Ивент площадка что это
Деловая ивент-индустрия: о чем полезно знать, если собираетесь организовать конференцию в офлайне
Рассказываем о спикерах, привлечении спонсоров и афтепати после деловой программы.
За что мы любим офлайн, чем опасна продажа «спикерства» и как вовлекать гостей в нетворкинг — рассказала Анастасия Прыткова, ивент-менеджер партнерской сети Admitad Affiliate и организатор ежегодной конференции Admitad Expert.
Ивент в онлайне — это меньшие расходы на организацию, возможность быстро и комфортно подключить участников и спикеров из разных уголков мира. Но если все так хорошо, тогда зачем нужен офлайн?
Лично я понимала, что онлайн — это костыль, а не целая нога. Он хорош, в нем есть свои плюсы. Но мы люди и нам не хватает невербального общения, что особенно остро ощутили в период пандемии. И пока мы хотим видеть друг друга, чувствовать эмоциональную связь — мы не откажемся от офлайна
Мы считаем, что после пандемии офлайн станет еще востребованнее. Достаточно обратить внимание на человеческую психологию. Ведь офлайн – это возможность:
Первое правило – никаких докладов за деньги. Когда спикер заплатил за выступление на конференции, у него есть цель «отработать» эти деньги – прорекламировать себя, компанию, продукт или услугу. Это расходится с целью организаторов и может не понравиться аудитории. Пострадают все стороны процесса: и эксперт, и организаторы, и участники.
Второе, на что следует обратить внимание – это статус докладчика. Известный спикер вызывает доверие аудитории. Богатый опыт помогает докладчику посмотреть на ситуацию с разных сторон и донести свое видение.
Третье – наличие опыта выступления на конференциях. Докладчик может быть 1000 раз классным, с большим опытом и хорошими кейсами. Но если эксперт не может ясно и понятно передать это, то слушатели так и уйдут, ничего не поняв.
И четвертое – желание спикера поделиться информацией с аудиторией. У опытных спикеров часто есть готовые презентации, с которыми они выступают на всех ивентах. Когда эксперт горит желанием рассказать больше, каждое выступление проходит по-новому – с более ценной для аудитории информацией.
Поиск спикеров можно разделить на активный и проактивный.
Проактивный – это приглашение партнеров и клиентов вашей компании, которые давно с вами работают. Активный – это поиск с помощью маркетинговых инструментов: размещения информации о поиске спикеров в блогах компании, соцсетях, рекламе. По нашему опыту приглашенные спикеры распределяются в соотношении 80% (проактивный поиск) на 20% (активный поиск).
Чаще всего в мероприятии есть коммерческая составляющая – это продажа спонсорских пакетов и билетов. И это взаимосвязанная цепочка: контент продает билеты, участники их покупают, а спонсоры «покупают» внимание этих участников. При этом спонсорам важно, есть ли среди участников их целевая аудитория и сколько контактов с ними можно получить.
Представим, что у компании есть бюджет 100 тысяч рублей. Она может потратить его на платный трафик и получить 100 лидов. И на участие в конференции в качестве спонсора компания также потратит 100 тысяч рублей. Аудитория мероприятия, к примеру, 800 человек, и из них получится собрать 50 лидов. Но из 50 лидов на конференции конверсия в продажу будет выше, чем при платном трафике в интернете, потому что на конференцию приходит гарантировано заинтересованная аудитория. А кроме того, есть возможность не только собрать теплые контакты, но и получить обратную связь от потенциальных покупателей и партнеров.
Спонсорская модель не гарантирует окупаемости вложенных средств. Если у потенциального партнера нет опыта работы на выставках и ивентах, возможно, не стоит предлагать ему спонсорский пакет. С таким спонсором вы выиграете на одном конкретном мероприятии, но можете потерять на длинной дистанции.
Общение на любом мероприятии нужно инициировать, иначе гости просто собьются в группы и нетворкинга не случится.
Одно из распространенных решений – создание отдельных залов и комнат для переговоров. Но, если мотивации общаться нет, такая механика может не сработать. Тогда аудитории нужно в этом помочь.
В предстоящей конференции мы решили использовать элемент геймификации, чтобы мотивировать участников общаться и заводить новые связи.
Геймификация отлично перекликается и с выбранной концепцией мероприятия: диджитал тотемы, которая проводит параллель между стилями ведения бизнеса и клановостью в древних племенах. Так мы можем объединить маркетологов в один клан, предпринимателей в другой, владельцев рекламных площадок в третий. В течение ивента обладателям тотема будет предложено объединиться в группы со «своими» и поучаствовать в квесте с заданиями (например, собрать все визитки со стенда). Команды зарабатывают очки, а по итогу мероприятия будет разыгрываться приз.
Причем эта концепция нам ничего не стоит. Мы не нарушаем никакие личные границы, не обязываем людей это делать. Мы даем возможность расширить круг знакомств. Насколько успешно это получится – обязательно поделимся с вами.
Часто организаторы ивентов считают, что афтепати – это некий алко-марафон, не имеющий полезной отдачи для бизнеса. Такому ивенту сложно поставить KPI, но часто именно в непринужденных беседах рождается плодотворное сотрудничество.
При верной расстановке акцентов, планировании на мероприятии определенных зон, программы и гостей – деловая вечеринка может принести пользу бизнесу, начиная со знакомства с нужными людьми за бокалом вина и заканчивая долгосрочными контрактами.
Я считаю, что афтепати нужны и важны. Главное – не перебарщивать с контентом. Создайте атмосферу для комфортного общения. Не стоит делать музыкальную программу с 9 до 6 утра – сделайте ее более нативной и иммерсивной: пусть лебеди танцуют не на сцене, а внутри толпы, пусть ведущий проводит конкурсы раз в 2 часа, а не каждые 15 минут.
Не зря именно на афтепати билеты покупают порой активнее, чем на деловую программу. Всех манит интересная шоу-программа, возможность расслабиться и отключиться от рутины.
Event-тренды: Мультиформатные площадки
Поделиться
Сейчас все больше организаторов переходят к мероприятиям, которые не укладываются в один классический формат. Отчасти, это вызвано стремлением вложить в мероприятия максимум смысла и различных активностей, а отчасти и стремлением существенно сэкономить бюджет, уместив в рамки одного мероприятия сразу несколько event’ов. Отсюда появился спрос на мультиформатные площадки — клиентам необходимы пространства, которые способны обеспечить качественную презентационную или конференционную часть, комфортный нетворкинг и практические активности, которые также эволюционируют — это могут быть тестирование, работа в команде и даже совместная медитация!
О трендах в бизнес-мероприятиях мы поговорили с Татьяной Шараевой, управляющим партнером сети коворкингов и оператора event-пространств Meeting Point, которые располагают 9-ю залами различной вместимости, а недавно объявили об открытии целого конференц-этажа, площадью 400 кв.м в БЦ «Белые Сады» на Белорусской.
Meeting Point уже более трех лет развивает event-направление. По мнению Татьяны Шараевой, современная мультиформатная площадка должна решать следующие задачи клиента:
Экономия бюджета
Мультиформатные мероприятия максимально эффективны и выгодны для организаторов. Время — деньги, и современные бизнесмены не хотят тратить его на переезд c одной площадки на другую, закладывая дополнительные бюджеты на логистику и аренду сразу нескольких пространств.
Конференция, дискуссия, круглый стол, фуршет — все это может происходить одновременно и на одной площадке.
Руководство по поиску идеальной event-площадки: Часть 1
Поделиться
Как найти подходящее место для проведения мероприятия. Как и в большинстве случаев, достижение баланса между опытом, бюджетом и эмоциями является сложным делом и требует профессионализма.
Это руководство из трех частей облегчает поиск подходящего места и делает его более полезным. Сегодня мы рассмотрим первую и ответим на вопрос «Что следует учитывать при выборе места проведения мероприятия?».
Часть 1. Как вы хотите, чтобы ваши гости чувствовали себя?
Независимо от обстоятельств, у вас есть представление о том, как вы хотите, чтобы ваши гости «чувствовали себя». Как они относятся к вам, вашему бренду и мероприятию до, во время и после. У вас есть концепция слов, которые вы хотели бы использовать для их описания. Уловите суть события для планирования выгоды.
Отличный способ начать процесс выбора места — это полностью представить себе событие в вашем сознании.
Вполне приемлемо опираться на вдохновение предыдущих событий, других вещей, которые вы видели онлайн или на международных событиях, которыми были впечатлены. Нет необходимости полностью изобретать колесо на этом этапе.
Стиль места
Какой стиль места вы надеетесь найти? Будет ли это традиционный конференц-центр или выставочный зал отеля, или это должно быть частной верандой в аэропорту для ваших высокопоставленных спонсоров или VIP-персон? Эти детали важны, так как помогают вам немедленно сузить свой поиск, чтобы найти подходящее место.
Решив перед началом поиска, что имеет наибольшее значение, вы сможете действительно найти то место проведения мероприятия, которое поможет в достижении этих целей, и по-прежнему будет соответствовать вашему бюджету.
Вместимость и комфорт
Наличие общего представления о максимальной численности персонала — это необходимое условие перед поиском площадки.
Также важное значение имеют конкретные функциональные пространства и комнаты. Если ваше мероприятие требует от гостей перехода в различные части здания для участия в групповых или секционных заседаниях, вы также должны быть уверены, что многофункциональное пространство может полностью удовлетворить ваши потребности.
Возраст и доступность
Когда мы говорим о том, как гости будут «чувствовать себя», мы не можем забыть о демографических характеристиках. Смогут ли гости перемещаться по лестницам? Есть ли в здании лифт или пандус для посетителей? Продумывать такие вещи необходимо заранее.
Ивент (эвент)
Что такое эвент?
Event (ивент, эвент) — публичные мероприятия, которые носят развлекательный и/или рекламный характер.
Термины «event-менеджер», «event-маркетинг», «event-мероприятия» стали употреблять относительно недавно. Известный специалист в области ивент-менеджмента Джо Голдблатт отмечает, что эта профессия сформировалась в середине прошлого столетия с открытием Диснейленда в США.
В России ивент-индустрия начала развиваться в конце 20 века, когда на рынке появились компании, предоставляющие услуги организации мероприятий.
Примеры Event-мероприятий
Event-мероприятия проводятся для того, чтобы положительно влиять на мнение аудитории, налаживать деловые контакты, обмениваться опытом. В маркетинге ивенты считаются важными инструментами.
Одни из самых масштабных ивентов создает Red Bull. Производитель энергетического напитка ассоциируется с экстримом, активностью и свободой. Ивенты, которые проводятся под эгидой бренда — фестивали Red Bull Music, спортивные соревнования Red Bull Air Race, Red Bull Flugtag, Red Bull Cliff Diving, Red Bull King of the Air.
Ежегодно компания Apple организовывает ивенты для анонсирования новых продуктов. Это ожидаемые события, которые собирают несколько тысяч участников и гостей.
Еще один пример удачного ивента — это партнерство компании Heineken с Лигой чемпионов UEFA. На стадионах продается пиво производителя, ему посвящено рекламное время до, во время и после игр. Титульное спонсорство в престижном футбольном турнире приносит плоды — широкую узнаваемость Heineken.
Виды ивентов
Существует несколько десятков видов мероприятий:
Также ивенты делятся на несколько групп в зависимости от целей и аудитории:
Организация успешного ивента
Этапы подготовки
Ниже приведены основные этапы организации Event’а и уточнения к ним. Таким образом для достижения успеха мероприятия нужно:
Персонал в организации ивента
Персонал — это ключевая составляющая любого события. Сотрудники отвечают за взаимодействие с гостями, организацию, проведение и контроль мероприятия.
Ошибка, допущенная одним членом команды, может повлиять на впечатления посетителей от ивента.
Где найти сотрудников для проведения?
Есть несколько способов поиска персонала для ивентов:
Последний вариант наименее трудозатратный, так как поиском персонала займутся ивент-менеджеры с готовой базой. Сотрудничество опытного event-менеджера с командой уже проверено, связи налажены, нюансы улажены. К тому же этот человек будет полностью ответственен не только за подбор временного коллектива, но и за действия всех временных сотрудников и приглашённых со стороны людей.
Выводы
Для организации достойного ивента необходимо точно знать цели проведения и не следует пренебрегать деталями. А также особое внимание необходимо уделить подбору персонала для успешного проведения мероприятия.
В любом случае зачастую целесообразнее сразу обращаться к профессионалам в данной сфере.
Событийный (ивент) маркетинг — встреча бренда с целевой аудиторией в режиме офлайн
Лучший способ установления и поддержания дружеских отношений с кем-либо — это реальные встречи в режиме офлайн. А лучший способ налаживания доверительных отношений между производителями товаров и услуг и их потенциальной целевой аудиторией — это событийный маркетинг. Его также называют event-маркетингом, от английского слова «event» — «событие».
Какие существуют виды событийного маркетинга? Насколько эффективным он может быть?
Когда и как появился событийный маркетинг
Считается, что событийный маркетинг появился в мировой практике продвижения брендов в 1970-х годах (хотя, наверняка, нечто подобное применялось ещё в древние времена) и начал активно использоваться в 1980-х годах такими крупными компаниями, как McDonald’s, Procter & Gamble, Сoca-Cola, Nestle и Nike. Впоследствии различные виды событийного маркетинга стали применять компании самого разного масштаба (в том числе, и представители малого бизнеса) и направленности.
В России событийный маркетинг начал развиваться с конца 1990- х и начала 2000-х годов, когда с подачи международных и национальных брендов стали проводиться крупные музыкальные и спортивные фестивали и появились первые агентства ивент-маркетинга.
До 2020 года это был один из самых популярных видов непрямой рекламы и продвижения товаров и услуг, на который ежегодно тратились миллиарды долларов. Потом наступили известные вирусные события и большинство ивентов были отменены или перенесены на неопределённый срок, а что-то из этой сферы смогло перейти в режим онлайн.
Что представляет событийный маркетинг и в чём заключаются его преимущества
Событийный маркетинг в своём основном воплощении — это продвижение бренда с помощью организации и проведения ярких, запоминающихся мероприятий, фестивалей, концертов, вечеринок, презентаций, рекламных туров, флэшмобов, открытий магазинов, торговых центров и других так называемых «special events» (специальных событий).
Это своеобразная встреча бренда с потенциальной целевой аудиторией в режиме офлайн, позволяющая компании ненавязчиво напомнить о своей продукции и установить с потребителями доверительные отношения.
Помимо «хлеба», людям также всегда были нужны и зрелища. Поэтому мероприятия, проводимые в рамках событийного маркетинга, отлично помогают реализовать человеческую страсть к развлечениям и, попутно, рассказать о своём бренде. «Удалённая» прямая реклама такого эффекта дать не может.
Существует также корпоративный событийный маркетинг (всевозможные тимбилдинги, тренинги и т.д.), направленный на повышение лояльности сотрудников к компании, в которой они работают. Отдельным направлением событийного маркетинга являются мероприятия для партнеров и дилеров компании (семинары, конференции, саммиты и т.д.).
Этот метод продвижения брендов подходит всем компаниям, способным организовать любое более-менее значимое мероприятие в рамках своего населённого пункта, региона, страны или мира.
Наличие внушительного бюджета при этом является важным, но не определяющим. К проявлениям событийного маркетинга можно отнести не только крупный музыкальный фестиваль международного уровня, но и открытие нового магазина в посёлке городского типа.
Особенно актуален событийный маркетинг для производителей алкогольной продукции и других товаров, прямая реклама которых ограничена. На своих специальных событиях они могут сколько угодно рассказывать о преимуществах и достоинствах своего ассортимента.
Существует несколько основных вариантов организации специальных событий (спортивные и музыкальные мероприятия, тематические фестивали, road-show и т.д.). Что они представляют собой на практике?
Спортивный событийный маркетинг: брендированные забеги, фестивали, турниры
Одним из лучших маркетинговых ивентов для производителей спортивного, молодёжного ассортимента, продуктов для здорового образа жизни и товаров импульсного спроса (кроме пива) являются различные спортивные мероприятия с участием потенциальной целевой аудитории.
Практически все ведущие мировые производители спортивной обуви и экипировки (Nike, Adidas, Asics, Puma, Reebok) организуют забеги на различные дистанции (вплоть до марафона). Компания Coca-Cola проводит в России соревнования по дворовому мини-футболу, Mars Incorporated — фестиваль молодёжной уличной культуры «Сникерс Урбания», Red Bull — соревнования по фристайлу, сноубордингу, скейтбордину и различным экстремальным видам спорта.
Приняв участие в брендированном забеге, футбольном турнире или фестивале экстремальных видов спорта и получив в качестве приза или подарка что-то с фирменной символикой, человек точно запомнит компанию, которая организовала это событие, и, наверняка, будет более лояльно относится к её бренду.
Особенно актуальны подобные мероприятия в годы проведения Олимпийских игр, чемпионатов мира по футболу и других значимых спортивных событий.
Конечно, не у всех компаний есть соответствующие бюджеты для подобных ивентов. Но даже представителям малого бизнеса, наверное, будет по силам организовать в рамках Дня города или какого-то фестиваля небольшой спортивный турнир с вручением фирменных призов и подарков победителям и участникам.
Музыкальные маркетинговые ивенты: продвижение брендов под мелодии и ритмы
В тёплое время года производители различных молодёжных товаров также часто организуют в различных городах России музыкальные рок-фестивали с одной «звёздной» группой и местными исполнителями, которые борются за какой-либо приз (например, запись в дорогостоящей московской студии, ротация песнен в эфире федеральной радиостанции и т.д.).
Особенно привлекательны такие мероприятия для производителей «запретной» продукции (алкогольных напитков, табачных изделий), прямая реклама которых ограничена.
Вместо того, чтобы снимать дорогостоящие рекламные ролики, они с тем же успехом могут потратиться на «аренду» какой-либо музыкальной знаменитости и организацию рок-фестиваля с небольшим туром по нескольким городам России (чаще всего, подобные мероприятия проводят пивные бренды, а вот производители элитного алкоголя предпочитают вкладываться в концерты знаменитостей джазовой и классической музыки).
Одним из самых ярких примеров событийного музыкального маркетинга в России является организуемый «Альфа Банком» фестиваль электронной музыки и технологий Alfa Future People, ежегодно проходящий под Нижним Новгородом. Это самый дорогой музыкальный фестиваль в нашей стране с огромным бюджетом, который могут организовать, конечно, лишь единичные компании.
Какие-то варианты музыкального событийного маркетинга, например, приглашение популярной местной поп-рок группы на открытие магазина или торгового центра в небольшом городе могут позволить себе и представители малого бизнеса.
Тематические праздники для продвижения продуктов питания
Для продвижения продуктов питания и разнообразных напитков могут хорошо подойти такие мероприятия событийного маркетинга, как тематические праздники.
Это может быть, например, фестиваль сыра, шоколада, мороженого от известного или малоизвестного производителя с дегустацией всех выдающихся образцов продукции, кулинарными мастер-классами, конкурсами, аниматорами и небольшой развлекательной программой.
Подобные фестивали очень популярны в Западной Европе, где они в большом количестве проходят в разные сезоны (особенно много их проводится осенью). В нашей стране они тоже проходят, хотя, и не так часто.
Это может быть маркетинговое мероприятие не только для производителей, но и для продавцов (например, фестиваль сыра или шоколада может быть интересным событием для торгового центра).
Road-show для инновационных технических новинок
Для производителей различных технических устройств хорошо подходит такое мероприятие событийного маркетинга как road-show («дорожное шоу» — в буквальном переводе с английского). Особенно актуальным проведение road-show является в тот период, когда у компании появляются какие-то инновационные технические новинки.
Это своеобразный маркетинговый тур по различным городам страны, позволяющий в интерактивном режиме познакомить потенциальную целевую аудиторию и партнёров компании со всем достоинствами новой позиции в ассортименте и продемонстрировать её преимущества на практике.
Можно сколько угодно рассказывать в рекламе о том, каким великолепным и замечательным является новое устройство компании. Скорее всего, этому мало кто поверит. Телефонные переговоры или переписка по электронной почте тоже не донесут полностью до партнёров необходимую информацию о новинке.
Лучше всего прорекламировать новшество можно при личном общении с потенциальной целевой аудиторией, в интерактивном режиме отвечая на все возникающие у неё вопросы. Для этого и существует road-show.
Подобная форма продвижения товаров не слишком популярна в России, но некоторые компании её регулярно практикуют. Например, периодически длительные road-show по России для демонстрации своих новинок устраивает компания Xerox. Компании LG, Samsung и Sony тоже иногда отправляются в «дорожное шоу» по нашей стране.
Pop-up как средство продвижения товаров и услуг
Не так давно в России стал использоваться такой популярный в мировой практике инструмент событийного маркетинга, как pop-up (в буквальном переводе с английского — «неожиданно возникать», «всплывать»).
Организация маркетинговых мероприятий в стиле pop-up подразумевает создание временных магазинов, фирменных бутиков, кафе, баров, офисов и брендированных конструкций, которые неожиданно возникают и исчезают в различных частях города, или на фестивалях, Днях города и т.д.
Этот метод продвижения продукции отлично подходит как для крупных известных компаний, так и для интернет-организаций, существующих в виртуальной реальности, и не имеющих реальных офисов и магазинов. Увидев яркие, необычные конструкции с фотозонами и аттракционами, далеко не все смогут пройти мимо и не поинтересоваться тем, что там происходит.
Особенно часто «всплывающие магазины» известных компаний появляются в различных знаковых местах крупных городов (в Москве они периодически «всплывают» на Арбате, на Тверском бульваре, рядом с ЦУМом, Красной площадью, в Лужниках и т.д.). Но иногда их можно увидеть и в спальных районах мегаполисов.
Лучшие проекты этого формата имеют очень необычную концепцию. Например, в 2018 году в Торонто появился временный магазин Cioccolato’s, полностью сделанный из шоколада. Вряд ли кто-то из прохожих смог тогда пройти мимо такого чуда.
Существуют и другие виды специальных событий для продвижения продукции (презентация, выставка, открытие торговой точки, конкурс, квест, лотерея и т.д.)
В какой-то степени, любой конкурс среди потребителей, объявленный компанией в социальных сетях, тоже является элементом событийного маркетинга.
Что нужно учитывать в событийном маркетинге
При организации специальных событий нужно, конечно, в первую очередь, учитывать совпадение их тематики, особенностей продвигаемой продукции и интересов целевой аудитории. Вряд ли производителям пива имеет смысл устраивать фестиваль фитнеса и здорового образа жизни.
Наиболее эффективными являются маркетинговые ивенты, напрямую ассоциирующиеся с компанией и её продукцией, в названии которых фигурирует рекламируемый бренд. Но это не означает, что на мероприятии событийного маркетинга каждые пять минут нужно напоминать людям о том, кто всё это организовал. Вместо установления доверительных отношений с брендом, это будет вызвать только раздражение.
Реклама на таких событиях должна быть лёгкой и ненавязчивой. Организации прямых продаж продукции, баннеров и награждения победителей конкурсов призами с фирменной символикой компании (или бесплатной раздачи какой-либо атрибутики всем желающим) будет вполне достаточно.
Не нужно забывать и о том, что долгосрочный эффект подобных мероприятий складывается не только из самого событий, но и из его освещения в СМИ до начала и после проведения ивента.
Можно ли событийный маркетинг перенести в онлайн?
Из-за пандемии коронавируса в 2020 году, многие крупные мероприятия событийного маркетинга были отменены и перенесены на 2021 год. Некоторые события, в частности, музыкальные фестивали были проведены в режиме онлайн.
Конечно, организация онлайн-концертов значительно менее затратна, чем проведение реальных музыкальных событий, но и эффект от них не тот. Для многих зрителей подобные мероприятия — это нечто вроде просмотра видео, даже если концерт проходит в режиме реального времени.
Смотреть концерт любимой группы или певца по ТВ или в интернете, и придти на «живое» выступление — «не есть одно и то же». Тут можно поставить не просто знак «не равно», а — «не равно в миллионной степени». Живое выступление — это драйв, особая атмосфера, когда зритель чувствует себя соучастником происходящего. И такая атмосфера уже на подсознательном уровне располагает его положительно к бренду. А онлайн, при всех его достоинствах, создать подобные чувства и ощущения не может. По крайней мере, на текущий временной момент истории.
Дмитрий Орлов, редактор бизнес-блога Exiterra
Но некоторые маркетинговые ивенты, такие, как, например, семинары и конференции вполне можно заменить проведением онлайн-вебинаров. В некоторых вариантах можно также успешно проводить онлайн различные мастер-классы и кулинарные шоу. Рано или поздно пандемия коронавируса закончится, и мир бизнеса снова вернётся к проведению различных мероприятий в рамках событийного маркетинга, потому что заменить этот способ продвижения товаров и услуг чем-то другим практически невозможно.
Если есть вопросы по статье, напишите в комментариях — Вам ответит непосредственно автор или профильный специалист из нашего штата.