какие надбавки указываются в штатном расписании
Как в штатном расписании отразить сдельную и повременную оплату труда?
Штатное расписание — это обязательный кадровый документ для всех работодателей. Филиалы, представительства и обособленные подразделения не составляют отдельное штатное расписание, так как не являются работодателями. Обязанность оформить штатное расписание закреплена за головной организацией, которая должна отразить в документе должности всех сотрудников подразделений, представительств или филиалов.
Размер вознаграждения
В штатное расписание включаются все наемные работники независимо от вида оплаты труда.
В штатном расписании напротив каждой должности необходимо указать оклад или тарифную ставку. Оклады работников, принятых на одну и ту же должность, должны совпадать. Согласно ст. 22 ТК РФ оплата должна быть равной за равный труд. Если в отделе продаж работает три менеджера, значит, оклад должен быть у всех одинаковый. Нельзя указывать вилку окладов (диапазон), например, от 10 000 до 50 000 рублей.
Однако сотрудники на одинаковых должностях могут получать неравное вознаграждение за свой труд. Для этого можно ввести категории: старший менеджер, помощник менеджера и т п. Второй вариант — урегулировать ситуацию надбавками, которые указываются в штатном расписании (письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1). При этом должности могут иметь одинаковое название, а трудовые функции и сложность выполняемых работ — различаться.
Система оплаты труда
При заполнении штатного расписания нужно учитывать нюансы применяемой системы оплаты труда на предприятии.
Если действует повременная оплата труда, в штатном расписании указывают оклад или тарифную ставку в графе 5. При сдельной или бестарифной системе оплаты труда в графе 5 ставится прочерк, а расценку за выполняемые работы можно указать в графе 10 «Примечание». Также в примечании можно дать ссылку на локальный нормативный акт (договор), где прописаны условия оплаты.
В унифицированной форме штатного расписания не предусмотрена графа для выплат стимулирующего характера (например премий). Вносить такую графу в самостоятельно разработанную форму также не рекомендуется. В противном случае работодатель будет обязан регулярно выплачивать указанные премии.
Если по срочному трудовому договору осуществляются сезонные работы, необходимо внести информацию об этом в штатное расписание. Нужно увеличить количество единиц по соответствующим должностям, отметив период, на который они вводятся (ст. 15, 16,57 ТК РФ).
В программе «Контур-Персонал» для штатной единицы можно указать в любом виде оклад, тариф, надбавки и в дальнейшем оформлять приказы об изменении оплаты труда, формировать дополнительные соглашения с сотрудниками.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Штатное расписание на 2021 год: образец заполнения
Штатное расписание — важный документ, который должен быть у каждого работодателя (организации или ИП). Отсутствие «штатки» может обернуться не только штрафами за нарушение трудового законодательства, но и проблемами при налоговых и прочих проверках. О том, как в 2021 году составить, утвердить или изменить штатное расписание, читайте в нашей статье.
Что такое штатное расписание
Это документ, который применяется для оформления структуры компании, состава и численности работников. Как следует из пояснений к унифицированной форме № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1), штатное расписание должно содержать перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц. Традиционно в нем дополнительно указывается размер заработной платы по каждой из должностей (письмо Роструда от 22.03.12 № 428-6-1).
Более широкое определение можно найти в судебной практике. Судьи отмечают, что штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором содержатся следующие сведения:
Кто и зачем должен составлять
ВАЖНО. Если организация или ИП планирует заключить трудовой договор хотя бы с одним работником, сначала надо составить штатное расписание.
Чаще всего штатное расписание требуется предъявить во время проверок со стороны Трудинспекции. Но это не означает, что его можно оформить «задним числом» при попадании работодателя в план «трудовых» проверок. Этот документ могут запросить также контролеры из ФСС при выяснении правильности начисления взносов (п. 91 методических указаний; утв. постановлением ФСС от 07.04.08 № 81). Аналогичное право есть и у специалистов ПФР в рамках проверки индивидуальных сведений (п. 2 приложения № 1 к методическим рекомендациям; утв. постановлением Правления ПФР от 30.01.02 № 11п). Затребовать штатное расписание могут и налоговики, если решат, что этот документ касается деятельности проверяемого налогоплательщика ( п. 1 ст. 93.1 НК РФ, письмо Минфина от 09.10.12 № 03-02-07/1-246).
Есть и еще одна причина, чтобы составить штатное расписание. Оно незаменимо в спорах при увольнении в связи с сокращением численности или штата. Именно этот документ может подтвердить, что в структуре организации действительно произошли изменения, а значит, сокращение было реальным, а не фиктивным.
Чем грозит отсутствие штатного расписания
За это нарушение предусмотрена административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации — от 30 000 до 50 000 руб., для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб. Назначить это наказание вправе Трудинспекция или суд.
Возможны и другие санкции за отсутствие или непредставление «штатки» по требованию контролеров. Например, налоговики могут выписать штраф в размере 200 руб. на основании статьи 126 НК РФ, если организация или ИП не предъявит этот документ. Помимо этого, будут налоговые доначисления из-за того, что те или иные расходы либо суммы страховых взносов окажутся неподтвержденными.
Требования к штатному расписанию
Данный документ будет легальным, если в нем содержится следующая информация: перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, количество штатных единиц и величина заработной платы по каждой должности. Также надо указать, что документ называется «Штатное расписание» и привести данные конкретного работодателя. Кроме того, желательно обозначить номер документа по ОКУД — 0252251.
Самый простой способ соблюсти указанные требования — это использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Работодатели негосударственного сектора вправе сами решать, будут они применять данную форму или разработают свою. Это неоднократно подтверждал Роструд (письма от 09.01.13 № 2-ТЗ, от 23.01.13 № ПГ/409-6-1 и от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1).
ВНИМАНИЕ. В форме № Т-3 указан другой номер документа по ОКУД — 0301017, который соответствует унифицированной системе первичной учетной документации по учету труда и его оплате. При желании данный код можно дополнить кодом 0252251.
Как утвердить штатное расписание
Необходимо издать приказ или распоряжение работодателя об утверждении штатного расписания. Данный приказ составляется в произвольной форме. Из него должно было понятно, какое именно штатное расписание принимается и с какой даты оно вводится в действие. В связи с этим, целесообразно оформить утверждаемое штатное расписание как приложение к приказу.
Реквизиты приказа указываются в «шапке» штатного расписания. В форме № Т-3 для этого предусмотрены специальные графы.
Проставлять печать на штатном расписании не надо. Документ можно применять сразу после того, как он будет введен в действие соответствующим приказом.
Знакомить работников со штатным расписанием не требуется (письмо Роструда от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1).
Как внести изменения в штатное расписание
Корректировка необходима, если в организации появились новые должности, были упразднены или переименованы старые, либо изменились оклады, количество работников или структура предприятия. Порядок внесения таких поправок законодательно не регламентирован.
Сделать это можно двумя способами. Первый — составить новое (измененное) штатное расписание взамен предыдущего. Новый документ утверждается приказом. Второй способ — исправить действующую «штатку». Для этого издается приказ о внесении изменений.
Работодатель может совмещать оба способа. Например, при незначительных поправках (переименование, добавление, исключение одной из должностей, изменение количества штатных единиц или оклада по одной из них) можно издать приказ об изменениях. А при более глобальных коррективах — утвердить новое штатное расписание.
Также практикуется метод «подведения итогов», который предполагает обобщение изменений, внесенных в течение года отдельными приказами. В этом случае с 1 января следующего года утверждается новое штатное расписание с учетом всех поправок.
Периодичность составления документа и сроки хранения
Трудовое законодательство не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Соответственно, делается это только по необходимости — при появлении каких-либо новых вводных (должностей, численности, подразделений, окладов и т.п.). Если в организации все стабильно и структура не меняется, то единожды утвержденное штатное расписание может существовать сколь угодно долго.
Срок, в течение которого нужно внести правки в штатное расписание в связи с изменениями в структуре компании, не установлен. Однако нужно помнить, что на основании этого документа указываются сведения в трудовых договорах и трудовых книжках. Поэтому вводить обновленное штатное расписание надо заблаговременно, то есть до того, как наступят даты составления трудового контракта или внесения записи в трудовую книжку.
ВАЖНО. Сколько должно храниться штатное расписание в организации, которая его утвердила? Постоянно (п. 40 перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236;). Другими словами, его нужно хранить все время существования организации, а при ее ликвидации — передать в государственный или муниципальный архив.
Образец заполнения штатного расписания на 2021 год
В ООО «Лабиринт-2019» введено новое штатное расписание (приказ № 74ОК). В структуре организации предусмотрено 7 подразделений, включая АУП, бухгалтерию, отдел кадров, отдел продаж и хозчасть. Общая штатная численность сотрудников — 16,5 единиц. При этом уборщица (с окладом по полной ставке 12 тыс. руб.) оформлена на 0,5 ставки.
С учетом этих данных заполним штатное расписание по форме № Т-3.
В заключение отметим, что, если работодатель, составляя штатное расписание на 2021 год, будет придерживаться рассмотренных выше несложных правил, это обезопасит его от проблем при проверках контролирующих органов. А своевременное отражение в «штатке» изменений в структуре компании позволит избежать конфликтов, в том числе при необходимости увольнения работников «по сокращению».
Топ‑8 ошибок при составлении штатного расписания
эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву
Скачайте образец приказа штатного расписания и чек-лист для самопроверки. Разберем главные правила
В конце статьи есть шпаргалка
Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники
Понятия «внештатный работник» нет в Трудовом кодексе. Несмотря на то что его можно встретить в иных нормативно-правовых актах, это не является основанием включать таких работников в штатное расписание.
Как принять работника на временный период? Например, если временно расширяется объем работы в летний период и организация принимает дополнительных работников по срочным трудовым договорам:
Нельзя возложить на работника дополнительную работу по должности, которая отсутствует в штатном расписании (ст. 60.2 ТК РФ).
Ошибка 2. Неверно указано наименование должности (профессии) в организации, связанной с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот
Например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. В таком случае наименование должности или профессии работника должно быть определено в соответствии с указанными выше документами.
Ошибка 3. В графе «Количество штатных единиц» указываются только полные штатные единицы
Не все работники работают на полную ставку. Например, неполное рабочее время устанавливается совместителям или женщинам, которые работают во время отпуска по уходу за ребенком до полутора лет.
Некоторые работодатели сразу указывают полную единицу, мотивируя тем, что на другую половину ставки будет принят еще один работник. В таком случае следует понимать, что предусматривать наличие вакантных мест в штатном расписании не запрещается. Но у работодателя, который это предусмотрел заранее, возникает обязанность ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).
Ошибка 4. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» работникам по одноименным должностям необоснованно устанавливают разные оклады
Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).
Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.
Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.
Если у работников, которым определены должности с одинаковыми наименованиями, круг должностных обязанностей отличается, включает дополнительные ответственность и объем работы, то именно это и может служить для работодателя доказательством того, что разные оклады установлены обоснованно.
Ошибка 5. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад необоснованно указывается ниже МРОТ
Пример: в субъекте минимальный размер заработной платы составляет 12 130 руб. Если
в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» указать оклад в размере 10 000 руб., но при этом в графе 7 штатного расписания — надбавку в размере 3 000 руб, то в совокупности видно, что заработная плата работника не ниже минимального размера. Такая ситуация правомерна. В ином случае могут быть претензии со стороны контролирующих органов.
Ошибка 6. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад указывается с учетом районного коэффициента
Вот этого делать никогда нельзя. Это прямое нарушение действующего законодательства.
Ошибка 7. Для филиалов, обособленных подразделений разрабатывается и утверждается отдельное штатное расписание
Пример: руководителю филиала предоставлено право утверждать лично штатное расписание по причине того, что филиал осуществляет все функции юридического лица. С целью избежать претензий со стороны контролирующих органов нужно указать в графе «Наименование организации» штатного расписания название головной организации, а не филиала. При этом наименование филиала должно найти свое отражение в графе «Структурное подразделение».
Ошибка 8. Штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена
Самое главное, что нужно проверить, чтобы реквизиты были заполнены. И были заполнены правильно.
