если в диаграмме гантта вышло так что задачу просрочили то
Если в диаграмме гантта вышло так что задачу просрочили то
Диаграмма Га́нта (также ленточная диаграмма, график Ганта) — это популярный тип столбчатых диаграмм (гистограмм), который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту. Является одним из методов планирования проектов. Используется в приложениях по управлению проектами. В настоящее время диаграмма Ганта является стандартом де-факто в теории и практике управления проектами, по крайней мере, для отображения структуры перечня работ по проекту.
Диаграмма Ганта представляет собой отрезки, размещенные на горизонтальной шкале времени. Каждый отрезок соответствует отдельному проекту, задаче или подзадаче. Проекты, задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи.
Как изменить сроки проектов и задач на диаграмме Ганта?
Когда вы работаете с диаграммой, система запоминает все изменения и хранит их до момента закрытия браузера. Вы спокойно можете перейти на другую страницу, а вернувшись — возобновить планирование и изменение сроков.
После того, как планирование закончено, не забудьте сохранить изменения. При этом, отметив соответствующие пункты, вы можете проинформировать исполнителей и руководителей проекта о новых сроках с помощью e-mail уведомлений.
Примечание: Если у задачи установлены сроки на выполнение — перемещая подзадачу или растягивая ее — превышение будет отмечаться красным. В случае отсутствия сроков у задачи, перемещая или растягивая подзадачу — задача будет перемещаться или растягиваться, как и сама подзадача.
Почему некоторые задачи отмечены красным и что означают различные цвета и формы?
Диаграмма использует простое цветовое кодирования для облегчения восприятия информации. Проект, задача и подзадача имеют разные цвета. Кроме того, интенсивность окраски и форма концов отрезков также несет смысловую нагрузку. Красным цветом отмечаются просроченные задания, а светло-красным — задания выполненные с задержкой или же конфликтующие со сроками родительских заданий.
Звучит довольно сложно, однако на практике все намного проще. Легенда диаграммы всегда под рукой.
Существует ли возможность изменить масштаб диаграммы? Как передвинуть диаграмму по времени? Какие задачи отображаются на диаграмме?
При прокрутке диаграммы, в списке задач остаются только те задачи, которые попадают на видимый на экране отрезок времени.
Интервал времени для отображения задач можно также задать вручную. Для этого нужно просто кликнуть на начальную и конечную дату (не обязательно по возрастанию даты). Даты в выбранном диапазоне окрасятся в желтый цвет, а в списке задач останутся только те, которые попадают (хотя бы частично) в выбранный интервал.
Если нажать не на дату, а на месяц, то в качестве интервала выберется весь месяц.
При печати вы можете изменить масштаб диаграммы, чтобы увеличить помещающийся на страницу диапазон дат.
Для печати можно уплотнить диаграмму в 2 или в 4 раза (см. ответ на вопрос).
Как распечатать диаграмму Ганта?
В открывшемся окне вы можете выбрать формат страницы и указать временной масштаб диаграммы (1,2 или 4 дня).
Как настроить связь между задачами на диаграмме Ганта? Как связать задачи / разорвать связь?
В Worksection реализованы два основных и наиболее используемых типа связей, определяющих дату старта задач: старт-старт и финиш-старт.
01 | Старт-Старт — задача B начнется сразу или через N дней после старта задачи А. Если дата старта задачи А изменяется, то и старт задачи B сдвигается соответственно.
Например: Как только клиент «подписал договор», с ним сразу же «организовывает встречу» ответственный менеджер и через 3 дня открывается «вебинар для сотрудников» клиента
02 | Финиш-Старт — задача B начнется сразу или через N дней после завершения задачи А. Если задача А просрочена — старт задачи B откладывается до тех пор, пока задача А не будет закрыта. Если задача А закончена раньше срока, то и запланированный старт задачи B произойдет раньше.
После установки связи, система запомнит количество дней между сроками задачи 1 и задачи 2. Любые изменения сроков задачи 1 будут также влиять и на задачу 2. Если же вы решите изменить сроки задачи 2, система просто запомнит новое количество дней. Разорвать связь можно кликнув в её конец.
Как диаграммы Ганта упрощают работу с проектами
Большинство менеджеров проектов, особенно в разработке ПО, знают о диаграммах Ганта. Gantt Charts помогают повысить производительность и эффективность рабочих процессов и обеспечить своевременное выполнение задач. Такие графики могут быть применены к небольшим проектам и самым сложным. В чем секреты разработанных Гери Гантом графиков и что было в управлении проектами до их появления?
Что такое диаграмма Ганта?
Диаграмма Ганта (a Gantt Chart) — это визуальный способ отображения запланированных задач. Горизонтальные графики широко используются для планирования проектов любых размеров в разных отраслях и сферах. Это удобный способ показать, какая работа планируется к выполнению в определенный день и время. Gantt Charts также помогают командам и менеджерам проектов контролировать даты начала и окончания любого проекта. Все в одном пространстве.
Откуда корни Gantt Charts
Диаграмма Ганта была названы в честь Генри Ганта (Henry Gantt). Часто полагают, что именно ему впервые пришла идея планирования проектов с помощью горизонтальных гистограмм.
Однако первым, кто связал такие диаграммы с проектной деятельностью, был польский инженер Кароль Адамецкий (Karol Adamiecki) еще в 1896 году.
Профессор Адамецкий придумал идею визуального отображения процессов и прогресса, чтобы облегчить просмотр и учет производственных графиков. Большинство его исследований были связаны со сталелитейной промышленностью. Рабочим названием стало “гармонограммы” (harmonogram).
Автор публиковал свои статьи о своем “открытии” на польском и русском языках. Именно поэтому идея с диаграммами не получила широкое распространение в мире.
Генри Гант независимо пришел к той же идее около 15 лет спустя. Он занялся визуальным планированием с гистограммами в 1910 году, чтобы дать понять супервайзерам, было ли производство успешным или отстало от графика. Таким образом, за диаграммами закрепилось название Gantt Charts.
Что было до диаграмм?
Прежде чем начать использовать удобные диаграммы Ганта, управленцы просто планировали свои проекты на бумаге. Этим часто занимаются и сегодня.
К счастью, сейчас уже разработано достаточно много удобных и дружелюбных инструментов для управления проектами, которые часто за основу для визуального отображения дел используют именно диаграммы Ганта.
Что можно увидеть и отследить с помощью диаграмм Ганта?
Диаграммы Ганта для всех
Диаграммы Ганта можно легко использовать практически всем, кто хочет визуализировать свои задачи. Сегодня все сложные процессы выполняются компьютерными алгоритмами, поэтому любой человек может просто создать простой список задач и добавить даты их начала и окончания.
Чаще всего в современном мире Gantt Charts используют:
Поскольку диаграммы Gantt просты в построении, они могут использоваться практически для любого проекта. Вот самые популярные сферы, где сегодня применяют диаграммы:
Простые способы создания диаграммы Ганта
Как было отмечено выше, простейшие Gantt Charts можно легко создавать на листе бумаги.
Объедините все свои задачи в список. Выделите дату начала и предполагаемую продолжительность для каждой задачи.
Поделитесь проектами с членами вашей команды, если это необходимо. Вот и все! Не забудьте проанализировать получившееся.
Простую диаграмму Ганта можно создать с помощью Excel. Люди используют Excel в компаниях по всему миру для визуализации и отслеживания проектов разного масштаба.
ПО с диаграммами Ганта
Однажды руководители проектов обнаружили, что могут сэкономить время и ресурсы для создания и обновления своих диаграмм Ганта, используя программные возможностей.
ПО, основанное на Gantt Charts предназначено для планирования проектов и грамотного управления ими. Эти сервисы были созданы и создаются для автоматизации процессов, создания зависимостей задач, добавления этапов, определения критических путей и т. д.
Сегодня вы можете использовать локальные программы, такие, как Microsoft Project, или любой мощный онлайн-инструмент для управления проектами с использованием диаграмм Ганта.
Онлайн-подход упрощает совместное использование и планирование проектов. Любой член команды может видеть запланированные задачи и отслеживать статусы, обновлять собственные таски и прикреплять файлы.
Вот несколько успешных онлайн-решений с использованием Gantt Charts:
Если вспомнить функционал менеджеров продукта, то применение диаграмм можно часто заметить в дорожных картах (product roadmap).
Дорожная карта в Hygger
Дорожная карта в Wizeline
Дорожная карта в Roadmap planner
В заключение необходимо ответить еще на один важный вопрос: безопасно ли пользоваться ПО с диаграммами Ганта?
Об этом сегодня много спорят. Однако большинство современных компаний предлагают надежную защиту и шифрование ПО и имеют строгие протоколы безопасности для защиты данных.
Чтобы подвести итог, объединим основные преимущества Gantt Charts и профессионального программного обеспечения с их использованием:
Lego, Excel или Ganttpro: как построить диаграмму Ганта?
Рассказываем и показываем, как сделать диаграмму Ганта, и объясняем, как ее вести. Несмотря на то, что этот метод существует уже более ста лет, он до сих пор остается одним из самых популярных методов планирования рабочего времени и отслеживания процессов для относительно небольших проектов.
Как строится диаграмма Ганта и из чего она состоит
Диаграмма состоит из блоков, расположенных на двух осях: по вертикали располагаются задачи, из которых состоит проект, а время, запланированное на их выполнение, служит горизонтальной осью диаграммы Ганта.
Начала горизонтальных полос — время, когда задача начинает выполняться, конец линии, соответственно, — запланированное время окончания. Задачи могут (но вовсе не обязаны) быть зависимы друг от друга. В таких случаях между ними создается линия взаимосвязи, обозначаемая стрелкой.
На иллюстрации выше вы видите, как вертикальной линией отмечен на диаграмме сегодняшний день: граница, разделяющая уже выполненное и то, что еще в процессе. Также по ней можно судить о степени выполнения задач — по заполненности цветом соответствующих им линий. Инструменты для создания диаграмм Ганта позволяют маркировать задачи различными цветами, вводя визуальное кодирование разных категорий, например, выделив красным то, что связано с программированием, а желтым — с дизайном.
Еще одной важной частью планирования по этому методу являются вехи. Ими отмечаются узловые моменты проекта, показывающие дедлайн по нескольким задачам, а значит, закрытие целого этапа проекта.
Одно из главных свойств диаграммы Ганта, про которые нельзя забывать, — это инструмент планирования. Диаграмма гибка и задачи в ней взаимосвязаны. Так что сдвиг сроков одной может приводить к изменению времени выполнения остальных и увеличению (или уменьшению) времени реализации всего проекта.
Аналоговая версия
Почти полвека составить диаграмму Ганта было целым приключением: линованный ватман, цветные полоски бумаги, кнопки. К концу работы над проектом лист покрывался ровным слоем дырочек, а кое-где и рвался. Уже к середине работ менеджер забывал сдвинуть время окончания какой-нибудь задачи, а через несколько проектов в замене нуждалась и доска, к которой крепились диаграммы. Со временем появились куда более удобные стикеры, кто-то догадался лепить диаграммы из пластилина или собирать из LEGO. До сих пор многие любят бумажные прототипы в UX или картонные макеты в архитектуре — сюда же можно отнести и эти способы. Но хорошенько подумайте, готовы ли вы тратить время не на реализацию проекта, а на возню, пусть и развивающую мелкую моторику.
К сегодняшнему дню созданы куда более технологичные методы, позволяющие и автоматизировать ведение диаграмм и работать с ними удаленно. С такими программными решениями мы и познакомим вас дальше.
Диаграмма Ганта в Excel
Как известно, в главном бухгалтерском инструменте люди ведут расчеты, используя его как калькулятор, собирают системы для ведения домашнего бюджета и даже пишут игры (и играют в них). Понятное дело, довольно быстро кто-то додумался и до того, как построить диаграмму Ганта в Excel. Этот трюк можно провернуть и в других программах для табличной работы с данными. Как и все, связанное с Excel, это довольно просто, но долго. Сначала вам понадобится создать таблицу с данными, внеся в нее колонками список задач, их планируемую длительность и даты начала и окончания. Затем в пункте меню «Вставка» выберите «Линейчатую гистограмму с накоплением».
Кликнув правой кнопкой по появившейся пустой диаграмме, перейдите к «Выбору источника данных». Добавляя в «Элементы легенды», соотнесите ряды гистограммы с данными созданной вами таблицы. Для этого поочередно кликайте на пустые поля «Имя ряда» в диалоговом окне и соответствующие им ячейки в таблице.
Для того, чтобы назначить имена рядов, кликните по иконке с таблицей рядом с полем «Значения», а после этого выделите диапазон дат в таблице (или введите диапазон ячеек вручную).
Закончив гистограмму, выделите ее и, кликнув правой кнопкой, в пункте «Формат оси» выберите «Обратный порядок категорий». Это позволит отобразить данные в логичном для методологии Ганта порядке.
Добавив пустое пространство и выключив разлиновку ячеек, вы, наконец, получите готовую диаграмму.
Впрочем, если вы не хотите возиться с таблицами, построением гистограмм и прочими штуками, похожими на работу бухгалтера, можно просто использовать Excel как разлинованный бумажный лист, раскрашивая ячейки.
Подсказка: чтобы не сбить сроки связанных задач, двигая одну из них, и точно не забыть про остальные, используйте вставку новых столбцов. Но и вручную проверять свою диаграмму не забывайте!
Как создать диаграмму Ганта онлайн
Excel — это, конечно, хорошо. Но сегодня существует множество куда более удобных специализированных инструментов. В том числе и для диаграмм Ганта. Во-первых, почти все программы, предназначенные для управления проектами, начиная с MS Project и заканчивая Smartsheet, имеют функции трекинга времени, выполненные как раз в форме удобных диаграмм.
Но есть и специализированные инструменты, например, Ganttpro, целиком заточенная под эту задачу. Выбрав один из них, вы сможете иметь доступ к своим диаграммам, где бы вы ни находились. Вдобавок службы поддержки, обычно доступные в любое время, вместе с системами подсказок для начинающих помогут быстро освоить функционал. (Впрочем, там он куда проще и понятнее, чем в Excel).
Как построить диаграмму Ганта
В этой статье я расскажу о диаграмме Ганта, покажу принципы и логику ее построения.
Что такое диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта – тип визуального планирования задач, придуманный в США. Для построения используются две оси: список дел расположен вертикально, а время – горизонтально. Подобное оформление позволяет следить не только за списком задач, но и знать их последовательность, пересечение и длительность по времени выполнения.
Для построения подобного графика понадобится таблица с исходными данными, которую можно создать в специальной программе. Пользователю нужен только список дел и примерный расчет времени, которое он готов потратить на их выполнение.
Сферы использования диаграммы Ганта
Рассматриваемый инструмент планирования может использоваться в разных сферах деятельности. Диаграмма позволяет визуализировать все задачи и увидеть, когда следует приступать к выполнению определенных.
На скриншоте выше вы видите четкое представление того, как работает подобный тип диаграммы.
Варианты построения диаграммы Ганта
Этот раздел статьи будет полезен не только начинающим пользователям, которые ни разу не сталкивались с таблицами и диаграммами, но и опытным, поскольку вы сможете узнать о новых программах и онлайн-сервисах. Разберем несколько доступных решений для построения диаграммы Ганта.
Microsoft Excel
Excel – самая популярная программа для работы с электронными таблицами. Ее функциональность в полной мере позволяет создать диаграмму Ганта с исходными данными, которые заранее занесены в софт пользователем. Процесс практически автоматизирован, юзеру остается только указать подходящий тип вставки данных.
В дополнительных параметрах диаграммы вы можете настроить ее масштабирование, указывая даты начала и окончания задач.
LibreOffice Calc
Вкратце разберем главного конкурента Excel – LibreOffice Calc. Это программное обеспечение распространяется бесплатно.
Онлайн-сервисы для создания диаграммы Ганта
Существует и множество других решений для работы с диаграммами, но всех их не уместить в рамках одной статьи. Я разобрал самые известные и удобные программы, чтобы вы могли построить диаграмму Ганта за считанные минуты.
Как пользоваться диаграммой Ганта, чтобы избежать пяти ошибок в управлении проектами
Задача менеджера проекта состоит в том, чтобы выполнить в срок все этапы назначенного ему проекта. Но давайте скажем прямо: это нелегко.
Иногда проект сдается с опозданием, а иногда о сроках вовсе забывают. Новости или важные сведения не доходят до исполнителей. И, прежде чем вы поймете, что происходит, весь карточный домик начинает рассыпаться.
К счастью, в вашем распоряжении есть инструменты и ресурсы, которые позволят вам следить за вашими проектами и не допустить их срыва.
Какие именно? Давайте начнем с онлайн-инструментов для создания диаграмм Ганта.
Что такое диаграмма Ганта?
На диаграмме Ганта отображены задачи, относящиеся к проекту, рядом с временной шкалой. Задачи представлены на диаграмме в виде горизонтальных полос, и длина каждой полосы соответствует интервалу времени, необходимому для выполнения задачи.
Чтобы понять, что такое диаграмма Ганта, лучше всего на нее посмотреть. Так что предлагаем вам взглянуть на диаграмму Ганта, на которой представлены задачи, связанные с выпуском нового продукта.
Приведенная выше диаграмма была создана с использованием Wrike. Хотя диаграммы Ганта можно создавать вручную с помощью электронных таблиц или других инструментов, лучше всего использовать онлайн-инструмент для создания диаграмм Ганта.
Почему это так важно? Когда вы создаете диаграмму Ганта с помощью онлайн-инструмента, вам будет гораздо проще вносить в нее изменения, если что-то пойдет не так. Например, если будет просрочена какая-то из задач или потребуется изменить порядок выполнения.
Если вы пользуетесь онлайн-инструментом для создания диаграммы Ганта, то в случае внесения правок такие элементы, как временные шкалы или зависимости задач, будут изменяться автоматически и вам не придется переделывать заново всю диаграмму.
Независимо от способа создания диаграммы она позволит вам окинуть взглядом всю важную проектную информацию, в том числе:
Проще говоря, диаграмма Ганта позволит вам легко получить обзорную информацию обо всех задачах по проекту. Это значит, что вы сможете лучше контролировать их выполнение и избежать нескольких распространенных ошибок, возникающих при управлении проектами.
Ошибка №1. Неудачный старт проекта
Начало работы над проектом — это очень важный период. Именно сейчас вы согласуете ожидания, сроки отдельных задач и цели проекта со всеми ключевыми игроками и заинтересованными лицами.
По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей — это самая распространенная причина срыва проектов. Кроме того, неточная оценка необходимых затрат времени приводит к краху до 28% проектов.
Становится понятно, что ни в коем случае нельзя недооценивать важность стартового периода, в течение которого вы можете уладить все эти проблемы. В противном случае вы рискуете выстроить дом на песке.
Но когда вы уже готовы взяться за дело, возникает очень сильное искушение пропустить этот важный этап и просто приказать подчиненным приступить к работе, не убедившись, что каждому из них понятно, как будет выполняться проект и почему это так важно.
Как избежать этой ошибки, воспользовавшись диаграммой Ганта
Одним из главных элементов вашего проекта является временная шкала, поскольку от нее зависит все — от сметы до загрузки персонала.
Диаграмма Ганта позволяет окинуть взглядом и оценить календарный план, последовательность задач и взаимосвязи между разными командами.
Если все эти сведения представлены в наглядном виде, у вас и у других участников проекта появляется возможность получить полный обзор и убедиться, что ваши ожидания в отношении проекта совпадают.
Ошибка №2. Игнорирование зависимостей между задачами
Зависимости между задачами есть в каждом проекте. Это значит, что в каждом проекте есть задача, которую нельзя начать, пока не будет выполнена предыдущая.
Неспособность выявить такие зависимости может привести к неправильному порядку задач (потому что вы не понимаете, каким образом они связаны между собой) и проявлениям безответственности со стороны участников команды (потому что они не понимают, как их опоздания замедляют выполнение всего проекта).
Кроме этого, недостаток взаимопонимания и постоянные задержки приводят к росту напряженности и к недоразумениям внутри команды.
Как избежать этой ошибки, воспользовавшись диаграммой Ганта
На диаграмме Ганта зависимости между задачами четко видны и обозначаются стрелками, но кроме этого диаграмма Ганта оказывается очень полезной при использовании метода критического пути, который требует от вас знания следующих факторов:
Вся эта информация отображается прямо на диаграмме Ганта. Вы можете воспользоваться диаграммой, чтобы выявить критический путь (самую длинную последовательность зависимых операций). Это дает возможность лучше понять, как эти задачи связаны между собой, а также определить, у какой из задач есть запас времени, которым можно будет воспользоваться в случае неизбежной задержки и не увеличить при этом длительность всего проекта.
Ошибка №3. Неспособность координировать передачу данных
Передача информации — еще один опасный момент при управлении проектом. Когда материалы по проекту передаются от одного исполнителя другому либо в другую команду или отдел, очень трудно гарантировать, что новый владелец задачи или проекта получит всю необходимую информацию и контекст, чтобы качественно выполнить свою часть работы.
Часто нужным исполнителям не передаются новости, сведения об изменениях и необходимая базовая информация, и в результате у нового владельца задачи возникает ощущение, что он делает всю работу с нуля, а не подключается к давно запущенному проекту.
Как избежать этой ошибки, воспользовавшись диаграммой Ганта
На диаграмме Ганта вы наглядно видите, когда происходит передача информации по проекту между сотрудниками, командами или отделами. Знание точных сроков означает, что у вас есть время подготовиться (а не спохватываться в последний момент) и наладить процесс более эффективной передачи данных, выполнив следующие действия:
Вы не сможете обеспечить беспроблемную передачу данных, если не знаете, когда она должна произойти, а диаграмма Ганта вам покажет, когда именно возникают эти затруднительные моменты.
Ошибка №4. Разрозненность отдельных задач
Когда проект включает в себя множество задач, над которыми работают различные команды, часто возникает проблема, связанная с разрозненностью информации. Например, команда графического дизайна понятия не имеет, над чем работает группа контента, и наоборот.
Участники команд так сильно сосредоточены на собственных задачах и сроках, что забывают об общей картине.
Почему это считается проблемой? Недостаточно наглядное представление о проекте в целом приводит к следующим последствиям:
Как избежать этой ошибки, воспользовавшись диаграммой Ганта
Диаграмма Ганта служит планом действий по всему проекту. Участники команды могут обращаться к ней, чтобы узнать, как их собственные задачи вписываются в общий проект. Что происходит до того, как они получают свои назначения? И что потом? И какая часть работы выполняется одновременно?
Кроме того, по диаграмме Ганта видно, что произойдет, если какой-либо отдел или команда не передаст рабочие материалы или пропустит срок сдачи, задержав тем самым выполнение последующих задач. Диаграмму Ганта можно сравнить с рядом из костяшек домино — с ее помощью можно воспитать в участниках команды чувство ответственности.
Ошибка №5. Неспособность проследить за ходом выполнения проекта
Вы тоже не идеальны, и это значит, что вы можете «завязнуть», выполняя ту или иную задачу. Любой менеджер проекта может так сосредоточиться на правильном и своевременном выполнении одной-единственной задачи, что упустит из виду остальные этапы проекта.
Естественно, задача, за которой вы следите, может быть выполнена идеально, чего не скажешь об оставшихся задачах по проекту, которым вы не уделили должного внимания.
Как избежать этой ошибки, воспользовавшись диаграммой Ганта
Диаграмма Ганта дает наглядную информацию не только вашей команде, но и вам. Вы можете выбрать любую задачу на диаграмме и сразу увидеть, на каком этапе выполнения проекта вы находитесь, а также какая еще часть работы должна выполняться в данный момент.
И вам уже не придется искать в календарях, комментариях или файлах, чтобы составить общее представление о ходе проекта. Диаграмма Ганта соберет все эти данные для вас.
Создание диаграмм Ганта онлайн — ваш путь к успешному проекту
Без сомнения, диаграмму Ганта следует считать очень ценным инструментом планирования проектов. Она поможет вам избежать многих распространенных ошибок, в том числе:
Но все же помните — не все диаграммы Ганта одинаковы. Чтобы извлечь максимальную пользу, лучше всего найти онлайн-платформу управления проектами с диаграммой Ганта, данные на которой будут корректироваться автоматически при неизбежном внесении изменений.
Когда вы создаете диаграмму Ганта в режиме онлайн, у вас есть возможность наблюдать за вашими проектами и управлять ими без лишних усилий и затрат. Ведь эта диаграмма для того и нужна, чтобы делать вашу жизнь проще, а не сложнее.
Готовы начать? Подпишитесь на бесплатную двухнедельную пробную версию Wrike и оцените возможности диаграммы Ганта.