Инвойс таможня что это такое
Что такое инвойс и для чего он нужен
Заполнение инвойса происходит в случаях отправки различного рода товаров за границу. Данный грузосопроводительный документ является аналогом отечественного счета на оплату и требуется для предоставления на таможне.
Кто оформляет документ
Оформляется инвойс представителем предприятия, поставляющим товар за границу. Это может быть любой сотрудник, уполномоченный на отправку товарно-материальных ценностей в зарубежье, а также оформление и подписание сопутствующих документов. Помимо прочего этот человек должен владеть английским языком (или другим – в зависимости от того, в какую страну направляется груз), поскольку часть инвойса заполняется на языке того государства, в котором находится получатель.
Инвойс выписывается непосредственно в момент отправки груза и направляется заграничному партнеру. Таким образом, данный документ является официальным основанием для проведения оплаты покупки.
Разновидностью инвойса является проформа-инвойс, который составляется в тех случаях, когда в соответствии с договором иностранный покупатель предварительно вносит аванс (предоплату). По большей части он является копией обычного инвойса за исключением того, что некоторые сведений в нем – неокончательные или неподтвержденные.
Для чего нужен инвойс
Цель инвойса – зафиксировать перечень товаров, переправляемых в другую страну, их наименование, количество, стоимость и пр. параметры. Он является свидетельством факта погрузки товарно-материальных ценностей и одновременно с этим обязывает покупателя оплатить груз в соответствии с обозначенными условиями (за исключением тех ситуаций, когда была произведена предоплата).
Правила составления инвойса
На сегодняшний день унифицированного, обязательного к применению образца инвойса нет, так что организации могут разрабатывать шаблон документа в зависимости от собственных потребностей и в соответствии с обстоятельствами. В любом случае он должен содержать:
Чем более сложный или дорогой товар отправляется, тем тщательнее и подробнее следует его описывать.
К заполнению инвойса необходимо относиться очень внимательно, поскольку он является важнейшим документом, не только фиксирующим сам факт отправки груза с определенными показателями, но и позволяющим доставить товар в нужные сроки. Неправильно оформленный документ может существенно задержать груз на таможне (вплоть до месяца), что порой может негативным образом отразится на отношениях между продавцом и покупателем.
Если есть какие-то сомнения в корректности заполнения документа, лучше не полагаться на «авось», а проконсультироваться у специалиста.
Правила оформления инвойса
Инвойс может быть заполнен как от руки, так и в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации – последний вариант особенно удобен, так как он содержит все необходимые реквизиты фирмы-отправителя. Документ обязательно должен быть заверен «живой» подписью отправляющего лица. Печать на нем ставить не обязательно (хотя пометка о ней и присутствует), поскольку с 2016 года юридические лица законом освобождены от необходимости использовать в своей работе печати и штампы.
Инвойс составляется в шести экземплярах (оригинал и пять копий), каждый их которых находит себе применение.
Как проверить документ
Перед отправлением необходимо еще раз тщательно убедиться в том, что все необходимые сведения о грузе внесены в сопроводительный инвойс.
Первое на что нужно обратить внимание: правильность и полноту внесенной информации в перечень отправляемого груза, далее надо удостовериться в том, что объявленная ценность товаров для таможни указана в валюте именно той страны, в которую «уходит» груз.
В тех случаях, когда пересылается более двух видов товаров, надо проверить разбивку стоимости по каждому наименованию и, если не указана общая объявленная ценность всех товаров, указать ее. Также нужно убедиться в том, что число копий соответствует норме.
Образец составления инвойса
Следует отметить, что эта часть документа в русском экземпляре заполняется на русском языке, в английском, соответственно, на английском (или на языке той страны, в которую отправляется груз).
Следующая часть документа касается собственно отправляемого товара.
Оформить инвойс
Читатель Валерий спрашивает:
Я дизайнер с ИП, у меня появился заказчик из-за рубежа. Как оформить сделку и пройти валютный контроль? Работаю без посредников, напрямую с клиентом.
Отвечаем: для разовой сделки хватит инвойса
Инвойс — это международное обозначение счета на оплату услуг или товаров. Здесь все так же, как и в России: вы выполняете услугу или поставляете товар для клиента, выставляете ему счет, клиент оплачивает.
Сложности начинаются, когда вы работаете с иностранным клиентом. Такие сделки государство считает внешнеэкономической деятельностью — то есть вы экспортируете свои услуги или товары за границу. Поэтому нужно проходить валютный контроль, и одного инвойса может оказаться недостаточно.
Счет-договор, инвойс и договор
Основным документом по сделке с иностранным клиентом может быть:
Инвойс подходит для разовых и небольших сделок. Например, веб-дизайнер сделал одностраничный сайт, выставил иностранному заказчику инвойс в 500 долларов, тот его оплатил. Все, сделка завершена.
Счет-договор или счет-договор-акт подходит для простых сделок на постоянной основе, если предприниматель хочет упростить бумажную работу. С полноценным договором все тянется долго: сначала нужно его подготовить и согласовать, потом подготовить акты, потом все это подписывает исполнитель, потом клиент, потом нужно обменяться оригиналами.
Счет-договор быстрее и удобнее. В нем предприниматель прописывает основные условия сделки и кто сколько платит, но не уточняет все детали сделки. Счет-договор подписывает исполнитель, поэтому не надо ждать подписи от клиента. Но для крупных или специализированных сделок — например, если вы выполняете заказ на миллион или продаете лекарства, счет-договор не подходит. Еще он не подходит, если есть дополнительные документы, например, техническое задание на 30 страниц.
Договор нужен для крупных, специализированных сделок и работы на постоянной основе. Специализированные — это если вы продаете лекарства, бурите скважины, консультируете по финансам. В нем подробно прописываются суть и стоимость сделки, оценка качества, ответственность сторон на случай, если что-то пойдет не так.
К крупным сделкам другие требования. Крупными контракты считаются, когда вы переводите за границу больше трех миллионов рублей или вам платят иностранцы больше шести миллионов. Тогда договор обязателен — при валютном контроле банк поставит договор на учет и присвоит ему уникальный номер. Так банк контролирует крупные сделки.
Что должно быть в инвойсе
Чтобы банк принял инвойс и выдал вам деньги от заказчика, в инвойсе должны быть указаны:
Тем, кто работает в услугах, можно не составлять и не пересылать друг другу акты. Достаточно указать в инвойсе такую формулировку: «Полной или частичной оплатой счета-договора заказчик подтверждает, что все перечисленные ниже условия договора выполнены в полном объеме, в надлежащие сроки и с надлежащим качеством». То есть, если заказчик оплатил работу по инвойсу — значит, она принята и претензий у него нет. Если инвойс выставляют на товары, то эта фраза не подойдет. Чтобы подтвердить получение товаров, понадобятся другие документы — они зависят от способа доставки.
В Модульбанке при разовых сделках можно пройти валютный контроль только по инвойсу. В других банках условия могут отличаться, поэтому лучше уточнить в поддержке.
Легкий валютный контроль для бизнеса в Модульбанке
Получайте деньги из других стран и обменивайте валюту без комиссий
Что такое инвойс в таможне?
Без инвойса пройти процедуру растаможки невозможно. Его оформляет экспортер товара. Этот документ представляет собой счет, в котором указаны все детали заказа: наименование товара, его стоимость, краткое описание каждой позиции, а также информация о продавце и покупателе, наименование стран (отправляющая и принимающая).
В случаях, если вы не можете получить посылку на таможне или пройти процедуру растаможки, требуется проверить корректность оформления документов и инвойса в том числе — возможно, причина в этом. В спорных случаях лучше обращаться в профессиональному юристу — он поможет защитить ваши права и возобновить процесс обмена товарами.
Виды инвойса
Условно, инвойс можно обозначить как счет, который продавец выставляет покупателю при оформлении таможенного заказа. Но данный документ может иметь две формы: коммерческий (напоминает счет-фактуру) и проформа-инвойс. Отличия у этих вариантов документа несущественные, но они есть. Рассмотрим каждый вид подробнее.
Коммерческий инвойс
Если вы экспортер, который отгружает тот или иной товар покупателю, вам нужно отправить вместе с таможенным грузом коммерческий инвойс. Под таможенным понимается тот груз, который пересекает государственную границу. В пределах территории РФ оформлять данный документ не нужно. На таможне проверят корректность его оформления и наличие следующих позиций:
Как видите, инвойс отличается от счета на оплату тем, что содержит больше данных о товаре. Это более подробное описание груза, которое требуется в случае, если тот покидает пределы страны. Инвойс говорит о том, что между экспортером и импортером заключен договор, и это важная информация для таможни.
Проформа-инвойс
Этот вид счета требуется для того, чтобы предоставить таможне первоначальную информацию и начать отгрузку. Проформа-инвойс — это предварительный счет, который высылают в трех случаях:
Нередко в проформе указывают информацию о возможных отклонениях, касающихся данных о товаре (вес, общий объем). Тогда как в коммерческом варианте содержится только точная исчерпывающая информация.
Как правильно оформить инвойс?
Инвойс является главным документом на перевозимый товар и внимательно проверяется на таможне. В соответствии с пунктами 4.1 и 4.2 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», исправление ошибок в подобной документации не допускается вовсе либо делается следующим образом:
Помимо положения об исправлении ошибок, ориентиром служат правила составления инвойса, которые содержатся в письме ФНС РФ от 21.08.2009 N ШС-22-3/660 «О направлении систематизированных материалов по документированию операций при транспортировке товаров». Они касаются оформления и содержания инвойса. Вот данные, которые должны содержаться в документе:
Главное — не забыть о четкой информации, касающейся товара. Все данные, которые возможно предоставить, прописывайте как можно подробнее: маркировку, материал, технические свойства и характеристики, сферу применения, цвет, фактуру, параметры, точное наименование. Правильное оформление документации — гарантия растаможки и успешной доставки груза. Подробнее о полной процедуре растаможивания читайте в статье «Что такое растаможка?».
Если у вас нестандартная ситуация и вы не знаете, как оформить инвойс конкретно в вашем случае, свяжитесь с профессиональным юристом. Возможно, вам поможет консультация в режиме онлайн. Специалист ответит на все интересующие вопросы, касающиеся доставки товара и оформления сложной сопутствующей документации.
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.
Использование инвойса в международных перевозках
Деятельность участников ВЭД на международном экономическом рынке предполагает способность свободно ориентироваться в большом объеме узко специализированной документации. Современный управляющий бизнесом должен оперативно и умело ее оформлять, а также знать предназначение каждого документа.
Статья посвящена вопросу о том, что такое инвойс и что такое проформа инвойс (proforma invoice). Документы называются почти одинаково, однако имеют некоторые отличия в сути. Узнайте более подробно, в чем заключается их информативная нагрузка в операциях по внешней торговле.
Определение понятия «инвойс»
В общеизвестном понимании проформа инвойс – предварительный счет, который выставлен продавцом (поставщиком, экспортером, отправителем) на оплату товара. После того, как все детали будут улажены, итоговая сумма согласована и утверждена, он выставляет счет-инвойс.
В случаях, когда условия контракта предусматривают выплату покупателем аванса, продавец тоже выставляет проформу инвойс (proforma invoice), что это такое более подробно рассмотрим далее в статье.
Таким образом, счет proforma – это не документальное подтверждение оплаты покупателем товара, хотя там и отражена предельно ясная информация о его цене. Для указанной цели существуют такие документы, как платежное поручение и аккредитивы. Следует помнить, что заполненный в форме документа proforma invoice – не является фактом продажи товара, а лишь подтверждение его отгрузки продавцом покупателю. Он описывает случаи, когда продукция отправлена покупателю на:
Характеристика инвойса и его предназначение
Характеристика инвойса и его предназначениеНачиная свое дело на территории России в сфере импортно-экспортных поставок, каждый предприниматель должен запомнить несколько основных правил, соблюдение которых поможет правильно начать деятельность и позволит построить в будущем успешный бизнес и предотвратить возможные проблемы с законом.
Одним из проблемных этапов ВЭД является таможенное оформление перемещаемых через границы РФ товарно-материальных ценностей. Причем нет никакой разницы, ввозится товар в страну или вывозится из нее. Однако на практике наиболее проблематичным, в связи с неоднозначностью российского законодательства, является импорт какой-либо продукции. В данном случае можно воспользоваться услугами таможенного брокера.
Коммерческий инвойс – это документ, употребляемый преимущественно только на международной торговой площадке, а при внутренних торгово-посреднических операциях он отсутствует. Многие ошибочно предполагают, что счет-фактура и инвойс – это внутренний и внешний аналог. Первый документ предназначен только для налогообложения хозяйствующего субъекта.
Близким к инвойсу по смыслу документом можно считать счет на оплату, однако в нем информация содержится минимальная.
Как правильно оформить документ?
Узнав о том, что такое invoice и proforma invoice, можно смело приступать к его оформлению. В процессе следует руководствоваться определенными общепринятыми правилами, в соответствии с которыми в бланке обязательно следует указать:
На первоначальном этапе следует вооружиться внушительным багажом теоретических знаний, в том числе и об основных документах, таких как инвойс и счет-проформа.
Способность быстро реагировать на меняющиеся цены на мировом рынке и владение информацией о текущей конъюнктуре на российском поможет в прогнозировании прибыли от планируемой сделки. Однако даже этого порой бывает недостаточно. На рынке можно часто встретить следующую ситуацию.
Пример
Компания планирует провоз через границу определенного импортного товара. Издержки, в том числе с затратами на доставку до склада, оплату пошлин и сборов на таможне уже посчитаны.
Партию оптового товара с наценкой в 3% планируется реализовать за один месяц. Однако у собственника товара недостаточно оборотных средств, и он идет на сделку с банком для получения кредита ценой 1% в месяц.
Далее, допустим, что поставка товара затягивается (случай достаточно распространённый). Причиной тому могут быть невнимательное или неграмотное инвойсирование – это в конечном итоге приведет к проблемам при таможенном оформлении. В результате сделка не только себя не окупает, но и становится убыточной.
Именно по этим причинам важно знать, что писать в документации, особенно в инвойсе, в том числе и о целях экспорта в инвойсе. Следует досконально изучить правила заполнения основных документов по ВЭД.
Видео
Предлагаем Вам ознакомиться с видео-примером заполнения инвойса.
Инвойс на услуги
Создайте рассылку в конструкторе за 15 минут. Отправляйте до 1500 писем в месяц бесплатно.
Отправить рассылку
Для получения оплаты за оказанные услуги от иностранных контрагентов недостаточно выставить счёт. Международные стандарты предусматривают оформление инвойса.
Инвойс (англ. invoice) — это международное обозначение счёта на оплату, выдаваемого продавцом покупателю в качестве требования платежа. Инвойс включает перечень услуг, их характеристики, условия сделки и сведения об ее участниках. Выписка документа указывает на то, что предмет сделки передан покупателю и у него появилась обязанность оплаты согласно указанным условиям.
В российской практике у инвойса нет аналогов. Часто его сравнивают со счётом-фактурой, хотя у этих документов разное назначение. Счёт-фактуру применяют для налогового контроля и отчёта по НДС. Инвойс на услуги необходим для валютного контроля, чтобы убедиться в законности получения оплаты.
Также нельзя сказать, что инвойс является иностранным вариантом классического счёта на оплату, применяемого в РФ. Если сравнивать международный и российский документооборот, то по юридической и бухгалтерской сути инвойс на услуги ближе всего к акту сдачи-приемки услуг.
В международной коммерческой практике различают два вида invoice: коммерческий инвойс и проформа-инвойс. Рассмотрим каждый из них более подробно.
Коммерческий инвойс
Коммерческий инвойс (commercial invoice), или инвойс-фактура — это вариант товаросопроводительного документа, который служит основанием для оплаты.
При оказании услуг инвойс необходим для валютного контроля, чтобы подтвердить легальность получения денег из-за границы. Это обязательное требование ЦБ РФ.
Когда на ваш счет поступают деньги от иностранного клиента, банк временно блокирует эти средства на транзитном счете. Далее у вас есть 15 дней, чтобы подтвердить сделку.
Состав пакета документов зависит от конкретного банка и суммы сделки. Когда сумма не превышает 200 тысяч рублей, действуют упрощенные правила. В этом случае достаточно заполнить электронную форму-отчёт и предоставить инвойс.
Если же сумма по сделке превышает 3 млн рублей при переводе или 6 млн рублей при получении, кроме инвойса потребуется предъявить договор. При этом банк ставит договор на учёт с присвоением уникального номера для контроля крупных сделок.
При оказании услуг иностранным контрагентам можно обойтись без составления и пересылки актов выполненных работ. Для этого в инвойс включают примерно следующую формулировку:
Полной либо частичной оплатой счёта-договора заказчик подтверждает, что нижеперечисленные условия договора исполнены в полном объёме с надлежащим качеством и в оговоренные сроки.
Если заказчик оплачивает услуги по invoice, следовательно, у него нет претензий и работа принята.
Проформа-инвойс
Инвойс-проформа (proforma invoice) — это предварительный счёт, который выписывает продавец услуг, если условия по сделке и величина оплаты ещё не согласованы. Оформление инвойса-проформы необходимо, если оказание услуги происходит до утверждения всех условий или клиент вносит частичную либо полную предоплату.
Например, иностранный заказчик заказал российскому веб-дизайнеру подготовку ряда материалов. Стороны ещё не договорились о полном объёме работ, но клиент хочет подтвердить серьёзность намерений и «забронировать место». Для этого он переводит предоплату в 500 долларов на основании proforma invoice, присланного веб-дизайнером.
От коммерческого инвойса проформа отличается отсутствием чётких условий. В документе необязательно указывать окончательные сроки и цифры. Кроме того, proforma не содержит требования об оплате, поэтому в ней может не быть реквизитов, если не предусмотрен аванс.
После согласования и утверждения всех условий сделки оформляют итоговый счёт — коммерческий инвойс.
Как правильно заполнить инвойс
Чтобы банк принял инвойс в качестве подтверждения и перевёл на ваш счёт деньги от заказчика, нужно верно заполнить документ.
При игнорировании инвойса или его несвоевременной отправке можно получить штраф до 100 % от суммы сделки за нарушение валютного законодательства.
Установленной формы invoice нет. Можно использовать любой вариант, важно лишь, чтобы в документе были указаны следующие сведения:
Заполняет инвойс тот, кто оказывает услуги. Это может быть как ИП или ООО, так и физическое лицо. Статус заказчика также может быть любым. Все нюансы, связанные со статусом сторон, отражают в основном договоре по сделке.
Оформляют документ на языке заказчика — чаще на английском. Для услуг достаточно двух экземпляров — по одному для каждой стороны. Для подтверждения сделки может потребоваться перевод инвойса на русский язык. Поэтому лучше сразу составить документ на английском и русском.
При описании услуги в инвойсе избегайте сокращений и общих фраз. Детально опишите услугу, чтобы проверяющим было понятно, какая именно работа и в каком объёме выполнена и за что взимается оплата. Лучше всего, чтобы описание соответствовало описанию услуги в договоре. Обязательно укажите в документе количество оказанных услуг и стоимость единицы (услуги в целом или часа работы).
Для некоторых стран указание стоимости часа — обязательное условие. Поэтому посчитайте и пропишите стоимость часа работы и общее количество потраченных часов. Лишней информацией или ошибкой это не будет.
Пример описания услуги в invoice:
Name/Название: Consulting services/Консультационные услуги.
Description/Описание: Provision of consulting services for the assessment and selection of personnel/Оказание консультационных услуг по оценке и подбору персонала.
Cost of an hour of work/Стоимость часа работы: 50 USD.
The amount of hours/Общее количество часов: 30.
Если это возможно, в описании услуги укажите, что представляет собой итоговый результат. Например:
Ошибки в инвойсе могут усложнить получение оплаты. При несоответствии документа требованиям банк просто «заморозит» средства до выяснения всех обстоятельств.
Образец инвойса на услуги
Найти пример инвойса на услуги в сети легко. Можно скачать готовый документ и по его подобию создать собственный invoice.
Пример готового инвойса для фрилансеров. Источник
Или скачать и заполнить шаблон invoice.
Шаблон инвойса на услуги. Источник
Можно найти шаблон инвойса в формате Excel, например, на Hloom. Для автоматического расчета итоговой суммы оплаты вам потребуется описать каждую услугу, указать количество часов и ставку за час.
Однако проще всего создавать инвойсы через специальные бесплатные генераторы: Logaster Invoice, Zoho Invoice, Invoice Templates. От вас потребуется лишь указать нужные данные. На их основе сервис автоматически сформирует счёт.