Результаты процесса инициации проекта определяются и документируются следующие параметры проекта

Процедуры инициации проекта

Развитие управленческой культуры, к сожалению, не всегда идет поступательно равномерно. Например, к тому, что процессам планирования проекта нужно уделять внимание на протяжении практически всей его продолжительности, многие руководители уже привыкли. Но вот инициация проекта далеко не в каждом случае воспринимается как нечто значимое. Тем не менее, практика показывает, что усилия и время, потраченные на процедуры инициации, способны значительно повлиять на качество и результативность работы над проектной задачей.

Что является основанием для начала проекта?

По существу, инициатором проекта может выступить любой сотрудник компании, если он в этом усматривает необходимость и понимает, что в штатном операционном режиме эту задачу не решить, и она требует объединения усилий целой группы участников. Однако для одной категории работников инициация является обязанностью, а для других групп она всего лишь похвальная активность. Если встать на позицию финансового управления и системы бюджетирования, то, как правило, именно руководители центров финансовой ответственности и обязаны в основной своей массе выступать инициаторами. Назовем основные причины рассмотрения идей и их проработки на предмет запуска в проектную реализацию.

В глобальном смысле все проектные решения связаны с проблемами управления. И при рассмотрении стратегического контекста проблематизации решение уникальных задач носит характер либо реализации возникающих возможностей, либо исключения затруднений (проблем) более низкого уровня. Напомню, что под проблемой в управленческом смысле мы понимаем неопределенность или противоречие в процессе познания явления деятельности. Их устранение невозможно с позиции действующей концепции управления для принятия решения.

В этом суть и базис стратегического планирования – выстроить такую последовательность уникальных задач (проектов), реализация которых выведет компанию на устойчиво новое состояние и концепции управления и уровня развития бизнеса. Процесс инициации с идейного замысла может начинаться в регламентной процедуре подготовки к сессии стратегического планирования или же тактического бюджетного процесса, а может возникнуть спонтанно, ситуационно. Последнее крайне нежелательно, но с этим поделать ничего нельзя, таковы наши современные реалии, мир порой меняется гораздо быстрее любых планов.

Цели и задачи проектной инициации

Проектная инициация – это не один процесс, а целая их группа согласно стандарту PMI. Они формируют начальную группу мероприятий для обеспечения состоятельности самой проектной идеи и запуска ее проектной реализации. При этом уже на данной фазе выявляются и даже устраняются многочисленные риски, отработать которые на стадии инициации гораздо выгоднее, чем после старта проекта. Инициация метафорична фразе из поговорки «Семь раз отмерь!», поскольку планирование и исполнение, начавшись практически одновременно, после приказа о начале проекта становятся значительно более затратными.

Среди задач-результатов процессов инициации выделяются следующие.

Планирование проекта следует сразу за его инициацией, но между процессами планирования и процедурами инициации имеется обратная связь, возникающая, например, по итогам получения закупочной документации. Ниже представлена часть процессной модели PMBOK, на которой мы и наблюдаем прямые и обратные связи между процессами.

Выбор проектных инициатив

Предположим идеальный вариант развития событий, при котором практически все инициативы выдвинуты к ежегодному мероприятию, посвященному стратегическому планированию. То есть в штатном режиме все инициативы обработаны проектным комитетом. Заслушаны предварительные презентации, по наиболее значимым мероприятиям уровня направлений деятельности и выше разработаны бизнес-планы. По существу, разработка ТЭО, бизнес-планов, иных предварительных расчетов является подготовкой к серьезной групповой работе над проблемами управления и развития компании.

Начинается сессия стратегического планирования или иное мероприятие подобного типа, на котором отрабатываются существенные затруднения для движения компании вперед по канве видения и миссии. Выявленные проблемы предваряют планирование, дерево проблем порождает построение дерева целей. Как раз в это время процесс подходит к весьма важному моменту: к рейтингу проблем и целей подводится пул проектных инициатив, которые начинают состыковываться между собой как некие «пазлы». Ведь еще в момент рождения идей они уже в большей своей части соответствовали присутствующей симптоматике и, возможно, еще не выявленным, а только ощущаемым проблемам.

Когда синхронизация проблем, целей и инициатив произведена, команда управленцев переходит к формированию рейтинга инициатив на основе трех параметров: проблемности, важности и достижимости результата. Под проблемностью мы понимаем уровень проблем, которым соответствует предлагаемое проектное решение. Оно оценивается в ходе коллективной работы присвоением инициативе балльной оценки от 0 до 10. Чем выше оценка, тем выше проблемность инициативы.

Процесс присвоения рейтинга инициативам продолжается по критерию важности. Важность может складываться от нескольких параметров, в зависимости от предпочтений управленческой команды. Один из вариантов разграничения критерия важности предусматривает оценку актуальности инициативы, ее эффективность и объем целевой группы. Далеко не каждая инициатива, хоть и проблемная, требует реализации немедленно. Часто оценка эффективности инвестиций имеет значительно большее значение, и этого нельзя не учитывать. Тут как раз бизнес-планирование, которое выполнено предварительно, ТЭО и расчеты дают хорошее основание для принятия оценочного решения.

Что мы понимаем под объемом целевой группы? Состав и значимость заинтересованных в проекте сторон также очень важен и требует хотя бы субъективной экспертной оценки. Это могут быть непосредственно участники проекта: заказчик, инвестор, куратор, PM и т.д. К целевой группе относятся также и пользователи проектных результатов, заинтересованные в его успехе косвенно: кредитные учреждения, бюджет, клиенты, поставщики и т.п.

Далее вы можете посмотреть на пример таблицы расчета рейтинговой оценки инициатив. Веса в таблице расставлены так, как сочла группа руководителей одной из производственных компаний в ходе мозгового штурма. Это не является каким-то эталоном, но для сравнения предложенные соотношения можно взять.

Наконец, третьим большим критерием оценки выступает достижимость или реализуемость инициативы. Она тоже делится на параметры:

В настоящей статье мы осуществили обзор основных процедур инициации проекта. Нами определены основные цели и задачи этой работы, акцентировано внимание на инструментальной процедуре формирования рейтинга инициатив для отбора их в портфель проектов. По своему опыту я знаю, что генеральному директору, кураторам и РМ часто не хватает такой увязки проблем, стратегических целей и проектных инициатив в единый контекст решений, чтобы возникли правильные ориентиры развития. А в динамике реальных событий расставленные таким образом приоритеты небесполезны.

Источник

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает требования к управлению проектом для обеспечения эффективного достижения целей проекта.

Требования настоящего стандарта распространяются на управление любыми проектами и могут быть применены для проектов, реализуемых юридическими или физическими лицами. Проекты могут осуществляться на договорной основе или быть реализованы внутри организации.

Настоящий стандарт может использоваться с целью оценки соответствия управления проектом установленным в стандарте требованиям.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использована нормативная ссылка на следующий стандарт:

ГОСТ Р ИСО 9000-2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9000, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 архив проекта: Структурированный комплект документации проекта, представленный в бумажном и/или электронном виде.

3.2 базовый план проекта: Принятый к исполнению план проекта, содержащий сведения об основных временных и стоимостных параметрах проекта.

3.3 бюджет проекта: Документ, содержащий общую сумму финансовых средств, распределенных по статьям и временным периодам.

3.4 допущение: Фактор, который считается верным для проекта без привлечения доказательств.

3.5 заинтересованные стороны в проекте: Лица или организации, чьи интересы могут быть затронуты входе реализации проекта.

3.6 изменение в проекте: Модификация утвержденного ранее содержания, сроков, ресурсов в проекте, а также установленных процедур.

3.7 контрольное событие проекта: Существенное событие проекта, отражающее получение измеримых результатов проекта.

3.8 корректирующее действие: Действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия плану проекта.

3.9 ограничение: Сдерживающий фактор, влияющий на ход исполнения проекта.

3.10 предупреждающее действие: Действие, предпринятое для снижения вероятности или последствий отрицательных рисков проекта.

3.11 продукт проекта: Измеримый результат, который должен быть получен входе реализации проекта.

3.12 проект: Комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений.

3.13 процесс: Совокупность взаимосвязанных действий, направленных на достижение определенных результатов.

3.14 работа проекта: Действие, выполняемое для достижения цели проекта.

3.15 расписание проекта (календарный план): Плановые даты исполнения работ и контрольных событий проекта.

3.16 риск: Вероятное для проекта событие, наступление которого может как отрицательно, так и положительно отразиться на результатах проекта.

3.17 управление проектом: Планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта, направленные на эффективное достижение целей проекта.

4 Организация управления проектом

Ролевая (организационная) структура управления проектами может в значительной степени различаться в зависимости от их специфики, но в каждом проекте должны быть определены следующие роли:

Схема, иллюстрирующая основные понятия проектного менеджмента и их взаимосвязь, приведена в приложении А.

5 Управление проектом

5.1 Области управления и последовательность процессов управления проектами

Управление проектом включает совокупность процессов инициации, планирования, организации исполнения, контроля и завершения проекта.

В рамках процессов управления проектом выполняются действия, относящиеся к следующим функциональным областям управления проектом:

— управление содержанием проекта;

— управление сроками проекта;

— управление затратами в проекте;

— управление рисками проекта;

— управление персоналом проекта;

— управление заинтересованными сторонами проекта;

— управление поставками проекта;

— управление качеством в проекте;

— управление обменом информацией в проекте;

— управление интеграцией проекта.

Последовательность процессов управления проектом определяется условиями конкретного проекта, при этом:

— проект должен начинаться с процесса инициации проекта;

— проект должен оканчиваться процессом завершения проекта;

— выполнение процессов организации исполнения и контроля проекта начинается не раньше процессов планирования.

5.2 Процесс инициации проекта

Цель процесса: формальное открытие проекта.

Выходы процесса определяются и документируются следующими параметрами проекта:

— причины инициации проекта;

— цели и продукты проекта;

— дата инициации проекта;

5.3 Процессы планирования проекта

5.3.1 Процесс планирования содержания проекта

Цель процесса: определение требований проекта и состава работ проекта.

а) требования к проекту со стороны заказчика, других заинтересованных сторон проекта, а также законодательства и нормативных актов определены, проанализированы на предмет возможности их выполнения, согласованы с заказчиком проекта и документированы;

б) определены, согласованы с заказчиком и документированы ключевые данные по продукту проекта, а именно:

1) назначение, свойства и характеристики продукта;

2) критерии и методы приемки продукта проекта и его составных частей;

3) допущения и исключения, касающиеся продукта проекта;

4) определены, согласованы с заказчиком и документированы работы проекта, а также допущения и исключения, касающиеся работ проекта.

5.3.2 Процесс разработки расписания

Цель процесса: определение дат начала и окончания работ проекта, ключевых событий, этапов и проекта в целом.

— определены взаимосвязи между работами проекта;

— проведена оценка длительности работ проекта;

— определен и утвержден график привлечения ресурсов, необходимых для выполнения проекта в срок;

— определено и документировано расписание проекта;

— утвержден базовый календарный план проекта.

5.3.3 Процесс планирования бюджета проекта

Цель процесса: определение порядка и объема обеспечения проекта финансовыми ресурсами.

— определена и документирована структура статей бюджета проекта, позволяющая контролировать затраты на проект в ходе его реализации;

— определена плановая стоимость всех ресурсов проекта (материальных и людских) с учетом всех известных ограничений на их использование;

— определена стоимость выполнения работ проекта;

— утвержден базовый бюджет проекта;

— определен и документирован порядок поступления денежных средств в проект.

5.3.4 Процесс планирования персонала проекта

Цель процесса: определение порядка обеспечения проекта человеческими ресурсами.

— определены и документированы роли участников проекта, их функции и полномочия;

— определен численный и квалификационный состав команды проекта, а также требования к условиям труда;

— персонально определены основные члены команды проекта.

5.3.5 Процесс планирования закупок в проекте

Цель процесса: определение порядка и объема обеспечения проекта продукцией и услугами, приобретаемыми у сторонних организаций.

а) проведен анализ необходимости закупки продукции и услуг для достижения целей проекта;

б) в случае если по результатам анализа принято решение о целесообразности закупок продукции и/или услуг в проекте, то:

1) определены требования к закупаемой продукции (услугам), в том числе ограничения по стоимости и срокам поставки;

2) определены требования к приемке закупаемой продукции (услугам);

3) запланированы мероприятия по выбору и оценке поставщиков на основе определенных критериев.

5.3.6 Процесс планирования реагирования на риски

Цель процесса: определение основных рисков проекта и порядка работы с ними.

— выявлены и документированы риски проекта;

— проведены оценка и ранжирование по вероятности и степени влияния на результат проекта всех идентифицированных рисков;

— разработаны мероприятия по изменению вероятности и степени влияния наиболее значимых рисков, а также созданы планы реагирования на случай возникновения таких рисков;

— учтены результаты разработки упреждающих мероприятий по реагированию на риски в связанных с ними планах.

5.3.7 Процесс планирования обмена информацией в проекте

Цель процесса: определение порядка обмена информацией между лицами, участвующими в реализации проекта и заинтересованными в результатах проекта.

— определены все участники информационного обмена, а также их потребности в информации;

— определены методы и средства распространения информации по проекту;

— определена процедура разработки, согласования, утверждения, распространения проектных документов;

— определены место и правила хранения информации по проекту.

5.3.8 Процесс планирования управления изменениями в проекте Цель процесса: определение порядка работы с изменениями в проекте.

а) определен и документирован процесс работы с изменениями в проекте, а именно:

1) выявление изменений;

2) согласование и утверждение изменений;

3) организация учета версий документов и продуктов проекта;

4) доведение информации об изменениях до заинтересованных сторон.

5.4 Процесс организации исполнения проекта

Цель процесса: организация выполнения проекта согласно разработанным планам.

— выполнены запланированные работы;

— получены продукты проекта;

— осуществлены изменения согласно принятым в проекте правилам;

— выполнены намеченные корректирующие и предупреждающие действия;

— актуализированы документы по управлению проектом.

5.5 Процесс контроля исполнения проекта

Цель процесса: проверка соответствия процессов и продукта проекта установленным требованиям.

— документированы результаты регулярной проверки состояния проекта, в частности отклонения от планов, и проанализированы с целью определения причин отклонений;

— произведена оценка соответствия продукта проекта требованиям к нему;

— сформированы корректирующие и предупреждающие действия по результатам проверки;

— отчеты о выполнении работ проекта соответствуют утвержденной системе отчетности по проекту.

5.6 Процесс завершения проекта

Цель процесса: формальное закрытие проекта.

— проведена и документально оформлена приемка продукта проекта заказчиком;

— проведено закрытие всех договоров по проекту (в случае их наличия);

— документировано окончание проекта;

— сформирован архив проекта;

— команда проекта и основные заинтересованные стороны проинформированы об окончании проекта.

6 Требования к управлению документами проекта

Форма, наименование и содержание документов могут отличаться в различных проектах и зависят от специфики проекта, договорных требований или требований организации, в рамках которой проект реализуется.

Документами необходимо управлять в соответствии со следующими требованиями:

— документы должны быть утверждены до их применения;

— необходимо обеспечить анализ актуальности документов и их своевременное обновление по мере необходимости;

— необходимо обеспечить наличие актуальных версий документов в местах их применения;

— необходимо обеспечить сохранение документов в течение установленных сроков и возможность их восстановления;

— необходимо обеспечить уровень конфиденциальности документов согласно требованиям заказчика и других заинтересованных сторон проекта;

— необходимо обеспечить предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и соответствующую идентификацию устаревших документов, оставленных для определенных целей.

Приложение А
(справочное)

Основные понятия проектного менеджмента и их взаимосвязь

Ключевые слова: проектный менеджмент, управление проектом, процесс инициации проекта, реагирование на риски, ролевая структура проекта, заказчик проекта, руководитель проекта, куратор проекта, команда проекта, выходы процесса

Источник

Инициация проекта

Инициация проекта – это стадия проекта, на которой выполняется определенный набор работ для его успешного запуска. В частности, происходит четкое определение целей и задач проекта, назначение руководителя проекта, разработка устава, идентификация участников и заинтересованных лиц.

Очень, очень часто этот этап жизненного цикла проекта начинающему руководителю проекта кажется неважным и ненужным. Действительно, о чем тут думать, начальство сказало делать – значит, надо делать. Скорее бежать планировать, например, а то и сразу выполнять. И это одна из самых больших ошибок, какую только можно сделать.

Что именно происходит на этапе инициации проекта в конкретной компании, чаще всего зависит от самой компании. Где-то решение о том, что “проекту быть” уже принято, и нужно только подготовить устав, а где-то именно на этом этапе происходит оценка целесообразности проекта и принимается решение после подготовки устава. Но в любом случае, это та контрольная точка, после которой будет понятно, делаем мы проект или нет, и которая позволяет формально этот проект начать.

Если обобщить, то инициация проекта – это момент, когда еще можно остановиться и подумать, а делать ли проект вообще? Когда еще не затрачены деньги, время и усилия. Когда вашей репутации хорошего руководителя проектов еще не нанесен урон, который потом будет сложно исправить. После того, как устав подписан, а руководитель проекта назначен, что-то решать уже поздно.

Что бы не входило в инициацию проекта в вашей компании, на этом этапе необходимо четко сформулировать и описать основную информацию о проекте, сделать обоснование его целесообразности, описать конечный продукт и результаты проекта. То есть формализовать всю информацию, которая позволит понять, а нужно ли его вообще делать, этот проект. Важно понимать, что причин инициации проекта может быть всего три: сокращение расходов, увеличение прибыли, снижение рисков.

Также стадия инициации проекта – это возможность сделать так, чтобы основные заинтересованные лица понимали, о чем этот проект вообще и какую роль они в нем будут выполнять, не обольщались тем, что вы все сделаете идеально и придете с готовым результатом, и осознали, что чуда не будет, и им тоже придется в этом участвовать.

Вся перечисленная информация кратко фиксируется в уставе проекта, который обычно содержит не более двух-трех страниц. Как написать хороший устав проекта. Устав является первым документом, официально «запускающим» проект, а также определяющим руководителя проекта.

Так же советую даже в наш век высоких технологий, когда распечатанные документы уже не так популярны и намного проще согласовывать устав проекта через электронную почту, все же хранить у себя распечатанный и подписанный устав. Так надежнее, ну и важность любой бумажки при подписании автоматически повышается в разы.

Как расценивается инициация проекта с позиции менеджера проекта? С точки зрения профессиональной этики именно на этапе инициации он должен честно ответить себе на вопрос, можно ли этот проект сделать в рамках имеющих ограничений по времени, деньгам, ресурсам и проч.? Если уже сейчас понятно, что нельзя, самое время поднять руку и с цифрами в руках объяснить, почему нельзя. Помните, подписывая устав, вы берете на себя профессиональную ответственность за выполнение того, что в нем указано в рамках тех ограничений, которые там указаны, и с этого момент неуспех проекта – это ваш личный неуспех.

Крайне желательно именно здесь, на берегу, договориться о том, что от вас ждут, как от руководителя проекта, какие полномочия у вас будут, и как будут измеряться результаты. Это не всегда можно внести в устав, но нужно хотя проговорить этот вопрос со спонсором, чтобы не осталось недопонимания.

Пример инициации проекта из реальной жизни

Итак, я живу в квартире уже 15 лет, краска на потолке облупилась, батареи старые и вообще мне некомфортно. И я думаю, что неплохо бы затеять проект “Ремонт в квартире”. Как это будет происходить?

После того, как я все это придумала-посчитала-прикинула, я все это аккуратно записываю в один документ, проверяю на адекват и решаю, готова я за это взяться и беру ли на себя ответственность сделать все в срок и в бюджет, учитывая все существующие факторы. Если да, то подписываю бумажку, даю ее же на подпись мужу и родителям, и вуаля – проект начат!

Вот как-то так. Помните, что пропуск стадии инициации и начало работ без формальных полномочий и подписанного устава – ошибка, которая в 99% случаев приведет к перерасходу денег, трате времени и не улучшить вашу карму, как руководителя проекта.

Источник