какие ловушки времени бывают
Лекция: тайм-менеджмент и ловушки в управлении временем
Одной из интересных и полезных традиций нашей компании является проведение лекций. И они проводятся не только по темам из области технологий и программирования, но и по так называемым soft skills. Недавно наш пунктуальный и системный project менеджер Антон Белоусов делился приемами, которые помогают эффективно выстраивать день и не сбиваться с ритма. Спешим поделиться основными тезисами из его выступления.
Мы разобрались, что входит в тайм-менеджмент:
определение миссии и ценностей;
постановка и достижение целей;
планирование повседневных дел;
планирование и учёт времени;
повышение производительности труда;
организация рабочего процесса;
делегирование и контроль;
анализ проблем и их решение;
создание и поддержание мотивации;
борьба с ленью и прокрастинацией;
Мы разобрали методы, которые помогают эффективно работать и следовать графику:
Помидор
Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.
Девятка дел
В течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.
Хронотип
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает, что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна.
Найденное время
Составить список из 20-25 дел, на которые обычно не остаётся времени; выполнять по несколько заданий из списка, как только появится «окно». Перечень потребуется регулярно пополнять.
Скоринг
Скоринг задач (приоритизация списка задач) — один из инструментов, который регулярно используют при разработке и запуске продукта. Скоринг нужен для очистки списка от ненужных, бесполезных или утративших актуальность задач. Метод пришёл из спорта.
Слотовое планирование
Блочное планирование — это способ организации дня, при котором схожие задачи объединяются в блоки. Например, водные процедуры, зарядка и завтрак объединяются в утренний блок, а задачи «пропылесосить ковер» и «протереть пыль» — в блок «Уборка».
Getting Things Done
Идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь-то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер.
По тайм-менеджменту прошлись вдоль и поперек. И остались довольны. Приступаем к практике!
Ловушки времени
В наши дни вряд ли кто-то решится утверждать, что время везде течёт одинаково. Из теории относительности известно, что оно замедляется для движущихся объектов, причём течёт тем медленнее, чем выше их скорость, практически останавливаясь при достижении этими объектами скорости света. А ещё оно, похоже, может течь вспять…
Смерчи влияют на ход часов и делают людей ясновидцами
Установлена взаимосвязь между временем и скоростью вращения тел: около центра вращения часы отстают, на периферии спешат. Возможно, из-за этого практически во всех местах на нашей планете, где большие массы воды движутся по окружности, фиксируются случаи аномального хода времени. Это наблюдается в районах гигантских водоворотов Бермудского треугольника, на поворотах морских течений, на изгибах рек, в том числе подземных… К примеру, аномальная зона на Жигулёвском изгибе Волги давно известна своими миражами.
Эффекты, связанные с нарушением хода времени, производят и воздушные вихри — торнадо. В районах, где они только что прошли, наблюдается не только запаздывание часов, но и изменение веса предметов, а у людей, которые побывали в эпицентре этих вихрей, иногда появляются необычные способности. Так, знаменитая болгарская ясновидящая Ванга после полёта внутри смерча ослепла, но взамен — получила дар предвидения.
Нарушение хода времени неоднократно наблюдалось вблизи вращающейся заряженной плазмы, известной как шаровая молния. Инженер Б.М. Дьяконенко из Нижнего Тагила рассказал корреспонденту местной газеты о том, как этот объект влетел в окно его дома. Огненный шар беззвучно лопнул, не причинив никому вреда. А вот вечером, когда по телевизору начали передавать вечернюю программу «Время», которая, как известно, начинается в 21:00, все часы в доме показывали без двадцати девять.
Залететь в будущее и вернуться
Изменять течение времени может сам человек
Ряд учёных (например А. Гурвич и В. Казначеев) считают, что человеческий организм способен накапливать энергию и в случае стрессовых ситуаций в кратчайшее время высвобождать её. Примеров тому известно немало. Так, в США в 20-е годы прошлого века газеты много писали о происшествии в Бостоне, когда во время пожара дряхлая старуха выволокла из подвала по длинной лестнице сундук, в котором находилось всё её нажитое за жизнь имущество. Потом двое молодых пожарных с немалым трудом сумели водворить её сундук на прежнее место. В другом случае в испытательном полёте новейшего истребителя под педаль управления завалился и заклинил её невесть откуда взявшийся болт. Машине и экипажу грозила гибель. Пытаясь высвободить педаль, лётчик приложил такое усилие, что сломал болт!