Когда форма штатного расписания разрабатывается самостоятельно, то здесь обязательно нужно посмотреть, чтобы форма документа содержала все реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ, и была утверждена приказом руководителя организации.
Штрафы. Отсутствие штатного расписания у работодателя может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства. Организацию могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Образец приказа по штатному расписанию и Чек‑лист для проверки кадровика 509.8 КБ
Как составить штатное расписание
Штатное расписание – это внутренний документ, который отражает структуру фирмы, штатную численность и систему оплаты труда.
Какие сведения содержит штатное расписание
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений фирмы, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, информацию о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках.
Для оформления штатного расписания используют унифицированную форму № Т-3, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1.
Чтобы составить штатное расписание, нужно заполнить графы.
Графы 1 и 2 «Наименование и коды структурных подразделений»
Наименования структурных подразделений можно указывать в алфавитном порядке или по степени функциональной важности подразделения (например, дирекция – бухгалтерия – отдел продаж и т. д.).
Наименование дают в именительном падеже и единственном числе, без сокращений.
Система кодирования обязательна для государственных учреждений. Для коммерческой фирмы это целесообразно, если в ее составе много структурных подразделений, а управление кадрами ведут с помощью автоматизированных систем.
Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»
Термин «профессия» применяют для определения трудовой деятельности рабочего, а термин «должность» – служащего.
Наименование профессии нужно брать из Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС).
Чтобы правильно указать наименование должности, можно использовать общеотраслевой Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37), отраслевые квалификационные сборники и справочники, а также Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367).
Наименование профессии и должности в штатном расписании указывают в составе структурных подразделений и по старшинству (руководитель – заместитель руководителя – специалист и т. д.). А также обязательно приводят разряд, класс (категорию) квалификации работников.
Можно указать двойные наименования должностей, разделяемых знаком «–». Но должностной оклад в этом случае устанавливают по первой должности в двойном наименовании.
Работников, которые не входят в состав какого-то конкретного структурного подразделения, обычно оформляют как «прочий персонал». Это уборщицы, курьеры и т. п.
Графа 4 «Количество штатных единиц». Количество штатных единиц указывают по каждой должности или профессии. Неполные штатные единицы (например, для работающих по совместительству) определяют в соответствующих долях (0.25, 0.4, 0.5 и т. п.).
Графа 5 «Тарифная ставка (оклад)»
Оклад (тарифная ставка) – это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени – как правило, за месяц (ст. 129 ТК РФ).
В этой графе штатного расписания указывают заработную плату, которая установлена для штатной единицы в зависимости от принятой системы оплаты труда (в рублях). Если в компании применяется сдельная оплата труда, то в этой графе можно поставить прочерк, а в графе 10 «Примечание» указать «Сдельная оплата труда» и привести ссылку на внутренний документ, регулирующий оплату труда по сдельной системе.
Графы 6–8 «Надбавки»
Здесь указывают стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты). Они могут быть введены законом (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и др.), а также непосредственно руководством фирмы (например, за творческую работу, за руководство и др.). Надбавки определяют в рублях.
Графа 9 «Всего в месяц»
В этой графе суммируют тарифную ставку (оклад) (графа 5) и надбавки (графы 6–8) по одной штатной единице. Обычно (при тарифной системе оплаты труда) суммарные выплаты указывают в рублях. Если же на фирме применяют бестарифную или смешанную систему оплаты труда, графы заполняют в других единицах измерения (в процентах, коэффициентах и др.).
Графа 10 «Примечание»
Эту графу используют для внесения изменений или уточнений. Например, если нужно изменить название должности или указать фамилию и инициалы отдельных работников, занимающих управленческие должности.
Как правило, подготовкой штатного расписания занимается руководитель отдела кадров или другой кадровый специалист по приказу руководителя фирмы.
При подготовке штатного расписания используют:
Если в течение года поменяли размер МРОТ, то по тем должностям, по которым оплата труда установлена исходя из его размера, в штатное расписание нужно приказом руководителя внести изменения.
Оригинал документа хранят в составе управленческой документации фирмы (обычно в отделе кадров), а копии направляют в отдел кадров, бухгалтерию и другие структурные подразделения (если необходимо).
Приведем образец заполнения штатного расписания:
электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ
Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.