Извиняюсь что беспокою в нерабочее время

Заключительные фразы, предшествующие выходу из контакта

Этикетные фразы, сопровождающие завершение телефонного раз­говора, должны использоваться адекватно ситуации. Благодарят за ин­формацию, предложение, приглашение, поздравление, помощь:

— Спасибо за предложение, мы обсудим возможность участия в вы­ставке.

— Благодарю вас за приглашение и с удовольствием егопринимаю.

— Очень признателен вам за помощь.

— Должен (должна) поблагодарить вас за консультацию.

Извиняются за беспокойство, за несанкционированный звонок,задолгий разговор (большое количество вопросов), за беспокойство в нерабочее время:

— Прошу прощения за то, что беспокою вас в выходной день.

— Примите мои извинения за слишком долгий разговор (за большое ко­личество вопросов).

— Извините за то, что отрываю вас от дел.

Выражают надежду на скорую встречу, на благоприятное решение вопроса, исход дела. Формулы прощания в русском языке, как и фор­мулы приветствия, насчитывают не один десяток выражений и слов. В сфере делового общения наиболее употребительны следующие:

Пример делового телефонного разговора*

* Шилова К.А. Телефонные разговоры делового человека. М., 1993. С. 71.

А. — Алло. «Интерконгресс».

Б. — Здравствуйте. Я вам вчера звонила относительно симпозиума.

А. — Добрый день. Слушаю вас.

Б. — Вы можете предоставить нам помещение на сто тридцать-сто сорок человек?

А. — Да. Мы можем забронировать для вас конференц-зална стопятьдесят мест.

Б. — Это нам подходит, спасибо. А как оформить аренду мебели?

А.— В заявке нужно точно указать названия всех предметов и их коли­чество.

Б. — Как отправить вам заявку?

А. — Вы должны отправить на наш адрес гарантийное письмо.В немвы и укажите все виды услуг и их стоимость.

Б. — Понятно. Письмо можно отправить и по почте, и по факсу?

Б. — И через сколько дней вы его получите?

А. — Письмо идет обычно два-три дня.

Б. — Это довольно долго.

А. — Можно послать с нарочным, тогда оно придет к нам в течение двух часов.

Б. — Так мы и сделаем. Спасибо большое за исчерпывающую информа­цию.

А. — Пожалуйста. Всего доброго.

Дата добавления: 2015-02-07 ; просмотров: 1889 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Источник

5 шаблонов, которые позволят проще извиниться и исправить ситуацию на рабочем месте

Независимо от того, где вы работаете и чем занимаетесь, рано или поздно придется приносить извинения перед коллегами, клиентами, знакомыми. Однажды это случается в жизни каждого. Постоянно находясь в окружении людей, любой рискует оказаться в ситуации, когда его действия или бездействие могут причинить неудобства или нанести ущерб другим. В этой ситуации может оказаться кто угодно: выпускник учебного заведения, молодой и неопытный специалист, работающая мама, опытный и матерый менеджер по продажам. Умение решать тактично подобные проблемы является особенно ценным.

Эксперты сходятся во мнении, что лучшим выходом будет признание своей ответственности за произошедшее. Попытки оправданий и использования слов «если» или «но» может только усугубить ситуацию. Поэтому варианты ответа «Извините, если я вас обидел во время встречи» или «Извините, мы допустили ошибку. Но вы были предупреждены о существовании кадровых проблем на предприятии» являются недопустимыми.

Хорошей новостью будет тот факт, что существуют «золотые фразы», эффективность которых подтверждена практическим опытом тысячей людей. Используйте их в качестве шаблонов, это позволит с честью выйти из ситуации и сохранить отношения с окружающими.

Случай 1: вы допустили ошибку, которую не можете исправить сами

В первую очередь задумайтесь, обладаете ли вы навыками, которые позволят решить ситуацию самостоятельно. Во вторую очередь проанализируйте, сколько времени потребуется для получения их.

Лучшим выходом будет использование следующего шаблона:

«Я допустил ошибку в процессе выполнения [задачи]. Я был уверен в своих силах, но теперь я понимаю, что сначала должен был согласовать с Вами свои действия. Мне очень жаль, и это больше не повторится. Однако чтобы исправить ситуацию, мне понадобится Ваша помощь. Когда мы можем обсудить это?».

Случай 2: вы пообещали клиенту что-то невозможное

В работе люди всегда стремятся превзойти ожидания клиентов. Для получения нужного результата сотрудники готовы обещать «золотые горы». Этот метод эффективен, во всяком случае, до тех пор, пока вы не поймете невозможность выполнения условий. Если вы работаете в команде, сообщите о ситуации коллегам или начальнику. Даже если они не смогут вам помочь, по крайней мере, будут в курсе происходящего.

Проанализируйте свои возможности и согласуйте с руководством альтернативу, которую вы можете предложить взамен обещанного. Возможно, это будет изменение условий поставки на более выгодные, сокращение сроков отгрузки, предоставление отсрочки, бонусы, включение в рассылку для VIP-клиентов. Убедитесь, что не подведете партнеров второй раз.

Для этого случая используйте в качестве шаблона следующий вариант:

Случай 3: вы кого-то обидели

Если в ходе разговора, например, с коллегой вы оскорбили его, не стоит фокусироваться на мотивах и наличии оснований для произнесенных слов. Намного важнее сосредоточиться на том факте, что вы действительно сожалеете о случившемся. Решение этой проблемы позволит сохранить спокойную обстановку в офисе, рабочем коллективе и не потерять добрые отношения с сослуживцем.

Попробуйте начать разговор со следующей фразы:

«Я понимаю, что то, что я сказал, было оскорбительным. Я был не прав, это недопустимо. В будущем я буду сохранять спокойствие в подобных ситуациях».

Конечно, стоит учитывать, что подобные извинения будут актуальны и эффективны в случае незначительных разногласий. В более серьезных ситуациях, когда оскорбления касались национальности, качеств собеседника или его личной жизни, придется приложить больше усилий для разрешения конфликта.

Случай 4: у вас плохие новости

Этой участи стараются избежать все. Ситуация может усугубляться пониманием своего бессилия и невозможности повлиять на результат. Не избежать неприятных ощущений и лидерам, которым чаще всего приходится сообщать плохие новости.

Лучшей рекомендацией будет совет сообщить суть, по возможности объяснить причины и подбодрить человека.

Например, фраза может быть построена следующим образом:

«Несмотря на все мои усилия, мне жаль сообщить, что в вашем повышении / отпуске / проекте отказано. Решение было принято из-за сокращения штатного расписания / бюджета / изменений графика отпусков / текущих приоритетов. Пожалуйста, не позволяйте этому огорчить вас. Мы искренне ценим ваш вклад в работу и постараемся найти способ продемонстрировать это».

Случай 5: вы забыли о задании

По каким-то причинам вы забыли о сроках сдачи проекта и необходимости завершить свою часть работы. Что еще хуже, ваш начальник уже в курсе этого.

Смиритесь: вы выпустили ситуацию из-под контроля и не успели приложить усилия для исправления промаха.

Начать беседу можно следующей фразой:

«Я сожалею о том, что не смог уложиться в срок выполнения проекта [X]. Я понимаю, что моя ошибка плохо отражается на результатах всей команды. Я могу завершить свою часть работы к вечеру завтрашнего дня. Это будет выходом из ситуации? Или вы хотели бы увидеть, что у меня есть в черновом виде?».

Вместо заключения

Вряд ли найдутся люди, кто получает удовольствие от принесения извинений. Но это необходимо для того, чтобы наладить, восстановить или укрепить отношения с коллегами. Придерживайтесь ключевых правил, которые позволят предупредить подобные ситуации:

Будьте искренними, честными, ответственными и обсудите с коллегами, руководством или клиентами по завершению ситуации, чтобы вы могли сделать иначе.

Источник

Как попросить прощения в деловом стиле

В общении с деловыми партнёрами и коллегами необходимо соблюдать некоторые правила, иначе человека сочтут бестактным. Чтобы этого не случилось из-за ошибки, нужно вовремя сказать «прошу прощения за неудобства или беспокойство». Подробнее о том, как просить прощение в деловой обстановке на работе расскажем ниже.

Когда требуются деловые извинения

Просить прощения у коллег, начальства или деловых партнёров необходимо, если:

Без извинений в общении возникнет неприязнь, так как индивида могут посчитать самонадеянным.

Каким способом извиниться

Чтобы выбрать способ извинений, отталкиваются от причин.

Как правильно извиниться

В переписке с коллегой или начальником лучше придерживаться официально-делового стиля, писать без лишних слов. Извинения в письменной форме на бумаге также должны быть чёткими.

Если человек попросит прощения устно, то в его речи должны присутствовать клише, выражающие вину и надежду на исправление неточностей. Использовать лучше местоимение «Вы». Чёткие фразы можно подобрать, отталкиваясь от причины.

За беспокойство

Если извиняетесь за беспокойство, то начать письмо или устное обращение рекомендуется со слов «Прошу простить меня за…» После фразы необходимо указать, что именно заставило обратиться к коллеге или боссу.

Закончить нужно фразой: «Еще раз прошу у Вас прощения за беспокойство».

В деловом письме после этого клише можно выразить надежду на скорый ответ. При беседе можно поблагодарить за потраченное время.

За неудобства

При долгом ожидании нужно обязательно извиниться за неудобства. Если беседуете с клиентом, можно предоставить скидку на товар или небольшой презент.

Фразу «Просим прощения за доставленные неудобства» стоит повторить 2-3 раза. Тогда у индивида сложится хорошее впечатление об организации и сотрудниках.

При задержках

В устном или письменном обращении необходимо полностью изложить причину, из-за которой товар был доставлен не вовремя, а работа сдана позже. Извиниться нужно сразу же, если ожидание продлится несколько дней, или во время отчёта при сдаче работы.

Начать рекомендуется с устоявшейся фразы «Прошу у Вас прощения за задержку» или «Извините за долгий ответ».

В финале вновь извиняться не стоит. Лучше выразить надежду на то, что такого больше не повторится.

За звонок в нерабочее время

Если звоните вечером или в выходной день, то начните общение так: «Вам удобно говорить? Прошу прощения за незапланированный звонок в нерабочее время. Надеюсь, не отвлекаю Вас от чего-либо важного».

Затем нужно конструктивно изложить причину звонка. После беседы поблагодарите за уделённое время и вновь извинитесь за беспокойство.

За ошибку

Если произошла ошибка, то просить прощения нужно незамедлительно. При серьезных недочетах стоит направить письмо на электронную почту или написать отчёт в письменном виде с указанием причины промаха.

Завершают обращение словами: «Еще раз прошу у Вас прощения за ошибку. Такого больше не повторится».

При опоздании

Опоздание на рабочее место требует письменного объяснения. В нём не стоит извиняться, лучше полностью описать причину несвоевременного прихода на работу.

Попросить прощения лучше при личной беседе с начальником.

За поведение

Работа в компании требует неукоснительного соблюдения делового этикета. Если какие-либо поступки не соответствуют этим правилам поведения, то необходимо извиняться перед коллегами.

Подготовьте достойное оправдание своим действиям. Например, если перед выступлением из-за неаккуратности совершили что-то, то укажите на волнение.

Как попросить прощения у начальника

Чтобы понять, как правильно попросить прощения у начальника, нужно обратить внимание на характер босса. Если он вспыльчивый, то при объяснении делайте упор на собственные недостатки.

Если руководитель строгий, но справедливый, необходимо несколько раз повторить: «Прошу меня простить». Извиняться долго не стоит, но и торопиться не рекомендуется.

Источник

Не приводите нелепых причин и не поддавайтесь угрозам: как отказать боссу, который обращается в нерабочее время

У многих из нас так бывало, что мы уже предвкушаем отдых и наслаждение выходным или концом рабочего дня, а приходит руководитель и требует задержаться и потрудиться во внерабочее время. И здесь очень важно научиться отказываться от просьбы, несмотря на стеснение и нежелание конфликтовать. А как это сделать, нам подскажут опытные эксперты.

Не приводите нелепые причины для отказа

Каждый из нас отказывал в той или иной просьбе другим людям, но если просит поработать босс, то из-за этого мы начинаем чувствовать себя обязанными выполнить его просьбу. Но это ведь не приказ, поэтому, если вы не хотите делать то, что вас просят, во внерабочее время, мягко и решительно откажитесь от просьбы вашего начальника, объяснив причину отказа. Вот только не нужно для этого придумывать нелепые причины вроде уборки дома или покупки новых штор. Вы ведь не делаете ничего плохого, когда отказываетесь работать в свой положенный выходной, а значит, нет необходимости чувствовать себя виноватым или оправдываться.

Будьте твердыми и последовательными

Бывают случаи, когда начальник будет продолжать связываться с вами и просить выйти на работу, даже если вы уже однажды отклонили эту просьбу. И вот тут очень важно быть твердым и последовательным в своем отказе, потому что иначе это может привести к весьма нежелательным последствиям. Ваш босс поймет, что вода камень точит, и поэтому в будущем будут просить поработать снова и снова, и отказываться от этого с каждым разом будет только сложнее.

Будьте уверены в себе

Отказываясь от работы в свой выходной, ни в коем случае нельзя мямлить, краснеть и бледнеть. Говорить в это время нужно вежливо, твердо и уверенно, показывая всем своим тоном, что вы не намерены выполнять просьбу начальника. Нельзя показывать ему свое сомнение и нерешительность, ведь тогда босс просто начнет уговаривать вас потрудиться с новой силой и может в итоге добиться своего.

Обратите внимание на форму отказа

Многие сотрудники боятся, что их отказ заставит босса плохо о них думать, тот станет сердиться, что в итоге приведет к проблемам с продвижением по карьерной лестнице и лишению премии. Поэтому нужно постараться ответить так, чтобы поддержать с начальником хорошие отношения. Например, скажите, что сделаете все в рабочее время или предложите решение возникшей проблемы, что покажет вашу приверженность делу и в то же время смягчит ваш отказ. Также можете предложить своему начальнику связаться с другими коллегами, если знаете, что они не против работать сверхурочно.

Не поддавайтесь угрозам

Некоторые руководители после отказа от работы во внеурочное время стараются заставить подчиненных чувствовать себя виноватыми, начинают угрожать или эмоционально манипулировать. Но вы должны помнить, что хорошие работодатели понимают и уважают тот факт, что их сотрудникам нужен отпуск и выходные. Так что, если начальник продолжает навязывать вам работу в ваше свободное время, это означает, что вы находитесь в токсичной и нездоровой рабочей среде, а значит, должны подумать, действительно ли вам это нужно.

Знайте свои права

Убедитесь, что понимаете ваши права как работника, в том числе на получение выходного дня. Если вас заставляют трудиться сверхурочно или выходить на работу в выходной день, просто скажите, что в трудовом договоре нет об этом ни слова, поэтому вы не обязаны выполнять его просьбу.

Установите лимиты

Установите свои личные границы для работы, включая степень, до которой вы готовы терпеть своего начальника в нерабочее время. Если вас часто беспокоят в ваш выходной, значит, что-то не так с вашим руководством и можно задуматься о переходе на другую работу. И в то же время, если босс предлагает вам поработать в выходной, а затем отдохнуть в рабочий день или хочет оплатить сверхурочные, обязательно попросите письменное заявление об этом. Ведь если подписанного приказа не будет, то этим словам верить нельзя.

Рассмотрите последствия слова «да»

И наконец, чтобы ваш голос звучал уверенно во время отказа, подумайте о том, что произойдет, если начальник все-таки сможет вас убедить выполнить просьбу о работе в ваше свободное время. Возможно, ваша семья или друзья разозлятся или расстроятся из-за того, что ваши планы рухнут. Или, может, у вас самих есть запланированные дела на этот выходной или отпуск. Просто правильно расставьте свои приоритеты, и решение придет само собой.

Источник

11 правил переписки в рабочих чатах, чтобы никого не бесить

Три миллиона россиян работают удалённо. А большая часть общения на такой работе происходит в чатиках. По этому поводу решили напомнить, как общаться с коллегами так, чтобы было хорошо и им, и вам, и работе.

1. Корректно оформите профиль

Используйте настоящее имя и фамилию — так коллегам будет проще найти вас в общем чате. Прикрепите свежую фотографию, на которой вас легко узнать. Лучше выбрать крупный нейтральный портрет на однородном фоне. В описании профиля укажите, чем вы занимаетесь или какая у вас должность.

2. Настройте уведомления так, чтобы вам было комфортно

Члены одной команды могут находиться в разных часовых поясах и отправлять сообщения в любое время суток. Уведомления не должны будить вас ночью или во время важной встречи. Для этого выберите в настройках телефона пункт «Не беспокоить» и установите нужное время. Например, заглушите оповещения с 22:00 до 7:00. Также можно убрать звуковые сигналы или временно отключить уведомления конкретного чата.

3. Не отправляйте сообщения в нерабочее время

Уважайте личное пространство коллег и не беспокойте их в выходные дни и нерабочие часы. Чтобы не забыть послать важную информацию, настройте отложенную отправку сообщения. Чтобы сделать это в телеграме, нажмите на самолётик. Выпадет меню, в котором нужно выбрать пункт «Отправить позже» и настроить время. В электронной почте тоже можно настроить отложенную отправку сообщения. Другие приложения могут не поддерживать эту функцию, в таком случае лучше записать мысль в заметке и дождаться рабочего дня, чтобы отправить сообщение.

4. Представьтесь, если пишете впервые

Конечно, вся информация написана в профиле. Но лучше проявить заботу и написать пару строк о себе и о причине обращения.

По правилам этикета мы должны поздороваться, дождаться ответного приветствия и только после этого начать разговор. Но цифровой этикет призывает нас экономить время и ресурсы друг друга. В интернете мы здороваемся и в этом же сообщении излагаем суть нашего обращения. Проще говоря, не надо писать «Привет» и ждать, пока на него ответят.

Отдельный вопрос — слова благодарности. В обычной жизни после «спасибо» принято говорить «пожалуйста», «рад помочь», «обращайся». В цифровой среде писать что-то после «спасибо» будет уже лишним. По крайней мере, в опросе в телеграм-канале «Цифровой этикет» 76% из почти четырёх тысяч проголосовавших сказали, что не ждут никакого ответа на своё «спасибо».

5. Обращайтесь к собеседнику по имени

И внимательно проверяйте имена на опечатки перед отправкой сообщения. А если вы всё-таки ошиблись — ничего страшного, главное, извинитесь перед собеседником и исправьтесь.

6. Пишите грамотно

Проверьте сообщение на опечатки перед отправкой. Если сомневаетесь в написании слова или каком-то правиле, можно уточнить его на «Грамоте.ру». Если обнаружили ошибку в уже опубликованном сообщении, исправьте её. Если в мессенджере есть функция «редактировать сообщение» — воспользуйтесь ей.

7. Старайтесь не засорять чат лишней информацией

Формулируйте мысли коротко и ясно. Если вопрос касается одного-двух человек, пишите не в общий чат, а в личку.

Не злоупотребляйте мемами и картинками с милыми животными. Лишние сообщения отвлекают и мешают искать действительно нужную информацию. Впрочем, в пятницу вечером пара котиков, может, и не повредит!

Со смайликами такая же история — они помогают передать эмоции и показать доброжелательный тон, но лучше ставить не больше одного-двух смайлов на сообщение.

8. Отвечайте по возможности быстро и по делу

А если ответ требует времени — скажите об этом собеседнику и сориентируйте по срокам. Старайтесь не использовать сокращения и аббревиатуры, за исключением общепринятых. Прошли времена эсэмэсок, когда каждый символ был на вес золота. Не стоит писать «ДД» вместо «Добрый день!» или «КМК» вместо «Как мне кажется».

Повседневный этикет предполагает культуру small talk — вы встретились с человеком и перекидываетесь парой фраз про погоду, пробки, дела, настроение. Но в цифровом этикете, особенно в деловой переписке, вопросы «Как дела?», «Как настроение?», «Что нового?» считаются не очень корректными, потому что ставят человека в неловкое положение. Он не понимает, нужно ли отвечать подробно или эти вопросы — лишь прелюдия перед тем, как собеседник изложит просьбу.

9. Не используйте голосовые сообщения

Слушать голосовые сообщения долго и не всегда удобно. Когда нет возможности печатать, используйте голосовой набор — эта функция есть у большинства современных смартфонов. Если по каким-то причинам необходимо отправить именно голосовое сообщение, сопроводите его письменным пояснением. Так собеседник поймёт, насколько эта информация актуальна для него, и выберет удобное время для прослушивания.

10. Снабжайте ссылки и файлы пояснениями

Если нужно отправить какой-то документ, обязательно напишите, что это такое и зачем нужно. Так в чате будет легче искать нужную информацию.

11. Структурируйте беседу

Когда в чате одновременно общается несколько человек, легко запутаться. Если платформа позволяет, используйте ветки беседы и прикрепляйте ответ к нужному сообщению.

Источник