какие ключевые показатели могут быть на уровне среднего управленческого звена
Методика анализа ежедневных задач менеджеров среднего звена
Эффективность и качество работы персонала компании во многом определяются качеством управления на уровне линейного менеджмента. Как можно его повысить в наших условиях — повседневной текучести и недостатка квалифицированных менеджеров?
Для решения этой задачи мы предложили такой алгоритм исследования:
Анкетирование менеджеров среднего звена предприятия.
Анализ их ежедневных задач.
Структурный анализ видов ответственности менеджеров и показателей эффективности их работы.
Сначала мы разработали опросник для менеджеров среднего звена, в котором они должны были описать различные аспекты своей управленческой деятельности:
ежедневные, периодические и разовые задачи, выполняемые в рамках конкретной должности;
приоритетные цели предприятия, подразделения и должности;
границы и основные типы ответственности;
показатели эффективности работы в должности.
Особенность этих опросников состояла в том, что в них отсутствовали наборы готовых вариантов ответов, характерные для социологических анкет: основные задачи, зоны ответственности, показатели эффективности и прочие аспекты деятельности описывались в свободной форме. Единственное требование — выбор наиболее значимых характеристик.
Анализ управленческой производственной деятельности позволил выявить наиболее значимые, с точки зрения руководителей предприятия, задачи, типы ответственности, типы эффективности, цели должностей и их взаимосвязь с приоритетными целями подразделения и предприятия в целом. Важно, что методика проявила субъективное восприятие плановых функций управления менеджерами среднего звена и степень их реализации в повседневной деятельности. Это помогло оценить, насколько успешно реализуется разработанная топ-менеджерами и собственниками стратегия развития компании.
Приведем пример анализа ежедневных задач менеджеров среднего звена конкретного предприятия. В опросе приняли участие 54 руководителя; они выступили экспертами своих должностей. В общей сложности было получено 150 ответов.
Ответы экспертов на вопросы: «Какие задачи вы решаете в своей должности ежедневно (периодически, от случая к случаю)?» были условно разделены на 10 групп (не вошедшие ни в одну из них ответы собраны отдельно — в 11-й). Отнесение каждого ответа к той или иной группе проводилось с учетом должности эксперта. Например, для начальника отдела по работе с персоналом задача «расстановка и комплектование кадров» — это «ежедневная организационная работа», а для начальника лаборатории — «работа, относящаяся к кадровым вопросам». В таблице 1 представлены варианты полученных ответов.
Табл. 1. Возможные варианты ответов на вопросы анкеты
Эксперт
Ежедневная задача
Данные по каждой группе ответов были сведены в итоговую таблицу 2, что позволило проанализировать, как часто менеджеры выполняют конкретные задачи по каждому из направлений работы.
Табл. 2. Общие итоги по группам ответов
Виды ежедневных задач
Количество упоминаний
% от общего числа
Для большей наглядности полученная информация представлена в графической форме (рисунок), где показан вклад каждого отдельного фактора в общий итог (диаграмма и кумулятивная кривая). Таким образом, по мнению опрошенных нами экспертов, их ежедневная деятельность на 80% состоит из следующих задач:
организационная работа в соответствии с целями подразделения, текущая производственная деятельность;
Диаграмма Парето для видов ежедневных задач
То есть закономерность распределения времени, которое отводится на различные виды управленческой деятельности, подчиняется правилу Парето (в соответствии с ним 20% составляющих обеспечивают 80% результата). Этот вывод был проверен с помощью контент-анализа.
Контент-анализ — метод диагностики и оценки специфических характеристик текста, который позволяет выявлять отдельные характеристики сообщения (текста) и их взаимосвязи. Проанализировав ответы руководителей на вопросы анкеты, мы выявили, какие задачи воспринимаются руководителями как наиболее значимые (то есть какие из управленческих функций наиболее полно реализуются в ежедневных задачах). Особенно важно, что анализу подвергались реально выполняемые руководителями задачи, а не те, которые заявлены в нормативных документах и регламентах (планах, должностных инструкциях, положениях, приказах и т. п.).