Но кто сказал, что накопленная энергия может проявляться только как механическая? Почему бы не допустить, что высвободившийся импульс способен на короткое время изменить свойства пространства-времени? Существуют ведь законы сохранения материи, энергии, момента количества движения… Вдруг есть и закон сохранения количества времени системы? Нет необходимости объяснять, что для организма, попавшего в экстремальную ситуацию, когда вопрос о жизни и смерти решают мгновения, крайне важно деформировать вокруг себя время. И случаев такой деформации, когда время для человека замедляется или вовсе останавливается, известно множество. Особенно часто это бывает во время войн.
Повороты во времени
Профессор Н. Козырев утверждал, что нет ни одного физического закона, запрещающего времени идти вспять. Все формулы действительны для времени, текущего в любом направлении. Эксперимент, поставленный им ещё в 1930-е годы и названный «парадоксом Козырева», до сих пор ставит учёных в тупик. Суть эксперимента состоит в том, что если на какую-нибудь звезду (допустим, на Сириус) навести телескоп, в фокусе которого находится регистратор излучения звезды (например кварцевый генератор), то этот регистратор зафиксирует не одно излучение, а сразу три. Одно — пришедшее из точки, где мы видим Сириус сейчас, второе — из точки, где Сириус находился восемь лет назад (это время прохождения света от Сириуса до Земли), и третье — из точки, где Сириус будет через восемь лет! Подобный эффект, по мнению учёного, можно объяснить, только если предположить, что последнее излучение пришло от звезды, находящейся в будущем. Следовательно, движение сигнала происходит… против обычного хода времени!
В архивах уфологов отмечено немало случаев наблюдения слияний НЛО. Два объекта, зеркально похожие друг на друга (как, например, при слиянии двух НЛО в небе над Альпами в 1968 году), подлетают друг к другу и… становятся одним объектом (не сдвоенным, а именно одним), который преспокойно продолжает полёт. Зная об удивительных парадоксах времени и пространства, можно предположить, что в этих случаях НЛО был изначально один. Перед моментом слияния наблюдатели видели его двигающимся по ходу нашего времени в направлении будущего и одновременно его же двигающимся против хода нашего времени — в прошлое. После слияния он продолжал лететь в будущее, оставаясь видимым. Если бы он полетел в прошлое, то для наблюдателей на Земле он, скорее всего, в момент слияния сразу исчез бы. То, что мы приняли за слияние двух разных объектов, было на самом деле поворотом направления полёта НЛО во времени!
Журнал: Тайны 20-го века №23, июнь 2010 года
Рубрика: Встреча с необъяснимым
Автор: Игорь Волознев
Ловушка времени: куда уходят рабочие часы и как повысить производительность
Принцип Парето или Лови момент
Закон Парето гласит: 20% усилий приносят 80% результата. И наоборот — 80% усилий дают лишь 20% «выхлопа». Применить этот принцип к рабочему графику очень просто: во-первых, нужно систематизировать свои задачи — поделить их на важные и не очень. Во-вторых — понаблюдать и постараться спрогнозировать пики собственной рабочей активности. «Поймав волну» энергии, старайтесь сделать самое важное — это и будет теми золотыми продуктивными двадцатью процентами, которые принесут вам результат в виде большинства выполненных дел! Таким образом остальные 80% рабочего времени можно с чистой совестью проводить в более легком режиме — решать мелкие вопросы, общаться с коллегами и с удовольствием отвлекаться на кофебрейки.
«Делай меньше» или Как работать со списками
Хоть как-то упорядочить работу — естественный импульс всех тех, у кого «столько дел, что не знаешь, на какое в первую очередь забить болт». Кроме шуток: всевозможные списки задач и чеклисты остаются самой популярной формой систематизации времени. Другой вопрос, что чаще всего мы берем на себя слишком много и хотим решить столько вопросов за день, сколько хватило бы на неделю. Последователи дзен-буддизма и основатели философии «делай меньше — достигай больше» советуют сконцентрироваться всего на трех важных делах в течение суток. Выполняя их качественно, человек способен испытать удовлетворение от проделанной работы и получить мотивацию для новых подвигов. Если же количество задач невозможно сократить, пригодится другой лайфхак — вычеркивать выполненные пункты в строгой последовательности и не метаться от одного вопроса к другому. Это позволит избежать крайне непродуктивного состояния хаоса и быстрее «закрыть» чеклист.
Обет молчания, или Оставить друзей на десерт
Кстати, в списках не должно быть даже таких важных дел, как заказ продуктов, выбор времени для киносеанса, бронирование билетов или онлайн-шопинг. Вспомните голливудские фильмы про бизнесменов — у любого хоть сколько-нибудь важного дельца всегда был личный помощник, который решал бытовые вопросы. Все потому, что нерабочие дела не просто отнимают минуты, а то и часы на их исполнение, но и требуют дополнительного времени, чтобы переключиться и вновь вернуться в деловое русло. Решение может быть только одно: не отвлекаться даже на приятные хлопоты и дружеские чаты, мотивируя себя тем, что после рабочего дня (или в перерыве) вас ждет «десерт» в виде нераспакованных сообщений от самых близких.
«Метод помидора», или Долой многозадачность
Пресловутую многозадачность по инерции продолжают упоминать в описании вакансий, однако адекватные работодатели и сотрудники давно прислушались к ученым-психологам и поняли, что одновременное выполнение нескольких дел снижает общую продуктивность — по аналогии с компьютером, который зависает, если в нем открыто множество приложений сразу. Чтобы эффективнее выполнять работу, стоит, напротив, сконцентрироваться на одной задаче.
Как делать это с максимальным КПД, предложил итальянский специалист по тайм-менеджменту Франческо Чирилло. Суть его «помидорной техники» — в делении работы на 25-минутные сеты. Четверть часа вы работаете над приоритетной задачей, ни на что не отвлекаясь. После устраиваете пятиминутный перерыв и снова заводите таймер на 25 минут. После четырех подходов можно отдохнуть 15-20 минут и, засучив рукава, взяться за дело снова. Кстати, почему «помидоры»? Все просто: когда Франческо экспериментировал, то засекал время на часах в виде томата. Вот почему 25-минутки в терминологии Чирилло так и называются «помидоринами».
Сами по себе томаты, конечно, не помогут лучше сосредоточиться на делах. Однако продукты, повышающие внимательность, действительно существуют. Жирная рыба, орехи, зелень, кофе и чай содержат вещества, улучшающие работу мозга. Эти же компоненты включены и в специальные добавки: например, капли Focus Drops от BotanIQ богаты такими ингредиентами, как зеленый чай и женьшень, повышающими устойчивость к стрессам. Ниацин в составе капель благотворно влияет на память, а глицин и витамин B1 способствуют повышению умственной и физической работоспособности. Их можно добавлять в утренний стакан воды или принимать в обед, день за днем создавая «накопительный эффект» в организме и формируя ритуал приятной «перезагрузки» — радует,что капли достаточно приятны на вкус.
Последний герой, или Без напрасных жертв
Еще один фактор, который буквально пожирает наше время — ситуативное «жертвоприношение». Когда встает срочная и важная задача, когда кажется, что никто кроме вас не сделает этого, когда просит помочь сам руководитель. Сложно не поддаться соблазну и не броситься на амбразуры, чувствуя себя героем, способным спасти мир. Правда, после подвига чаще всего оказывается, что дедлайны никто не отодвинул, а объем текущих задач — не сократил. Но мы не учитываем эту ловушку рабочего времени — потому что романтизируем ситуацию и довольствуемся «красивым спасибо». Вспомните об этом в следующий раз, когда срочно потребуется остановить коня на скаку по пути в горящую избу и задумайтесь: а хватит ли у меня сейчас на это ресурса?
Похвалы руководства и признание в коллективе не могут быть единственным «топливом» для выполнения сверхзадач. Когда силы на исходе, стоит подключить дополнительные ресурсы — например, витамины, улучшающие производительность. В отличие от энергетиков, добавки с натуральными бодрящими компонентами не оказывают негативного воздействия на организм. Так, функциональный напиток Power Shot от BotanIQ состоит из натуральных соков (яблоко, виноград, лайм, манго), обеспечивающих организм полифенолами, которые помогают бороться со стрессом. Комплекс витаминов группы B в составе шота помогает поддерживать настроение и память, а экстракт зеленого чая, благотворно влияющий на сосуды, усилит выносливость и способность противостоять стрессам.
Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем
Что такое тайм-менеджмент
Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.
Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.
Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.
Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.
Принципы тайм-менеджмента
Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.
Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.
Лучшие методы тайм-менеджмента
1. Подготовка с вечера
Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.
2. Хотя бы N минут
Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.
3. Дедлайны
Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.
4. Поедание «лягушки»
Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.
5. Мелкие задачи
Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].
6. Автофокус
Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.
7. Сделайте это завтра
Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.
Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.
Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».
8. Деление большой задачи
Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.
9. Одна задача в один промежуток времени
Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.
10. Методы фиксированного времени
Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.
Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.
Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.
Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.
Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.
Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.
11. Принцип девяти дел
Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.
Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.
12. Канбан
Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.
Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.
Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.
13. Хронометраж
Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.
14. Матрица Эйзенхауэра
Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.
15. Тайм-менеджмент по хронотипу
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:
Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.
Приложения для управления временем
Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.
Книги по тайм-менеджменту
Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.
Читайте также на РБК Трендах: