какие могут быть важные дела
Матрица Эйзенхауэра – что это такое и как с ее помощью эффективно управлять временем
Приветствую вас, уважаемые подписчики и гости блога!
Существует множество различных техник тайм-менеджмента для управления своим временем. Сегодня мы с вами рассмотрим одну из них и узнаем, что такое матрица Эйзенхауэра и как ее использовать в повседневной и профессиональной жизни.
Кто такой Эйзенхауэр
Как нетрудно догадаться, матрица названа в честь своего основоположника. Им стал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр – генерал американской армии Второй мировой войны и 34-й президент США.
Политик был талантливым, эффективным менеджером и восхищал окружающих своим умением все успевать. Именно ему принадлежит знаменитая фраза “Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”.
Превратил идеи Эйзенхауэра в инструмент для расстановки приоритетов при решении задач Стивен Кови, описав полученную методику в своей книге “7 навыков высокоэффективных людей”. Так тезисы президента США превратились в матрицу Эйзенхауэра. У нее есть и другие названия: квадрат Эйзенхауэра, матрица управления временем, метод Эйзенхауэра.
Суть стратегии
Матрица Эйзенхауэра – это метод расстановки приоритетов, который позволяет разделять задачи по степени срочности и важности, тем самым более эффективно управлять личным и рабочим временем.
Этот инструмент активно используют в тайм-менеджменте. Он помогает определить, куда утекают наши силы и время и как распланировать жизнь так, чтобы свободы на реализацию планов и целей было больше.
Принцип стратегии прост – нужно начертить квадрат и разделить его на 4 части:
Посмотрите, как выглядит квадрат Эйзенхауэра.
Характеристика квадрантов
Перейдем к более подробному описанию каждого квадранта в матрице.
A: Важные и срочные
Первый квадрант содержит список дел, которые требуют незамедлительного исполнения. Это важные и неотложные задачи, стоящие в приоритете. Их нужно выполнить в первую очередь, чтобы не доводить ситуацию до неприятных последствий.
Некоторые эксперты считают, что в идеале этот квадрант должен оставаться пустым, поскольку наличие важных и срочных дел часто говорит о неорганизованности человека и наличии у него завалов по задачам. У кого-то происходит так из-за лени и постоянной прокрастинации, кто-то неверно расставляет приоритеты.
Разумеется, у всех время от времени появляются неотложные дела, но если это ежедневная тенденция, стоит обратить внимание на самодисциплину.
B: Важные, но не срочные
На этот квадрант стоит обратить особое внимание, поскольку задачи указанной категории являются наиболее перспективными и должны занимать большую часть времени любого человека, который хочет добиться успеха.
В этот сектор помещаются дела, соответствующие долгосрочным целям: получить образование для продвижения по карьерной лестнице, заняться спортивными упражнениями для улучшения гибкости тела и т. п. Все это важно, но не требует незамедлительного решения.
При этом если постоянно накапливать и не реализовывать задачи из сектора B, они быстро переместятся в сектор A, став еще более важными, но уже неотложными.
C: Не важные, но срочные
В этот квадрант, как правило, помещаются отвлекающие факторы, которые не приближают нас к непосредственной цели, но мешают сосредоточиться и снижают общую эффективность.
К подобным делам можно, например, отнести ответ на звонок, замену перегоревшей лампочки в прихожей. Это срочно, но не важно для вас сейчас.
Проблема заполнения сектора C состоит в том, что срочные задачи, предназначенные для него, можно легко перепутать с неотложными делами из квадранта A. В этом случае образуется неразбериха и те задачи, которые нужно выполнить в первую очередь, отодвигаются на второй план.
И наоборот, силы тратятся на то, что можно отложить или вовсе делегировать кому-то. Например, звонок в офисе можно поручить коллеге, а покупку новой лампочки доверить супругу или родственнику.
D: Не важные и не срочные
Задачи, которые относятся к этому квадранту, часто называют пожирателями времени. Это дела, которыми нам приятно и легко заниматься, но они совершенно бесполезные. Сюда можно отнести просмотр лент в социальных сетях, сериалы, мобильные и компьютерные игры, телепередачи и пр.
В расписании успешного человека почти нет места подобным занятиям, поскольку все это не приводит его к значимым целям. Но можно ли сказать, что квадрант D всегда должен оставаться пустым? Конечно, нет. Во всем нужно соблюдать баланс. Ведь время такого “простоя” позволяет нам перезарядиться, восстановить силы и наполниться энергией для последующих достижений.
Таким образом, задача матрицы Эйзенхауэра как инструмента расстановки приоритетов в том, чтобы отвести большую часть времени под сектор B и при этом иметь достаточно времени на сектор D.
Как применять метод на практике
Итак, вы решили воспользоваться квадратом. Давайте разберемся, с чего начать и как правильно заполнить матрицу:
Чтобы определить, к какому квадранту отнести ту или иную задачу, задавайте для каждой из них уточняющие вопросы:
Несколько советов по использованию матрицы:
Пример заполнения матрицы
Для наглядности приведу список своих дел на предстоящий день и покажу, как можно отсортировать их по принципу матрицы Эйзенхауэра.
Итак, что мне нужно сделать завтра:
Как я буду распределять эти задачи:
В таблице ниже я показала, что у меня получилось.
Теперь длинный список дел на завтра превратился в удобную табличку, из которой мне лучше видно первостепенные задачи и то, что можно без ущерба отложить на потом. А если переложить на плечи домочадцев, к примеру, поход в магазин или уборку, можно и вовсе вздохнуть намного легче.
Оценка эффективности и оптимизация
После того как вы составили квадрат Эйзенхауэра, внесли в него свои задачи и выполнили часть из них, посмотрите, в каких квадратах реализованных дел оказалось больше. Сравните между собой таблицы за несколько дней и недель.
По мнению Стивена Кови, продуктивному человеку следует больше времени проводить в секторе B. Именно он является квадрантом качества, и время, затраченное на выполнение таких задач, повышает общую эффективность и создает почву для профессионального роста.
Если вы заметили, что большую часть времени проводите в первом квадранте (секторе A), задумайтесь о следующем:
Для тех, кто постоянно пребывает в третьем квадранте (секторе C):
Если ваш день состоит в основном из выполнения дел из сектора D, это значит, что у вас попросту нет цели и вам неинтересно то, что вы делаете. Рекомендую изучить следующие статьи:
Плюсы и минусы матрицы Эйзенхауэра
Несмотря на то что метод действительно помогает сосредоточиться на главном и учит расставлять приоритеты, у каждой техники есть свои достоинства и недостатки.
Поговорим сначала о плюсах. Чем хороша матрица Эйзенхауэра:
Какие минусы есть у метода:
Заключение
Мы с вами разобрали, что означает матрица Эйзенхауэра и как ее применять на практике.
В сутках у каждого человека по 24 часа. Только вот одни умудряются переделать за день или неделю массу полезных и важных дел, а другие только успевают удивляться, как их драгоценное время утекает сквозь пальцы.
Ни один метод управления временем не является панацеей. Но вы можете взять и попробовать. Если ваша жизнь после этого станет немного лучше и вы поймете, что на самом деле в сутках достаточно часов, значит, инструмент вам подходит.
Напоследок оставлю пару полезных ссылок, которые могут вам пригодиться:
С вами была Ксения Молоканова. Всем удачных экспериментов и до скорого!
Матрица приоритетов Эйзенхауэра как метод тайм-менеджмента
«Срочные дела, как правило, не самые важные,а важные – не самые срочные» Д.Эйзенхауэр
Темой сегодняшнего поста будет первая методика анализа личного времени и организации собственной деятельности в ближайшей перспективе.
Так называемая «матрица дел Эйзенхауэра» представляет собой классификацию любых предстоящих или текущих дел по критериям «срочность» и «важность».
В зависимости от комбинации критериев каждое из дел подлежит обработке по одному из вариантов: «сделать самому обязательно», «сделать самому или перепоручить надежному исполнителю», «обязательно перепоручить», «не делать».
К первой группе (Важные и срочные) относятся дела, при переизбытке которых в вашей жизни возникают явления цейтнота и стресса. Это дела, которые требуют выполнения «сразу же».
Как правило, к подобным делам относятся завершающиеся проекты, кризисные явления, спущенные сверху неотложные задачи.
Дела, относящиеся к этой группе, как правило, играют ключевую роль при оценке ваших действий как специалиста. По этой причине игнорировать их не представляется возможным.
В эту категорию легко переходят дела, из второй категории, которые не были начаты или проанализированы вовремя.
Наличие более одного дела из данной категории одновременно – показатель того, что в ближайшее время работа начнет отнимать дополнительное личное время.
Во вторую группу (Важные и несрочные) попадают дела и проекты, которые направлены на развитие вашего проекта: аналитика осуществленных мероприятий и внедрение новых идей. Сюда же относятся и меры по обеспечению жизнеспособности проекта в конкурентной среде.
Решение данных дел требует ответственного отношения, поскольку в дальнейшем их результаты будут влиять и на ваше будущее, и на то, в какой ситуации окажется тот проект, в котором вы участвуете.
Однако, основное отличие данной группы дел от «важных и срочных», что, при наличии компетентных помощников, вы можете часть мероприятий перепоручить, оставив запас времени для обязательного контроля и исправления возможных ошибок.
«Неважные, срочные» дела – то, что не представляет важности для конечного результата, но требует немедленного решения.
С точки зрения экономии времени, эти дела крайне невыгодно делать самостоятельно, поскольку результат, который будет достигнут, сколь аккуратен бы он ни был, не представляет особой ценности для основной деятельности. Подобные дела необходимо перепоручать в обязательном порядке и не в коем случае не заниматься ими самому.
Группа 4 – «несрочные, неважные» – дела, которые могут быть описаны прекрасным эпитетом, имеющим широкое распространение среди тренеров по тайм-менеджменту: «пожиратели времени».
Сюда необходимо отнести все телефонные звонки, вопросы и мероприятия, которые генерируются, в основном, вашими знакомыми (родственниками, коллегами, приятелями).
Данные дела не имеют значения для тех проектов, в которых вы участвуете, однако, вы вынуждены на них реагировать, отвлекаясь от более важной работы.
Для того, чтобы начать использовать данную методику на практике, попробуйте каждый свой рабочий день начинать с оформления всех ваших текущих дел в виде «матрицы Эйзенхауэра».
ВАЖНЫЕ ДЕЛА В ЖИЗНИ ЧЕЛОВЕКА
Важные дела – это дела, которые помогают человеку добиться поставленных целей, воплотить мечту. От них нужно отличать дела срочные – те, что совершенно не решают наших глобальных задач, а лишь давят на нас своей срочностью.
Обычно, люди начинают работать с того, что срочно и не обращают ни какого внимания на важность, просто погрязая в текучке и рутинной работе. К чему приводит игнорирование важных дел в пользу срочных? Человек крутится как белка в колесе и при этом не делает того, что имеет для нас большое значение.
Есть определенное противоречие между «важностью» и «срочностью». Всё зависит от ваших приоритетов. Или Вы делаете постоянно неважные, но срочные дела, поскольку они больше ждать не могут, откладывая действительно важные дела «на потом». Или усилием воли ставьте приоритет «важности» над «срочностью», тем самым, делая важные дела более приоритетными перед срочными задачами.
Большинство срочных дел – текучка с минимальной эффективностью, а большинство отложенных – действительно важные дела с высокой эффективностью.
Эффективность заключается в балансе. Перекос в сторону результатов приводит к подрыву здоровья, износу техники, истощению банковских счетов и разрыву отношений. Поддерживать баланс между результатом и здоровьем и благосостоянием часто бывает довольно непросто. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ваши ценности и ваши наиважнейшие цели.
Осуществляя действия по чуть-чуть, вы сразу заметите, как станет легче жить. От незамедлительного выполнения дела перестанут казаться большими, тяжёлыми, долгими. Они будут идти легко, захочется больше действовать, придёт больше энергии!
Секрет победителей в том, что они превращают важные дела в совершенно неотложные. Они делают всё как можно скорее. Чем дольше мы отодвигаем как важные дела, так и менее важные дела, тем неотложнее они становятся, и тем больше они требуют времени. И мы попадаем в замкнутый круг. Человек, вынужденный постоянно решать неотложные дела, не может найти достаточно времени для важных дел. За неотложность мы платим потерей важного.
Решение проблем как можно скорее не означают повышение скорости, напротив, большая спешка порождает стресс и может перерасти к болезни. Часто лучше действовать медленно, что может оказать успокаивающее воздействие. Нам необходима тишина и покой, чтобы прислушаться к самим себе, чтобы поразмышлять, чтобы продумать и всё распланировать, чтобы понять, что действительно важно для нас в нашей жизни.
Мы должны сразу же приниматься за важные дела, но не пытаться их закончить на бешеной скорости и в спешке. Вы не должны делать всё сразу и одновременно и не должны увеличивать свою скорость. Но, вы должны начать дело, и как можно скорее. Превратите начало всякого важного дела как можно скорее в невероятно неотложное правило.
Важные дела не стоит откладывать по следующим причинам:
— Лови момент! Допустим, сейчас у вас есть хорошие возможности для достижения поставленной цели. Но кто даст гарантию, что так будет всегда? Обстоятельства могут измениться, условия ухудшиться, поэтому надо ковать железо, пока горячо.
— Чтобы жизнь не прошла мимо. Если вы топчетесь на месте, ни на шаг не приближаясь к поставленной цели, вам неминуемо грозит разочарование в жизни. Вам грозит хандра, а позже может развиться и самая настоящая депрессия. Появится чувство, что жизнь проходит мимо, а недели, месяцы и годы тратятся на бесполезные и неинтересные занятия.
— Радость и счастье. Почему мы так часто о чём-то мечтаем? Потому что мечты и их реализация делают нас счастливыми. Зачем ходить на нелюбимую работу, если можно поставить цель и найти дело своей жизни, к которому лежит душа, которое является вашим призванием? Зачем откладывать на неопределенный срок путешествие в экзотическую страну, если можно уже сегодня разослать резюме, а завтра найти источник дополнительного заработка и за год накопить денег, которых не хватает на путевку? Мечтаете быть дизайнером одежды, а не социальным работником? Не откладывайте – запишитесь на курсы кройки и шитья. Вы увидите, как радость и счастье наполнят вашу жизнь!
Как перестать откладывать важные дела
1. Сделайте хоть что-то уже сегодня!
Не надо писать подробные планы и бесконечно рассуждать, когда вы сможете заняться важным делом. Начните прямо сегодня, прямо сейчас. Пусть вы посвятите делу 30 минут, но вы сразу почувствуете себя лучше. Ведь первый шаг – всегда самый трудный!
2. Ищем время
Выбросьте из списка дел несколько менее важных дел в пользу того, что имеет для вас значение. В воскресенье выберите рецепт блюда, которое готовится 15 минут, а остальное потратьте на важное дело. Пропустите один раз генеральную уборку или разбейте её на кусочки, часть сделав в будние дни, а часть перепоручив родным и близким. Отложите какую-нибудь встречу или визит (например, с друзьями). Отправьте ребёнка на выходные к дедушке и бабушке. Вот увидите – все будут довольны, в том числе и вы, ведь получили целый день на воплощение задуманного. Посвятите освободившееся время тому, что важно!
3. Делим на кусочки
Если важное дело приводит вас в ужас своей масштабностью, разделите его на этапы. Если и этапы страшат, поставьте таймер и выполняйте дело в течение 45 минут. 45 минут ради своего светлого будущего – «копеечная» цена, не правда ли?
4. Долой идеалы
Не ставьте перед собой сложно выполнимые задачи, не пытайтесь всё сделать идеально. Прекрасно уже то, что вы занимаетесь важным делом. Вопрос совершенства – всегда вопрос времени!
5. Поощрения
Вы начали делать то, что для вас действительно важно! Самое время вознаградить себя за старания. Можете разработать целую систему поощрений и применять её. Так вы сможете добиться своих целей и одновременно получать удовольствие!
В моменты когда вам будет скучно и вас затянет рутина — сделайте что-то сегодня! Вам станет просто легче жить. Подумайте об этом. Взгляните на свою жизнь отстранённо, и найдите то, что вы мысленно выбираете не делать, чего боитесь, что не знаете, как начать и…..НАЧНИТЕ! Сделать за вас никто ничего не сможет!
А самое главное и важное в жизни — здоровье, человечность, общение, любовь… Главное — чувства и положительные эмоции, которые нужно не только чувствовать, но и дарить другим! Только тогда жизнь будет счастливой!
Матрица Эйзенхауэра: как разобраться с делами раз и навсегда
Что такое матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание, которое не съезжает. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно.
Идея распределять дела по такой методике появилась у 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, руководившего страной с 1953-го по 1961 год. Эйзенхауэра считают одним из самых продуктивных президентов в истории Штатов.
«У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные — всегда несрочные», — Дуайт Эйзенхауэр.
Метод Эйзенхауэра оформил и популяризировал американский консультант Стивен Кови, описав его в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».
Эффективность метода подтверждает исследование 2018 года [1]. Большинство людей выбирают срочные, а не важные дела. Ученые предложили участникам эксперимента выбрать, что делать в первую очередь. Срочные дела выбирали люди, которые описывали себя как «занятые». Зато когда их попросили обдумать последствия выбора той или иной задачи, они отдавали приоритет важным делам.
Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра
Прежде чем заполнять матрицу, отследите в течение нескольких дней, какие задачи вы выполняете и сколько времени они отнимают. После наблюдения положите перед собой список дел и к каждому задайте три вопроса:
Ключевые слова — «для меня». В основе оценки и распределения должны лежать результаты, которые нужны вам, а не вашим близким или коллегам.
Когда распределите задачи по блокам, посмотрите, в каком квадрате их больше всего. Последовательно разбирайтесь с каждым квадратом. В будущем старайтесь оставлять в одном квадрате не больше восьми задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе. А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка.
Квадрат 1 — срочные и важные
Оперативно подхватить проект, пока коллега на больничном, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, вылечить зуб с острой болью, — срочные и важные дела. Они требуют быстрого ответного действия. Обычно у таких задач есть осязаемые дедлайны и последствия, если не выполнить их вовремя. Сюда отнесем дела, возникшие из-за кризисов или форс-мажоров.
Если таких задач большинство. Возможно, у вас проблемы. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно «заработать» хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Это приведет к «внутренней миграции» — делам из четвертого квадрата.
Что делать. Старайтесь оставить здесь как можно меньше дел. Разработайте план по достижению актуальных целей. Поставьте дедлайны, составьте расписание. Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план.
Квадрат 2 — несрочные и важные
Занятия в тренажерном зале, изучение языков, учеба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных.
Подкаст об образовании не поможет зарабатывать больше уже завтра, но поможет спланировать свою образовательную траекторию, чтобы зарабатывать больше в будущем. Это несрочно, но важно.
Если таких задач большинство. Вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих инвестиций.
Что делать. Это идеальная ситуация. Поддерживайте и сохраняйте ее как можно дольше.
Квадрат 3 — срочные и неважные
Сюда попадает проверка электронной почты и мессенджеров, рассылки документов, мытье посуды и другие бытовые дела. Это рутинные задачи, их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер называет это занятостью. Занятость мешает делать «настоящую работу».
Если таких задач большинство. В этом квадрате можно увидеть эффект срочности: вы можете чувствовать драйв от поставленных галочек напротив списка дел, которые почти ничего для вас не значат. Но вместе с этим возникает ощущение, что вы занимаетесь не тем. Растет недовольство собой и своей жизнью.
Что делать. Стивен Кови советует делегировать такие задачи: службам доставки, личным ассистентам, клининговой службе, подрядчикам. Если делегирование невозможно — снизить их влияние на расписание. Например, выключать уведомления мессенджеров, ясно обозначать другим, сколько вам нужно времени на задачу, и говорить «нет», если таких дел становится слишком много. Еще один способ — заниматься задачами третьего квадрата, когда в первом и втором уже ничего нет.
Квадрат 4 — несрочные и неважные
Сюда попадают просмотры сериалов, пролистывание ленты в соцсетях и сортировка писем вместо ответа на них. Это «убийцы времени»: за этими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе. Конечно, желание отвлечься, отдохнуть, полениться — это естественно. Самого Эйзенхауэра критиковали за игру в гольф в рабочее время. Но гольф и бридж создавали баланс между личным временем и стрессовой работой президента.
В долгосрочной перспективе «убийцы времени» мешают достигать важных целей. Исследование 2019 года, опубликованное в Journal of Applied Psychology, это доказывает [2]. Ученые нашли взаимосвязь между досугом сотрудников и их продуктивностью на следующий день. Исследователи выяснили, что работники, которые накануне долго смотрели передачи, пришли на работу с хорошим настроем. Но к концу недели их настроение ухудшалось, а мотивация падала. При этом работники, которые занимались спортом, йогой, медитацией, слушали музыку и помогали другим, чувствовали себя более спокойными и мотивированными.
Если таких задач большинство. Вы можете застрять в рутине. Из-за этого появится стресс и ощущение эскапизма, бегства от проблем.
Что делать. Фиксируйте время. Это поможет определить главных «убийц времени». Когда их найдете, подумайте, чем их заменить или ограничить.
Где собирать матрицу Эйзенхауэра
Блокнот или тетрадь. Не имеет значения, будут ли это разлинованные листы или нет — главное, чтобы вы осознавали границы между квадратами. Чтобы сделать распределение нагляднее, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока.
Todoist. В приложении можно маркировать задачи с помощью четырех уровней приоритетности, которые можно отфильтровать.
Notion. Оформить матрицу в Notion можно несколькими способами. Например, создать базу с автоматическим присваиванием тега к задачам. Чтобы пользоваться такой матрицей, скопируйте шаблон у автора. Шаблон на английском языке.
Evernote. Это приложение для заметок. В нем есть шаблон матрицы, который можно настроить под себя: выбрать цвета, задачи. Можно заводить отдельную заметку с матрицей на каждый месяц, неделю или день.