Исходящая корреспонденция что это
Что такое исходящие письма? – подборки ответов на вопросы
Учет входящей и исходящей корреспонденции является частью делопроизводства, которое должно вестись на любом предприятии. Как правильно оформить и вести журнал учета корреспонденции? Какие методы ее регистрации существуют?
Основные принципы регистрации
Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов. Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2016 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов.
Зарегистрировать документ можно только один раз
Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды. Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот. Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер.
Регистрация осуществляется в пределах отдельных групп
Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция
Соблюдать сроки
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.
Правило календарного года
Документы регистрируют в пределах календарного года. За это время ни один номер не может повториться. С наступлением нового года «счетчик» обнуляется, и документы начинают регистрировать с первого номера, но с учетом изменившейся даты календарного года. Исключение – описи дел постоянного хранения, которые имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов.
Справочник документоведа. Навигация.
Далее 
04.12.2018
Что такое исходящий номер письма?
Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх.
Что такое Исходящие?
Исходящие – это временная область хранения, в которой ваши составленные сообщения хранятся временно, пока ваш почтовый клиент не установит соединение с почтовым сервером, и получатель не получит ваше сообщение. Когда вы составляете сообщение и нажимаете «отправить», исходящее сообщение перемещается в папку «Исходящие», пока не будет установлено и успешно установлено безопасное соединение с настроенным SMTP-сервером. Сообщение также остается в папке «Исходящие», если соединение не удалось установить или из-за каких-либо проблем с подключением к Интернету. Пока сообщение не будет успешно доставлено получателю, сообщение останется в папке «Исходящие». Если соединение потеряно, клиент электронной почты автоматически попытается отправить сообщение повторно, как только соединение будет восстановлено. Как только сообщения доставляются, они очищаются из Исходящих. Проще говоря, Outbox – это место, где хранятся исходящие сообщения, пока они не будут полностью отправлены и получены получателем.
Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации
Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:
Рассмотрим значение каждой категории.
Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:
Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции?
Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств). Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы. Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия.
Предварительное рассмотрение документов
Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.
Регламент работы коммерческой службы (Образец)
Настоящий пример регламента работы коммерческой службы включает в себя описание двух бизнес-процессов: Продажи…
Далее 
23.04.2018
Каким образом осуществляется доставка корреспонденции?
Доставка корреспонденции из почтового отделения осуществляется, как правило, один раз в день, чаще всего утром. Документы, поступающие из почтового отделения, могут сопровождаться почтовым реестром, в котором указывается общее количество почтовых отправлений, доставленных в ваш адрес.
Документация для фирм-партнеров
Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах. Отправляемая им корреспонденция – это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.
Следует заметить, что рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, например, на презентацию регистрировать не нужно.
Единого перечня нерегистрируемых документов не существует
По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.
Как правило, к нерегистрируемым относятся:
В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.
Вариации
Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.
Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.
Фильтрация и распределение звонков
Как фильтровать звонки?Фильтрация звонков позволяет правильно распределять потоки клиентов. Прежде всего,…
Что значит слово корреспондент?
Корреспондент — служащий торгово-промышленного предприятия, ведущий его коммерческую переписку; поверенный, исполняющий чьи-либо поручения; иногородние фирмы и лица, состоящие в постоянных деловых отношениях с банком по взаимному исполнению поручений.
Какие документы регистрируются?
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.
Когда должны отправляться исходящие документы?
Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
OUTBOUND SMS CAMPAIGNS
The first thing you think of when someone mentions SMS marketing are outbound campaigns. You immediately think about various types of promotional content that can be sent out to customers. A general rule of thumb is that outbound campaigns aren’t meant to generate responses but rather, to get your users to take action.
And it works, and not just with SMS. According to Koupon, 39% of customers spend more if they receive a personalized mobile coupon or offer. eMarketer claims that more than nine in ten mobile coupon users will redeem a coupon or code via their mobile device for online or offline shopping in 2017. Loyalty360 states that 70% of U.S. consumers appreciate getting texts or emails from healthcare providers.
But, because of the personal nature of SMS, its high read rate (90% of all SMS messages are read within 3 minutes), outbound SMS campaigns are hard to get right and can easily be interpreted as spam by your customers. For example, outbound SMS in the sales process can lead to conversion gains of more than 100%. However, sending messages before establishing contact with a lead or prospect can adversely affect conversion rates.
If you don’t target your customers with precision or know how to properly engage over various channels available today (SMS, chat apps, voice, push notifications, email…) there is a good chance your outbound campaigns will result in a swing and a miss. And the consequences can be dire.
In an article for Entrepeneur.com Rustam Singh writes:
Every single time my iPhone makes beep sound of the annoyingly loud tone of an SMS, I am alarmed whether it’s a notification of my bank that someone’s been misusing my funds! Could it be someone from my family that’s not so familiar with technology and still uses SMS? Could it be some notifications from my private email accounts of an unauthenticated transaction? I, therefore, immediately jump to check my phone and immediately have a flush of emotions ranging from rolling my eyes to just frustration, because it’s usually an SMS announcing that the pizza place I ordered a pizza from 6 months ago has 10% off if I spend 1000 bucks. And sometimes it is about some discount on properties in a part of the country that I have never visited (or plan to) or even heard of – yes that bad!
Yes, the negative reaction is that bad. SMS is the most personal channel available today, so when people receive your SMS campaign you better make sure it’s something interesting, engaging and sent at just the right time.
To do this, you need to make sure that the consumer data you collect is put to good use. Deep analytics, audience segmentation, and proper targeting give you the option to send campaigns that actually inform people and streamline the process of getting to your product. The technology for appreciated engagement exists, but you’re the one that still has to use it to the satisfaction of your customer base.
INBOUND SMS CAMPAIGNS
Unlike outbound campaigns, the main goal of an inbound SMS campaign is to generate responses. With that in mind, to run an inbound campaign, you’ll need a number which your target audience can reply to. This can either be a virtual long number or a shortcode easily acquired over SMS API and the Infobip Portal. Once you get a number for your inbound campaigns and gather the opt-ins, sending is a breeze.
A solid use case for inbound SMS campaigns is support ticketing for your business. In 2013, just 14% of all calls made to businesses were being answered. Today, in an age where most modern services have completely automated their customer support getting a human being on the phone to answer your support request is science fiction for most customers.
Evan Aldrich, Head of Customer Support at Favor is collaborating with Zendesk to provide just that. For quick answers and easy updates, Favor’s support team uses SMS over Zendesk Text to increase customer satisfaction:
Text is an absolutely indispensable part of our support strategy. And with the Zendesk family of products, we have all our support channels, including email, phone and text, in one place.
But don’t just take his word on it, let’s look at some numbers. According to eWeek, over half of surveyed customers said they would be likely to text with a customer support agent. Similarly, 52% would prefer texting customer support over their current preferred form of communication.
With Infobip, you can easily acquire one or more mobile numbers for your SMS campaigns regardless of where you want to send them. You can use any number for multiple campaigns, to help cut costs and provide a consistent, instantly recognizable channel.
TIPS AND BEST PRACTICES
Now, with the differences out of the way, it’s important to note that there’s no right or wrong type of SMS campaign, just your business needs and the type of communication that fits. Before sending SMS campaigns, businesses usually make the mistake of viewing their mobile strategy as a one-off, which doesn’t yield quality results.
When creating any type of inbound or outbound SMS campaign, start by assessing your business goals, as the campaign could have an impact on how people view your company and affect various aspects of your business communication.
For outbound SMS campaigns, it’s extremely important to gather opt-ins and update your contact lists on a regular basis to ensure maximum effect. But that’s just the start. Take concrete action by measuring, organizing and improving your campaigns in real time. The tools you’re using should provide fully customizable performance dashboards, performance overviews and give actionable data needed to boost campaign effectiveness and offer content tailored to each customer.
For all your inbound campaigns, analyzing delivery and response rates is key. Having a provider enabling you to configure responses for inbound SMS campaigns on both the keyword and number levels means you’ll be instantly communicating when it matters most to your customer. And that’s all that matters.
