какие классификаторы используются при введении данных в ипс организации
Какие классификаторы используются при введении данных в ипс организации
дМС ПВЕУРЕЮЕОЙС ЬЖЖЕЛФЙЧОПЗП ЙУРПМШЪПЧБОЙС ЙОЖПТНБГЙЙ РТЙ РТЙОСФЙЙ ТБЪМЙЮОПЗП ТПДБ ТЕЫЕОЙК, РТЕДПУФБЧМЕОЙС Ч ТБУРПТСЦЕОЙЕ УРЕГЙБМЙУФПЧ ЧУЕЗП НБУУЙЧБ ЙОЖПТНБГЙЙ РП ПРТЕДЕМЕООПНХ ЧПРТПУХ Ч ЛТБФЮБКЫЕЕ ЧТЕНС Ч ПТЗБОЙЪБГЙЙ ДПМЦОБ ВЩФШ РПУФТПЕОБ ТБГЙПОБМШОБС РПЙУЛПЧБС УЙУФЕНБ. уПЧТЕНЕООБС ЙОЖПТНБГЙПООП-РПЙУЛПЧБС УЙУФЕНБ (йру) ДПМЦОБ ЧЛМАЮБФШ ЙОЖПТНБГЙА П ЧУЕИ ДПЛХНЕОФБИ, ЛПФПТЩНЙ ТБУРПМБЗБЕФ ПТЗБОЙЪБГЙС.
оБ ВБЪЕ ТЕЗЙУФТБГЙПООЩИ ДБООЩИ ФТБДЙГЙПООП УФТПЙФУС ХЮЕФ ДПЛХНЕОФПЧ, РПЙУЛ Й ЛПОФТПМШ ЙУРПМОЕОЙС. тЕЗЙУФТБГЙЙ РПДМЕЦБФ ЧУЕ ДПЛХНЕОФЩ, ФТЕВХАЭЙЕ ЙУРПМОЕОЙС, ХЮЕФБ Й ЙУРПМОЕОЙС, ХЮЕФБ Й ЙУРПМШЪПЧБОЙС Ч УРТБЧПЮОЩИ ГЕМСИ: ТБУРПТСДЙФЕМШОЩЕ, РМБОПЧЩЕ, ПФЮЕФОЩЕ, ХЮЕФОП-УФБФЙУФЙЮЕУЛЙЕ, ХЮЕВОЩЕ, ЖЙОБОУПЧЩЕ, ВХИЗБМФЕТУЛЙЕ Й ДТ. тЕЗЙУФТЙТХАФУС ДПЛХНЕОФЩ, ЙУРПМШЪХЕНЩЕ ЧОХФТЙ ЙМЙ ОБРТБЧМСЕНЩЕ Ч ДТХЗЙЕ ПТЗБОЙЪБГЙЙ, РПУФХРБАЭЙЕ ЙЪ ЧЩЫЕУФПСЭЙИ, РПДЧЕДПНУФЧЕООЩИ Й УФПТПООЙИ ПТЗБОЙЪБГЙК ЙМЙ ЮБУФОЩИ МЙГ.
йОДЕЛУ ДПЛХНЕОФБ УПУФБЧМСЕФУС Ч ЪБЧЙУЙНПУФЙ ПФ РТЙОСФПЗП ДМС ЛБЦДПЗП НБУУЙЧБ ДПЛХНЕОФПЧ РТЙОГЙРБ ЖПТНЙТПЧБОЙС ДЕМ. пВСЪБФЕМШОЩН ЬМЕНЕОФПН ЙОДЕЛУБ СЧМСЕФУС РПТСДЛПЧЩК ТЕЗЙУФТБГЙПООЩК ОПНЕТ Ч РТЕДЕМБИ ТЕЗЙУФТЙТХЕНПЗП НБУУЙЧБ, ЛБЛ РТБЧЙМП, ЪБ ЗПД. ч ЛПНРМЕЛУЕ У ДБФПК Й ОБЪЧБОЙЕН ПО УМХЦЙФ РПЙУЛПЧЩН ПВТБЪГПН ДПЛХНЕОФБ Й ЙУРПМШЪХЕФУС ФБЛЦЕ ДМС ГЕМЕК ХЮЕФБ. дПРПМОЕОЙС Л РПТСДЛПЧПНХ ОПНЕТХ ХЛБЪЩЧБАФ НЕУФП ЙУРПМОЕОЙС Й ИТБОЕОЙС ДПЛХНЕОФБ, РТЙОБДМЕЦОПУФШ ЕЗП Л ПРТЕДЕМЕООПНХ ЧПРТПУХ, ФЕТТЙФПТЙЙ, РЕТЙПДХ, МЙГХ Й Ф. Д. Й УМХЦБФ ГЕМСН ПВМЕЗЮЕОЙС РПЙУЛБ.
йОДЕЛУПН ДПЛХНЕОФПЧ, ЖПТНЙТХЕНЩИ Ч ДЕМБ ФПМШЛП РП ОБЪЧБОЙСН Й БЧФПТБН (ВХИЗБМФЕТУЛЙЕ ВБМБОУЩ, РТПФПЛПМЩ, ОБТСДЩ Й ДТ.), УМХЦЙФ РПТСДЛПЧЩК ОПНЕТ Ч РТЕДЕМБИ ТЕЗЙУФТЙТХЕНПЗП НБУУЙЧБ.
йОДЕЛУПН ДПЛХНЕОФПЧ, ЖПТНЙТХЕНЩИ Ч ДЕМБ РП ЧПРТПУБН, ЛПТТЕУРПОДЕОФБН, ФЕТТЙФПТЙЙ (ДПЛМБДОЩЕ ЪБРЙУЛЙ, МАВБС РЕТЕРЙУЛБ, ПФЪЩЧЩ Й ДТ.), УМХЦЙФ РПТСДЛПЧЩК ТЕЗЙУФТБГЙПООЩК ОПНЕТ, ДПРПМОЕООЩК ЙОДЕЛУПН ДЕМБ РП ОПНЕОЛМБФХТЕ ДЕМ, ЛПФПТЩК Й ПРТЕДЕМСЕФ НЕУФП ИТБОЕОЙС ДПЛХНЕОФБ.