Анализ проводился по следующим функциям управления (в скобках указаны контент-признаки):
планирование (планирование, разработка планов, определение необходимых ресурсов, информация и т. д.);
организация (обеспечение, снабжение, доставка, предоставление и т. д.);
мотивация (мотивация, стимул, поощрение, квалификация и т. д.);
контроль (контроль, оценка, коррекция и т. д.);
координация (координация, бесперебойность, совещания, собрания, технические средства связи, консультации, планерки, рекомендации, согласования и т. д.).
Результаты анализа — в каком объеме в ежедневных задачах менеджеров среднего звена реализуются различные функции управления — представлены в таблице 3. (Необходимо учитывать, что итоговые выводы контент-анализа показывают укрупненные тенденции в реализации функций управления, поскольку отсутствовал этап операционного определения каждого понятия.)
Табл. 3. Объем реализации различных функций управления в ежедневных задачах менеджеров среднего звена
Функции
Процент в ежедневных задачах
Процент в ежедневной работе в соответствии с целями подразделения
Очевидно, что наиболее полно и в ежедневных задачах, и в работах в соответствии с целями подразделения реализуются функции контроля и организации. Функция координация четче представлена в ежедневных задачах, а вот планированию реально отведена совсем незначительная роль. Очень слабо представлены функции координация и планирование на уровне реализации целей подразделения (на уровне реализации целей компании они вообще практически отсутствуют), что говорит о преобладании оперативного руководства и слабости стратегического планирования, либо отсутствии эффективных механизмов трансляции общекорпоративных целей на уровень исполнителей.
Практически не удалось выявить связь реально выполняемых задач с функцией мотивации, что является тревожным сигналом. Управление людьми руководители среднего звена этой компании не воспринимают как свои непосредственные задачи, а значит, в основном они ориентированы на применение административных методов воздействия. Тот факт, что в ежедневных задачах наиболее явно представлены функции контроля и организации, позволяет предположить: на предприятии реализуется стратегия устойчивости (сохранения завоеванных позиций).
Расхождение между «заявленными» и «реализуемыми» задачами должно стать предметом серьезного рассмотрения для руководителей предприятия. Поскольку процесс управления осуществляется реальными людьми, зазор между тем, что человек «знает» и «реализует» на практике помогает понять, в каком направлении фактически движется организация. С точки зрения управления персоналом эти данные также являются прекрасной возможностью организовать канал обратной связи.
Далее мы провели структурный анализ видов ответственности и показателей эффективности работы в должностях.
Следует учесть, что, отвечая на вопрос о своей ответственности, эксперты описывали ее границы и перед руководством, и перед сотрудниками. В то же время, отвечая на вопрос о том, по каким параметрам оценивается эффективность их работы, руководители среднего звена имели в виду только те требования, которые выдвигаются к ним руководителями. Таким образом, разница между оценкой ответственности и оценкой эффективности демонстрирует зазор между тем, «за что реально отвечаю» и «по каким показателям отчитываюсь».
В обоих случаях на первые места эксперты поставили следующие показатели:
своевременность выполнения работы;
выполнение производственного плана и производственных заданий в полном объеме.
Причем удельный вес этих показателей в общей сумме всех значимых показателей составил 50% (общее количество показателей — 10). Это значит, что все руководители признают и поддерживают принцип: «Качество работы и план — это главное», то есть действуют в соответствии с миссией этого предприятия.
Если бы все эти показатели при реализации ежедневных задач признавались экспертами как приоритетные сферы собственной ответственности и критерии оценки эффективности, можно было бы говорить о том, что ответственность и эффективность в этой организации являются плановыми показателями. В реальности эти показатели признавались таковыми только для группы задач, связанных с организацией производственного процесса, — текущей производственной деятельностью.
Особое беспокойство должен вызывать показатель «качество». Он полностью отсутствует в описаниях ежедневных задач, но при этом оценивается как значимый признак на уровне целей и как чрезвычайно значимый признак при оценке ответственности и эффективности. В результате ответственность за качество проявляется только на этапе реализации работы, но отсутствует на этапе планирования, когда распределяются ресурсы. Это значит, что руководители принимают на себя ответственность за то, чтобы не отклоняться от заданного уровня качества, но не за его улучшение.
Для того чтобы качество продукции/ услуг стало идеологией предприятия, работники должны быть «одержимы» им, этот показатель необходимо учитывать на всех этапах, в том числе и планирования работ. Обеспечить высокое качество результатов можно только в том случае, если качество — приоритетный критерий, и на него ориентирован («настроен») весь производственный цикл, в том числе и этап подготовки производства.
Мы не выясняли специально, почему возник этот вопрос. Возможно, с самого начала что-то мешало организовать процесс планирования с ориентацией на качество: нерегулярные поставки, некачественные исходные материалы и т. д. Или сотрудники не были мотивированы сделать качество приоритетом своей деятельности — на предприятии не сформирована соответствующая идеология. Возможно, углубленное исследование помогло бы выявить, на каком этапе блокируется реализация идеологических принципов.
Анализ полученных данных позволяет утверждать, что предприятие пока еще далеко от реализации своего базового принципа — «обеспечение высокого уровня качества продукции и услуг». Декларации на уровне официальной корпоративной идеологии не стали руководящим принципом организации деятельности для менеджмента среднего звена — тех работников, которые и должны обеспечить претворение в жизнь стратегических планов предприятия.
Предложенный нами алгоритм дает возможность не только оценивать качество управления на уровне линейного менеджмента, но и выявлять недоработки в реализации корпоративной идеологии. Однако, приступая к разработке корректирующих мероприятий, следует помнить, что реальное изменение корпоративной идеологии (и, как следствие, производственного поведения работников) — это сложная задача, которой руководители предприятия должны заниматься ежедневно.
Разработка правил поведения и корпоративного кодекса — только первый шаг в формализации идеологических принципов. Он необходим, но гораздо важнее, чтобы члены коллектива их приняли и на деле перестроили свое поведение. Причем начинать эти изменения следует именно с управленческого звена. То, как организована ежедневная деятельность и в соответствии с какими критериями оценивается ее успешность, задает для подчиненных явные ценностные ориентиры: как надо работать в нашей организации. И образцами нового поведения являются именно менеджеры. Если их реальное повседневное поведение будет соответствовать тому, что сформулировано в руководящих принципах корпоративной идеологии — она будет работать, реально преобразуя деятельность организации.
При разработке новой корпоративной идеологии необходимо также обратить внимание на то, что новые идеологические принципы не должны противоречить существующим ценностным ориентациям работников. Кроме того, очень важно наладить постоянную коммуникацию с руководителями среднего звена: проводить опросы, обсуждения, дискуссии, выяснять их мнение по актуальным проблемам. Конечно, на это никогда не хватает времени, но именно уважение к экспертному мнению управленцев поможет им поверить в серьезность и реальность проводимых перемен, а значит — и стать ролевыми моделями новой идеологии.
Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»
Важнейшие компетенции менеджера среднего звена
Константин Тютюнов, директор департамента развития управленческих программ Русской Школы Управления, — об актуальных навыках менеджера среднего звена.
Исторически сложилось так, что наука управления уделяет большое внимание задачам и вызовам на уровне всей компании. Но есть многочисленная категория менеджеров, работа которых важна для успеха организации, но не касается напрямую ее глобальных целей и задач. Это менеджеры среднего звена: начальники отделов, служб, директора департаментов. У них есть сотрудники — их работу нужно организовать, процессы, которые должны работать как часы, проекты, адаптирующие первое и второе к изменениям в компании и внешней среде. И все это происходит в условиях ограниченных полномочий такого менеджера, дефиците ресурсов и узких рамках стандартов компании. Какими же компетенциями должен обладать такой руководитель?
Ключевые компетенции менеджера
Стоит сразу отделить «профильные» компетенции от «общеуправленческих». Например, если вы возглавляете отдел маркетинга, то должны неплохо разбираться и обладать определенным уровнем навыков именно в этой области. Соответственно, главный бухгалтер, начальник отдела кадров, руководитель ИТ-службы имеют свои профильные требования к компетенциям. Их мы не будем рассматривать детально.
Что касается «общеуправленческих» компетенций, то напомним классический набор функций, который можно назвать «золотым стандартом» для руководителя любого уровня:
Без должного уровня развития компетенции в этих областях руководитель просто не будет соответствовать своей должности.
Организационные компетенции менеджера
За рамками «золотого стандарта» хочется обратить внимание на компетенции, связанные с организацией работы подразделения (их можно отнести к «организации» из предыдущего набора).
Смотрите также: Типы организационных структур
Сегодня от менеджера требуется не просто организовать, но и внедрить полноценный процессный подход. Процесс должен быть понятным и прозрачным, иметь KPI, быструю реакцию на отклонения и высокий уровень автоматизации. Такой уровень организации не получится обеспечить, «подобрав толковый людей». Как в футбольной команде для побед не достаточно просто купить звезд — нужно наладить их игру. И это особая компетенция.
Персонал
Но и люди в подразделении важны. Руководитель компании может позволить себе обобщать и видеть сотрудников целыми категориями, а руководитель подразделения должен знать каждого подчиненного, растить его, обеспечивать условия для максимальной производительности. Ему приходится ежедневно ставить задачи, отслеживать исполнение и давать обратную связь.
Координация работы и коммуникации
Заботы руководителя среднего звена не ограничены рамками его подразделения. Необходимо четко знать точки взаимодействия со смежными командами, понимать, что нужно на входе и что подразделение выдает на выходе. Это требует развитого системного мышления, когда любое решение видится и на уровне подразделения и одновременно на уровне нескольких подразделений вместе.
Все это должно подкрепляться хорошими коммуникативными компетенциями — ведь придется договариваться с очень разными группами по интересам. Например, бухгалтерия решила улучшить дисциплину оформления закрывающих документов с контрагентами. Этот вопрос затрагивает отделы продаж, закупок, АХО и другие подразделения. Можно с уверенностью сказать, что реакция на «закручивание гаек» будет не самая позитивная. А если вынести обсуждение на суд топ-менеджмента, то решение может быть принято совсем не то, которое хотелось бы главному бухгалтеру.
Управление процессами
Как бы хорошо ни была отлажена работа подразделения, рано или поздно (чаще рано) придется вносить изменения и улучшать процессы. Генерация сильных идей развития, вовлечение подчиненных в эту деятельность, внедрение лучших идей в работу — особая область компетенций руководителя.
VUCA-мир един для всех, стабильные времена остались в далеком прошлом. И эти постоянные изменения и неопределенность создают не только сложности, но и порождают отличные возможности. Новые технологии обещают прорыв в производительности, но только если вы активно их изучаете, экспериментируете и перестраиваете процессы подразделения под наиболее эффективное их использование. И такая высокая адаптивность как самого руководителя, так и его компетенции в управлении изменениями гарантируют стабильный успех в современном мире управления.
Узнайте больше о программе Mini MBA и получите бесплатную консультацию! Подробнее
Смотрите также: Программа Mini MBA в Русской Школе Управления
Константин Тютюнов Руководитель департамента развития управленческих программ РШУСреднее звено управления
При наличии в компании дополнительных управленцев она принимает пусть не всегда «стопроцентные», но зато своевременные решения, и благодаря этому успевает за рынком. А значит, может зарабатывать и расти.
Но если выбор так прост, всего лишь между «иметь» или «не иметь», почему создание среднего звена для большинства компаний вырастает в проблему?
Потому что среднее звено еще надо суметь создать.
Управление своими поступками
Управление непосредственными подчиненными
Управление на этом уровне подразумевает принятие ключевых решений руководителем. Хотя полномочия могут быть переданы линейному персоналу в очень широких границах, реально они делегируются до объема, обеспечивающего руководителю полную (или комфортную) занятость в выполнении оставшихся функций. Руководитель иногда выполняет работу за подчиненных, потому чтоопасается сам взяться за новую работу. И действует «закон» Паркинсона: «всякая работа требует столько времени, сколько на нее выделено».
На этом уровне нередко «зависают» владельцы компаний. Ведь для них подобная система имеет еще одно преимущество: она в значительной степени позволяет «силовые» воздействия. Не обязательно все объяснять, аргументировать и доказывать сотрудникам, от которых ждут действий, в большинстве случаев достаточно приказать и проконтролировать.
В силу ограничений по численности управляемых, данный уровень достаточен для малых предприятий, бригад и относительно автономных подразделений более крупных фирм. Фактически, это централизованное управление, где основные решения принимает один человек. Система слабо защищена от ошибок, и если учесть, что в истории человечества до сих пор не было ни одного непогрешимого деятеля (Римский Папа не в счет), приходится надеяться лишь на приемлемый размер потерь в непредвиденных ситуациях.
Тем не менее, очень многие «застревают» на этом уровне, упорно пытаясь «отладить бизнес-процессы», «выстроить систему контроля», «нанять, наконец, дееспособных менеджеров». Их упорство подкрепляется предыдущей историей: ведь до этого уровня они развили фирму, управляя ей напрямую.
Управление через уровень
Третий уровень в нашей классификации, как водится, самый сложный. Хотя сам алгоритм прост: надо так управлять своими подчиненными, чтобы они правильно управляли следующим уровнем. Т.е. непосредственный доступ через уровень руководителю запрещен, но предполагается, что он настолько хорошо подготовил своих сотрудников, что своими подчиненными они управляют наилучшим образом.
Труден этот уровень в первую очередь тем, что меняется арсенал методов управления. Если раньше, скажем, за три последних года, менеджер освоил технику «приказ-контроль» (которая и в эти-то сроки не у всех начинает работать), то здесь приходится в большей степени использовать обучение и убеждение. Необходимо, чтобы подчиненный сам принимал важнейшие решения, и решения эти были правильными.
Т.е. руководитель этого уровня скорее политик и тренер, чем бригадир.
Что означает для компании успешно выполненный переход?
Какова динамика перехода к подобной системе управления?
Подчиненные будут сначала пытаться избегать ответственности, перекладывая решения на плечи начальника. Затем, приняв ответственность, начнут делать ошибки и отстаивать ошибочные точки зрения (у них нет такого опыта, как у руководителя, зато есть собственные идеи). Наконец, они начнут решать сами, в общем русле поставленных целей, но своими способами.
Какова вероятность достижения этого результата?
Похоже, вырасти от «бригадира» до «политика» способны не более половины руководителей.
Современная ситуация
Несоответствие уровня управления поставленным задачам сегодня является осознанной, но не решенной проблемой для очень многих компаний. В особенности для предприятий, руководители которых уже морально готовы управлять через уровень, но подчиненные им менеджеры, по сути, остаются бригадирами. Если вспомнить, что при росте фирмы в должности часто повышаются сотрудники, которые до того управляли маленьким коллективом, а о смене стиля управления не задумывались, не приходится удивляться возникающим здесь проблемам.
В большинстве консалтинговых проектов, связанных с развитием компаний, основная работа по внедрению изменений приходится на подготовку среднего звена. Чаще всего это помощь назначенному руководителю одновременно в структуризации его участка (дивизиона холдинга), разработке стратегий, вводе процедур экспертной оценки решений, результативном делегировании и мотивации.
Возможен также вариант адаптации вновь пришедших на фирму руководителей. В этом случае начинать нужно с состыковки представлений руководителя и его нанимателей. Как правило, у новичка иная терминология, несколько другие привычки ведения дел, свой собственный стиль коммуникаций. Это затрудняет общение с ним и даже может привести к увольнению специалиста, в принципе компетентного. На первом этапе необходима взаимная выверка понятий нанятого менеджера и нанимателя, заключение соглашений о способах ведения дел. Перевод его из «бригадиров» в «политики» осуществляется по уже описанному сценарию.
Примечательно, что при всей своей важности работа по повышению управленческой квалификации среднего звена требует не столько больших, сколько регулярных усилий. Скорректировать стиль управления менеджера можно не мощным разовым действием, а мелкими постепенными шагами. Систематическое и последовательное продвижение приводит к гораздо более надежному результату, чем однократный массированный натиск.
И поскольку инвестиции в топ-менеджмент быстро окупаются, профессиональная помощь компаниям в создании и «настройке» среднего звена, вероятно, один из наиболее востребованных и полезных консалтинговых продуктов на сегодня.
Гончарук Валерий Анатольевич бизнес-консультант