какие могут быть требования к работе
Ваши требования к новой работе
Автор: Ирина Мурнина | Источник: Работа для Вас
Список требований, которые вы предъявляете к будущей работе и работодателю обширен и разнообразен. На первом месте, безусловно, стоят финансовые проблемы: размер и регулярность выплаты заработной платы. А далее Давайте разберемся, насколько ваши требования к работе соответствуют реальной действительности и выполнимы в условиях современного рынка труда.
Чтобы ваши мечты осуществились, прежде всего подумайте, что вы сами готовы предложить работодателям. Люди, имеющие солидный профессиональный опыт, никаких затруднений с ответом на вопрос: «Что вы умеете?» обычно не испытывают. А вот те, которые ищут работу впервые, находятся в растерянности: «Я ничего не знаю и не умею. Я никому не нужен». Уверяем вас, вы заблуждаетесь, столь категорично себя оценивая.
Советы начинающим
Не торопитесь сразу признаваться, что у вас нет профессионального опыта. Возможно, вы помогали кому-то в организации собственного бизнеса, производили срочные расчеты, набирали объемный текст. Или были на стажировке, подрабатывали во время каникул, проходили производственную практику.
Постарайтесь объективно оценить свои деловые и личные качества. Стоит прислушаться к тому, что говорят о вас родные и друзья. Возможно, вы не согласны с их замечаниями, но не надо вводить в заблуждение работодателя своей «исполнительностью и аккуратностью», если они у вас отсутствуют.
Надеемся, что такой всесторонний анализ своих возможностей позволит вам приобрести уверенность в себе и определить, где вам лучше искать работу и каких профессиональных навыков вам не хватает.
Вот теперь вы можете формулировать свои требования к будущей работе.
Реалистичность подхода
Стандартные пожелания соискателей выглядят так:
Строго нормированный рабочий день. В некоторых компаниях задержки после окончания рабочего дня не приветствуются. Считается, что вы не умеете правильно планировать и организовывать свое рабочее время. Но во многих организациях бытует иная точка зрения. На работе, как правило, задерживаются секретари (их рабочий день ориентирован на руководителя), кадровики (10-12 собеседований в день, а еще и оформление документов!). У рекрутеров и менеджеров учебных центров рабочий день продолжается дома, на телефоне. С некоторыми их клиентами можно связаться только поздно вечером. Если вы попадете в фирму, где отсутствуют ограничения рабочего времени, вам следует либо принять такие условия, либо сразу же отказаться от работы в этой организации.
Социальные льготы. Высокие требования к социальному пакету оправданы только в том случае, если речь идет о высокопрофессиональных специалистах, претендующих на ответственные должностные позиции. В то же время несколько странно слышать обширный перечень социальных льгот, на которые рассчитывают в процессе работы те, кто только начинает свой трудовой путь.
Компетентный, вежливый, все понимающий шеф. Начальник, как правило, требует от подчиненных исполнения своих поручений, порой ничего не объясняя. Привыкайте сами находить и исправлять собственные ошибки, и тогда количество проблем значительно уменьшится. Заметим, что у лояльных и демократичных руководителей обычно жесткие и авторитарные заместители и наоборот. Таков закон равновесия в природе и управлении.
Список требований соискателей к будущей работе на этом не заканчивается, но постарайтесь свести их к разумному минимуму и выработать компромиссные решения на случай ответа: «Нет, этого мы вам обещать не можем».
Выделяйте приоритеты
Если вы серьезно отнесетесь к поиску компромиссных вариантов, ваш список сократится до приемлемого минимума и приобретет четкость и стройность. Согласитесь, приятно иметь дело с организованным человеком, который объективно относится к себе и своим возможностям.
Какие требования предъявляют работодатели к молодым специалистам
Как показывают результаты опроса HeadHunter, ключевые требования к молодым специалистам, по мнению работодателей, следующие: инициативность, высокая ответственность и умение работать в команде.
В целом представление выпускников и работодателей о том, какие требования должны предъявляться к начинающим специалистам, совпадают. Исключение составляет лишь наличие практических навыков: 69% выпускников и 19% работодателей отмечают необходимость их наличия в начале карьеры.
По сравнению с 2014 годом выпускники стали чуть реже говорить о необходимости инициативности и навыков командной работы. Среди работодателей наблюдалась противоположная тенденция: в 2015 году практически все обращали внимание на наличие сертификатов о дополнительном образовании, в то время как в 2014 году их доля была невелика.
Основные требования к выпускникам и молодым специалистам при приеме на работу
Выпускники Уральского федерального округа чаще говорили о том, что работодатели ждут от них инициативности и направленности на результат, и реже упоминали о требовании представления будущей профессии. Необходимость наличия сертификатов о дополнительном образовании (языковые курсы, знание специализированных программ) чаще отмечали начинающие специалисты из Москвы и реже из Северо-Западного федерального округа (в том числе и Санкт-Петербурга).
Основные требования к молодым специалистам / выпускникам при приеме на работу по регионам
Чаще всего от молодых специалистов в 2015 году в России требовались: навыки продаж (19,5%), грамотная и устная речь (17,3%) и презентационные навыки (14,2%). Данное распределение в вакансиях не сильно меняется из года в год. Исключением являются навыки продаж. Сейчас требование этого навыка в вакансиях встречается гораздо чаще. Вероятно, это связано с тем, что старт карьеры у молодых специалистов зачастую начинается как раз со сферы продаж.
Основные требуемые навыки в вакансиях для молодых специалистов
Россия, топ-10, % вакансий, 2015 год
Что касается личных качеств, то молодой специалист в России должен быть ответственным, стрессоустойчивым и целеустремленным.
Что работодатель должен сотрудникам
О главных правах работника
Конституция РФ гарантирует всем свободный труд, право свободно распоряжаться способностями, выбирать род деятельности и профессию.
Вот права, которые должен соблюдать каждый работодатель.
На заключение, расторжение и изменение трудового договора
Насторожитесь, если вам предлагают работать неофициально. Объяснить эту просьбу потенциальный работодатель может по-разному: «нужно присмотреться друг к другу, понять, справитесь ли», «может, вам не понравится, а кадровик уже заполнит документы», «не волнуйтесь, трудовой договор заключим через несколько месяцев». Это незаконно.
Работодатель обязан оформить вас официально в течение трех дней с момента начала трудовой деятельности, заключить трудовой договор и выдать под подпись приказ о приеме на работу.
Неофициальная работа опасна тем, что вам могут не выплатить обещанную зарплату. Доказать в суде, что вам озвучивали другую сумму, сложно. Мало кто включает на собеседовании диктофон или привлекает в качестве свидетеля коллегу. Кроме того, с зарплаты «в конверте» не платят налоги, а значит, никаких пенсионных отчислений.
Если вы уже работаете по трудовому договору, можно потребовать его расторгнуть в любой момент по собственному желанию. Работодатель не имеет права не подписывать заявление об увольнении и удерживать вас против желания, даже несмотря на чрезвычайные обстоятельства или из-за того, что вам не нашли замену.
У работника есть возможность влиять на условия договора в некоторых случаях, которые определяет закон. Например, беременная или опекун ребенка в возрасте до четырнадцати лет может попросить изменить условия трудового договора и установить неполное рабочее время. А работодатель обязан пойти навстречу просьбе такого сотрудника.
На работу по условиям трудового договора
Вы не должны мыть полы, если вас наняли бухгалтером. Читайте трудовой договор, где чаще всего указывают общее описание обязанностей, и должностную инструкцию, где обязанности прописывают более детально. С этими документами вас должны ознакомить под подпись. Работодатель не может требовать от вас выполнения того, чего там нет.
Другой случай, когда можете воспользоваться правом на работу — если вас незаконно отстранили или вообще уволили. Остались без зарплаты, если руководитель отстранил вас от работы из-за бракованной продукции? Пришлось возвращаться домой, так как начальнику не понравился ваш внешний вид? Обращайтесь в суд и доказывайте незаконность действий работодателя. Если суд встанет на вашу сторону, компания возместит неполученный заработок.
На оборудованное рабочее место
Рабочее место должно соответствовать требованиям охраны труда, быть комфортным по температуре, влажности, освещению. Например, если вы продавец в магазине, где зимой +15 °C, а по нормам охраны труда должно быть не ниже +18 °C, можно письменно отказаться от выполнения работы, которая угрожает вашей жизни и здоровью. На время отказа за вами сохранятся все права, в том числе и право на зарплату. Если мешает не холод, а жара, работодатель обязан обеспечить кондиционером или вентилятором, в крайнем случае — занавесить окна жалюзи.
Предъявить претензию работодателю можно и в случае, когда работе мешает шум из соседних офисов или зданий. Если уровень шума превышает допустимый — более 80 дБА, можно пожаловаться в трудовую инспекцию. Работодателю придется поставить уплотнитель на входную дверь или выдать наушники.
Многие организации идут навстречу работникам и следуют рекомендациям Минтруда: обеспечивают сотрудников питьевой водой, мылом, туалетной бумагой, устанавливают в комнатах отдыха холодильники и микроволновки.
На зарплату
У вас есть право получать зарплату не только в полном объеме, но и дважды в месяц. Конкретные даты закон не устанавливает, главное, чтобы зарплату давали в срок не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Например, не позднее 15 числа месяца. Какую зарплату будете получать, зависит от суммы, указанной в трудовом договоре. Работодатель устанавливает ее в зависимости от квалификации, сложности труда, количества и качества выполненной работы.
Обратите внимание на условия трудового договора: условия в них не должны быть хуже, чем в трудовом законодательстве. Например, если вам не доплачивают за совмещение должностей, расширение зон обслуживания, увеличение объема работы или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, то компания нарушает закон.
Как получать зарплату — на руки или на банковский счет — выбирайте сами. Работодатель не может настаивать на безнале, если предпочитаете получать наличные.
На отдых
Каждый работник имеет право рабочую неделю не больше 40 часов, ежедневный перерыв не менее получаса, еженедельные выходные, праздничные дни и оплачиваемый ежегодный отпуск.
Во время отдыха вы свободны от работы: используйте это время по своему усмотрению. Если в договоре есть условие, что вы обязаны круглосуточно быть на связи с руководителем или коллегой, это противоречит Конституции.
Вы можете уйти в отпуск через 6 месяцев с начала работы в компании. Можно и раньше, но это надо обсуждать с руководством. На время отпуска за вами сохраняют место работы и зарплату. Если отпуск за год не использовали, он переносится на следующий, но остаток отпуска нужно использовать в течение 18 месяцев после окончания того года, за который предоставляется отпуск.
Работодатель не может переносить официальные нерабочие праздничные дни на другие, вы вправе отказаться выйти на работу в праздничный день, даже если его предлагают заменить на любой другой.
Отозвать из отпуска могут только по вашему согласию. Для особых категорий работников устанавливают и особые условия. Например, нельзя вызывать из отпуска беременных, несовершеннолетних и тех, кто занят на работе с вредными и/или опасными условиями труда.
На достоверную информацию об условиях труда
Узнайте у работодателя об условиях и требованиях охраны труда на рабочем месте: есть ли в вашей работе риски для здоровья, как защититься от воздействия вредных или опасных производственных факторов, какие положены компенсации и средства защиты. Обычно такие сведения есть в локальных нормативных актах — внутренних инструкциях, правилах, отчетах, с которыми работников знакомят под подпись в день приема на работу.
Право на достоверную информацию значит еще то, что работодатель не может тайно установить за вами видеонаблюдение или прослушивать разговоры по служебному телефону. Он обязан об этом предупредить под подпись об ознакомлении.
На дополнительное профессиональное образование
Чтобы повысить квалификацию, можно попросить работодателя отправить вас на курсы, но решение за работодателем. Он же принимает решение об оплате: компания может оплатить курсы полностью или поровну с вами. Учиться можно и без отрыва от работы, для этого компания может заключить с работником дополнительный ученический договор.
Если вы офис-менеджер, дополнительно можно и не учиться. Закон обязывает отправлять на курсы только работников определенных видов деятельности: учителей, врачей, работников прокуратуры. Их обучают за счет бюджета.
Работодатель не может заставить сотрудников посещать курсы, особенно в выходные дни. Уволить или лишить премии за отказ тоже нельзя.
Пожелания и требования к работе в резюме + Примеры, что писать в анкете
Соискатели часто сталкиваются с неподходящими условиями работы, но при трудоустройстве не заявляют своих требований к работодателю. А иногда компания сама интересуется о желаемых условиях труда будущего работника. Давайте разберемся, как правильно сформулировать, написать и донести личные предпочтения к рабочему месту до руководства.
Когда на рынке появляется новая открытая вакансия – хороший работодатель даёт понять, какого работника он хочет видеть на должности. А соискатель обязан понимать и сообщать, что он способен предложить потенциальному работодателю, и что взамен ожидает получить с рабочего места. Важно, лично знать и понимать, что вы хотите иметь и грамотно донести о своих пожеланиях.
Требования и пожелания к работе дадут понять, что вы не ищите первое попавшееся место, а являетесь компетентным специалистом, выбирающим себе серьёзную и постоянную работу.
Работодатели манипулируют доверчивыми людьми предоставляя заниженные условия труда, а работник не выдвигающий требований – потенциально согласен на любые предложения, выгодные только одной стороне. Поэтому лучше всегда предъявлять ряд пожеланий к новому месту работу, чтобы отсеять недоброкачественных нанимателей и зарекомендовать себя, как востребованного сотрудника.
# Каким требованиям должно отвечать новое место работы?
Вы должны самостоятельно расставить приоритеты, от наиболее важного пункта к менее значимому. Решите, что для вас ценнее – дружественный коллектив, высокая заработная плата или карьера. Но редко удаётся найти место, в котором все ваши требования смогут быть удовлетворены сполна – приходиться чем-то жертвовать, если вакансия действительно того стоит.
# Что писать о пожеланиях к работе в резюме?
На первом месте, практически всегда будет стоять размер оплаты и стабильность выплат. Если вы имеете богатый трудовой опыт и являетесь ценным кадром, чтобы привлечь вас к сотрудничеству – начальник постарается удовлетворить ваши пожелания. Но изначально нужно доказать свою ценность, как новичку, так и профессионалу.
По пожеланиям вас будут судить, как хорошего или плохого кандидата:
Важно уметь правильно отвечать на вопросы и корректно сообщать о своих предпочтениях, чтобы зарекомендовать себя и запомниться работодателю.
# Карьерный рост
Работодателю приятно слышать, что в ваши планы входит профессиональное саморазвитие и дальнейший карьерный рост. Однако существуют исключения, когда карьерные планы не совпадают с интересами начальника. Амбиции это хорошо, но когда на одну должность несколько раз искали человека, потому что прошлые работники продвинулись по карьерной лестнице – рекрутеру пользы мало. Иногда хочется видеть человека, который будет любить свою работу, даже если она не самая престижная.
# Стабильная работа
Люди путают устойчивость должностного положения в фирме со стабильностью её деятельности. На многих предприятиях, большая скоротечность кадров является нормальным состоянием. В таких фирмах, среднестатистическая продолжительность работы длится от одного до шести месяцев, и даже самые большие компании не могут быть защищены от непреднамеренных сокращений персонала и разногласий в директорском коллективе.
# Близость к дому
Каждый день просыпаться на несколько часов раньше, что бы вовремя добраться на рабочее место – не самый удобный расклад событий. Работодатели зачастую и сами отказывают кандидатам, если те живут слишком далеко, поскольку будут уставшими ещё до того, как приступят к работе. Однако тратить час на дорогу для большого города – нормально, если нужен опыт или работа открывает перспективы.
# ТОП-20 требований предъявляемых к работе
Группой агентств по поиску кандидатов на вакансии, было проведено исследование и составлен список самых востребованных пожеланий соискателей к будущей компании и рабочему месту:
Прежде чем диктовать условия, задумайтесь, на какие жертвы вы способны пойти ради хорошей должности.
# Пожелания к месту работы в резюме – Пример
Задайте себе вопрос: есть ли необходимость для создания специальных условий труда в вашей сфере деятельности, о которых не знает работодатель. Но не нужно писать все, что придет в голову: заявлять о требованиях следует, если вы категорически против трудиться в компании, где пожелания не удовлетворят.
Дополнительные требования к работе могут содержать:
Пример: возможность стабильной работы в молодом коллективе и комфортных условиях: удобная мебель, хорошая освещенность рабочего места, достаток канцтоваров и офисного оборудования для продуктивного труда, наличие перерыва или оплачиваемого питания. Желаемый график: Сб, Вс – выходной.
# Заключение и выводы
Спасибо за прочтение статьи, надеюсь я помог правильно заполнить раздел и вы сможете грамотно заявить о пожеланиях к новому месту работы. Дополнительно советую дополнить резюме достижениями с прошлых мест и ключевыми навыками своей кандидатуры. Делитесь информацией в социальных сетях с коллегами и друзьями, а также задавайте вопросы в комментариях.
Как оформить должностную инструкцию
Чтобы сотрудники не бездельничали и в судах краснеть не пришлось
Начальник поручил моему коллеге составить самостоятельно должностную инструкцию и не проконтролировал, что тот написал.
Когда к работе коллеги появились замечания, выяснилось, что инструкция состояла из общих фраз и применить ее к конкретному человеку было нельзя. Поэтому сначала пришлось переделывать инструкцию, чтобы впоследствии было за что его наказывать.
Чтобы не попадать в подобные истории со своими подчиненными, я научился делать должностные инструкции самостоятельно и разобрался, что в них точно должно быть.
Что такое должностная инструкция
Это документ, в котором указаны обязанности определенного работника на конкретной должности: полномочия, за что отвечает, какие имеет права, требования к его квалификации, за какие конкретно действия его можно наказать или поощрить.
Должностная инструкция — локальный документ, то есть делается под цели и задачи организации и должности либо конкретного работника, если инструкция персонифицирована. Даже называться эти документы в различных организациях могут по-разному : должностная инструкция, должностные обязанности, должностной регламент или как-то еще. Единых требований как к названию, так и к содержанию не существует. Но я буду условно называть все документы, в которых прописаны права и обязанности работника перед работодателем, должностными инструкциями.
Для каких целей используется
Назначение должностной инструкции — определить, что именно работник обязан делать на рабочем месте и как ему взаимодействовать с начальством и коллегами.
При этом в трудовом кодексе самого термина «должностная инструкция» нет. Там просто сказано, что работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в которых будут указаны нормы трудового права.
В большинстве случаев это именно право работодателя, а не его обязанность. Руководитель предприятия может управлять подчиненными в «ручном режиме» и без инструкций. Для небольших предприятий такой вариант иногда даже предпочтительнее — меньше бюрократии, меньше бумаг нужно регистрировать и хранить.
Но чем больше работников, тем сложнее ими управлять и контролировать их работу. Поэтому и делают инструкции. Так и работникам понятно, что с них будут спрашивать, и работодателю проще их к дисциплинарной ответственности привлечь.
Должностная инструкция для работника — это один из способов защиты своих прав.
Например, начальник говорит: «Иванов отказался территорию подметать, надо уволить его». Но Иванов в такой ситуации может сказать: «Вот моя должностная инструкция. Что в ней написано, то я и делаю. За что меня наказывать?» В такой ситуации велика вероятность, что в суд идти не придется да и дисциплинарного взыскания, возможно, удастся избежать.
Но точно так же эта должностная инструкция защищает интересы работодателя. Например, если Иванов плохо покрасит забор, а по инструкции это его прямая обязанность, его можно смело наказывать.
Если должностной инструкции нет — работодателя никто не накажет. Но если составили — ее обязательно нужно исполнять с момента, как подписали. Она похожа на договор, где работодатель и работник — две стороны, которые ее подписали и договорились безусловно исполнять.
А еще наличие должностной инструкции дает следующие преимущества:
В каких случаях должностная инструкция обязательна
Для этих работников должностные инструкции и регламенты входят в перечень обязательных документов. Как их нужно составлять и что в них должно быть, указано в специальных ведомственных приказах.
Если человек работает в обычной организации, должностные инструкции необязательны. То есть нельзя наказать руководителя такой организации за то, что их нет, или заставить их составлять.
Кто разрабатывает
Разрабатывают должностные инструкции кадровики, юристы, секретари, руководители и сам работник. О том, как это выглядит на практике, проще всего рассказать на примере.
Допустим, условный автосервис «Винтик и Шпунтик» принимает на работу слесаря Василия Петровича. И для него нужно составить должностную инструкцию. Директор думает, кому бы поручить это задание.
Кадровики прекрасно разбираются в трудовом кодексе, но в работе слесаря ничего не понимают. Они находят первую попавшуюся должностную инструкцию в архиве и предлагают Василию Петровичу расписаться, что он с ней ознакомился.
Василий читает и понимает — там описаны процессы, которых давно никто не делает, и оборудование, которое давно не используется. Он может подписать такую инструкцию, но наказать за ее неисполнение будет сложно. Василию Петровичу это тоже не дает никаких преимуществ — ему можно предъявить претензии за невыполнение тех пунктов, которые он не может выполнить физически. Это плохо. Время на составление и силы потратили, а толку от нее будет немного.
Юристы при составлении должностной инструкции часто переписывают в нее нормы трудового законодательства и пункты из документов, которые регламентируют работу фирмы. Такая инструкция выглядит очень убедительно. Но вот про работу слесаря там либо ничего нет, либо сказано очень мало, потому что юрист тоже не специалист в этой области.
Руководитель автосервиса. Если он сам раньше работал слесарем, то у него получится замечательная должностная инструкция, в которой не будет ничего лишнего. Но часто бывает так, что руководитель только организует работу и про работу слесаря ничего не знает.
Самый лучший вариант — не поручать составлять инструкцию только одному человеку. Главное действующее лицо в процессе написания такой инструкции — это сам Василий Петрович. Он с руководителем согласовывает, чем именно будет заниматься слесарь, кадры проверяют текст на соответствие трудовому законодательству, юрист — на соответствие остальным законам.
Форма представления и как оформить в соответствии с гостом
Основные требования к оформлению. Единой формы должностной инструкции ни законами, ни другими нормативными актами не предусмотрено. В общероссийском классификаторе управленческой документации есть упоминание о должностной инструкции, но обязательная форма ее составления отсутствует.
Поэтому можно оформить инструкцию так, как это принято в конкретной организации. Неважно, есть ли у нее фирменный бланк, гербовая печать и сколько специалистов ее согласовали. Важно, что будет в самой инструкции.
Порядок и правила. Подписывая должностную инструкцию, работник принимает на себя определенные обязанности и дает согласие выполнять их добросовестно. А работодатель со своей стороны перечисляет условия, которые он создаст для работы.
Из этого следуют и требования к оформлению. В инструкции должны быть две подписи. Одна из них — работодателя. От него, как правило, исходит инициатива создания инструкции, поэтому его визирование может выглядеть как ее утверждение. Например вот так:
От имени работодателя, как правило, расписывается лицо, у которого есть полномочия принимать человека на работу. А еще руководитель может передать право утверждения должностных инструкций любому другому сотруднику. Главное, чтобы это право было передано в письменном виде, например приказом или распоряжением.
Работник, как правило, ставит свою подпись в конце документа. Но это тоже необязательно. Я, например, сталкивался с ситуацией, когда у работника была индивидуальная должностная инструкция и он расписался на каждой ее странице. Логика при этом была такая: работодатель не сможет изменить одну из страниц инструкции, вписать туда лишнего и наказать за неисполнение. Это обычная ситуация, когда нет доверия между работником и работодателем. Законом такой порядок не запрещен.
Форма и структура. Единой формы и структуры для должностной инструкции, утвержденной законом или приказом, не существует. Каждый может оформлять ее так, как удобно.
Оформление титульного листа. Этого тоже не предусмотрено ни одним нормативным документом. Как и в любом распорядительном документе, на первом листе инструкции обычно есть следующие реквизиты:
Как правило, на первом же листе под визой утверждения и заголовком сразу начинается текст должностной инструкции.
Особенности должностной инструкции. В должностной инструкции можно прописать только те обязанности, которые входят в трудовые функции сотрудника. Но даже если у человека договор подряда, его тоже в некоторых случаях можно признать трудовым, в том числе благодаря должностной инструкции.
Для работника это выгодно. Например, я вижу такие плюсы:
Вот что является характерными признаками трудовых отношений:
Если должностной инструкции нет совсем, отношения не перестают быть трудовыми. Но если трудовой договор отсутствует или вместо него есть гражданско-правовой договор, должностная инструкция может помочь, чтобы эти отношения признали трудовыми.
Классификация
Существуют два вида должностных инструкций:
Поясню на примерах, в каком случае какая инструкция нужна.
Допустим, в условной организации работают два секретаря — Света и Наташа. У Светы главная обязанность — готовить ответы на запросы в разные ведомства. Поэтому в ее должностной инструкции подробно прописано, в какой срок она должна подготовить ответ, как она должна его отправить — электронным или заказным письмом — и в какое время она может уйти с работы на почту для отправки писем.
Главная задача Наташи — работать с системой электронного документооборота. Это и прописано в ее должностной инструкции.
Должности у Светы и Наташи называются одинаково — секретарь. А работу они делают разную. Значит, чтобы всем было понятно, кто и чем занимается, им нужны индивидуальные должностные инструкции. Так можно. В каждой инструкции указывают фамилию работника и перечисляют, чем он будет заниматься.
А еще в этой организации работает бригада штукатуров. Они делают одинаковую работу — стены штукатурят. Индивидуальных требований к ним нет. В этом случае на каждого штукатура делать отдельную должностную инструкцию нет никакого смысла. Ее можно сделать типовой — просто указать наименование должности, перечислить в ней, чем люди будут заниматься. А все штукатуры распишутся. В таких случаях могут делать специальную ведомость ознакомления, которая будет приложением к должностной инструкции.
Какую инструкцию делать в каждом конкретном случае — решает работодатель. И руководствуется он только принципами целесообразности.
Содержание должностной инструкции
Исторически сложилось, что должностную инструкцию разбивают на разделы. Это требование нигде не предусмотрено, но так ее легче воспринимать. Обычно в ней встречаются следующие разделы.
Заголовок. Это название документа — должностная инструкция, должностной регламент, перечень рабочих обязанностей или любое другое. Еще там указывают наименование структурного подразделения и наименование должности — так, как они указаны в штатном расписании организации. Если должностная инструкция составлена для конкретного человека, обязательно указывают его фамилию, имя и отчество.
Общие положения. В этом разделе можно указать:
Задачи, функции и обязанности. В этом разделе приводится детализированный список должностных обязанностей работника. Чем подробнее и детальнее они перечислены, тем легче спросить с работника за их выполнение. Можно описать каждую операцию, из которых складывается работа, и установить сроки их выполнения.
Должен знать. Здесь перечисляются требования к знаниям работника. Можно указать, что он должен знать конкретный санпин, снип или гост, правила противопожарной безопасности или ведомственный приказ. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.
Права. Здесь имеются в виду права по конкретной должности: что он может потребовать от других и как он взаимодействует с другими работниками.
Ответственность. Чтобы правильно заполнить этот раздел, пишите ответы на вопрос, за что отвечает человек. Например: за качественную работу подразделения, за соблюдение графика и срока поставок, за написание статьи без ошибок.
Отвечать на вопрос, какую ответственность несет сотрудник, неправильно. Конечно, можно написать, что он несет дисциплинарную ответственность, но он несет ее и так — по трудовому кодексу. Дублировать это в должностной инструкции необязательно.
Взаимодействие. В этом разделе пишут, к кому работник может обратиться и по каким вопросам, кому он подчиняется, чьи распоряжения он обязан исполнить.
Порядок утверждения должностной инструкции и ее подписание
А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.
Бывает ситуация, когда работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.
Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, что есть в этой инструкции.
Порядок внесения изменений
Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя. Чаще всего именно работодатель является инициатором внесения изменений в должностную инструкцию. Например, он решает, что работник мало работает, и добавляет ему несколько пунктов.
Если при этом меняются необходимые в силу закона условия трудового договора, работника нужно уведомить письменно о предстоящих изменениях не позднее, чем за два месяца. Обычно такая ситуация возникает при реорганизации, когда изменяются штатное расписание и наименования должностей. Или при изменении технологического процесса, например если предприятие выпускало двери, а теперь перепрофилируется на бумажные конверты.
Но чаще бывает другая ситуация — когда структура и производственный процесс не меняются, а работнику увеличивают или уменьшают объем работ. Например, дворник подметал один двор, а ему поручили еще и набережную подметать. Или этого дворника в той же организации перевели в другое подразделение, а суть его работы не изменилась. В этом случае уведомлять его за два месяца не нужно, можно просто дополнить его инструкции и ознакомить с ними работника.
Изменить должностную инструкцию можно следующими способами:
Распространенные ошибки
Гонка за объемом. Хорошая инструкция не должна быть большой — это не признак трудоспособности, а скорее наоборот. Пусть она будет на одном листе, но с предельно конкретными и четко сформулированными пунктами о том, что человек обязан.
Один из моих бывших руководителей, когда ему приносили на утверждение инструкцию, почти никогда ее не читал. Зато любил считать в ней листы и количество пунктов. Логика у него была такая: вот у Иванова инструкция на 15 листах — сразу видно, работяга! А у Петрова — на трех, значит, он лентяй и мало будет работать.
Подчиненные начали увеличивать объем — вписывали общие и незначащие ничего фразы. Например, «осуществлять мониторинг обстановки», «контролировать ситуацию в целом и в частности».
А в одной из организаций руководство перед проверкой дало прямое указание подчиненным: увеличьте объем инструкции, чтобы проверяющий не назвал нас бездельниками. Указание выполнили, объем увеличили, но проверяющий этого не понял и спросил: «Что за ерунда у вас в должностных инструкциях? Тут же одна вода!» Пришлось переделывать как было.
Переписывание законов. В предыдущем разделе мы писали, из каких частей должна состоять инструкция. Названия некоторых из них совпадают с названиями статей трудового кодекса. Но ни в коем случае нельзя переписывать в разделы о правах и обязанностях формулировки статьи 21 ТК РФ. Это ошибка.
Трудовой кодекс содержит общие права и обязанности работника. Даже если право на отдых вообще не упомянуть в должностной инструкции, это не значит, что человек обязан работать без выходных и отпусков. Трудовой кодекс приоритетнее: даже если права на отдых в инструкции нет, отпуск работнику предоставлять обязаны. Часто составители инструкций идут по пути наименьшего сопротивления, например пишут в должностной инструкции бухгалтера, что он не должен воровать деньги, что он имеет право на отдых в соответствии с трудовым кодексом и что за нарушения его можно привлечь к ответственности. Но ни один из этих пунктов на самом деле не регулируется должностной инструкцией.
Использование общих фраз и выражений. Обычно эту ошибку допускают, когда руководство дает указание увеличить объем. Человек, который пишет должностную инструкцию, не знает, что писать, и начинает вставлять в текст общие обороты и фразы.