йОДЕЛУ ДПЛХНЕОФПЧ, УПУФБЧМЕООЩИ ОЕУЛПМШЛЙНЙ ПТЗБОЙЪБГЙСНЙ, ПВТБЪХЕФУС ЙЪ РПТСДЛПЧЩИ ТЕЗЙУФТБГЙПООЩИ ОПНЕТПЧ, РТЙУЧПЕООЩИ Ч ЛБЦДПК ПТЗБОЙЪБГЙЙ-БЧФПТЕ, ЙИ РПУМЕДПЧБФЕМШОПУФШ ПРТЕДЕМСЕФУС РПУМЕДПЧБФЕМШОПУФША ХЛБЪБОЙС БЧФПТПЧ Ч ПЖПТНМСАЭЕК ЮБУФЙ ДПЛХНЕОФБ.
рТЙ ТЕЗЙУФТБГЙЙ ДПЛХНЕОФБ ЙОДЕЛУ, ЛБЛ Й ДТХЗЙЕ ЕЗП ТЕЗЙУФТБГЙПООЩЕ ДБООЩЕ, РЕТЕОПУЙФУС Ч ТЕЗЙУФТБГЙПООЩЕ ЖПТНЩ. рТЙЮЕН Ч ТЕЗЙУФТБГЙПООЩИ ЖПТНБИ НПЗХФ ХЛБЪЩЧБФШУС Й ДТХЗЙЕ ТЕЛЧЙЪЙФЩ (УЧЕДЕОЙС), ЛПФПТЩЕ ЧОПУСФУС РТЙ РЕТЧЙЮОПК ТЕЗЙУФТБГЙЙ ЙМЙ ЪБРПМОСАФУС Ч РТПГЕУУЕ ЙУРПМОЕОЙС ДПЛХНЕОФБ.
лМБУУЙЖЙЛБГЙС ДПЛХНЕОФПЧ Й ЙОЖПТНБГЙЙ СЧМСЕФУС ПУОПЧПК РПУФТПЕОЙС ЧУЕИ ПУОПЧОЩИ ЮБУФЕК йру:
ч йру ТБЪТБВБФЩЧБАФУС Й ЙУРПМШЪХАФУС ТБЪМЙЮОЩЕ ЛМБУУЙЖЙЛБГЙПООЩЕ УРТБЧПЮОЙЛЙ. йИ ОБВПТ ЪБЧЙУЙФ ПФ РТЙОГЙРПЧ Й РТБЧЙМ ЧЧПДБ Й ЧЩЧПДБ ДПЛХНЕОФОПК ЙОЖПТНБГЙЙ Й ВБЪЙТХЕФУС ОБ ЛПНРМЕЛУЕ ТЕЗЙУФТБГЙПООЩИ ИБТБЛФЕТЙУФЙЛ ДПЛХНЕОФБ ЛБЛ Ч БЧФПНБФЙЪЙТПЧБООПК, ФБЛ Й ФТБДЙГЙПООПК РПЙУЛПЧЩИ УЙУФЕНБИ.
ч УППФЧЕФУФЧЙЙ У ТЕЗЙУФТБГЙПООЩНЙ ДБООЩНЙ ДПЛХНЕОФБ ОБЙВПМШЫЕЕ ТБУРТПУФТБОЕОЙЕ Ч йру ОБИПДСФ УМЕДХАЭЙЕ ЛМБУУЙЖЙЛБФПТЩ:
рПНЙНП РЕТЕЮЙУМЕООЩИ, Ч ЛПОЛТЕФОЩИ йру НПЗХФ УПУФБЧМСФШУС Й ДТХЗЙЕ ЛМБУУЙЖЙЛБФПТЩ Ч ЪБЧЙУЙНПУФЙ ПФ РПФТЕВОПУФЕК ЧЧПДБ Й РПЙУЛБ ДПЛХНЕОФПЧ Й ЙОЖПТНБГЙЙ. дМС ПВЕУРЕЮЕОЙС ЙОЖПТНБГЙПООПК УПЧНЕУФЙНПУФЙ РПЙУЛПЧЩИ НБУУЙЧПЧ ТЕЛПНЕОДХЕФУС ГЕОФТБМЙЪПЧБООБС ТБЪТБВПФЛБ ЛМБУУЙЖЙЛБФПТПЧ Ч РТЕДЕМБИ ПДОПК ПФТБУМЙ, ПВЯЕДЙОЕОЙС ЙМЙ ЛТХРОПК ПТЗБОЙЪБГЙЙ.
лМБУУЙЖЙЛБФПТ ОБЪЧБОЙК (ЧЙДПЧ) ДПЛХНЕОФПЧ ТБЪТБВБФЩЧБЕФУС ОБ ПУОПЧЕ ЧУЕИ ДПЛХНЕОФПЧ, ЙУРПМШЪХЕНЩИ Ч ПТЗБОЙЪБГЙЙ, ЛБЛ УПУФБЧМСЕНЩИ, ФБЛ Й РПМХЮБЕНЩИ. рТЙ ЖПТНХМЙТПЧБОЙЙ ОБЪЧБОЙК (ЧЙДПЧ) ДПЛХНЕОФПЧ ОЕПВИПДЙНП ЙУРПМШЪПЧБФШ ОБЙНЕОПЧБОЙС ХОЙЖЙГЙТПЧБООЩИ ЖПТН ХРТБЧМЕОЮЕУЛЙИ ДПЛХНЕОФПЧ, ЧПЫЕДЫЙЕ Ч пВЭЕТПУУЙКУЛЙК ЛМБУУЙЖЙЛБФПТ ХРТБЧМЕОЮЕУЛПК ДПЛХНЕОФБГЙЙ, ПФТБУМЕЧЩЕ ХОЙЖЙГЙТПЧБООЩЕ ЖПТНЩ ДПЛХНЕОФПЧ, ПУОПЧОЩЕ РПМПЦЕОЙС зПУХДБТУФЧЕООПК УЙУФЕНЩ ДПЛХНЕОФБГЙПООПЗП ПВЕУРЕЮЕОЙС ХРТБЧМЕОЙС.
лМБУУЙЖЙЛБФПТ ОБЪЧБОЙК (ЧЙДПЧ) ДПЛХНЕОФПЧ НПЦЕФ УФБФШ ПУОПЧПК ДМС УПУФБЧМЕОЙС Ч ПТЗБОЙЪБГЙЙ ТБЪМЙЮОЩИ РЕТЕЮОЕК ДПЛХНЕОФПЧ: «рЕТЕЮОС ТЕЗЙУФТЙТХЕНЩИ ДПЛХНЕОФПЧ, РПДМЕЦБЭЙИ ЛПОФТПМА ЙУРПМОЕОЙС», «рЕТЕЮОС ДПЛХНЕОФПЧ У ФЙРПЧЩНЙ УТПЛБНЙ ЙУРПМОЕОЙС». оБ ПУОПЧБОЙЙ ЛМБУУЙЖЙЛБФПТБ НПЦЕФ УПУФБЧМСФШУС Й ДПРПМОСФШУС фБВЕМШ ЖПТН ДПЛХНЕОФПЧ ПТЗБОЙЪБГЙЙ Й ЕЕ УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙК. ч БЧФПНБФЙЪЙТПЧБООЩИ йру ЛМБУУЙЖЙЛБФПТ ЧЙДПЧ ДПЛХНЕОФПЧ ЙУРПМШЪХЕФУС РТЙ ЧЧПДЕ ЙОЖПТНБГЙЙ П ДПЛХНЕОФЕ Ч ВБЪХ ДБООЩИ Й РТЙ РПЙУЛЕ ДПЛХНЕОФБ (УПРПУФБЧМЕОЙЕ РПЙУЛПЧПЗП ПВТБЪБ ДПЛХНЕОФБ Й ЪБРТПУБ).
лМБУУЙЖЙЛБФПТ ЛПТТЕУРПОДЕОФПЧ ТБЪТБВБФЩЧБЕФУС ОБ ПУОПЧЕ РЕТЕЮОС ОБЪЧБОЙК ПТЗБОЙЪБГЙК, РТЕДРТЙСФЙК Й ХЮТЕЦДЕОЙК, У ЛПФПТЩНЙ ДБООБС ПТЗБОЙЪБГЙС УЧСЪБОБ Ч УЧПЕК ДЕСФЕМШОПУФЙ. уПУФБЧ Й ПВЯЕН ЛМБУУЙЖЙЛБФПТБ ЛПТТЕУРПОДЕОФПЧ ПВЩЮОП ЪБЧЙУЙФ ПФ РТЙОБДМЕЦОПУФЙ ДБООПК ПТЗБОЙЪБГЙЙ Л ПРТЕДЕМЕООПК ПФТБУМЙ Й ХТПЧОС Ч УЙУФЕНЕ ХРТБЧМЕОЙС, ПФ ЧПРТПУПЧ ПУОПЧОПК ДЕСФЕМШОПУФЙ, ЛПФПТЩЕ ПОБ ТЕЫБЕФ Ч РТЕДЕМБИ УЧПЕК ЛПНРЕФЕОГЙЙ. оБРТЙНЕТ, ЛПТТЕУРПОДЕОФБНЙ ЗПУХДБТУФЧЕООПК УМХЦВЩ, НЙОЙУФЕТУФЧБ ВХДХФ ЧЩУЫЙЕ Й ГЕОФТБМШОЩЕ ПТЗБОЩ ЧМБУФЙ Й ХРТБЧМЕОЙС, РПДЧЕДПНУФЧЕООЩЕ РТЕДРТЙСФЙС, ПТЗБОЙЪБГЙЙ, ХЮТЕЦДЕОЙС, ЧИПДСЭЙЕ Ч УЙУФЕНХ ПФТБУМЕЧПЗП ХРТБЧМЕОЙС, ЧЛМАЮБС ОБХЮОП-ЙУУМЕДПЧБФЕМШУЛЙЕ, РТПЕЛФОЩЕ, ЛПОУФТХЛФПТУЛЙЕ Й РТПЮЙЕ ПТЗБОЙЪБГЙЙ, УПУФПСЭЙЕ Й ОЕ УПУФПСЭЙЕ ОБ УБНПУФПСФЕМШОПН ВБМБОУЕ.
лМБУУЙЖЙЛБФПТ ЧПРТПУПЧ ДЕСФЕМШОПУФЙ ПТЗБОЙЪБГЙЙ РТЕДУФБЧМСЕФ УПВПК РЕТЕЮЕОШ ЧПРТПУПЧ, ЧИПДСЭЙИ Ч ЛПНРЕФЕОГЙА ЛБЛ ПТЗБОЙЪБГЙЙ Ч ГЕМПН, ФБЛ Й ЕЕ УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙК. лМБУУЙЖЙЛБФПТ ТБЪТБВБФЩЧБЕФУС ОБ ПУОПЧЕ ПТЗБОЙЪБГЙПООЩИ Й ТБУРПТСДЙФЕМШОЩИ ДПЛХНЕОФПЧ, УПДЕТЦБЭЙИ УЧЕДЕОЙС П ЖХОЛГЙСИ, РТБЧБИ, ПВСЪБООПУФСИ (ХУФБЧЩ, РПМПЦЕОЙС ПВ ПТЗБОЙЪБГЙЙ, РПМПЦЕОЙС П УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙСИ, РТЙЛБЪЩ П ТБУРТЕДЕМЕОЙЙ ПВСЪБООПУФЕК НЕЦДХ ТХЛПЧПДЙФЕМСНЙ ПТЗБОЙЪБГЙЙ, РМБОЩ, ПФЮЕФЩ П ДЕСФЕМШОПУФЙ Й ДТ.).
рТЙ ТБЪТБВПФЛЕ ЛМБУУЙЖЙЛБФПТБ ЧПРТПУПЧ ДЕСФЕМШОПУФЙ НЕУФОЩИ РТЕДУФБЧЙФЕМШОЩИ ПТЗБОПЧ РТЕЦДЕ ЧУЕЗП ЙУРПМШЪХЕФУС ДЕКУФЧХАЭЕЕ ЪБЛПОПДБФЕМШУФЧП. уПУФБЧМЕОЙЕ ЛМБУУЙЖЙЛБФПТБ ЧПРТПУПЧ ДЕСФЕМШОПУФЙ УЧСЪБОП У ЧЩСЧМЕОЙЕН ЧУЕЗП ЛТХЗБ ЧПРТПУПЧ Й РТЕДУФБЧМЕОЙС ЙИ Ч ХДПВОПК ДМС РПМШЪПЧБФЕМС УЙУФЕНЕ.
лМБУУЙЖЙЛБФПТ УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙК ТБЪТБВБФЩЧБЕФУС ОБ ПУОПЧЕ ХФЧЕТЦДЕООПК УФТХЛФХТЩ, ЫФБФОПЗП ТБУРЙУБОЙС ПТЗБОЙЪБГЙК, РТЕДРТЙСФЙК Й ХЮТЕЦДЕОЙК. ч ПФТБУМЙ НПЦЕФ УПЪДБЧБФШУС ФЙРПЧПК ЛМБУУЙЖЙЛБФПТ УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙК ДМС ЛБЛПК-МЙВП ЗТХРРЩ ПДОПТПДОЩИ ПТЗБОЙЪБГЙК (РТПНЩЫМЕООЩЕ РТЕДРТЙСФЙС, ОБХЮОП-ЙУУМЕДПЧБФЕМШУЛЙЕ ЙОУФЙФХФЩ Й Ф. Д.). жПТНХМЙТПЧЛЙ ПВЯЕЛФПЧ Ч ЛМБУУЙЖЙЛБФПТЕ УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙК ДБАФУС Ч УППФЧЕФУФЧЙЙ У ДЕКУФЧХАЭЙНЙ ОПТНБФЙЧОЩНЙ ДПЛХНЕОФБНЙ.
рТЙ ТБЪТБВПФЛЕ Ч ПФТБУМЙ ФЙРПЧПЗП ЛМБУУЙЖЙЛБФПТБ УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙК ХЮЙФЩЧБЕФУС ОБМЙЮЙЕ ТБЪМЙЮОЩИ ОБЙНЕОПЧБОЙК БОБМПЗЙЮОЩИ УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙК. дМС ЙИ ЖПТНХМЙТПЧПЛ ЙУРПМШЪХАФУС ОБЙВПМЕЕ ТБУРТПУФТБОЕООЩЕ ОБЪЧБОЙС У ХЛБЪБОЙЕН ЧПЪНПЦОЩИ ЧБТЙБОФПЧ ЙИ ФПМЛПЧБОЙС.
уЙУФЕНБФЙЪБГЙС ПВЯЕЛФПЧ Ч ЛМБУУЙЖЙЛБФПТЕ УПИТБОСЕФ РПУМЕДПЧБФЕМШОПУФШ ОБЙНЕОПЧБОЙК УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙК, ЪБЛТЕРМЕООХА Ч ДЕКУФЧХАЭЙИ ОПТНБФЙЧОЩИ ДПЛХНЕОФБИ (ФЙРПЧБС УФТХЛФХТБ, УФТХЛФХТБ Й ЫФБФОБС ЮЙУМЕООПУФШ, ЫФБФОПЕ ТБУРЙУБОЙЕ). пФМЙЮЙЕ ЪБЛМАЮБЕФУС МЙЫШ Ч ФПН, ЮФП Ч ЛМБУУЙЖЙЛБФПТЕ ОБ РЕТЧПЕ НЕУФП УФБЧЙФУС УМХЦВБ дпх (ХРТБЧМЕОЙС ДЕМБНЙ, ЛБОГЕМСТЙЙ Й Ф. Д.). ч ЛМБУУЙЖЙЛБФПТ УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙК ЧЛМАЮБАФУС ФБЛЦЕ ПВЭЕУФЧЕООЩЕ ПТЗБОЙЪБГЙЙ, ПВЭЕУФЧБ, УПАЪЩ.
лМБУУЙЖЙЛБФПТ ЙУРПМОЙФЕМЕК ЙМЙ ФПМШЛП ПФЧЕФУФЧЕООЩИ ЙУРПМОЙФЕМЕК РТЕДУФБЧМСЕФ УПВПК РЕТЕЮЕОШ ЖБНЙМЙК ТХЛПЧПДЙФЕМЕК УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙК, ЛПФПТЩЕ ПФЧЕЮБАФ ЪБ ЙУРПМОЕОЙЕ ДПЛХНЕОФПЧ, РПТХЮЕОЙК. жБНЙМЙЙ Ч ЛМБУУЙЖЙЛБФПТЕ РЕТЕЮЙУМСАФУС Ч РПУМЕДПЧБФЕМШОПУФЙ, УППФЧЕФУФЧХАЭЕК РЕТЕЮЙУМЕОЙА ОБЙНЕОПЧБОЙК УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙК Ч ДЕКУФЧХАЭЙИ ОПТНБФЙЧБИ (ФЙРПЧБС ЙМЙ РТЙНЕТОБС УФТХЛФХТБ, УФТХЛФХТБ Й ЫФБФОБС ЮЙУМЕООПУФШ, ЫФБФОПЕ ТБУРЙУБОЙЕ).
чЧПД УЧЕДЕОЙК П ДПЛХНЕОФЕ Ч йру РТПЙЪЧПДЙФУС РХФЕН ЪБРЙУЙ ЕЗП ЙОДЕЛУБ Й УППФЧЕФУФЧХАЭЙИ ТЕЛЧЙЪЙФПЧ Ч ТЕЗЙУФТБГЙПООЩЕ ЧИПДОЩЕ ЖПТНЩ: ТЕЗЙУФТБГЙПООП-ЛПОФТПМШОЩЕ ЛБТФПЮЛЙ ( ), ЬЛТБООЩЕ ЖПТНЩ (тлл), ТЕЗЙУФТБГЙПООЩЕ ЦХТОБМЩ ( ).
рТЙ ЙУРПМШЪПЧБОЙЙ ЛПНРШАФЕТОЩИ ФЕИОПМПЗЙК ЧЧПД УЧЕДЕОЙК П ДПЛХНЕОФЕ Ч БЧФПНБФЙЪЙТПЧБООХА йру ПУХЭЕУФЧМСЕФУС ОЕРПУТЕДУФЧЕООП У ДПЛХНЕОФБ ОБ ЧИПДОПК ЖПТНБФ У РПНПЭША ЛМБЧЙБФХТЩ Й ДТХЗЙИ ХУФТПКУФЧ ЧЧПДБ, ОБРТЙНЕТ УЛБОЕТБ. пДОПЧТЕНЕООП НПЦЕФ ЙЪЗПФБЧМЙЧБФШУС ПДЙО ЬЛЪЕНРМСТ ТЕЗЙУФТБГЙПООПК ЖПТНЩ ОБ ВХНБЦОПН ОПУЙФЕМЕ Ч ЛБЮЕУФЧЕ УФТБИПЧПЗП НБУУЙЧБ.
тХЮОПК ЙОЖПТНБГЙПООП-РПЙУЛПЧЩК НБУУЙЧ ПТЗБОЙЪБГЙЙ УПУФПЙФ ЙЪ ЛБТФПФЕЛ, УПУФБЧМЕООЩИ ЙЪ ТЕЗЙУФТБГЙПООП-ЛПОФТПМШОЩИ Й ЛПДЙЖЙЛБГЙПООЩИ ФЕНБФЙЮЕУЛЙИ ЛБТФПЮЕЛ Й ТЕЗЙУФТБГЙПООЩИ ЦХТОБМПЧ. йОЖПТНБГЙПООП-РПЙУЛПЧЩЕ НБУУЙЧЩ ПВЕУРЕЮЙЧБАФ ПРЕТБФЙЧОЩК РПЙУЛ ДПЛХНЕОФПЧ Ч ЛПОФТПМШОЩИ Й УРТБЧПЮОЩИ ГЕМСИ Й ЧЕДХФУС Ч НЕУФБИ ТЕЗЙУФТБГЙЙ ДПЛХНЕОФПЧ.
лБЛ РТБЧЙМП, УПУФБЧМСАФУС УБНПУФПСФЕМШОЩЕ ЛПОФТПМШОП-УРТБЧПЮОЩЕ ЛБТФПФЕЛЙ (ЙОЖПТНБГЙПООЩЕ ВБЪЩ ДБООЩИ), ЛБТФПФЕЛЙ РП РТЕДМПЦЕОЙСН, ЪБСЧМЕОЙСН Й ЦБМПВБН, ФЕНБФЙЮЕУЛЙЕ (ЛПДЙЖЙЛБГЙПООЩЕ) ЛБТФПФЕЛЙ Л ЧЕДПНУФЧЕООЩН ОПТНБФЙЧОЩН БЛФБН: РТЙЛБЪБН, ТЕЫЕОЙСН, РПТХЮЕОЙСН.
лПОФТПМШОП-УРТБЧПЮОЩЕ ЛБТФПФЕЛЙ ДЕМСФУС ОБ ДЧЕ ЮБУФЙ: РП ОЕЙУРПМОЕООЩН Й ЙУРПМОЕООЩН ДПЛХНЕОФБН. рЕТЧБС ЮБУФШ ЛБТФПФЕЛЙ УМХЦЙФ ДМС ЖЙЛУБГЙЙ Й РПЙУЛБ УЧЕДЕОЙК П ДПЛХНЕОФБИ Ч РТПГЕУУЕ ЙИ ЙУРПМОЕОЙС Й НПЦЕФ ЧЩРПМОСФШ ЛПОФТПМШОХА ЖХОЛГЙА. лБТФПЮЛЙ Ч ОЕК НПЗХФ УЙУФЕНБФЙЪЙТПЧБФШУС РП ЙУРПМОЙФЕМСН, УФТХЛФХТОЩН РПДТБЪДЕМЕОЙСН, ЛПТТЕУРПОДЕОФБН, УТПЛБН ЙУРПМОЕОЙС ДПЛХНЕОФПЧ.
рП НЕТЕ ЙУРПМОЕОЙС ДПЛХНЕОФПЧ ЛБТФПЮЛЙ У РТПУФБЧМЕООЩНЙ ОБ ОЙИ ОЕПВИПДЙНЩНЙ ПФНЕФЛБНЙ РЕТЕНЕЭБАФУС ЙЪ РЕТЧПК ЮБУФЙ ЛБТФПФЕЛЙ Ч УППФЧЕФУФЧХАЭЙЕ ТБЪДЕМЩ Й ТХВТЙЛЙ ЧФПТПК ЮБУФЙ.
чФПТБС ЮБУФШ ЛБТФПФЕЛЙ УМХЦЙФ ДМС РПЙУЛБ ХЦЕ ЙУРПМОЕООЩИ ДПЛХНЕОФПЧ. лБТФПЮЛЙ Ч ЬФПК ЮБУФЙ ЛБТФПФЕЛЙ НПЗХФ УЙУФЕНБФЙЪЙТПЧБФШУС РП ЧПРТПУБН, ЛПТТЕУРПОДЕОФБН, ОПНЕОЛМБФХТЕ ДЕМ. бОБМПЗЙЮОП ГЕМЕУППВТБЪОП ЖПТНЙТПЧБФШ Й НБЫЙООЩЕ ВБЪЩ ДБООЩИ.
ч ЪБЧЙУЙНПУФЙ ПФ ПВЯЕНБ ДПЛХНЕОФПЧ, УЙУФЕНЩ ТЕЗЙУФТБГЙЙ, ЛПОФТПМС Й ЪБДБЮ РПЙУЛБ НПЦЕФ ЧЕУФЙУШ ЕДЙОБС ЛПОФТПМШОП-УРТБЧПЮОБС ЛБТФПФЕЛБ (ВБЪБ ДБООЩИ) ЙМЙ ОЕУЛПМШЛП УБНПУФПСФЕМШОЩИ.
дМС ВПМЕЕ РПМОПЗП ТБУЛТЩФЙС УПДЕТЦБОЙС ДПЛХНЕОФПЧ Й РПЧЩЫЕОЙС ЬЖЖЕЛФЙЧОПУФЙ йру УПЪДБАФУС ЛПДЙЖЙЛБГЙПООЩЕ ФЕНБФЙЮЕУЛЙЕ ЛБТФПФЕЛЙ (ВБЪЩ ДБООЩИ РП ОПТНБФЙЧОЩН БЛФБН), ДМС ЛПФПТЩИ ТЕЛПНЕОДХЕФУС ЙУРПМШЪПЧБФШ ЖПТНХ ФЕНБФЙЮЕУЛПК ЛБТФПЮЛЙ, РТЙНЕОСЕНПК Ч ЗПУХДБТУФЧЕООЩИ БТИЙЧБИ.
оБ ЛБЦДЩК ЧПРТПУ, РТЕДНЕФ, УПДЕТЦБЭЙЕУС Ч ФЕЛУФЕ ДПЛХНЕОФБ, УПУФБЧМСЕФУС ПФДЕМШОБС ЛБТФПЮЛБ, РПЬФПНХ ПДЙО ДПЛХНЕОФ, Ч ЪБЧЙУЙНПУФЙ ПФ УПДЕТЦБОЙС, НПЦЕФ ВЩФШ ТБУРЙУБО ОБ ОЕУЛПМШЛЙИ ЛБТФПЮЛБИ; УЙУФЕНБФЙЪЙТХЕФУС ЙОЖПТНБГЙС Ч УППФЧЕФУФЧЙЙ У ТХВТЙЛБНЙ ЧОХФТЙУЙУФЕНОПЗП ЛМБУУЙЖЙЛБФПТБ ЧПРТПУПЧ ДЕСФЕМШОПУФЙ ПТЗБОЙЪБГЙЙ. фЕНБФЙЮЕУЛЙЕ ЛБТФПФЕЛЙ ЙУРПМШЪХАФУС ФПМШЛП Ч УРТБЧПЮОЩИ ГЕМСИ, Ч ЛБЮЕУФЧЕ ЛПОФТПМШОЩИ ЛБТФПФЕЛ ОЕ РТЙНЕОСАФУС; ЙОДЕЛУЩ ЧПРТПУПЧ ОБ ДПЛХНЕОФ ОЕ РЕТЕОПУСФУС.
ч ВБЪЕ ДБООЩИ (ОБ ПВПТПФОПК УФПТПОЕ ЛБТФПЮЛЙ) ЖЙЛУЙТХЕФУС ЙОЖПТНБГЙС ПВ ЙЪНЕОЕОЙСИ Ч ДЕКУФЧХАЭЙИ ОПТНБФЙЧБИ РП ДБООПНХ ЧПРТПУХ; УФБТЩЕ ЪБРЙУЙ ОЕ ХОЙЮФПЦБАФУС. лПДЙЖЙЛБГЙПООЩЕ ФЕНБФЙЮЕУЛЙЕ ЛБТФПЮЛЙ НПЗХФ ЙУРПМШЪПЧБФШУС ЧЕДПНУФЧЕООЩН БТИЙЧПН ДМС ПТЗБОЙЪБГЙЙ РПЙУЛБ ДПЛХНЕОФПЧ РП ЧПРТПУБН.
бЧФПНБФЙЪЙТПЧБООЩК ЙОЖПТНБГЙПООП-РПЙУЛПЧЩК НБУУЙЧ ЧЕДЕФУС Ч УППФЧЕФУФЧЙЙ У РТЙНЕОСЕНЩН Ч НЕУФБИ ТЕЗЙУФТБГЙЙ ДПЛХНЕОФПЧ РТПЗТБННОЩН ПВЕУРЕЮЕОЙЕН.
чЩВПТ ФПК ЙМЙ ЙОПК ФЕИОПМПЗЙЙ ЧЕДЕОЙС ЙОЖПТНБГЙПООП-РПЙУЛПЧПК УЙУФЕНЩ ОБИПДЙФУС Ч ЛПНРЕФЕОГЙЙ ТХЛПЧПДУФЧБ ПТЗБОЙЪБГЙЙ.
Какие классификаторы используются при введении данных в ипс организации
Рейтинг: 
5. Классификатор исполнителей. Как правило, в такой классификатор включаются фамилии заместителей руководителей, руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов, которые перечисляются в той же последовательности, что и в классификаторе структурных подразделений.
1. Что такое регистрация документов и какова ее основная цель?
2. Какие документы не подлежат регистрации?
3. Какие формы регистрации документов существуют?
4. В чем состоит основной принцип регистрации?
5. Чем характеризуется смешанная система регистрации?
6. Как формируется состав регистрационного номера входящих, исходящих и внутренних документов?
7. Как регистрируются ответные документы?
8. Можно ли к регистрационным номерам добавлять буквенные обозначения?
9. Как формируется регистрационный номер совместного документа?
10. Где проставляются регистрационные номера на входящих документах?
11. Какие реквизиты включены в регистрационные формы?
12. Чем отличаются друг от друга разные формы регистрации и в чем их преимущества?
13. Какие требования предъявляются к работникам, осуществляющим регистрацию?
14. Какие классификаторы используются при введении данных в ИПС организации?
ГЛАВА 8. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА
Служба ДОУ организации должна быть готовой оперативно ответить на любой вопрособ информации, содержащейся в документах, о том, что происходит (произошло) с документом в организации.
Для того чтобы обеспечить быстрый поиск информации, выдачу справки по документам, в организациях создаются различного рода информационно-справочные системы. Основой для построения любой ИПС является проведение учета и регистрации документов. Информационно-справочная работа организуется, как правило, в той же форме, что и регистрация. Если регистрация документов проводилась с помощью РКК и регистрационной картотеки, то и информационно-справочная работа организуется с помощью справочных картотек. Количество справочных картотек, признаки, используемые при их формировании, зависят от многих факторов: объема документооборота, тематики деятельности организации и соответственно характера поступающих справок, наличия сети подведомственных организаций или постоянных корреспондентов, принятой системы делопроизводства и др. Чаще всего в организациях применяются справочные картотеки, построенные по следующим признакам:
Корреспондентский и географический признаки построения справочной картотеки используются в том случае, если у организации есть большая подведомственная сеть подчиненных ей организаций или она ведет переписку со значительным числом постоянных корреспондентов.
Предметно-вопросный признак (тематический, отраслевой) используется и в построении кодификационных тематических картотек (баз данных по нормативным актам). На каждый отдельный вопрос, содержащийся в тексте нормативного акта, составляется тематическая карточка, поэтому на один нормативный акт может быть составлено несколько тематических карточек. Форма этой карточки отличается, как правило, от той, которая используется при обычной регистрации. Карточки систематизируются в соответствии с рубриками классификатора вопросов деятельности организации. Тематическая кодификационная картотека ведется не в службе ДОУ, а в юридической службе организации. Она ведется постоянно, и все изменения, внесенные в нормативный акт по данному вопросу, вносятся в базу данных (фиксируются на оборотной стороне карточки). Старые записи не уничтожаются. Карточки находятся в кодификационной картотеке до тех пор, пока нормативный акт не будет заменен новым.
Структурный признак построения справочной картотеки применяется тогда, когда отсутствует (или не разработана) тематическая картотека. В какой-то мере справочная картотека, построенная по структурному признаку, дублирует тематическую картотеку, только без той степени детализации, которая присуща тематической картотеке.
Номинальный признак построения справочной картотеки используется для создания информационно-справочного массива по документам, регистрация которых осуществлялась в пределах одного вида. Это, как правило, внутренние документы самой организации и распорядительные документы других организаций.
Алфавитный признак построения справочной картотеки широко используется при организации делопроизводства по обращениям граждан. Буква русского алфавита, являясь рубрикой такой картотеки, представляет собой первую букву фамилии автора жалобы (заявления, предложения).
Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения
Поиск документов. Документированная информация практически не используется в месте своего возникновения и в момент создания. Более того, информация вообще не существует ни как субстанция, ни как функция состояния. Она реальна, объективна только как процесс, состоящий из различных стадий. Важную роль в этом процессе играют поиск и сбор нужной информации. В свою очередь, поиск документированной информации самым тесным образом связан с ее рассеянием в пространстве (по множеству источников) и во времени.
Проблема поиска необходимой информации является весьма актуальной в самых различных сферах человеческой деятельности: в науке, управлении, образовании и т.д.
По некоторым данным, разработчик или исследователь примерно половину своего рабочего времени тратит на эти цели. Отсюда вытекает важность и социальная значимость теоретических разработок и обобщения практики поиска необходимой документированной информации.
Алгоритм поиска заключается в последовательном обращении к источникам. Однако нужная информация крайне неравномерно рассредоточена (рассеяна) по различным источникам. Поэтому простой перебор всех источников, содержащих необходимую информацию, может привести к нерациональным затратам времени и средств. Увеличение полноты информации непосредственно связано с нарастанием трудностей в ее поиске.
Большие затруднения вызывает также и поиск документированной информации, рассеянной во времени. При этом необходимо учитывать фактор ее старения, которое зависит от многих обстоятельств. Старение проявляется в том, что постоянно возникают все новые документы, новые источники, содержащие более полную, точную, достоверную информацию. Поэтому с целью экономии времени и ресурсов оправдано первоочередное обращение именно к этим источникам.
Поиск информации, прежде всего научной, облегчают действующие в различных странах информационные центры, институты научной информации и другие учреждения, одновременно выполняющие также функции обработки и хранения документированной информации.
Непосредственный поиск документов в том или ином документном массиве представляет собой совокупность логических и технических операций. Он осуществляется в рамках информационно-поисковых комплексов (архивные описи, каталоги библиотек и архивов, компьютерные базы данных и т.п.), содержащих поисковые образы и адреса хранения документов. Для успешного поиска документов необходимо четкое закрепление места каждого документа в документном массиве и выделение поисковых признаков каждого из документов. Иначе говоря, необходима достаточно полная документографическая (библиографическая) картина того или иного комплекса документов.
ИПС (информационно-поисковые системы) могут быть ручными (карточными) и автоматизированными (электронными).
В ручных ИПС поиск осуществляется по краткому формализованному описанию документа на карточке, т.е. по регистрационному номеру либо индексу дела по номенклатуре, архивному либо библиотечному шифру и т.п. Систематизированное собрание карточек представляет собой картотеку. В текущем делопроизводстве, к примеру, создаются РКК. РКК в картотеке отделяются друг от друга разделителями с проставленными на них цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми шифрами. Примерами ручных ИПС могут быть также телефонный справочник, адресная книга, каталог изделий и т.п.
В отличие от ручных, автоматизированные компьютерные ИПС позволяют совмещать несколько вариантов поиска документированной информации:
— по поисковому образу документа (осуществляется аналогично ручным карточным системам);
— по полному тексту документа (на основе формализции текста, перевода его в машиночитаемую форму);
— по гипертекстовым ссылкам (с учетом множества логических и ассоциативных взаимосвязей между документами).
Компьютерные ИПС позволяют в считанные секунды осуществлять поиск практически по любому реквизиту либо по совокупности реквизитов документа: по дате регистрации, номеру, автору, адресату, краткому содержанию, виду отправления (электронная почта, почтовое сообщение, факс), по резолюции, исполнителям, отметке о контроле, приложении и другим.
В зависимости от формы представления информации ИПС подразделяют:
— на документографические (производят поиск по поисковым образам документов, т.е. по индивидуальным кодам, которые присваиваются каждому документу и содержат информацию о его местонахождении. В частности, так ведется поиск книг по заказам читателей в крупных библиотеках).
— фактографические (помогают найти отдельные сведения, факты, содержащиеся в текстах документов и относящиеся к какой-либо предметной области);
— документно-фактографические занимают промежуточное положение между предыдущими (позволяют отыскать необходимые сведения со ссылкой на конкретный документ, в котором они содержатся).
Поиск документированной информации, как правило, состоит из нескольких последовательных этапов:
— составление поискового запроса;
— анализ и перевод его с естественного языка на язык формальных признаков документа (библиографического описания, классификационного индекса, перечня дескрипторов и т.д.), т.е. выражение на языке запросов используемой информационно-поисковой системы;
— выборка в соответствующем документном массиве всех документов, отвечающих данным формальным признакам (так называемых релевантных документов);
— выбор из числа найденных тех документов, которые соответствуют информационным потребностям реципиента (так называемых пертинентных документов).
В зависимости от местонахождения документированной информации (в текущем делопроизводстве, в архиве учреждения, в государственном архиве, в библиотеке и т.п.) поиск ее имеет свои особенности.
К примеру, поиск архивных документов начинается с установления фондообразователей, в деятельности которых могла возникнуть интересующая информация. Затем устанавливаются названия архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться необходимые документы.
На третьем этапе поиск осуществляется уже на уровне конкретного архива, где выявляются названия и номера фондов, в которых отложились нужные документы. Затем он продолжается на уровне отдельного архивного фонда с целью установления номеров единиц хранения. Завершением поиска становится выявление нужного документа в рамках первичного комплекса, т.е. единицы хранения. В результате определяется архивный шифр документа, состоящий из названия архива, номера фонда, номера описи, номера дела по описи и номера листа.
В отличие от поиска в отдельно взятом документном массиве или в ограниченной совокупности таких ресурсов поиск документов в информационной среде, т.е. в неограниченной совокупности информационных ресурсов, имеет свои особенности.
В частности, в Internet он осуществляется с помощью поисковых машин, а также посредством индексированных каталогов (рубрикаторов), рейтингов и топов, метапоисковых систем и тематических списков ссылок, онлайновых энциклопедий и справочников. Наиболее популярными поисковыми системами в Рунете являются Яндекс и Рамблер. Среди западных поисковых систем выделяется Google.
Принцип работы поисковой машины заключается в том, что она по внутреннему каталогу (базе данных) ищет по ключевым словам, указанным в поле запроса, и выдает список ссылок, ранжированный по релевантности. С помощью метапоисковых систем можно вести поиск сразу в нескольких поисковых системах.
Скорость поиска и полнота найденной документированной информации, с использованием как традиционных, так и автоматизированных технологий, зависят от качества и уровня имеющихся классификационных схем документов.
Регистрация и индексация документов. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть
построена рациональная поисковая система.
Современная ИПС должна включать информацию обо всех документах, которыми располагает организация.
Вместе с тем, при существующей системе делопроизводства регистрируется от четверти до половины документов, остальные в организации не учитываются, а их поиск строится лишь на предположениях специалистов об их существовании и возможном месте хранения.
Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т.д. и служат целям облегчения поиска.
Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.), служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.
Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.
При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например, И-221, К-212, А-21З и т.д.; при регистрации коллективных предложений, заявлений и жалоб проставляется только порядковый регистрационный номер; при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой К.
Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части документа.
При регистрации документа индекс, как и другие его регистрационные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться и другие реквизиты (сведения), которые вносятся при первичной регистрации или заполняются в процессе исполнения документа.
В ИПС разрабатываются и используются различные классификационные справочники. Их набор зависит от принципов и правил ввода и вывода документной информации и базируется на комплексе регистрационных характеристик документа как в автоматизированной, так и традиционной поисковых системах.
В соответствии с регистрационными данными документа наибольшее распространение в ИПС находят следующие классификаторы:
Помимо перечисленных, в конкретных ИПС могут составляться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
Для обеспечения информационной совместимости поисковых массивов рекомендуется централизованная разработка классификаторов в пределах одной отрасли, объединения или крупной организации.
Классификатор названий (видов) документов разрабатывается на основе всех документов, используемых в организации, как составляемых, так и получаемых. При формулировании названий (видов) документов необходимо использовать наименования унифицированных форм управленческих документов, вошедшие в ОКУД, отраслевые унифицированные формы документов, основные положения ГСДОУ.
Классификатор корреспондентов разрабатывается на основе перечня названий организаций, предприятий и учреждений, с которыми данная организация связана в своей деятельности. Состав и объем классификатора корреспондентов обычно зависит от принадлежности данной организации к определенной отрасли и уровня в системе управления, от вопросов основной деятельности, которые она решает в пределах своей компетенции.
Классификатор вопросов деятельности организации представляет собой перечень вопросов, входящих в компетенцию как организации в целом, так и ее структурных подразделений.
Классификатор разрабатывается на основе организационных и распорядительных документов, содержащих сведения о функциях, правах, обязанностях (уставы, положения об организации, положения о структурных подразделениях, приказы о распределении обязанностей между руководителями организации, планы, отчеты о деятельности и др.).
Классификатор структурных подразделений разрабатывается на основе утвержденной структуры, штатного расписания организаций, предприятий и учреждений.
При разработке в отрасли типового классификатора структурных подразделений учитывается наличие различных наименований аналогичных структурных подразделений. Для их формулировок используются наиболее распространенные названия с указанием возможных вариантов их толкования.
Систематизация объектов в классификаторе сохраняет последовательность наименований структурных подразделений, закрепленную в действующих нормативных документах (типовая структура, структура и штатная численность, штатное расписание). Отличие заключается лишь в том, что в классификаторе на первое место ставится служба ДОУ (управления делами, канцелярии и т.д.). В классификатор структурных подразделений включаются также общественные организации, общества, союзы.
Классификатор исполнителей или только ответственных исполнителей представляет собой перечень фамилий руководителей структурных подразделений, которые отвечают за исполнение документов, поручений. Фамилии в классификаторе перечисляются в последовательности, соответствующей перечислению наименований структурных подразделений в действующих нормативах (типовая или примерная структура, структура и штатная численность, штатное расписание). Для визуального отличия регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветные маркировальные полосы по верхнему краю или по диагонали; ручные и механизированные регистрационные формы могут изготавливаться на бумаге различных цветов и светлых тонов.
Введение регистрационных журналов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.), или в случаях минимального объема документооборота (в структурных подразделениях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью пишущей машины, принтера, других средств организационной техники и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память.
При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в автоматизированную ИПС осуществляется непосредственно с документа на входной формат с помощью клавиатуры и других устройств ввода, например сканера. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы на бумажном носителе в качестве страхового массива.
Ручной информационно-поисковый массив организации состоит из картотек, составленных из РКК и кодификационных тематических карточек и регистрационных журналов. Информационно-поисковые массивы обеспечивают оперативный поиск документов в контрольных и справочных целях и ведутся в местах регистрации документов. Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справочные картотеки (информационные базы данных), картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам, тематические (кодификационные) картотеки к ведомственным нормативным актам: приказам, решениям, поручениям.
Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам.
Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части.
Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогично целесообразно формировать машинные базы данных.
В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных.
Автоматизированный информационно-поисковый массив ведется в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением.
Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства организации. Также признано нецелесообразным вводить единую, строго регламентированную форму входного формата информационно-поисковой системы. Вместе с тем необходимость обеспечения совместимости, понятности и полноты информационного содержания информационных систем не подлежит сомнению.
Контрольные вопросы:
1. Какова система документной деятельности и что она в себя включает?
2. Какое место занимают информация и документы в современной системе управления?
3.Дайте характеристику направлений документной деятельности:
— непосредственная работа с документами;
4. Что понимается под управленческой информацией?
5. По каким позициям классифицируется информация?
6. Порядок обмена информацией?
7. Расскажите об уровнях управления документацией?
8. Каковы особенности управления архивной документированной информацией?
9. Роль Росархива в оказании государственных услуг в сфере архивного дела?
10. Назовите нормативно-методическую базу, регламентирующую основные процессы создания, обработки, хранения и использования документов?
11. В чем заключается алгоритм поиска необходимой документированной информации?
12. Что представляет собой непосредственный поиск документов?
13. По каким признакам осуществляется поиск документов в ручных ИПС?
14. Каковы возможные варианты поиска документов в автоматизированных компьютерных ИПС?
15. Из каких этапов состоит поиск документированной информации?
16. Что является основой для построения поисковых систем?
17. Назовите классификаторы, получившие наибольшее распространение в ИПС?
18. Содержание контрольно-справочной картотеки?
19. В чьей компетенции находится выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы?