice)

Инвойс используют только в международных сделках. В российской практике у него нет прямого аналога. По-нашему, это счет на оплату, в котором прописаны условия сделки. Иногда инвойс заменяет собой договор и акт.

С услугами достаточно прописать такое условие: «Полной или частичной оплатой счета-договора заказчик подтверждает, что все перечисленные ниже условия договора выполнены в полном объеме, в надлежащие сроки и с надлежащим качеством». Оплата будет означать, что заказчик принял работу, поэтому обмениваться актами не нужно.

Андрей программирует для зарубежных фирм. Он договорился с заказчиком, сделал сайт и отправил иностранной фирме инвойс. Иностранцы получили документ и перевели Андрею деньги. После этого сделка считается завершенной. Подпись заказчика не требуется.

Если продаете товары, скорее всего, одного инвойса не хватит и понадобятся другие документы. Это зависит от способа доставки. Уточните этот момент в транспортной компании или в поддержке банка.

Зачем нужен инвойс

Инвойс подойдет для небольших разовых сделок, но даже в этом случае для валютного контроля одного инвойса может оказаться недостаточно. Лучше позвонить в банк и уточнить, понадобятся ли другие документы.

Валютный контроль — это требование Центробанка. Вот как это работает: на ваш счет поступают деньги от иностранного контрагента, банк замораживает валюту на транзитном счете и запрашивает документы по сделке, в том числе инвойс. Чтобы получить доступ к деньгам, нужно предоставить документы в течение 15 рабочих дней.

Если сумма сделки меньше 200 тысяч рублей по курсу Центробанка, действуют упрощенные правила: достаточно заполнить специальную электронную форму банка, отправлять скан договора не потребуется.

Крупная сделка — когда вы платите больше трех миллионов или вам переводят больше шести миллионов рублей. В этом случае понадобится взять справку о подтверждающих документах и поставить контракт на учет.

Что такое проформа-инвойс (proforma invoice)

Проформа-инвойс — предварительный документ, который отправляют, если еще не согласованы сумма оплаты и условия поставки. Поэтому в нем могут быть не указаны окончательные цифры и сроки. Проформа не содержит требования об уплате. Такой документ понадобится, когда товар перемещают через границу без оплаты или когда покупатель вносит предоплату, а не платит всю сумму сразу. В остальном коммерческий инвойс и проформа совпадают.

Как заполнять инвойс

Инвойс заполняет тот, кто оказывает услуги или продает товар. Документ оформляют на языке заказчика, как правило, это английский. Для таможни понадобится экземпляр на русском. Можно составить сразу на английском и на русском.

Для услуг достаточно двух экземпляров. Для товаров рекомендуют отправлять 1 оригинал и 5 копий.

Хорошие инструкции по заполнению инвойса для товаров предлагают транспортные компании, например, TNT. На сайте DHL есть конструктор, который поможет составить инвойс по всем правилам.

Установленной формы у инвойса нет. Можно разработать свою и распечатать на фирменном бланке или на стандартном листе формата A4. Главное, чтобы в ней были обязательные поля:

Как описывать услуги и товар в инвойсе

Пишите подробно и без сокращений. Не используйте в описании общие фразы. Для услуг укажите цену элемента услуги, как выглядит результат.

Пример: подготовка макетов для сайта www.hellburg.io, для разделов «Чем заняться», «Новости», «Места», «Карты», «Календарь» в формате.psd. Стоимость часа работы — 20$. Общее количество часов — 80.

Если продаете товар, напишите названия модели, цвет, размер и характеристики. Чем дороже и сложнее товар, тем подробнее должно быть описание. Это важно для таможни и валютного контроля банка.

Полировальная машина «Снежинка» для обработки металлических материалов; модель S002, производство RU (Россия), серийный номер S/N PM-S002-F146896, 1 единица.

Вот на что стоит обратить внимание при описании товара:

В чём разница между инвойсом и счет-фактурой

Это совсем разные документы. Инвойс содержит требование об оплате и условия сделки. Счет-фактура нужен, чтобы отчитаться по НДС перед государством.

Важный момент: при импорте НДС платят все. Даже те, кто работает на УСН, ЕНВД и патенте. Но дело там не в счет-фактуре, а в таможенной декларации. Подробнее об этом мы написали в статье «Закупка товара за границей: НДС и таможенное оформление».

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Чем чреваты ошибки в инвойсе

Ошибки в заполнении могут привести к задержки товара на таможне. Если затянуть валютный контроль, можно получить штраф до 100% от суммы сделки.

Статья актуальна на 02.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Источник

Что такое инвойс простыми словами и зачем он нужен?

Внешнеэкономическая деятельность, международные грузоперевозки требуют определенных знаний и умения свободно ориентироваться в узкоспециализированных видах документов, одними из которых являются инвойс и проформа-инвойс. В российской коммерческой практике эти понятия используются редко, однако для совершения торговых операций с другими странами нужно знать предназначение, суть и правила оформления данного вида документов.

Что такое инвойс?

Если объяснить суть слова простыми словами – это счет (с англ. invoice), выставленный продавцом (поставщиком, экспортером) покупателю на оплату каких-либо товаров. Инвойс является обязательным документом для таможенных сборов и НДС, так как подтверждает стоимость декларируемого товара, указанную в договоре. Кроме этого назначения, коммерческий инвойс может выступать в качестве накладной к товару, а также служить удостоверением его происхождения. Инвойс, выставленный продавцом, свидетельствует об обязательстве покупателя оплатить товар в соответствии с условиями, указанными в договоре. (Это не касается случаев поставок по предоплате).

Коммерческий инвойс – обязательный документ для прохождения таможни: без него перевозимый товар не растаможат. Инвойс выписывается экспортером одновременно с отгрузкой товара и направляется покупателю. Главные особенности документа следующие:

Виды инвойсов

Инвойс – общее название счета, предъявляемого продавцом покупателю. Наиболее распространены счета двух типов – коммерческий инвойс (инвойс-фактура) и проформа-инвойс.

Что такое проформа-инвойс?

Проформа-инвойс (англ. proforma invoice) – документ, который содержит предварительные данные о поставляемом товаре – например, о его количестве или цене, и является основанием для выписки окончательного счета – коммерческого инвойса. Проформа-инвойс обычно выписывается, если товар поставляется по частичной предоплате или безвозмездно (гуманитарная помощь, для участия в выставках, акциях, аукционах и др.) Проформа-инвойс может быть оформлен на отгруженный, но еще не реализованный товар, и наоборот.

Отличие проформы-инвойса от окончательного варианта инвойса-фактуры заключается в том, что некоторые данные в первом документе не являются окончательными и могут еще быть изменены до окончательного согласования поставки. Например, это может касаться количества товара или разновидностей его моделей.

После уточнения всех данных на основе содержания оставляется инвойс, который и является окончательным товаросопроводительным документом.

Какая информация заполняется в инвойсе?

Продавец (поставщик) должен заполнить инвойс, который должен содержать следующую информацию:

Пожалуйста, помогите сделать эту статью лучше. Ответьте всего на 3 вопроса.

Образцы инвойсов на русском и английском

Чтобы получить оплату по инвойсу, важно правильно заполнить товаросопроводительный документ. Образцы заполнения инвойсов в различных вариантах вы можете бесплатно скачать на нашем сайте.

Как правильно заполнять инвойс

За время международной коммерческой деятельности сложились определенные требования к оформлению этого вида документа, которым нужно следовать. Если есть сомнения в корректности заполнения инвойса, лучше не полагаться на свои силы и обратиться к услугам специалиста в этом вопросе.

Правила описания товаров

Описание каждой позиции товара должна включать определенный перечень информации, от полноты которой зависит время прохождения грузом таможенного контроля и в результате – соблюдение сроков поставки посылки. В этой части инвойса нужно указать:

Особые требования к некоторым товарам

К описаниям некоторых групп товаров предъявляются особые, дополнительные требования. Помимо общей информации, описания такой продукции должны содержать дополнительные сведения.

Изделия из текстиля

Перед отправкой груза следует тщательно проверить, чтобы все необходимые данные были внесены в коммерческий инвойс, а также наличие достаточного количества копий документа. Недостаток знаний оформления приводит к серьезным проблемам с оплатой инвойса.

Пожалуйста, помогите сделать эту статью лучше. Ответьте всего на 3 вопроса.

Источник

Что такое инвойс в таможне?

Без инвойса пройти процедуру растаможки невозможно. Его оформляет экспортер товара. Этот документ представляет собой счет, в котором указаны все детали заказа: наименование товара, его стоимость, краткое описание каждой позиции, а также информация о продавце и покупателе, наименование стран (отправляющая и принимающая).

В случаях, если вы не можете получить посылку на таможне или пройти процедуру растаможки, требуется проверить корректность оформления документов и инвойса в том числе — возможно, причина в этом. В спорных случаях лучше обращаться в профессиональному юристу — он поможет защитить ваши права и возобновить процесс обмена товарами.

Виды инвойса

Условно, инвойс можно обозначить как счет, который продавец выставляет покупателю при оформлении таможенного заказа. Но данный документ может иметь две формы: коммерческий (напоминает счет-фактуру) и проформа-инвойс. Отличия у этих вариантов документа несущественные, но они есть. Рассмотрим каждый вид подробнее.

Коммерческий инвойс

Если вы экспортер, который отгружает тот или иной товар покупателю, вам нужно отправить вместе с таможенным грузом коммерческий инвойс. Под таможенным понимается тот груз, который пересекает государственную границу. В пределах территории РФ оформлять данный документ не нужно. На таможне проверят корректность его оформления и наличие следующих позиций:

Как видите, инвойс отличается от счета на оплату тем, что содержит больше данных о товаре. Это более подробное описание груза, которое требуется в случае, если тот покидает пределы страны. Инвойс говорит о том, что между экспортером и импортером заключен договор, и это важная информация для таможни.

Проформа-инвойс

Этот вид счета требуется для того, чтобы предоставить таможне первоначальную информацию и начать отгрузку. Проформа-инвойс — это предварительный счет, который высылают в трех случаях:

Нередко в проформе указывают информацию о возможных отклонениях, касающихся данных о товаре (вес, общий объем). Тогда как в коммерческом варианте содержится только точная исчерпывающая информация.

Как правильно оформить инвойс?

Инвойс является главным документом на перевозимый товар и внимательно проверяется на таможне. В соответствии с пунктами 4.1 и 4.2 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», исправление ошибок в подобной документации не допускается вовсе либо делается следующим образом:

Помимо положения об исправлении ошибок, ориентиром служат правила составления инвойса, которые содержатся в письме ФНС РФ от 21.08.2009 N ШС-22-3/660 «О направлении систематизированных материалов по документированию операций при транспортировке товаров». Они касаются оформления и содержания инвойса. Вот данные, которые должны содержаться в документе:

Главное — не забыть о четкой информации, касающейся товара. Все данные, которые возможно предоставить, прописывайте как можно подробнее: маркировку, материал, технические свойства и характеристики, сферу применения, цвет, фактуру, параметры, точное наименование. Правильное оформление документации — гарантия растаможки и успешной доставки груза. Подробнее о полной процедуре растаможивания читайте в статье «Что такое растаможка?».

Если у вас нестандартная ситуация и вы не знаете, как оформить инвойс конкретно в вашем случае, свяжитесь с профессиональным юристом. Возможно, вам поможет консультация в режиме онлайн. Специалист ответит на все интересующие вопросы, касающиеся доставки товара и оформления сложной сопутствующей документации.

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.

Источник