Исходящие документы что это
Делопроизводство в 1С
Понятия «Делопроизводство» и «Документооборот»
Ведение учета внутри компании непременно связано с обработкой множества бумажных документов. Оформление всех документов проводится через программу 1С:Документооборот которая автоматизирует и упрощает процесс создания и обращения всех бумаг. Этот процесс в программе называется делопроизводством.
Эти бумаги и файлы не остаются на месте – они непременно передаются в другие отделы, поставщикам, клиентам и другим партнерам, создаются специальные копии. Эти процессы называются документооборотом – обменом важными бумагами между сотрудниками компании и их правильное оформление для отправки партнерам.
Есть несколько весомых преимуществ такого документооборота. История взаимодействий и оформления заявок от одного отдела к другому хранится в системе и позволяют проверить всю работу сотрудников. К тому же, количество распечатанных бумаг, которые приходится хранить в офисе, заметно сокращается. Документооборот компании в программе 1С – это наиболее точный способ ведения внутреннего учета.
Типы документов в 1С Документооборот
Для правильного ведения учета операций, проходящих внутри организации, необходимо ввести определенную группировку. Все документы имеют свое направление – возможно, это внутренняя записка или счет на оплату, который пришел от поставщика. Документация разделяется на три потока, чтобы работа с ними велась отдельно и не пересекалась:
Перед тем как информация, полученная в документации от партнера, перейдет к другому партнеру (станет исходящим документом), она должна быть обработана. Доступ к документу ограничивается администратором, и каждый работник будет менять статус оформления документа в программе. По мере изменения статуса он будет переходить из отдела в отдел, а затем на его основе оформится исходящий документ.
Входящие документы
Входящими являются те документы, которые поступают в компанию извне.
Есть несколько источников:
Каждый из таких документов регистрируется и проходит три стадии обработки:
В 1С можно записывать документацию, которая поступает от физических или юридических лиц. Под входящими документами может пониматься счет на оплату, претензия и т.п. На каждое входящее обращение следует давать ответ, но перед этим придется поменять несколько статусов по каждому запросу.
Во-первых, при попадании к одному из сотрудников организации документация будет зарегистрирована. Она получит статус запроса. В ходе рассмотрения следует поставить статус «В обработке», и, после того, как решение будет принято, обработка подходит к стадии «Исполнение», а статус меняется на «Ответ на запрос».
Исходящие документы
Под исходящим документом понимается бумага, которая оформляется внутри организации для отправки партнерам или же надзорным органам. Так, например, при помощи 1С удобно формируются отчеты для налоговой инспекции. Легко здесь создать документы для создания заказа поставщику и отправления чека своим клиентам.
Исходящая документация может стать ответом на входящий запрос или же быть создана сама по себе. Она создается в несколько этапов:
В системе 1С фиксируется только последняя стадия создания – регистрация. Идентификационный номер должен присваиваться ответственным работником (чаще секретарем) после того, как текст пройдет согласование, корректировки и утверждение ответственными лицами. До этого документация существует традиционно только на бумаге.
Если исходящий документ является ответом на входящий запрос, такие документы связываются в системе. До того, как будет принято решение, входящий запрос будет «ждать» в статусе «В обработке», а когда исходящий документ будет сформирован, этой переписке будет установлен статус «Отправлен ответ».
Внутренние документы
Любое движение денежных средств и материалов должно регистрироваться документально. Если операции не записывать или же не зарегистрировать всего одну операцию, можно сбиться в счете – «пропадут» деньги или материалы. Наиболее надежным способом учета является использование компьютерной программы, в том числе 1С.
Внутренняя документация может являться частью обработки входящих или исходящих запросов. В процессе принятия решения необходимо фиксировать отпуск товара или разрешение на оплату по счету, потому что все эти действия являются частью обработки запросов. К внутренней документации относятся служебные записки, приказы и другие важные бумаги.
Виды документа
Вид – это параметр, который влияет на:
Для каждого потока исходящей документации существуют отдельные виды. Так, например, для внутреннего потока в 1С созданы следующие позиции:
В зависимости от потребностей и специфики работы организации можно создавать дополнительные виды документов с нужными полями. Стандартные шаблоны не всегда подходят, и поэтому в новых шаблонах можно изменить практически все параметры, чтобы сразу же можно было распечатать или отправить готовый документ, оформленный по стандартам компании.
Правила присвоения регномера
Регистрационный номер является главным реквизитом документа и является уникальным. Поиск отдельно взятой бумаги можно выполнить по номеру, поскольку идентичных сочетаний цифр не будет. Программа 1С ввела гибкую систему создания идентификационного номера. В него включаются и стандартные данных, и дополнительные.
В число стандартных данных, которые включаются в регистрационный номер, входит дата, вид, наименование корреспондента и подразделение, которое работает над документацией. Каждому виду и направлению присваивается свой номер. Его можно всячески видоизменять, чтобы по набору цифр было понятно, исходящий это запрос или входящий, а также какой отдел занимается его обработкой.
Каждый рабочий год регистрационные номера обновляются и начинаются с цифры 1. Также возможно присвоение совместного номера, когда в составлении документации участвовало несколько организаций. В этом случае под номером в базе данных ставится заметка о номере в базе данных другой компании. Короткие комбинации можно записывать в одну строку через дробь.
Учетно-регистрационная карточка
Для каждого документа независимо от его типа создается учетно-регистрационная карточка. Она напоминает функцию «Предпросмотр» в графических редакторах – здесь можно увидеть заполненный данными шаблон. Но это не все функции карточки – в ней есть несколько вкладок:
Таким образом, используя карточку, можно просмотреть историю создания и редактирования документации. Записываются все действия сотрудников – в случае возникновения вопросов можно узнать, к кому обратиться за разъяснениями. Простота и чистота такого способа учета позволяет быстро устранять ошибки.
Устройство 1С таково, что даже параметры в учетно-регистрационной карточке можно менять: поскольку специфика деятельности организаций может существенно отличаться, им необходимо настроить программу под себя. Без такого функционала 1С не стала бы таким полезным инструментом ведения учета для многих организаций.
Использование дополнительных параметров
Несмотря на то, что в оформлении и обработке документации присутствует определенная рутина, каждому документу требуется дополнительная настройка. Прежде всего, для него вводится расширенный список параметров, относящихся к каждому документу. Как пример, такими реквизитами могут быть:
Все эти параметры создаются для того, чтобы в несколько кликов заполнять документы, в которых будут отражаться действия сотрудников, движения денежных средств и материалов. Так записывается информация об отпуске и даже ведется отчетность о командировках – вводятся даты и список всех трат, которые компенсируют сотруднику.
Платформа 1С:Предприятие упрощает делопроизводство и делооборот внутри компании, поскольку делает эти процессы полуавтоматическими. Отдельные шаблоны уже включаются в программу, а сохранение истории взаимодействия сотрудников и обработки документации является базовой функцией программного обеспечения.
Как создать электронный архив: вопросы и ответы
Электронные архивы предприятий являются основой системы электронного документооборота и содержат, как правило, сканированные и оцифрованные образы бумажных документов (конструкторско-технологических, финансово-отчетных, нормативных, патентных и т.п.) и электронные документы.
В этой статье мы расскажем о практических вопросах создания электронного архива финансово-договорной документации
С чего начать?
Для начала нужно определиться какие документы мы будем хранить в электронном архиве.
В целом все документы, можно разделить две группы:
2. Входящие документы — документы, полученные нами из внешних источников. Например, от наших контрагентов или гос.органов.
Важной задачей при создании электронного архива является сокращение трудозатрат и времени, связанных с вводом документов в архив. При этом о собственных документах мы знаем все, о чужих — ничего. Поэтому процессы обработки таких документов и требования к функциональности архива для этих групп документов отличаются.
Исходящие документы
Организация ввода исходящих документов является относительно простой задачей, чем обработка входящих документов. Все исходящие документы, обычно формируются в тех или иных информационных системах предприятия. Например, та же первичка формируется в учетной бухгалтерской или ERP-системе.
Что бы автоматизировать ввод таких документов в архив необходимо сделать три вещи:
Таким образом процесс формирования и дальнейшего ввода исходящих документов в архив выглядит следующим образом:
Таким образом ввод исходящих документов в электронный архив осуществляется максимально автоматизированным образом. При этом можно контролировать возврат клиентами подписанных с их стороны документов, формируя в электронном архиве подборку документов без загруженных сканов.
Входящие документы
Теперь поговорим об обработке документов поставщиков и о том как автоматизировать ввод таких документов в электронный архив.
Существует два способа ввода в архив таких документов.
Первый и более дорогой — применять систему распознавания документов. Задачей такой системы является не только распознавания текста в документе, но и понимание что в этом тексте является номером документа, что датой, суммой и т.п.
Система распознавания не может работать в полностью автоматическом режиме — результат распознавания зависит от исходного качества полученных документов. Чем мельче шрифт, хуже качество печати, неверно подобранны параметры сканирования — тем хуже будет результат. В среднем на практике качество распознавание дает порядка 90% корректных данных. Это означает что документы после распознавания требуют проверки — верификации человеком. А если внешний вид документов достаточно вариативен — в частности такими документами являются акты выполненных работ — то качество распознавания будет достаточно низким — потребуются отдельные усилия по обучению системы умению распознавать такие документы.
При использовании распознавания ввод в архив входящих документов выглядит следующим образом:
После верификации документ попадает в архив.
Если использование системы распознавания по различным причинам невозможно — то можно использовать другой способ ввода документов в архив:
Таким образом без применения дорогостоящей системы распознавания можно автоматизировать ввод в электронный архив документов поставщиков.
Подводя итоги.
В данной статье мы постарались рассказать, как работают электронные архивы бухгалтерских документов, какие бизнес-задачи они могут решать и как решается ключевая задача — ввод документов в архив.
Опыт показывает, что можно построить удобный в работе электронный архив на базе платформы EnDocs. Редакция EnDocs for SharePoint позволяет реализовать любое проектное решение, учитывающие все требования заказчика — специализированные интерфейсы, интеграции, workflow, хранение больших объемов данных хранятся в защищённом массиве и т.п.
Для тех, кому нужно быстрое решение, без затрат на инфраструктуру и внедрение подойдет облачная версия — EnDocs Cloud