какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

Матрица Эйзенхауэра: простой инструмент для распределения задач

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

Большинство людей тратят время на решение чужих приоритетных задач. И каждый день они чувствуют себя истощенными, потому что не успевают разобраться с собственными проблемами. Время распределяется для всех поровну, но продуктивными оказываются лишь те, кто делает правильный выбор.

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрица Эйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — он помогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, то избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Приоритеты: что это такое и как их расставлять

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

Слово «приоритет» образовано от латинского prior, что переводится как первый, старший, идущий первым. Выявление первоочередных целей и задач называется расстановкой приоритетов или приоритизацией.

Примеры

Чтобы лучше понять, что представляет собой расстановка приоритетов, давайте разберем несколько очень простых примеров из жизни:

Пример 1. Человек уезжает на несколько дней в командировку. Через пять минут за ним должно приехать такси и отвезти его в аэропорт. За это время он успеет либо помыть посуду, либо полить цветы. Что важнее?

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

Приоритетная задача: полить цветы. С посудой за эти дни ничего не случится, а цветы могут погибнуть.

Пример 2. Человек зашел в супермаркет, чтобы купить ребенку молока, а себе — острой приправы к мясу. Внезапно он обнаружил, что денег хватит только на одно. Что лучше купить?

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

Приоритетная задача: купить молока. Приправа не является необходимым.

Пример 3. Менеджер по продажам собрался почистить корпоративную почту от спама. В этот момент ему позвонил постоянный клиент и попросил принять заказ. Чем сейчас следует заняться?

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

Приоритетная задача: принять заказ. Это основная обязанность менеджера.

Пример 4. Молодой человек окончил университет. Он поставил перед собой две краткосрочных цели: найти высокооплачиваемую работу по специальности и собрать денег на первичный взнос по ипотеке. О чем он должен думать в первую очередь?

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

Приоритетная цель: найти работу. Без этого вторая цель вряд ли осуществима.

Заметим, что все перечисленные выше примеры однозначные и даже немного утрированные: в них сразу понятно, что важно, а что нет.

Однако в реальной жизни приоритеты далеко не всегда можно определить «на глазок». Иногда для этого требуется тщательно проанализировать ситуацию, обдумать последствия и взвесить все возможные за и против.

Также важно понимать, что приоритет задачи — это понятие, как правило, субъективное. В одной и той же ситуации для одного человека будет важно «закончить проект по работе», для другого — «пойти на тренировку», а для третьего — «съездить с семьей на пикник». Здесь многое зависит от целей и ценностей человека, его характера и личных качеств.

Для чего нужно расставлять приоритеты

Вот основные преимущества, которые дает этот принцип:

1. Эффективное использование ресурсов. Наши запасы времени, сил и других ресурсов всегда ограничены. Выполняя свои задачи, мы постепенно устаем, теряем мотивацию и начинаем хуже думать. В сутках у нас только 24 часа, из которых 8 часов приходится на сон. Кроме того, нам постоянно не хватает денег, материалов, инструментов, рабочих рук

Расстановка приоритетов позволяет распоряжаться этими ресурсами с максимальной пользой. Мы не растрачиваем их на мелочи, а направляем на выполнение самых важных для нас задач.

2. Улучшение результатов. Стоящие перед нами задачи очень неоднородны: некоторые оказывают большое влияние на нашу жизнь, другие — почти ни на что не влияют. Если мы, например, овладеем новым профессиональным навыком, это благоприятно отразится на нашей карьере. А если мы протрем пыль с тумбочки, то в нашей жизни вряд ли изменится.

Сосредоточившись на тех задачах, которые сильнее всего влияют на нашу жизнь, мы можем добиваться более высоких результатов и быстрее достигать своих целей.

3. Наведение порядка в делах. На современного человека обрушиваются десятки, а иногда и сотни задач. В результате он регулярно испытывает стресс, «утопает» в делах и не знает за что хвататься.

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

Расстановка приоритетов — это своеобразный фильтр задач. Он отделяет те дела, которые действительно нужно выполнять, от тех дел, которые можно безболезненно отложить или не делать вовсе. Эта «фильтрация» снижает уровень стресса и помогает относиться к своим задачам более спокойно.

4. Достижение гармонии в жизни. Счастье людей во многом зависит от их умения «ходить путями своего сердца». И если они занимаются тем, что им не по душе, то даже самые выдающиеся результаты в этой области не сделают их счастливыми.

Расстановка приоритетов помогает нам сосредоточиться на тех сферах, которые для нас являются самыми важными. Благодаря этому, мы можем получать от жизни именно то, чего действительно хотим.

Критерии приоритетности

Не существует единственно правильного способа расстановки приоритетов: каждая ситуация требует своего подхода. Например, в одном случае логичнее начинать работу с самой срочной задачи, в другом — с самой важной, а в третьем — с самой приятной.

Чаще всего в используются следующие критерии приоритетности:

Важность

В обиходной речи под важностью может подразумеваться все что угодно. Например, «важными» в быту часто называют просто срочные дела («купить сахар») или дела, связанные с эмоциями («сходить на концерт любимой группы»).

Однако в важными обычно считаются те цели и задачи, которые помогают человеку менять свою жизнь в нужном направлении. Отсюда следуют два определения:

1. Важная цель — это цель, которая соответствует главным ценностям человека. Например, цель «создать » будет важной, если главная ценность человека «материальное благополучие», и менее важной, если его больше заботит «творчество» или «духовное развитие».

Вот еще примеры того, как меняется важность целей в контексте разных ценностей:

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

Если цель не соответствует ценностям, ее достижение не принесет человеку удовлетворения. Она, конечно же, изменит его жизнь, но изменит совсем не так, как ему хотелось бы.

2. Важная задача — это задача, которая направлена на достижение главных целей или опять же, соответствует главным ценностям.

Например, пусть наша главная цель — «создать ». В контексте этой цели задача «выбрать доменное имя для сайта» будет считаться важной, а «навести порядок в шкафу» — нет. Это не значит, что не нужно вообще наводить порядок в шкафу: просто эта задача не приближает нас к заявленной цели.

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

Важность — это главный критерий приоритетности, поскольку он непосредственно влияет на нашу жизнь.

Срочность

Срочность задачи определяется крайним сроком ее выполнения (дедлайном). Невыполнение задачи к этому сроку приведет к неприятностям, упущенной выгоде или к тому, что задача потеряет актуальность.

Для примера возьмем задачу «написать отчет»:

Задача может и не иметь конкретного срока, но все равно быть срочной. Например, если у нас сломался холодильник, его нужно отремонтировать как можно скорее (иначе могут испортиться продукты). У таких задач дедлайн как бы уже наступил и чем раньше мы их выполним, тем лучше.

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

Критерий срочности может применяться ко всем текущим делам. Особенно он полезен тогда, когда мы активно взаимодействуем с окружающим миром или другими людьми: с клиентами, коллегами, чиновниками Расстановка приоритетов по срочности, позволяет нам не «тонуть» в делах и избегать неприятностей.

Срочность и важность используется в матрице Эйзенхауэра — самой популярной технике расстановки приоритетов.

Затраты

Затраты — это количество времени, сил, денег и других ресурсов, необходимых для выполнения задачи или достижения цели. При прочих равных приоритетным будет считаться тот вариант, где эти затраты окажутся самыми низкими.

Например, мы хотим купить книгу. Она продается в двух по одинаковой цене — 750 рублей. Но в первом магазине доставка книги в наш регион стоит 350 рублей, а второй магазин доставляет книгу бесплатно. Естественно, нам лучше выбрать второй магазин.

Ожидаемые результаты

Критерий показывает, насколько выгодным будет выполнение той или иной задачи.

Например, мы хотим разместить рекламу своих услуг в социальной сети. Мы нашли три группы с подходящей тематикой, с одинаковой вовлеченностью читателей и одинаковыми ценами на рекламу. Но у первой группы аудитория 20 000 человек, у второй — 30 000, а у третьей — 50 000. Предпочтительнее выбрать третью группу, поскольку кликов по рекламе в ней наверняка будет больше.

Эффективность

Эффективность — это соотношение двух предыдущих критериев: ожидаемого результата и ожидаемых затрат.

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

Давайте еще раз возьмем пример с рекламой в социальных сетях. На этот раз представим, что у каждой группы своя цена на рекламу. Посчитаем эффективность размещения объявления в каждой группе:

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

Оценивать свои задачи по эффективности обычно гораздо полезнее, чем просто по затратам или результатам. Этот критерий хорош тем, что помогает достигать целей с минимальными усилиями.

«Приятно / не приятно»

Хотя этот критерий полностью субъективен, он отлично подходит для повышения личной эффективности. Использовать его можно двумя прямо противоположными способами:

Способ 2. Начать с приятного. Если вы не можете заставить себя приступить к работе, выполните ту ее часть, которая вызывает у вас наименьшее сопротивление. Этот подход называется «методом швейцарского сыра».

Экологичность

Экологичность — это соответствие цели или задачи нашим ценностям, моральным принципам или характеру. Если цель не экологична, ее достижение может негативно отразиться на нашем внутреннем состоянии.

Например, если неисправимый интроверт станет владельцем компании, ему придется постоянно общаться с подчиненными, клиентами, деловыми партнерами От этого он вряд ли станет более счастливым.

Этот критерий может применяться и для расстановки приоритетов в жизни, и для определения главных целей. Тут все просто: чем экологичнее наш выбор, тем лучше мы себя чувствуем и тем больше мы своей жизнью удовлетворены.

Специфические критерии

К ним относятся те критерии приоритетности, которые имеют очень узкую и конкретную область применения. Они не подходят для оценки обычных целей и задач, а используются лишь в определенных жизненных ситуациях, связанных с выбором: покупкой машины, поиском новой работы, поиском сотрудников

Предположим, мы решили снять жилье. На наш выбор могут повлиять следующие факторы:

Иногда решающим для нас может быть лишь один из этих критериев (например, цена), а иногда особая комбинация из различных характеристик. В некоторых случаях удобно использовать специальные техники выбора, например, метод многокритериальной оценки.

Методы расстановки приоритетов

Заметим, что все эти методики носят скорее рекомендательный характер. Окончательное решение по расстановке приоритетов всегда остается за самим человеком.

Приоритизация задач

Описанные здесь техники помогают наводить порядок в текущих делах, эффективно планировать свой день и выявлять первоочередные задачи в различных проектах. Техники расположены в порядке возрастания сложности начиная с наиболее простых.

1. Самая важная задача. Определяем самую важную на данный момент задачу и выполняем ее. Затем определяем следующую самую важную задачу

Метод СВЗ — это самый простой и естественный для человека способ расстановки приоритетов, которым многие пользуются интуитивно. Обычно эту технику выполняют мысленно, не делая никаких записей.

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

2. Метод Шваба (метод Айви Ли). Тоже очень простой способ: составляем список дел, нумеруем их в порядке важности и именно в таком порядке выполняем. Часто советуют планировать не более шести задач, но это, на наш взгляд, не принципиально.

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

4. Матрица Эйзенхауэра. Самый популярный в наши дни способ расстановки приоритетов. Суть его в том, чтобы сортировать задачи по их важности и срочности. Для сортировки используется таблица из четырех квадратов (см. рисунок ниже), где по вертикальной шкале оценивается важность задач, а по горизонтальной — их срочность. В результате самые приоритетные задачи попадают в квадрат «важно — срочно», а самые незначительные — в квадрат «не важно — не срочно».

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

5. Матрица «усилия — отдача» (вариант: усилия — влияние). Служит для оценки эффективности предстоящих дел.

Здесь тоже используются две шкалы: по одной оценивают усилия, необходимые для выполнения задачи, а по другой — влияние этой задачи на общий результат (например, на достижение целей). Приоритетными считаются те задачи, которые помогают получать максимальный результат с минимальными усилиями.

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

6. Метод АБВГД. Суть этой техники в том, чтобы оценить последствия выполнения или невыполнения каждой задачи. Задачи разбивают на пять групп и каждой группе присваивают свою букву:

Затем задачи нумеруются в пределах своей группы: самая важная — А1, вторая по важности — А2

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

8. Метод многокритериальной оценки. Полезен в тех случаях, когда перед нами стоит сложный выбор. Например, мы решили купить новую стиральную машину, но не знаем, какую лучше взять. В такой ситуации можно оценить доступные модели стиральных машин сразу по нескольким критериям и выбрать наиболее приемлемый вариант.

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

Метод работает так:

Такие расчеты удобнее всего выполнять в электронных таблицах (Excel, LibreOffice Calc ).

Приоритизация целей и ценностей

Свои приоритетные цели и ценности люди обычно определяют интуитивно, и в большинстве случаев такой подход вполне оправдан. В сложных ситуациях можно воспользоваться одной из перечисленных ниже техник.

1. Матрица целей и ценностей. Техника похожа на метод многокритериальной оценки (см. выше). Она помогает понять, какие цели для нас действительно важны, а какие не очень. Алгоритм следующий:

2. Взаимосвязь целей. Наши цели обычно тесно связаны друг с другом. Например, чтобы достичь цели «купить квартиру», нужно сперва «найти хорошую работу», а для этого, в свою очередь, потребуется «получить востребованную профессию». Самой важной будет та цель, которая оказывает наибольшее влияние на остальные.

Определить ее можно так:

3. Колесо жизненного баланса. Техника помогает выявить те сферы, над которыми следует работать для достижения гармонии в жизни.

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета

5 правил расстановки приоритетов

1. У расстановки приоритетов должна быть цель. Задачи не являются приоритетными сами по себе: они становятся приоритетными только в контексте конкретных целей и ценностей. Если мы не знаем, для чего расставляем приоритеты, этот метод превращается в бессмысленный ритуал.

3. Не верьте первому впечатлению: оно может оказаться ошибочным. Например, все новые дела обычно кажутся нам более важными, чем старые, а срочные — более важными, чем несрочные (зачастую это совсем не так). Поэтому всегда старайтесь рационально обосновать решение по каждой задаче.

4. Все задачи не могут быть приоритетными, иначе расстановка приоритетов теряет всякий смысл. Рекомендуется особо выделять не более 20–30% от общего числа задач.

5. Не забывайте о балансе. Некоторые люди впадают в другую крайность: они выбирают одну цель или одну задачу и отбрасывают все остальное. Однако наша жизнь редко сводится к одной цели. Расставляя приоритеты, мы должны стараться сохранять баланс между важными для нас сферами.

Источник

Как расставить приоритеты, когда всё кажется важным: 7 техник

какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Смотреть картинку какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Картинка про какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритета. Фото какие критерии нужно учитывать при распределении задач в порядке их приоритетаВам никогда не хватит времени и ресурсов, чтобы воплотить все задуманное. Всегда приходится от чего-то отказываться. Но что делать, если все дела из вашего списка кажутся сверхважными, и вы никак не можете принять решение, какое из них выполнять первым? В этом случае вам помогут техники приоритизации. Они дают формальный метод оценки важности каждого дела. Так вы сможете разгрузить свой мозг, чтобы направить его ресурсы на работу. В этой статье мы даем 7 техник из сферы тайм-менеджмента: попробуйте их, и выберите наиболее подходящую.

Матрица приоритетов

В этом методе вы выписываете задачи в матрицу из четырех блоков. Ось Х представляет одно значение, а ось У – другое. Каждый квадрат, таким образом, указывает приоритет на основе определенных критериев.

Матрица Эйзенхауэра

Популярным примером является матрица Эйзенхауэра, которая использует важность в качестве значения оси У и срочность в качестве значения оси Х. Вы оцениваете задачи по критериям срочности и важности, а затем помещаете каждую из них в правильный квадрат на основе вашей оценки:

Помещая каждую задачу в свой список в квадрат матрицы Эйзенхауэра, вы можете определить, над чем вам нужно работать сейчас, что вы оставите на потом, что следует делегировать и что можно удалить из списка.

Матрица Усилия-Влияния

В матрице усилия-влияния вы оцениваете задачи на основе того, сколько усилий они потребуют и какое влияние окажет их выполнение:

Большие усилия и низкое влияниеБольшие усилия и высокое влияние
Низкие усилия и низкое влияниеНизкие усилия и высокое влияние

Задачи в двух правых квадрантах являются вашими приоритетами. «Низкие усилия, высокая отдача» – эти задачи, вероятно, ваши самые высокие приоритеты, потому что они представляют собой быстрые победы, а вот пункты из нижнего левого угла можно смело вычеркивать.

Самая важная задача (Most Important Task)

Most Important Task (MIT) – это исключительно простой метод приоритизации без какого-либо шаманства. Не пытайтесь расставить приоритеты по всему списку дел, начните каждое утро с выбора 1-3 Самых Важных Задач (MITs), которые вы должны сделать в этот день.

По крайней мере, одна из Самых Важных Задач дня должна быть связана с вашими главными целями, чтобы убедиться, что вы делаете что-то ежедневно для их достижения. Вы наверняка успеете выполнить больше за день, чем только ваши MITs. Но выбор MITs утром и установка крайнего срока гарантируют, что вы каждый день посвящаете время работе над важными, высокоприоритетными задачами.

Метод Айви Ли

История метода Айви Ли очень ярко показывает его эффективность. Однажды предприниматель Чарльз М. Шваб нанял консультанта по продуктивности Айви Ли, чтобы повысить производительность своей стальной корпорации. Ли не просил авансового платежа за консультацию. Вместо этого он попросил Шваба подождать три месяца, а затем заплатить ему любую сумму, которую он посчитает подходящей, основываясь на результатах. Три месяца спустя Шваб выписал Ли чек на 25 тысяч долларов (по тем временам это были очень большие деньги).

Метод Айви Ли прост (и похож на метод MIT):

Продолжайте, пока все шесть задач не будут завершены, и повторяйте процесс каждый день.

Два списка

Этот метод советовал знаменитый инвестор Уоррен Баффет. Он основан на принципе Парето, когда вы беретесь за выполнение только 20% самых важных дел, которые принесут 80% результата:

Выполняйте только эти пять дел, а оставшиеся вычеркните или делегируйте – они не окажут особого влияния на вашу жизнь. Возьмитесь за остальные 20, только если у вас останется время после выполнения самых важных задач.

Метод MoSCoW

В этой технике вы относите каждое дело к одной из 4-х категорий:

Если вы всегда работаете над своим списком сверху вниз, вы убедитесь, что тратите время только на самые приоритетные дела.

Техника ABCDE

Метод MoSCoW не учитывает одну вещь – это задачи, которые вам нужно поручить кому-то другому. MoSCoW подходит, если у вас нет никого, кому можно делегировать. Если же у вас есть подчиненные – вооружитесь техникой ABCDE.

Как и в предыдущем случае, метод ABCDE начинается с помещения каждой задачи в вашем списке в категорию:

Процесс для ABCDE такой же, как и для MoSCoW: просмотрите каждую задачу в вашем списке, назначьте ей букву на основе ее приоритета, и отсортируйте. Делегируйте задачи D и удалите задачи E, чтобы у вас остались только A, B и C, а затем работайте сверху вниз, чтобы убедиться, что вы всегда сосредоточены на своих самых важных целях.

Скрам-приоритизация

Скрам-приоритизация основана на упорядочении. Если у вас есть 20 дел в списке, вы назначаете каждому номер от 1 до 20 на основе приоритета и последовательности. Скрам-приоритизация работает очень хорошо, когда вам нужно учитывать последовательность.

Скажем, ваша самая приоритетная задача – покрасить пол в ванной комнате. Тем не менее, вы знаете, что вам также нужно поменять трубы в ванной, и для этого придется вырезать пол. Запуск новых труб может быть более низким приоритетом, но, поскольку это повлияет на вашу самую главную задачу по повторной облицовке пола, второстепенное дело нужно завершить в первую очередь.

В этом методе вы оцениваете каждую задачу в своем списке, используя три критерия:

Затем, используя ответы на эти вопросы, вы назначаете каждому число 1-n (где n-общее количество задач в вашем списке). Вы не можете иметь две задачи, которые являются #1. Вы должны сделать один #1 и один #2. Каждое дело получает уникальный номер.

Скрам-приоритизация отлично работает сама по себе, но она также хорошо сочетается с другими методами, такими как MoSCoW и ABCDE. После классификации задач по приоритетам (как M, C и W или A, B и C) можно начать упорядочивать задачи в том порядке, в котором вы планируете их выполнять по методу Скрам.

Заключение

Люди сжигают очень много драгоценного времени на выполнение ненужных дел, не достигая при этом своих целей. Техники приоритизации помогают решить эту проблему, позволяя выделить самые важные и результативные задачи. Этих методов очень много и не все они работают одинаково эффективно для разных людей. Попробуйте их все, выберите наиболее подходящий и поделитесь своим опытом в комментариях.

А команда 4brain желает вам продуктивного дня и достижения всех ваших целей!

Источник

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *