если неправильно начислили отпускные что делать
Расчет отпускных в 2021 году. Пять ошибок, которых следует избегать
эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву
Ошибки при расчете отпускных приводят к тому, что работник получит больше или меньше нужной суммы. Выплатили больше — завысили расходы на оплату труда, грозит ответственностью для компании. Выплатили меньше — обидели работника и нарушили его права. Разберем 5 главных ошибок бухгалтера
Порядок расчета среднего заработка при определении отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922
Расчет отпускных по шагам вы найдете в статье «Как правильно рассчитать отпускные. Примеры и калькулятор расчета». Далее — разбор ошибок.
Ошибки при расчете отпускных
Ошибка № 1. Неправильно определен расчетный период для отпускных
Причина этой ошибки кроется в том, что бухгалтер неверно трактует норму п. 5 Положения № 922. Здесь указано время, которое надо исключать из расчета.
При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время и начисленные за это время суммы, если:
Если на момент расчета отпускных в расчетном периоде есть неявки по невыясненным причинам, исключать это время также нельзя. Аналогично и с прогулами. Это полностью соответствует п. 5 Положения № 922.
Ошибка № 2. В организации расчетный период менее 12 месяцев, что ухудшает положение работников
Средний заработок работника независимо от режима его работы рассчитывают исходя из фактических заработной платы и отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения № 922).
В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (ст. 139 ТК РФ). Обратите внимание, ключевые слова «если это не ухудшает положение работников».
Прежде чем выплатить отпускные работнику, бухгалтер должен рассчитать отпускные два раза:
Если отпускные, рассчитанные из 12 предшествующих месяцев, окажутся больше, то выплатить следует эту сумму.
Ошибка № 3. В расчет отпускных неправильно включены выплаты в расчетном периоде
Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Положения № 922). Ключевые слова — «предусмотренные системой оплаты труда».
Ошибка № 4. В расчет отпускных включены все премии в расчетном периоде
Примеры ошибок. В расчет отпускных включены премии:
Пример. Работник уходит в отпуск в марте 2021 года. В расчетном периоде начислено две годовые премии: в марте 2020 года за 2019 год и в январе 2021 года за 2020 год. Премия за 2019 год оказалась больше, чем премия за 2020 год. Бухгалтер включил в расчет среднего заработка премию за 2019 год, так как она больше. Это неправомерно. Согласно п. 15 Положения № 922, вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, включаются независимо от времени начисления вознаграждения.
Пример. В расчетном периоде, составляющем 12 месяцев, за один и тот же показатель работнику начислено пять ежеквартальных премий. Все премии были включены в расчет. Бухгалтер так поступил, аргументируя это тем, что все они начислены в расчетном периоде. Это не так. Согласно п. 15 Положения № 922, включить можно не более четырех ежеквартальных премий за один и тот же показатель. Аналогично и с ежемесячными, и полугодовыми премиями.
Ошибка № 5. Неверно применили коэффициент повышения
Средний заработок при расчете отпускных работника рассчитывается с учетом коэффициента повышения, хотя увеличение оклада коснулось только одного работника.
Согласно п. 16 Положения № 922, применять коэффициент повышения допустимо только в том случае, если оклады были повышены всей организации, всему филиалу или всему структурному подразделению.
Как исправить ошибки при расчете отпускных
Вы обнаружили ошибку при начислении отпускных. Что делать? Для начала разберитесь, отпускные завышены или, наоборот, занижены:
Если такое согласие получено, то удержать излишне выплаченную сумму можно в полном объеме. Это будет рассматриваться как удержание по инициативе работника, а ограничений здесь нет. Но если работник откажется, то вернуть излишне выплаченные отпускные получится только через суд.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
18 советов про график отпусков 606.4 КБ
5 практических ситуаций про график отпусков. Вопрос‑ответ 646 КБ
Кто вправе просить внеочередной отпуск (в законах нет единого перечня, эксперты Контур.Школы подготовили для вас этот список) 560 КБ
Ошибки при расчете отпускных и их исправление в учете
Наибольшее число работников в любой организации уходит в отпуск именно в летний период. Резкое увеличение нагрузки на бухгалтера может спровоцировать появление нарушений. О том, какие ошибки могут выявиться по результатам внутренних и внешних проверок, расскажем в статье.
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан. Оно гарантируется всем лицам, работающим по трудовому договору (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Общие правила расчета среднего заработка для оплаты отпуска утверждены ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922). В соответствии с данным документом для расчета суммы отпускных бухгалтеру необходимо:
Ошибка 1. Включение в расчет сумм социальных выплат
Исходя из п. 3 Положения № 922 при расчете среднего заработка выплаты социального характера, не относящиеся к оплате труда, не учитываются.
К данным выплатам относятся:
Пример 1
Работник учреждения 13.06.2016 ушел в очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 кал. дн. Зарплата работника формируется из должностного оклада (в сумме 20 000 руб.) и надбавки к нему (4 000 руб.). В июле и октябре 2015 года и январе 2016 года в соответствии с положением о премировании работнику были начислены премии в сумме 10 000 руб. за каждый месяц. В марте 2016 года ему была оказана материальная помощь в связи с рождением ребенка в размере 5 000 руб. В ходе проверки было выяснено, что бухгалтером при расчете отпускных была учтена сумма материальной помощи.
Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.
Показатель
Расчетные действия
Ошибка 2. Включение в расчет периодов, не участвующих в расчете
Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Пример 2
При проверке правильности осуществления расходов по заработной плате был установлен факт излишнего начисления и выплаты отпускных. Так, сотруднику, отправлявшемуся в отпуск продолжительностью 28 кал. дн. с 01.04.2016, была неверно рассчитана сумма отпускных, подлежащая выплате. В расчетный период с 01.04.2016 по 31.03.2016 был включен период нахождения сотрудника на больничном в апреле 2015 года (с 01.04.2015 по 05.04.2015). Ежемесячная заработная плата сотрудника – 18 000 руб.
Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.
Показатель
Расчетные действия
Фактическая сумма отпускных – 17 201,24 руб. (614,33 руб. x 28 кал. дн.).
Средний заработок составит 615,56 руб. ((18 000 руб. x 11 мес. + 15 428,57 руб.) / ((29,3 кал. дн. x 11 мес.) + (29,3 / 30 x 25) дн.))
Сумма отпускных составит 17 235,68 руб. (615,56 руб. x 28 кал. дн.)
Пример 3
Работнику учреждения предоставляется очередной отпуск с 01.08.2016. В расчетном периоде с 01.08.2015 по 31.07.2016 он находился в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. Исходя из какого периода нужно рассчитать отпускные?
Согласно п. 6 Положения № 922 для расчета отпускных следует взять заработную плату сотрудницы предшествующую ее уходу в отпуска по беременности и родам, уходу за ребенком.
Ошибка 3. В расчет отпускных включены разовые премии
Квартальные премии и вознаграждения, начисленные за период, превышающий продолжительность расчетного периода, учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.
Единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения.
Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, данные выплаты учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.
При этом следует учитывать, что все премиальные выплаты должны быть предусмотрены системой оплаты труда (п. 2 Положения № 922).
Пример 4
При проверке расходов на оплату труда было установлено следующее. Работнику учреждения, 01.05.2016 ушедшему в очередной основной ежегодный отпуск, в расчетном периоде (с 01.05.2015 по 30.04.2016) была начислена следующая заработная плата:
Как исправлять ошибки в расчете отпускных
Ошибки при начислении отпускных – явление нередкое. Бухгалтер может ошибиться в расчетах и получить ошибку в сумме, которая причитается работнику. Бывают, конечно, и технические ошибки, когда в момент расчета произошел сбой в компьютерной программе, а ошибку обнаружили потом. Однако на практике чаще всего ошибки связаны с определением среднедневного заработка.
Расчет среднедневного заработка
Первая группа ошибок при расчете среднедневного заработка – это ошибки с определением расчетного периода.
Например, в расчет попало время больничного или время простоя по вине работодателя. Возможен и обратный вариант ошибки — когда в расчете оказались не учтены дни, которые должны туда попадать.
Вторая группа связана с определением дохода, включаемого в расчет.
Например, бухгалтер включил в расчет разовые поощрительные выплаты, не предусмотренные системой оплаты труда, или материальную помощь.
Или наоборот. Бывает, что бухгалтеры не включают в расчет среднего заработка разовые вознаграждения по итогам работы за год или за выслугу лет. А такие суммы по общему правилу должны включаться (п. 15 Положения № 922, утв. постановлением Правительства России от 24 декабря 2007 г.).
Таким образом, ошибки в расчете отпускных могут привести как к недоплате выдаваемых сумм и связанных с ними налогов, так и к переплате отпускных и налогов по ним.
От этого зависит и порядок исправления ошибок.
Общие правила исправления ошибок в отпускных
Правила исправления ошибок и порядок раскрытия информации о них в бухгалтерском учете и отчетности установлены в ПБУ 22/2010 (утв. приказом Минфина от 28 июня 2010 г. № 63н).
Согласно пункту 2 ПБУ 22/2010 неточности в вычислениях квалифицируются как неправильное отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности, то есть как ошибка.
Ошибки могут быть существенными и несущественными. Определяется это тем, как ошибка повлияла на общие показатели отчетов, в которые попала.
Для несущественных ошибок, к которым, на наш взгляд, можно отнести ошибки при расчете отпускных, ПБУ 22/2010 предусматривает такой порядок исправления:
Ошибка в большую сторону
Ошибка в отпускных в большую сторону означает:
В бухучете в месяце выявления ошибки следует внести сторнировочные записи в уменьшение начисленных сумм по отпускным и взносам.
Если по неправильным суммам отчет по страховым взносам вы сдали, подайте уточненку. Ведь в ваших интересах, чтобы ваши данные не расходились с данными ФНС.
Если исправления относятся к разным месяцам внутри одного квартала, в расчете за квартал все нормализуется, и уточненку можно не подавать.
Что касается излишне удержанного у работника НДФЛ, то в общем случае его можно учесть в счет уменьшения удержаний с будущих выплат. Ситуация другая, если работник увольняется.
Что касается переплаты отпускных, то их невозможно удержать без согласия работника.
Если работник согласен на удержание и дал на это письменное согласие, то сумму переплаты можно удержать из следующих выплат.
Если же работник на удержание не согласен, то переплата отпускных в месяце обнаружения становится расходом (убытком). В налоговом учете такие расходы учесть нельзя.
Ошибка в меньшую сторону
В случае недоплаты отпускных все проще.
Такая ошибка означает, что:
Дополнительные отпускные и причитающиеся с них удержания надо доначислить в бухгалтерском учете в месяце выявления ошибки. Их можно сразу отнести на счет 91 – в прочие расходы.
Не выплаченную работнику сумму нужно доплатить. Начислить и удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет. Внести уточнения в расчет по взносам и доплатить недостающую сумму взносов в бюджет.
Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Ошибка при расчете отпускных: как исправить
Какие бывают ошибки при начислении отпускных
Ошибки при начислении отпускных — часто явление. Объясняется это особенностями расчета выплаты за отпуск, связанной с определением среднедневного заработка. Сложность формулы и различные нюансы при определении показателей для нее — основная причина того, что на практике бухгалтер что-то упускает и получает ошибку в сумме отпускных.
Условно причины ошибок можно объединить в такие группы:
Суммируя вышесказанное, можно заключить, что для целей исправления ошибки в расчете отпускных можно разделить на две группы:
Порядок исправления будет зависеть от того, больше или меньше, чем нужно было, сначала начислено отпускных.
На отдельные вопросы налогоплательщиков, связанных с ошибкой в предоставлении отпуска, ответил инпектор по труду в Нижегородской обл. В. И. Неклюдов. Узнайте мнение чиновника в КонсультантПлюс.
Если у вас нет доступа к системе К+, получите демо-доступ бесплатно.
Общие правила исправления ошибок в отпускных
Правила исправления ошибок и порядок раскрытия информации о них в бухгалтерском учете и отчетности установлены в ПБУ 22/2010 (утв. приказом Минфина от 28.06.2010 № 63н).
Согласно пункту 2 указанного стандарта неточности в вычислениях квалифицируются как неправильное отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности, то есть как ошибка.
Ошибки могут быть существенными и несущественными. Определяется это тем, как ошибка повлияла на общие показатели отчетов, в которые попала.
Перекос показателей, связанный с ошибкой в начислении отпускных 1 или 2 работникам вряд ли следует рассматривать как существенную ошибку.
Для несущественных ошибок ПБУ 22/2010 предусматривает такой порядок исправления:
Как исправить ошибку при расчете отпускных в большую сторону
Ошибка в отпускных «в плюс» работнику означает, что:
Вот эти три пункта и нужно исправить в бухгалтерском и налоговом учете.
В бухучете в месяце выявления ошибки следует внести корректировочные записи в уменьшение начисленных сумм по отпускным и взносам (сторно).
Если по неправильным суммам уже подавался расчет ЕРСВ, лучше подать уточненку за предыдущий период. Чтобы сальдо расчетов с ФНС сходилось с данными учета. Если исправления внесены в разные месяцы одного квартала, уточненку можно не подавать. В расчете за квартал всё будет учтено.
Излишне удержанный у работника НДФЛ можно учесть в счет уменьшения удержаний с будущих выплат (рассматриваем стандартную ситуацию, когда работник просто ушел в отпуск без последующего увольнения, декрета и т. п.).
Как переплату по отпускным отразить в расчете 6-НДФЛ, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Основная проблема с переплатой отпускных — их невозможно удержать обратно без согласия работника. И от этого зависит отражение результата корректировки в прочих доходах или расходах.
Если работник согласен на удержание (согласие должно быть письменным), то сумма переплаты удерживается из следующих выплат. В этом случае никаких разниц к отнесению на доходы (расходы) не возникает. Все «излишки» учитываются в расчетах либо компенсируются.
Если же работник на удержание не согласен, то тут придется рассматривать переплату отпускных как расход (убыток) в бухучете и отражать в расходах в том месяце, когда ошибка была обнаружена. При этом следует помнить, что в налоговом учете такие расходы учесть нельзя (нет экономического обоснования).
Как исправить ошибку в отпускных в меньшую сторону
Как исправить ошибку в отпускных случае недоплаты отпускных? Процедура несколько проще описанной выше.
Ошибка «в минус» означает, что:
Дополнительные отпускные и причитающиеся с них удержания надо доначислить в бухгалтерском учете в месяце выявления ошибки. Можно сразу в прочие расходы (сразу отнести на счет 91).
Уточнения, если уже сдан ЕРСВ, следует внести. Сумму, не доплаченную работнику, и НДФЛ в бюджет — доплатить.
Ошибка в отпускных в 6-НДФЛ
Надо ли исправлять ошибку в отпускных в 6-НДФЛ, если расчет уже был сдан по итогам периода с ошибкой?
Оказывается, не надо. Если ошибка была допущена, скажем, во втором квартале, а обнаружилась в третьем, то разница будет пересчитана в третьем. То есть выплата отпускных и перерасчет отпускных произведены в разные даты.
Поэтому в 6-НДФЛ за третий квартал бухгалтеру достаточно показать корректную сумму начислений с учетом исправленных отпускных в разделе 1 6-НДФЛ и, если имела место доплата отпускных в третьем квартале, отразить ее в разделе 2 6-НДФЛ (в строках 100−140).
Итоги
Ошибки при расчете отпускных нужно оперативно исправить. Для этого нужно отразить изменения в бухгалтерском и налоговом учете, а также внести исправления в расчет по страхвзносам, 6-НДФЛ и 4-ФСС, если ошибку выявили в следующем отчетном периоде.
Ошибка в отпускных: как исправить?
chto_delat_esli_obnaruzhena_oshibka_v_otpusknyh.jpg
Похожие публикации
Отпускные выплачиваются минимум за 3 дня до начала отдыха. Нередко выясняется, что сумма, выданная сотруднику, рассчитана неверно. Если бухгалтер обнаружит ошибку в отпускных, как исправить допущенную неточность? Расскажем об этом далее.
Основные ошибки при начислении отпускных
Начисление отпускных обычно отражается в унифицированной форме № Т-60 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). На первой странице формы отражаются кадровые данные (кто уходит в отпуск, на какой срок, за какой период предоставлен отдых и т.д.), на второй приводится сам расчет.
Условно ошибки в начислении можно разделить на 5 групп:
Если обнаружилась ошибка в расчете отпускных – ее нужно исправить, независимо от причины возникновения неточности. Иначе работодатель может быть привлечен к ответственности за неверное исчисление налогов, страховых взносов или за нарушение трудовых прав работника.
Как исправляется ошибка в отпускных
Порядок исправления ошибок приведен в ч. II ПБУ 22/2010 (утв. приказом Минфина от 28.06.10 № 63н). Корректировка будет состоять из нескольких этапов. Что необходимо сделать:
У компании в итоге может образоваться недоимка по налоговым обязательствам и страхвзносам за прошлые периоды. Прежде чем подавать уточненные отчеты, рекомендуется сначала перечислить в бюджет задолженность и пени, что позволит избежать штрафных санкций от ИФНС.
Какой датой исправляется ошибка в расчете отпускных
Дата корректировки зависит от существенности ошибки. Какие суммы считать существенными, организация определяет сама, закрепляя выбранный вариант в учетной политике.
Общий порядок исправления таков:
Обычно суммы отпускных к доплате или уменьшению невелики, поэтому корректируются датой обнаружения.
Отпускные были выплачены в большем объеме
Если изначально отпускных начислили больше, чем нужно, у сотрудника возникает переплата. В излишней сумме при этом удерживаются НДФЛ и начисляются страховые взносы.
Как исправить переплату отпускных:
Пример
Сотруднику начислили отпускные в декабре 2019 в сумме 24000 руб. В июне 2020 г. бухгалтер обнаружила, что ошибочно включила в расчет среднего заработка больничные. Переплата по отпускным оставила 600 руб.
Как исправили ошибку:
Из расходов июня исключили сумму в 780 руб. (600 руб. переплаты и 180 руб. взносов).
Пересчитать и сторнировать нужно и взносы на «травматизм».
Отпускных было начислено меньше, чем нужно
Доначисленную сумму отпускных сотруднику нужно выплатить. При этом:
Такая ошибка по отпускным на НДФЛ прошлого периода не влияет – налог с доходов удерживается при выплате доначисленной суммы сотруднику и отражается в Расчете 6-НДФЛ текущего периода.
Пример
Работнику в марте 2020 г. выплатили отпускные, но в мае выяснилось, что из-за неверно рассчитанного среднего заработка ему начислили на 950 руб. меньше. Бухгалтер:
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.