Входящая и исходящая корреспонденция – что это
Что такое входящая и исходящая корреспонденция простыми словами
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции делается в каждой организации. Это одна из главных составляющих документооборота. В корреспонденцию входят следующие бумаги: письма, заявления, справки, квитанции. Все бумаги регистрируются в специальный журнал. В него регулярно фиксируются все исходящие и входящие бумаги.
Простыми словами регистрация корреспонденции – это присвоение каждому документу отдельного идентификационного номера и фиксирование краткого описания бумаги.
Корреспонденция записывается в журнал для таких целей:
Некоторые важные бумаги после постановки на регистрацию обретают юридическую силу. К примеру, выданная сотруднику справка о болезни или отпуске, будет иметь юридическую силу, только если ее зарегистрируют и присвоят идентификационный номер. В противном случае она не действительна. Входящая корреспонденция в электроном и бумажном виде вся подлежит регистрации.
Когда идет речь о внутренней документации фирмы, тогда бумаги, переданные в другое структурное подразделение подлежит официальному фиксированию лишь раз при получении. Это помогает облегчить процесс поиска необходимых бумаг. Кроме того, так удобнее получить все необходимые сведенья по бумагам, посмотрев копии регистрации в журнале.
Регистрационный журнал должен заполнять только офис-менеджер, секретарь или референт. Сотрудник обязан обладать определенными обязанностями, чтобы получать или отправлять корреспонденцию и регистрировать ее в журнале. Установленной формы как правильно нужно вести документы нет. Каждая организация ведет регистрационный лист своим способом. Поэтому в разных журналах могут быть различия в графах.
Фиксировать входящие и исходящие документы можно следующим образом:
При оформлении регистрационного журнала, в него следует вписать следующие пункты:
Также, могут быть, включены дополнительные графы:
Регистрационный номер – это несколько букв и цифр, которые присваиваются каждому письму. Обычно номер формируется с учетом следующих особенностей:
Не подлежит регистрации следующая документация: буклеты, открытки, визитки, газеты и т.д.
Работа с входящей/исходящей корреспонденцией
Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.
Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей.
Решение имеет смысл использовать в случаях, когда компания не использует рекомендации ГСДОУ для ведения делопроизводства и штатный модуль «Классическое делопроизводство» является функционально избыточным, а его модификация трудозатратной.
Описание решения
Техническое решение «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» позволяет автоматизировать следующие задачи:
Техническое решение основано на базовых возможностях системы DIRECTUM, реализованных в модулях «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами».
Описание работы с решением
Перед началом работы.
Для работы с корреспонденцией в первую очередь пользователю необходимо задать пароль.
Этот пароль будет закреплён за пользователем для идентификации при получении, отправке и возврате корреспонденции, но при необходимости он сможет его сменить, снова запустив сценарий со своего компьютера.
Работа с входящей корреспонденцией.
На первом этапе, сотрудник, отвечающий за регистрацию входящей корреспонденции (например, секретарь приемной), в справочнике «Входящая корреспонденция» создает новую запись. В качестве адресата есть возможность указать: работника, подразделение, бизнес-юнит или установить «Неизвестно», если адресата невозможно определить, не распечатывая конверт. В качестве отправителя: частное лицо, организацию, неизвестного адресата. При сохранении новой записи ей присваивается рег. номер. Записи устанавливается статус «Зарегистрирован».
По кнопке «Штрихкод» печатает штрихкод и наклеивает на входящий документ.
Если в течение 5-ти дней (для срочных – 2 дня) входящий документ не будет извлечен, то уведомление о необходимости получить почту придет адресату (если адресат – работник), ассистенту отдела (если адресат – подразделение), всем ассистентам отдела (если адресат бизнес-юнит или неизвестен).
При получении входящей корреспонденции работник приходит к ответственному за регистрацию лицу. Для регистрации факта получения письма необходимо на ноутбуке, который расположен на месте регистрации/ресепшене, зайти по ярлыку, расположенному на рабочем столе.
Программа попросит работника идентифицироваться (он вводит свой логин и заданный ранее пароль для работы с корреспонденцией). Выбирает режим работы. В данном случае выбирает «Получение входящей».
Далее при помощи сканера Штрихкодов, который также расположен на на месте регистрации/ресепшене, считывает ШК с конвертов и нажимает кнопку «Получить».
После получения корреспонденции в карточке соответствующих записей устанавливается пользователь, который извлек письмо, дата извлечения и статус «Извлечен». При необходимости, придя на рабочее место работник может дополнить регистрационную карточку входящего письма. Если оказалось, что письмо адресовано не ему, он может вернуть письмо отв. лицу, при этом в карточке записи очистится поле «Получил» и установится статус «Возвращен».
Перейдя на вкладку «Опись» можно внести опись содержимого письма. Нажав кнопку «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника. По кнопке «Задачи» выводятся все задачи, в которые вложена данная запись справочника.
В справочнике «Входящая корреспонденция» всегда можно отследить когда, от какой организации, каким образом были получены письма, кто и когда их получил, а также, что было в этих письмах.
Работа с исходящей корреспонденцией.
Инициатор создает регистрационную карточку в справочнике «Исходящая корреспонденция» на каждое отправление. Карточка содержит следующую информацию: отправитель, Центр-затрат, Способ отправки, стоимость отправки, Адресат, Рег.номер и дата. В описи можно описать содержимое отправки, а по кнопке «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника.
Сохранив регистрационную карточку исходящего письма необходимо распечатать штрихкод по кнопке «Штрихкод» и наклеить на конверт. По кнопке «Адрес» можно распечатать адрес получателя, предварительно скорректировав данные (адрес формируется из почтового адреса получателя и заполненных полей «Кому»).
При отправке курьерской службой необходимо отправить карточку на согласование, нажав кнопку «На согласование». При этом откроется диалоговое окно с параметрами маршрута. Для каждого центра затрат он индивидуальный (настраивается в справочнике «Центры затрат»). Пользователь может убрать или добавить исполнителей, которые согласовывают экспресс-отправку.
Будет отправлена задача на согласование отправки. После утверждения инициатору придет уведомление об утверждении. Если отправка не согласована, то при передаче письма секретарю появится сообщение об ошибке.
При передачи исходящей корреспонденции отв. лицу необходимо на компьютере на месте регистрации/ресепшене зайти по ярлыку «Получение, отправка и возврат корреспоненции» под своими учетными данными (логин пользователя и пароль, заданный ранее для работы с корреспонденцией) в режиме «Передача исходящей». Считать штрихкоды отправок и нажать «Отправить». При этом автоматически в карточке отправок будет зафиксировано: пользователь, передавший документ, дата передачи и изменен статус на «На отправке».
В справочнике «Исходящая корреспонденция» всегда можно отследить кто, когда, какой организации, каким образом отправлял письма. Ответственный за отправку сотрудник (например, секретарь приемной) для отправок по Почте России формирует отчет «Список отправлений по форме Почты России» и фиксирует факт отправки с помощью сценария «Перевод корреспонденции в статус отправлено». Отв. сотрудник имеет возможность зафиксировать в факт получения оправления Адресатом, а также факт возврата отправлений (по кнопкам из карточки отправки).
Права на работу с корреспонденцией.
В решении «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» предусмотрены разные виды прав на поля рег. карточек. Права зависят от статуса корреспонденции и текущего пользователя. Для входящей корреспонденции права разграничиваются для секретаря приемной, ассистентов отделов, адресата и остальных пользователей. Для исходящей корреспонденции: для секретаря приемной, ассистентов отделов, отправителя и остальных пользователей.
При этом, если установлен признак конфиденциальности письма, то опись и документы смогут увидеть только Адресат (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для вх. корреспонденции), Отправитель (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для исх. корреспонденции).
Заключение
Внедрение технического решения позволяет автоматизировать процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции на предприятии. Как следствие происходит: