Исходящий номер инспекции что это
Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3
ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО
Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.
Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:
— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
— поздравительные письма и телеграммы;
Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.
Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.
Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.
Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:
— очередной порядковый номер;
В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.
Отметка может проставляться от руки:
│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │
Или же с помощью резинового штемпеля:
│ «__» ___________________ 20__ г. │
Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.
ОАО
«Бизнес
Портал»
г. Москва
Предложение
по аренде
складских
помещений
После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.
При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.
Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.
Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.
Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?
Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.
В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?
Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.
Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.
При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.
Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:
— подписания (для документов, не подлежащих утверждению);
— утверждения (для документов, подлежащих утверждению);
— заседания или принятия решения (для протоколов);
На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.
Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:
│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │
Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.
Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.
Должно ли письмо от зам руковолителя следственного отдела обращенное мне иметь исходящий номер? Обязателен ли он?
Должно ли письмо от зам руковолителя следственного отдела обращенное мне иметь исходящий номер? Обязателен ли он?
Ответы на вопрос:
Вам обязаны дать ответ, который Вы вправе обжаловать ст 123-125 УПК РФ.
В соответствии с правилами документооборота письмо должностного лица должно иметь номер исходящей корреспонденции и дату. В противном случае следует предположить, что письмо направлено Вам минуя канцелярию, что является недопустимым.
Нет не должно. Только с официальным документом внутри. Но зам руководителя подобные не рассылает.
Похожие вопросы
Обязаны ли в следственном отделе вести журнал исходящей корреспонденции?
Нужен ли заявлению исходящий номер? Одинаковый ли он для трех получателей? (должника, суда, управляющего) нужна ли печать в конце заявления (в примерах просто везде без печати) Понимаю что глупые вопросы, но все же жду ответа, спасибо!
Нужно ли оперативному сотруднику готовить сопроводительное письмо к отдельному поручению следователя по уголовному делу, если они обслуживают один район, находятся в одном здании и у них общая канцелярия?
При сдачи в канцелярию следственного комитета прокуратуры заявления, должны ли назвать регистрационный номер принятого заявления?
По месту прописки из следственного комитета пришла повестка о вызове на допрос. В повестке не указана дата создания документа, не указано в качестве кого меня вызывают. Повестка без конверта сложенная в два раза и воткнута в проём входной двери квартиры. Стоит ли мне вообще обращать внимание на эту «бумажку»? Заранее спасибо за ответ.
Являюсь пртерпевшим. Следователь не уведомлял меня ни о возбуждении уг. дела, ни о приостановке производства, ни о возобновлении производства. Я написал по этому поводу жалобу в прокуратуру, из которой пришел ответ что следователь все уведомления и прочее отправляла по почте, даже имеются исходящие номера. Но я эти письма не получал, и подозреваю что она и не отправляла их.
Как возможно дрказать что следователь эти письма не отправляла? И нет ли обязанности следователя отправлять заказным письмом с уведомлением?
Инспекция уведомляет, что сведения в ЕГРЮЛ недостоверны
Привет, Регфорум! Мы заметили некоторую тенденцию на рынке юридических адресов. ИФНС стали чаще отправлять письма в адрес компаний, банков и собственников, о недостоверности сведений, «массовости» адреса и признаках фирмы «однодневки».
Письма приходят как для совсем новых компаний, так и для старых. В Уведомлении четко указано, что сведения об адресе НЕДОСТОВЕРНЫ.
Вот пример такого письма:
Текст письма:
Уведомление о необходимости представления в регистрирующий орган достоверных сведений
Межрайонная ИФНС России № 46 по г.Москве (далее — Инспекция) уведомляет, что сведения о руководителе (генеральном директоре), учредителе (участниках), адресе содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц (далее — ЕГРЮЛ) недостоверны. Межрайонная ИФНС России № 46 по г. Москве (далее — Инспекция), являющаяся для указанного юридического лица регистрирующим органом, руководствуясь п. 4.2, ст. 9, п. 6 ст. 11 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее — Закон № 129-ФЗ), уведомляет о необходимости представления в регистрирующий орган достоверных сведений в течение тридцати дней с момента направления настоящего уведомления.
Документы, подтверждающие адрес государственной регистрации, просим представить в Инспекцию (зал №5 окно №60 — «Канцелярия»), либо направить по почте по адресу: 125373, г. Москва, Походный проезд, домовлад. З, стр. 2, с указанием исходящего номера Инспекции.
Если не отреагировать на такое письмо, то в ЕГРЮЛ повиснет запись о недостоверности содержащихся в ЕГРЮЛ сведений о юр. лице Дополнительные сведения: «сведения недостоверны (результаты проверки достоверности содержащихся в ЕГРЮЛ сведений о юридическом лице)».
Исправить в дальнейшем будет сложнее.
Пример электронной выписки с недостоверными сведениями, полученной через Сайт ФНС:
Предупреждения в БАНКИ
Территориальные ФНС рассылают предупреждения в банки, что может стать причиной блокировки вашего счета со стороны банка. Некоторые банки пишут об этом прямо на главных страницах своих сайтов.
Пример письма в Банк по конкретной компании:
Текст письма:
«Инспекция ФНС России № 3 по г. Москве сообщает, что в связи с проведением мероприятий по выявлению и пресечению правонарушений в области государственной регистрации юридических лиц, зарегистрированных по адресам «массовой» регистрации установлено, что организация ООО (ИНН:-) поадресу: г. Москва ___, не располагается.
Одновременно сообщаем, что адрес: ___ является адресом «массовой» регистрации организаций, имеющих признаки фирм «однодневка».
Данная организация имеет открытые счета в вашем банке:
В связи с вышеизложенным, Инспекция считает возможным учесть данную информацию для использования в работе кредитного учреждения при осуществлении полномочий, предусмотренных п. 5.2 ст.7 Федерального закона от 07.08.2001 г. ЛШ5-ФЗ «О противодействии легализации (отмывании) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма».
Так же сообщаем, что отсутствие постоянно действующего исполнительного органа юридического лица и заявителя по указанному адресу, свидетельствует о фиктивности и недостоверности сведений об адресе (месте нахождения) организации.
Согласно статье 5 Федерального закона от 08 августа 2001 года № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» в ЕГРЮЛ содержится, в том числе, адрес (место нахождения) постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического
лица без доверенности), по которому осуществляется связь с юридическим лицом.
Об изменении указанных выше сведений юридическое лицо должно сообщить в регистрирующий орган по месту своего нахождения (пункт 5 статьи 5 Закона № 129-ФЗ)».
Выводы:
Чтобы не попасть в неприятную ситуацию регистрируясь по массовому адресу и не иметь проблем с гос. органами мы рекомендуем внимательнее относиться к покупке адреса. Судя по тенденции адресный рынок ждут перемены и останутся на плаву только крупные игроки. Некоторым «юр. адресным» компаниям уже сейчас налоговики не дают сделать «перевод из региона», и отказывают в переводе внутри Москвы. Уточняйте эти моменты при покупке адреса, а также:
А Вашей компании разрешают переводить из региона? А то постоянно есть желающие.
А если принести подтверждающие документы в ИФНС. Теоретически запись должны убрать.
Мы составляли сопроводительное письмо:
В ответ на ваше Уведомление № ___ от ___ сообщаем, что адрес ООО «ххх»: __________.
Достоверность вышеуказанных сведений подтверждается следующими документами:
1) Копия Договора аренды № ___ от ___
2) Копия Свидетельства о праве собственности № ___ от ___
3) Уведомление от Арендодателя № ___ от ___
По срокам не могу точно подсказать, мы предоставили документы в отведенный 30-дневный срок.
«Налоговая проверка», 2017, N 6
Вопрос: Каким образом компания может исключить из ЕГРЮЛ запись о недостоверности сведений о ней?
Ответ: Чтобы исключить такую запись, компании необходимо представить в налоговый орган заявление по форме Р14001 (или Р13001), содержащее достоверные сведения.
О.П. Гришина
Эксперт журнала
«Налоговая проверка»
Подписано в печать
10.11.2017
Недостоверные данные в ЕГРЮЛ из-за массовости юридического адреса
Мы заметили некоторую тенденцию на рынке юридических адресов. ИФНС стали чаще отправлять письма в адрес компаний, банков и собственников, о недостоверности сведений, «массовости» адреса и признаках фирмы «однодневки».
Письма приходят как для совсем новых компаний, так и для старых. В Уведомлении четко указано, что сведения об адресе НЕДОСТОВЕРНЫ.
Вот пример такого письма:
Текст письма:
Уведомление о необходимости представления в регистрирующий орган достоверных сведений
Межрайонная ИФНС России № 46 по г.Москве (далее — Инспекция) уведомляет, что сведения о руководителе (генеральном директоре), учредителе (участниках), адресе содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц (далее — ЕГРЮЛ) недостоверны. Межрайонная ИФНС России № 46 по г. Москве (далее — Инспекция), являющаяся для указанного юридического лица регистрирующим органом, руководствуясь п. 4.2, ст. 9, п. 6 ст. 11 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее — Закон № 129-ФЗ), уведомляет о необходимости представления в регистрирующий орган достоверных сведений в течение тридцати дней с момента направления настоящего уведомления.
В случае невыполнения юридическим лицом данной обязанности, а также в случае, если представленные юридическим лицом документы не свидетельствуют о достоверности сведений, в отношении которых регистрирующим органом направлено уведомление о недостоверности, регистрирующим органом будет внесена в ЕГРЮЛ запись о недостоверности содержащихся в ЕГРЮЛ сведений о юридическом лице.
Документы, подтверждающие адрес государственной регистрации, просим представить в Инспекцию (зал №5 окно №60 — «Канцелярия»), либо направить по почте по адресу: 125373, г. Москва, Походный проезд, домовлад. З, стр. 2, с указанием исходящего номера Инспекции.
Если не отреагировать на такое письмо, то в ЕГРЮЛ повиснет запись о недостоверности содержащихся в ЕГРЮЛ сведений о юр. лице Дополнительные сведения: «сведения недостоверны (результаты проверки достоверности содержащихся в ЕГРЮЛ сведений о юридическом лице)».
Исправить в дальнейшем будет сложнее.
Пример электронной выписки с недостоверными сведениями, полученной через Сайт ФНС:
Предупреждения в БАНКИ
Территориальные ФНС рассылают предупреждения в банки, что может стать причиной блокировки вашего счета со стороны банка. Некоторые банки пишут об этом прямо на главных страницах своих сайтов.
Пример письма в Банк по конкретной компании:
Текст письма:
«Инспекция ФНС России № 3 по г. Москве сообщает, что в связи с проведением мероприятий по выявлению и пресечению правонарушений в области государственной регистрации юридических лиц, зарегистрированных по адресам «массовой» регистрации установлено, что организация ООО (ИНН:-) поадресу: г. Москва ___, не располагается.
Одновременно сообщаем, что адрес: ___ является адресом «массовой» регистрации организаций, имеющих признаки фирм «однодневка».
Данная организация имеет открытые счета в вашем банке:
В связи с вышеизложенным, Инспекция считает возможным учесть данную информацию для использования в работе кредитного учреждения при осуществлении полномочий, предусмотренных п. 5.2 ст.7 Федерального закона от 07.08.2001 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмывании) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма».
Так же сообщаем, что отсутствие постоянно действующего исполнительного органа юридического лица и заявителя по указанному адресу, свидетельствует о фиктивности и недостоверности сведений об адресе (месте нахождения) организации.
Согласно статье 5 Федерального закона от 08 августа 2001 года № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» в ЕГРЮЛ содержится, в том числе, адрес (место нахождения) постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического
лица без доверенности), по которому осуществляется связь с юридическим лицом.
Об изменении указанных выше сведений юридическое лицо должно сообщить в регистрирующий орган по месту своего нахождения (пункт 5 статьи 5 Закона № 129-ФЗ)».
Выводы:
Чтобы не попасть в неприятную ситуацию регистрируясь по массовому адресу и не иметь проблем с гос. органами мы рекомендуем внимательнее относиться к покупке адреса. Судя по тенденции адресный рынок ждут перемены и останутся на плаву только крупные игроки. Некоторым «юр. адресным» компаниям уже сейчас налоговики не дают сделать «перевод из региона», и отказывают в переводе внутри Москвы. Уточняйте эти моменты при покупке адреса, а также:
исходящий номер инспекции что это
ИФНС требует подтвердить реальность адреса в ЕГРЮЛ, но на практике не дает это сделать
Адвокат Михаил Хаймович о борьбе ФНС с предпринимателями. Кто выживет? Зачем налоговики рисуют акты обследования помещений и как на практике убедить в реальности адреса?
Директор хочет зарегистрировать другой адрес
И вот теперь, когда государство приняло решение всех «прописать», директора компаний стали искать способы удовлетворить требования ФНС.
Самый простой и на первый взгляд, разумный способ – подать заявление о смене юр.адреса, указав в ЕГРЮЛ тот офис, который в данный момент арендуется.
Почти всегда (в крупных городах) это связано с изменением территориальной инспекции, то есть с переходом в другую инспекцию, обслуживающую территорию по месту аренды офиса.
И вот тут все становится чудесатее и чудесатее (с). Директор и участники, искренне проявляя законопослушность, подают заявление в ИФНС 46 (речь о Москве)…. и получают отказ в регистрации.
Перед этим скорее всего будет приостановление регистрационных действий на 30 дней.
Стандартная формулировка отказа: недостоверность представленных сведений. Нужно заметить, что эту самую достоверность проверяет территориальная ИФНС. «Какая ж недостоверность!» восклицает директор и бежит за разъяснением в территориальную инспекцию.
Что отвечают в налоговой
Разумных ответов может и не быть
Даже если в этом помещении незаконно зарегистрированы еще Х компаний, почему это должно влиять на решение о регистрации фирмы, которая там реально находится?
На этот вопрос нет разумного ответа, но, похоже логичность и разумность не является достоинством нынешних налоговых властей.
Что же касается акта обследования, тут и говорить не о чем. Сотрудники составили его, не выходя из своего кабинета.
Зачем?
Но, кроме того, общая политика властей: все предприниматели заподозрены в уклонении от налогов, государство «зачищает» бизнес, кто не справился, пусть уходит.
Но предприниматели не хотят уходить! Одни ищут способ быстро «решить» вопрос, как вы догадываетесь, коррупционно, другие подают иск в суд (3-6 месяцев процесса).
Что же делать?
Идти можно только на прием к начальнику или заместителю начальника инспекции, записавшись по телефону у секретаря, потому что попасть к инспектору теперь практически невозможно (в Москве); на входе охрана, а пропуск выписывает только секретарь начальника. Если на этот прием еще удастся пригласить и собственника помещения – считайте, что ваша проблема решена.
Кто-то ведь еще регистрирует и новые компании. У этих предпринимателей свои проблемы. Сначала нужно найти офис и снять его в аренду за кэш, ведь пока нет ни юр лица ни счета в банке, а собственник не даст гарантийного письма в ИФНС без гарантии заключения договора аренды впоследствии.
Перед этим необходимо убедиться, что это не адрес массовой регистрации, можно сделать это на сайте ФНС. Можно пытаться открыть компанию по домашнему адресу учредителя, «Клерк» писал об этом ранее. Но последнее время в Москве стали отказывать в такой регистрации.
Но при наличии правильно собранного комплекта документов ФНС не отказывает в регистрации новой компании, откладывая проверку места ее нахождения на потом, и в этом смысле регистрация новой фирмы проще, чем смена адреса для действующей.
Недостоверные сведения в ЕГРЮЛ
Основания для внесения в такой список известны. Все желающие могут проверить компанию, достаточно знать ее ИНН, получив выписку из ЕГРЮЛ в электронном виде на сайте ФНС. В случае внесения в список в выписке будет эта информация.
Но руководители не привыкли каждый день делать выписку по своей фирме, и могут узнать о внесении в «черный список» от банка, который заблокирует счет. Тут и начинаются проблемы.
Ну, а если предприятие не сможет подтвердить достоверность сведений в ЕГРЮЛ, для него наступят последствия:
Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3
ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО
Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.
Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:
— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
— поздравительные письма и телеграммы;
Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.
Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.
Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.
Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:
— очередной порядковый номер;
В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.
Отметка может проставляться от руки:
│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │
Или же с помощью резинового штемпеля:
│ «__» ___________________ 20__ г. │
Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.
ОАО
«Бизнес
Портал»
г. Москва
Предложение
по аренде
складских
помещений
После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.
При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.
Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.
Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.
Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?
Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.
В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?
Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.
Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.
При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.
Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:
— подписания (для документов, не подлежащих утверждению);
— утверждения (для документов, подлежащих утверждению);
— заседания или принятия решения (для протоколов);
На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.
Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:
│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │
Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.
Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.
Инспекция уведомляет, что сведения в ЕГРЮЛ недостоверны
Привет, Регфорум! Мы заметили некоторую тенденцию на рынке юридических адресов. ИФНС стали чаще отправлять письма в адрес компаний, банков и собственников, о недостоверности сведений, «массовости» адреса и признаках фирмы «однодневки».
Письма приходят как для совсем новых компаний, так и для старых. В Уведомлении четко указано, что сведения об адресе НЕДОСТОВЕРНЫ.
Вот пример такого письма:
Текст письма:
Уведомление о необходимости представления в регистрирующий орган достоверных сведений
Межрайонная ИФНС России № 46 по г.Москве (далее — Инспекция) уведомляет, что сведения о руководителе (генеральном директоре), учредителе (участниках), адресе содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц (далее — ЕГРЮЛ) недостоверны. Межрайонная ИФНС России № 46 по г. Москве (далее — Инспекция), являющаяся для указанного юридического лица регистрирующим органом, руководствуясь п. 4.2, ст. 9, п. 6 ст. 11 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее — Закон № 129-ФЗ), уведомляет о необходимости представления в регистрирующий орган достоверных сведений в течение тридцати дней с момента направления настоящего уведомления.
Документы, подтверждающие адрес государственной регистрации, просим представить в Инспекцию (зал №5 окно №60 — «Канцелярия»), либо направить по почте по адресу: 125373, г. Москва, Походный проезд, домовлад. З, стр. 2, с указанием исходящего номера Инспекции.
Если не отреагировать на такое письмо, то в ЕГРЮЛ повиснет запись о недостоверности содержащихся в ЕГРЮЛ сведений о юр. лице Дополнительные сведения: «сведения недостоверны (результаты проверки достоверности содержащихся в ЕГРЮЛ сведений о юридическом лице)».
Исправить в дальнейшем будет сложнее.
Пример электронной выписки с недостоверными сведениями, полученной через Сайт ФНС:
Предупреждения в БАНКИ
Территориальные ФНС рассылают предупреждения в банки, что может стать причиной блокировки вашего счета со стороны банка. Некоторые банки пишут об этом прямо на главных страницах своих сайтов.
Пример письма в Банк по конкретной компании:
Текст письма:
«Инспекция ФНС России № 3 по г. Москве сообщает, что в связи с проведением мероприятий по выявлению и пресечению правонарушений в области государственной регистрации юридических лиц, зарегистрированных по адресам «массовой» регистрации установлено, что организация ООО (ИНН:-) поадресу: г. Москва ___, не располагается.
Одновременно сообщаем, что адрес: ___ является адресом «массовой» регистрации организаций, имеющих признаки фирм «однодневка».
Данная организация имеет открытые счета в вашем банке:
В связи с вышеизложенным, Инспекция считает возможным учесть данную информацию для использования в работе кредитного учреждения при осуществлении полномочий, предусмотренных п. 5.2 ст.7 Федерального закона от 07.08.2001 г. ЛШ5-ФЗ «О противодействии легализации (отмывании) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма».
Так же сообщаем, что отсутствие постоянно действующего исполнительного органа юридического лица и заявителя по указанному адресу, свидетельствует о фиктивности и недостоверности сведений об адресе (месте нахождения) организации.
Согласно статье 5 Федерального закона от 08 августа 2001 года № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» в ЕГРЮЛ содержится, в том числе, адрес (место нахождения) постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического
лица без доверенности), по которому осуществляется связь с юридическим лицом.
Об изменении указанных выше сведений юридическое лицо должно сообщить в регистрирующий орган по месту своего нахождения (пункт 5 статьи 5 Закона № 129-ФЗ)».
Выводы:
Чтобы не попасть в неприятную ситуацию регистрируясь по массовому адресу и не иметь проблем с гос. органами мы рекомендуем внимательнее относиться к покупке адреса. Судя по тенденции адресный рынок ждут перемены и останутся на плаву только крупные игроки. Некоторым «юр. адресным» компаниям уже сейчас налоговики не дают сделать «перевод из региона», и отказывают в переводе внутри Москвы. Уточняйте эти моменты при покупке адреса, а также:
А Вашей компании разрешают переводить из региона? А то постоянно есть желающие.
А если принести подтверждающие документы в ИФНС. Теоретически запись должны убрать.
Мы составляли сопроводительное письмо:
В ответ на ваше Уведомление № ___ от ___ сообщаем, что адрес ООО «ххх»: __________.
Достоверность вышеуказанных сведений подтверждается следующими документами:
1) Копия Договора аренды № ___ от ___
2) Копия Свидетельства о праве собственности № ___ от ___
3) Уведомление от Арендодателя № ___ от ___
По срокам не могу точно подсказать, мы предоставили документы в отведенный 30-дневный срок.
«Налоговая проверка», 2017, N 6
Вопрос: Каким образом компания может исключить из ЕГРЮЛ запись о недостоверности сведений о ней?
Ответ: Чтобы исключить такую запись, компании необходимо представить в налоговый орган заявление по форме Р14001 (или Р13001), содержащее достоверные сведения.
О.П. Гришина
Эксперт журнала
«Налоговая проверка»
Подписано в печать
10.11.2017
Cхема документооборота с ИФНС
С 01 сентября 2014 года отправка и прием деклараций осуществляются в соответствии с приказом ФНС РФ от 31.07.2014 N ММВ-7-6/398@ «Об утверждении Методических рекомендаций по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи». Также данный приказ с 01 сентября 2014 года признает утратившим силу приказ ФНС России от 02.11.2009 N ММ-7-6/534@.
При передаче отчетности, подписанной сертификатом уполномоченного представителя, с каждой декларацией передается информационное сообщение о представительстве (см. Каковы особенности предоставления налоговой отчетности через уполномоченного представителя?).
Порядок документооборота с ФНС
Налогоплательщик после отправки отчета получает следующие документы:
1. Подтверждение даты отправки отчета
Это электронный документ, формируемый специализированным оператором связи, содержащий данные о дате и времени отправки декларации. Формируется сразу после отправки отчета.
Дата представления отчета, которая указывается в квитанции о приеме, соответствует дате, зафиксированной в подтверждении даты отправки.
2. Извещение о получении либо сообщение об ошибке.
3. Квитанция о приеме либо уведомление об отказе.
4. Извещение о вводе либо уведомление об уточнении.
Сроки документооборота
Максимальный срок завершенного документооборота согласно методическим рекомендациям не должен превышать трех рабочих дней при автоматическом функционировании приемного комплекса налогового органа.
Должно ли письмо от зам руковолителя следственного отдела обращенное мне иметь исходящий номер? Обязателен ли он?
Должно ли письмо от зам руковолителя следственного отдела обращенное мне иметь исходящий номер? Обязателен ли он?
Ответы на вопрос:
Вам обязаны дать ответ, который Вы вправе обжаловать ст 123-125 УПК РФ.
В соответствии с правилами документооборота письмо должностного лица должно иметь номер исходящей корреспонденции и дату. В противном случае следует предположить, что письмо направлено Вам минуя канцелярию, что является недопустимым.
Нет не должно. Только с официальным документом внутри. Но зам руководителя подобные не рассылает.
Похожие вопросы
Обязаны ли в следственном отделе вести журнал исходящей корреспонденции?
Нужен ли заявлению исходящий номер? Одинаковый ли он для трех получателей? (должника, суда, управляющего) нужна ли печать в конце заявления (в примерах просто везде без печати) Понимаю что глупые вопросы, но все же жду ответа, спасибо!
Нужно ли оперативному сотруднику готовить сопроводительное письмо к отдельному поручению следователя по уголовному делу, если они обслуживают один район, находятся в одном здании и у них общая канцелярия?
При сдачи в канцелярию следственного комитета прокуратуры заявления, должны ли назвать регистрационный номер принятого заявления?
По месту прописки из следственного комитета пришла повестка о вызове на допрос. В повестке не указана дата создания документа, не указано в качестве кого меня вызывают. Повестка без конверта сложенная в два раза и воткнута в проём входной двери квартиры. Стоит ли мне вообще обращать внимание на эту «бумажку»? Заранее спасибо за ответ.
Являюсь потерпевшим. Следователь не уведомлял меня ни о возбуждении уг. дела, ни о приостановке производства, ни о возобновлении производства. Я написал по этому поводу жалобу в прокуратуру, из которой пришел ответ что следователь все уведомления и прочее отправляла по почте, даже имеются исходящие номера. Но я эти письма не получал, и подозреваю что она и не отправляла их.
Как возможно доказать что следователь эти письма не отправляла? И нет ли обязанности следователя отправлять заказным письмом с уведомлением?